行政办公室岗位说明书-2.pptx

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1、行政办公室组织架构图行政办公室组织架构图 办公室主任行政经理行政主管文员文员保安经理小车队队长保安员保安员司机司机办公室副主任制表人制表日期版次人力资源部2011/4/272行政办公室部门职能 行政办公室是公司实行行政领导、行使管理职权的综合性工作机构，是公司行政工作运转过程中承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽。在公司领导的带领下，主要担负办文办事、参谋助手、综合协调、管理服务等工作任务。 其主要职能是： 1、负责处理各类文件，保证公文运转的准确、及时、安全； 2、负责搜集、整理、综合有关信息，供领导参阅； 3、负责公司公章及相关印章的管理、使用； 4、协助公司领导处理各级行政组织、各部门之间

2、的关系，明确各自职权； 5、协助公司领导组织行政会议或大型活动； 6、负责协调公司多个部门参与的工作，保证其协调一致； 7、负责相关单位的来客接待工作；以及公司的外事活动等所用车辆的安排调度； 8、编制公司内部办公用品的年度、月度供应计划，做到节省行政开支； 9、负责公司设施的维护和维修，负责楼内外环境建设和房屋的管理工作； 10、负责公司档案的收集与管理工作； 11、负责收发工作（报纸、杂志及各种信件），有关文稿、文件的起草、打印、复印； 12、负责管理车辆的调配、维修、缴费和驾驶员的安全培训，规范和明确职责，严格标准，减少浪费； 13、公司决策层交付的其他事项。主任岗位说明书岗位名称主任隶

3、属部门行政办公室岗位编号X01直接上级副总经理直接下级副主任、行政经理岗位定员1位 责岗 职1、在副总经理的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务；2、负责建立部门内部管理制度，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作；3、组织汇总公司年度综合性资料，及时择写领导的发言稿和其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理，保证文稿质量；4、组织收集和了解各部门的工作动态，协助副总经理及公司领导协调各部门之间有关的业务工作，掌握公司主要活动情况，负责编写公司年度大事记；5、负责组织公司办公会议，做好公司办公会议的安排和协调工作；6、负责

4、组织部门做好公司来宾的接待工作、安排公司保安队和小车队的工作；8、对本部门员工有考评和奖惩权；对其部门的人员聘用有考评权和决定权；9、完成公司领导交办的其他工作事项。 湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室副主任岗位说明书岗位名称副主任隶属部门行政办公室岗位编号X02直接上级主任直接下级行政经理岗位定员1位 责岗 职1、协助主任安排本部的全面工作，在主任外出时（或主任授权）履行主任职责；2、在主任的要求下，重点负责某个方面的管理工作；3、对办公室工作提出自己独到的见解，供主任决策时参考；4、负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的检查、监督和执行； 5、负责组织行政年、季、月

5、度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作； 6、负责对公司到访人员的接待工作，负责公司印章的管理工作；7、协同人事部做好部门人员的培训教育工作； 8、有权向主任提议下属人选，并对其工作进行考核评价； 9、完成公司领导交办其他工作任务。 湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室行政经理岗位说明书岗位名称行政经理隶属部门行政办公室岗位编号X03直接上级副主任直接下级行政主管、保安经理、小车队队长岗位定员1位 责岗 职1、贯彻落实本部岗位的日常管理，加强与各个部门的协作和配合；2、及时、准确传达上级指示并贯彻执行；3、协助办公室主任做好

6、信访工作，处理重要信函；4、负责组织公司档案的管理工作；5、协助上级做好汇总分析各项检查结果，定期上报工作情况；6、协助上级做好公司领导与各部门的信息传递工作；7、协助上级做好各项会议、活动的会务工作；8、有对下属的人事推荐权和考核、评价权；9、完成领导交办的其他工作事项。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室行政主管岗位说明书岗位名称行政主管隶属部门行政办公室岗位编号X04直接上级副主任直接下级行政文员岗位定员1位 责岗 职1、负责公司行政文职类的日常管理工作； 2、组织做好函电收发和报刊征订分发工作；3、负责办公用品、文具、生活配套设施的管理； 4、审核各类文书、文件

