工程项目监理资料管理规定(共9页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上*工程项目监理资料管理规定工程项目监理资料，是监理公司在工程项目实施监理过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是施工过程真实、全面的反映，其管理水平的高低反映了监理企业的管理水平、人员的素质。为了规范我司的现场监理工作，提高监理水平和市场竞争力，确保按监理合同要求圆满完成各项监理任务，更好地规避风险，特制定本办法。一、监理资料管理分工1、监理资料管理由总监理工程师总负责；各专业监理人员分工负责，及时催促、收集（注意其规范性、完整性、有效性），并作好记录与各种表格的填写；专*（兼）职资料管理员（以下简称资料管理员），负责资料的收发、整理、管理、保存和归档。2

2、、公司综合管理员负责按有关规定催促监理部按时提交监理资料，负责入库前的检查，具备入库条件的报请总工核准入库。3、资料管理员职责：（1）负责监理资料的传递、收发、整理、借阅、编码、保管、组卷、装订、移交等工作；（2）及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效；（3）定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析和处理工作；（4）利用计算机建立图、表等系统文件；建立资料管理工作台账；建立监理资料电子文档；（5）草拟项目监理部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监理工程师审查，印后迅速发至相关单位或人员；（6）负责收集、

3、检查各专业监理工程师的监理日记，了解工程进展，及时向总监理工程师汇报；（7）根据各专业监理工程师提供的和自己了解的信息，汇总编写监理月报，经总监批准后，于每月25日前报送公司及业主；（8）负责现场办公用品（包括电脑、打印机、稿纸等）、劳保用品、工具、图书等的领用、保管和一般维护工作。二、施工阶段监理资料归档内容详见附件*标监理归档资料目录一览表。三、监理资料管理的有关规定1、传递、签认流程监理资料的传递和签认流程按下图进行：施工单位资料员文件资料驻地监理组兼职资料员签收、登记不合格各专监签字，总代签字盖注册章 确认、签认合格 施工单位资料员文件资料 总监办资料管理员登记台账发文归档项目总监签认

4、总监办资料管理员登记台账发文归档施工单位资料员文件资料2、收文与登录所有收文应在收文登记表上进行登记，应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位（部门）、收文日期及份数等记录清楚，必要时应注意接收资料的具体时间，最后由监理部收文人员签字。接收时应注意资料内容是否可追溯？填写和记录是否真实完整？签字确认人员应符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。不符合要求的，不得接收，并要求重报。如材料报审中的数量清单表是否明确注明该材料所使用的具体部位、复检试验情况，以及该材料质保证明的原件保存处等。重要资料应在监理日记中反映；部分如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其

5、他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。3、传阅由项目总监或其授权的监理工程师确定资料是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在资料传阅纸上，随同资料进行传阅。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后，资料原件应交还资料管理人员归档。4、监理发文发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部用章，同时填写用章登记记录（见铅印的印章使用登记表）。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“紧急”字样。所有发文按监理信息文件分类和编码要求进行编码，并在发文登记表上做好登记。登记内容包括：发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）、受文单位（部门）、文件分类

6、编号、名称、内容扼要、份数等。收件人收到文件后应签名。监理部所有的发文应留有底稿，对重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录（如重要的专题报告、通知、停工令等指令文件）。项目监理部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件夹（袋）中，并在目录清单中予以记录。5、签字盖章（1）按照深圳市质量安全监督站规定，所有文件必须有由签字权的注册人员签字并盖注册章。因此本项目实行双签制度，即报表中所有有专业监理工程师和监理工程师签字的栏目，必须有监理驻地负责人（专监）和分管总监代表签字并盖注册章，如重庆路站专业监理工程师和监理工程师签字的栏目，需王龙辉签字后陈伟加签字并盖注册章，其他站点以此类推。（2）报表中

7、监理员和见证员签字栏目，由当班负责监理员签字，无需总代加签。（3）报表中有总监理工程师签字栏目，安全类（机械报审、特种作业人员、安全方案等），由范安平在栏目中偏上方空白处签署意见并签名，由杨总签字并盖注册章。（4）报表中有总监理工程师签字栏目（质量类和工序程序类），由何成在栏目中偏上方空白处签署意见并签名盖注册章，由杨总在总监签名处签字并盖注册章。其中机场北站工点由陈伟在栏目中偏上方空白处签署意见并签名盖注册章，由杨总在总监签名处签字并盖注册章。（5）方案类文件报审必须使用方案内审表，专业监理工程师、总监代表、安全总监等必须在方案内审表上签署意见。方案内审表可附在方案报审表前，总监办和驻地监理

