西南大学行政类档案工作规范doc.doc

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1、- 1 -附件附件 3西南大学行政类档案工作规范西南大学行政类档案工作规范为了提高学校行政类档案（以下简称行政档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校与社会服务， 根据西南大学档案管理办法高等学校档案管理办法 高等学校档案工作规范等法规制度，结合学校实际情况，特制定本规范。一、行政档案工作的基本原则（一）凡是学校在行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属行政档案。（二）行政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。（三）行政档案文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。（四）行政档案文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校

2、各部、处、室、系、所的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收行政档案工作。- 2 -（五）学校各部、处、室、系、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同院校档案部门认真做好行政档案的收集、整理、归档工作。二、归档的基本原则（一）归档的行政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（二）归档的行政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的行政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门

3、的不同特点。三、归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括行政（党务、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）系统的内容，具体范围见西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表 。（二）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。（三）不归档的文件材料范围及处理办法1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料;- 3 -2、上级机关发来供工作参考的抄件;3、上级机关征求意见未定稿的文件;4、重份文件;5、无查考利用价值的事务性、临时性文件;6、未经会议

4、讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）;7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等;10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;11、为参考目的从各方面收集的文件材料;12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。以上不归档材料如认为必要，也可由归档单位自行作资料暂存。四、 立卷程序与方法（一）形成积累各立卷部门根据历

5、年文件材料形成规律，收集该年度归档材料。- 4 -（二）立卷1、立卷原则：文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。2、立卷程序：检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。检查案卷文件数量。一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多的，宜酌

6、情适当分卷。3、立卷分类：分年度、分问题、分期限。4、整理组卷（1）批复、批示在前，请示、报告在后;（2）正件在前、附件在后;（3）正本在前，定稿在后;（4）转发件在前，被转发件在后;（5）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后;- 5 -（6）其它文件材料按时间顺序排列；（7）在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格，要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物；（8）对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从第 1 开始，无论单面、双面只要有书写、印刷的文字材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角

7、。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的件号章，并逐件填写。按卷方式立卷编页号，按件方式立卷编件号；（9）编写卷内目录和填写备考表。卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后，然后装盒；（10）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。5、归档验收（1） 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，所用纸张是否符合要求，文件排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正后补交。（2）移交时填写移交目录。目录一式二份，双方各执一份。（3）移交时间于次年 6 月底以前。- 6

8、 -六、 档案的管理（一）分类编号1、按行政档案的内容特点和形成规律，编制二级类目代号：行政综合（XZ11） ；人事（XZ12） ；审计（XZ13） ；武装保卫（XZ14） ；后勤（XZ15） ；档案、图书、文博（XZ16） ；校友工作、教育基金（XZ17） ；发展规划（XZ18） ；校地合作（XZ19） 。2、行政类档案档号为：年度号（20）+行政档案分类号（XZ11-17）+案卷号（1-n）。如：2004-XZ11-10 表示此卷为 2004 年行政综合类档案的第 10 个案卷。说明：年度为自然年度，案卷号为各类目流水号。（二）上架和保管1、将案卷按档号顺序放入档案装具之中，上架方法依次是自上而下，从左到右竖立排放。2、集中统一保管，定期清点案卷数目并检查卷内文件，发现问题即时处理。