7、、报告、总结及其他材料； 5、为公司领导人撰写文稿等工作； 6、负责对文件的收发存管理工作； 7、负责对各种类会务的实施工作； 8、负责对公司印章、法人章的监督管理和办公室印章管理； 9、有对下属的人事推荐权和考核、评价权；10、完成上级交办的其他工作事项。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室行政文员岗位说明书岗位名称行政文员隶属部门行政办公室岗位编号X05直接上级行政主管直接下级无岗位定员2位 责岗 职1、负责做好部门的打字、复印等行政工作； 2、负责公司办公设备的登记和维护；3、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作；4、编写和准备各类文书、文件、报告、总结及其他材料；

8、 5、负责办公用品的发放、使用登记和离职时的收回； 6、负责各类办公用品的保管和统计； 7、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作； 8、负责公司办公场所的室内外坏境状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围； 9、负责公司各项会务和接待工作的后勤工作； 10、完成上级交办的其他任务。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室保安经理岗位说明书岗位名称保安经理隶属部门行政办公室岗位编号X06直接上级副主任直接下级保安员岗位定员1位 责岗 职1、全面负责保安部的领导与管理工作；2、依据工作需要，主持召开保安部会议，传达上级指示及工作安排，交流工作经验；3、督导下属维护

9、项目、公司内部治安秩序，积极协助当地公安部门做好安保工作，并负责与其建立和保持良好的合作关系；4、督促下属做好本区域的消防工作，积极主动与消防部门建立良好的合作关系，以取得他们指导和支持；5、督导保安队伍与业主、租户建立良好关系，并负责跟进业主对安防方面的重大投诉事件；6、对下属进行定期检查的组织工作，发现问题及时提出指导性整改意见；7、有对下属的人事推荐权、考核权和评价权；8、与公司内各部门建立良好的沟通、协助、合作关系；9、完成上级分派的其他工作任务。 湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室保安员岗位说明书岗位名称保安员隶属部门行政办公室岗位编号X07直接上级保安经理

10、直接下级无岗位定员/位 责岗 职1、服从上级的指令和工作安排，熟悉本岗位的任务与要求， 认真执行岗位职责；2、维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序； 3、维护公司内部治安秩序，加强防火防盗活动，防患于未然； 4、正确记录值班日志，及时向上级汇报工作总结； 5、处理发生的非常事故并采取行动及协助其他部门处理客户的安全问题；6、在小区内巡查，发现可疑的人和事要礼貌地进行盘查监控；7、定期检查报警系统、安全及消防系统，严密控制建筑物周围之门户、服务区；8、积极协助公安机关开展各项治安防范活动或行动，努力完成各项治安服务工作；9、密切联系群众，积极向业主进行治安防范和管理方面的宣传；10、认真完成领

11、导交办的其他任务。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室小车队队长岗位说明书岗位名称小车队队长隶属部门行政办公室岗位编号X08直接上级副主任直接下级司机岗位定员1位 责岗 职1、制定车队的工作程序和出车、安全驾驶、车辆维护保养等规定，经批准后施行；2、主管制订车队培训计划报批后协助培训部实施、考核；3、主管制订车辆维修计划，组织车辆的检修；4、协助政府交通部门调查车辆肇事原因，并对司机提出处理建议，经批准后具体办理；5、准确、及时传达上级指示，并贯彻执行；6、与公司内各部门建立良好的沟通、协助、合作关系； 7、巡视、监督、检查车队各项工作；8、有对下属的人事推荐权、考核权

12、和评价权；9、完成上级分派的其他工作任务。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室司机岗位说明书岗位名称司机隶属部门行政办公室岗位编号X09直接上级小车队队长直接下级无岗位定员/位 责岗 职1、确保公司领导的正常用车；2、负责车辆的日常保养检查工作；3、保证行驾车辆的安全，自觉遵守交通法规；4、节约油耗，降低车辆维修保养成本；5、精心维护车辆，做到车内良好整洁；6、遵纪守法，准时出车，工作时间不擅自离开工作岗位；7、参加车管部门召开的有关会议；8、工作积极主动，服从调度，协助做好有关工作；9、完成上级分派的其他工作任务。湖北寰城投资有限公司行政办公室湖北寰城投资有限公司行政办公室