8、组存档，不返还施工单位。（6）测量工程师只负责控制点复核、测量方案报审、测量仪器及测量人员资质报审等综合类资料签认。现场具体施工的桩位放样，主体结构坐标及高程的施工放样测量等由驻地监理组负责，由监理驻地负责人（专监）和分管总监代表签字并盖注册章。测量工程师还代表总监办进行地形地貌复核、清单工程量复核、变更工程量复核、每月计量工程量复核及维护结构侵限处理复核等工作。（7）每月的计量签认工作参考公司的监理计量内部管理办法，使用监理计量内审表，各监理人员都需签署意见。（8）所有上报总监办签字盖章文件（除检验批资料和原材料试验报审资料），总监办必须保留两份，一份总监办存档，一份返还驻地监理组存档。（9

9、）所有上报总监办签字盖章文件，总监办资料员必须检查上报资料是否满足以上要求，签认手续不全者退回施工单位。6、分类存放监理资料经收文、发文、登录和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样在既满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后资料的归档与移交。具体详见监理归档资料目录一览表。7、借阅、更改与作废项目监理部存放的资料原则上不得外借，如其他单位确有需要，应经总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在资料管理员处办理借阅手续。资料管理员办理有关借阅手续后，应在资料夹的内附目录上作特殊标记，避免其他人员查阅该文件时，因找不到资料引起工作混乱。监理资料的更改应由原制定部门相应责任

10、人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行，由资料管理员填写更改通知单，并负责发放新版本资料，发放时必须保证各参建单位或部门都得到改后的资料。资料更改后，应由监理部负责将原资料收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需要，监理部可以保存作废资料的样本以备查阅。8、归档监理资料在归档保存中应严格遵照原件和顺序归档的原则。如在监理工作中出现作废和遗失等情况应给予明确的记录，并做相关处理。采用计算机对监理资料进行辅助管理的，当相关的资料和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目监理部相关资料夹（袋）中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关资料和记录改变其资料属性为“只读”，并将保存的目录记录在

11、书面文件上以便于进行查阅。在项目资料归档前不得将计算机中保存的有效资料和记录删除。9、组卷、装订（1）监理资料应按单位工程、归档资料类别、时间的先后顺序和归档内容的多寡分册立卷与装订，每卷组卷的厚度以2.5cm左右为宜，不得超过3.0cm。（2）资料的档案封面、移交目录、本册目录和备考表均按公司有关规定格式进行填写（详后附件3），档案用纸的规格统一为A4。10、入库管理（1）监理资料在工程预验收后一个月内由监理部整理装订，经总监审核签字，填写归档入库单后，移交公司档案室，经公司综合管理员检查合格，总工核准后办理资料交接入库手续。不合格者有权拒收，直到整改符合要求为止。（2）工程资料归档入库必须

12、内容齐全、签字完整，按归档要求整理成套，零星者不办理入库手续。（3）资料入库后，由综合管理员加盖“工程资料专用章”登帐、建卡，并建立目录管理台账，方便查阅。（4）凡入库工程资料一律不得再出库进行修改、涂改或刮改。需修改者应由相关监理人员另行出修改申请单，报请项目总监签字批准，总工核准再行入库。（5）公司内职工凡需复制、查阅工程资料者，必须经总工程师同意并办理相关借阅与归还手续。（6）归档入库工程资料一律不得外借。（7）一般工程监理档案资料在工程保修期满后应保存一年，重要的工程监理档案保存可延长至三年。（8）对超过保存期限的监理档案，应清点核对，登记造册，经公司总工程师批准后可销毁。四、监理资料

13、的管理的基本要求1、监理资料必须做到“及时整理、真实完整、分类有序”。要随着工程的进展及时收集，及时整理编目，分类有序。真实有效。严禁补报、追记。2、监理资料的管理应当科学化、程序化、规范化，按附表2要求，以计算机作为工具，建立起计算机信息编码系统，实现管理计算机化。3、监理资料应由项目监理部人员分工配合，各专业监理人员应随工程的施工进展不断收集积累监理资料，并认真、及时地进行编审，交资料管理员归档、处理。4、监理资料来源面较广，为保证监理资料的收集及时、完整、规范，项目监理部可在第一次工地例会上，向有关单位针对项目资料整理的时间、格式、份数、编码等做明确的要求；也可在每周例会上讲评资料的收集情况，并在实施中认真督促、给予必要的帮助指导，及时办理签字盖章手续。5、资料的存储介质质量应符合要求，所有资料必须使用符合档案归档要求填写或打印，不得用易褪色的材料（包括圆珠笔、铅笔等）书写、绘制，以适应长时间保存的要求。6、资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损，应防止资料受潮霉变或虫害侵蚀。专心-专注-专业