学术部改进方案(共6页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上我们三个人之间沟通问题的改进：1、每天在三个人的QQ群或微信群里汇报当天接受到的新任务、现有工作的进度和想到的活动注意点，互相监督工作进程，并对照各自的会议记录，以此避免出现错误和纰漏。2、每周三个人抽出时间进行一到两次会议或聚餐，以面对面的形式进行直接沟通，梳理和汇总工作，也借此培养工作协调性、默契度和友谊。3、每项活动无论前期、现场由三个人共同负责，可以有侧重点但是其他方面也要了解进度和互相监督。活动前半个月、前一周、前一天，三人共同约见活动负责人，面对面布置、整理和汇总确认工作进度，避免疏漏。每一个活动准备期间，由我们三个和所有活动负责人共同建群，一起布置、监督

2、工作和解答负责人的疑问，通过负责人在群中的沟通和对话也便于我们了解他们的工作进度和问题。4、在活动现场，一位部长负责协调好现场内部的工作，在活动开始后与前场就坐；另外两位协调好场外的工作，在活动开始后一人于后场就坐，一人留在场外。我们三人全程保持沟通，有情况第一时间联系。保证内外沟通顺利以上就是我们三个人针对自身沟通问题提出的改进方案。对于这次活动中与部员沟通存在的问题，我们经过反思，认为是我们没有完完全全的做到把每项工作要注意的问题告诉他们；部员的经验也不足，难以很快的理解每项工作的具体要求。同时，部员中还存在着沟通方式不规范的现象针对上述问题，我们决定系统性的给部员梳理每项工作的要求，分别

3、包括总要求、负责人要求、前期工作要求、现场工作要求。以下即是详细介绍：总要求：1.布置安排必须用飞信联系，保持正式性；收到安排后及时回复。2.例会上带好笔和笔记本，对例会信息进行记录，并在结束后让由两名部员组成的小组把本次例会的记录上传至公邮。例会中不允许使用手机3.除有特殊情况，对于工作中遇到的问题或是汇报工作情况，工作人员请直接与活动负责人联系对负责人的工作要落实到位哦，不然问负责人还是不知道，不要绕过负责人直接联系部长。4.所有任务只能提前完成，不能延后，现场的工作人员也要尽量早到；有新情况及时反馈。负责人要求：1、熟读活动策划和所有公邮里的红旗邮件，包括策划、预算模板，年鉴总结、决算模

4、板，活动前期和现场人员分配模板等等，这是举办一个活动的基础。2、活动前15-20天整理好前期和现场的工作分配excel上传至公邮和QQ群文件，飞信（必须飞信！）所有部员选择工作（一个部员需要尽可能尝试所有不同的工作），当天或最晚第二天中午前务必将已经完成好人员分配的excel再次上传至公邮和群文件，第二天按照工作任务的时间截点和紧急程度的先后开始布置任务（不是说不着急就不布置了，所有任务均要布置完毕！），当天全部布置完，布置之后当即开始监督工作进度。不仅要安排，而且一定要时时监督。小部员也要自觉抓紧在ddl之前完成，每有一定进展就向负责人汇报，全部完成之后必须再次向负责人汇报情况。负责人必须时

5、刻注意和严格控制各项工作的DDL！3、负责人在收到其他部员反馈上来的工作之后（例如：传单初稿、宣传文案初稿、礼品采购等等），需要先审核并给以意见帮助他们修改，负责人审核通过之后将初稿和修改过的稿子一起发给部长，部长反馈意见后再作修改，直至定稿。（关于传单的印刷：如果是没有路展的活动，确保活动举办前四天拿到手，并于分配活动前1-2天扫楼即可；如果是需要路展的活动，路展前必须印刷完毕拿到，因为路展当天就需要直接分发。另，传单制作为A4尺寸。）4、负责人要注意和新传联系，其中以监督海报和KT板的制作进度为主，也最为重要。新传的部长中，张昊部长负责拍摄照片+网络平台（qq空间、微信、人人）宣传，熊昵芹

6、部长负责海报KT、陆沛瑶部长负责视频，注意他们的分工，不要找错，另外和部长沟通时一定要注意礼貌！和部长沟通的目的主要是请部长给活动安排一至两位新传的小部员负责帮我们制作海报、或是拍摄视频等等，拿到了小部员的联系方式后，之后均和小部员联系而不再直接联系新传部长。男 女 女 另外，微信、人人、qq空间的宣传语，最终定稿后给新传的张菀仪和张昊部长各发一份，发好后务必告诉负责人，负责人告知部长。（张菀仪 ）注明：湘安QQ： （可以直接从QQ上传电子版发过去，咨询印刷某样东西要多少时间，给她一个DDL，到时间了印刷完毕就派一位小部员去拿，像KT板这种拿到了就立刻可以去挂好了。）湘安手机号： 。湘安地址：

7、政立路800号，店电话： 。从武川门出发最方便，具体路线可以百度地图湘安文印。关于悬挂KT板：直接去绿叶步行街，找一找有哪里空的可以挂的地方，或者如果看到有别的活动的KT板过期了，（注意一定要是过期了的！）就把已过期的KT板取下，放到后面的树丛那边会有人来回收的，然后就用那里的绳子，参考别人的KT是怎么挂的，把我们的KT板挂上去即可。另，飞信的宣传语最终定稿后在活动当周的前一周周五中午之前发到生活部公邮，完成后告知负责人，由负责人告知部长。5、活动总体工作流程：部长布置任务给负责人，负责人具体给其他部员部署，最重要的是及时监督和督促部员的工作进度，每天在讨论组中向部长汇报，反馈最新的情况。部员

8、一定要注意和负责人的沟通，主动和负责人联系，不懂即问负责人，完成了自己的工作后即可告知负责人并将成果反馈；负责人再与部长联系，询问部员提的问题，得到回复后反馈给部员。简要地说，即部员与负责人时刻保持沟通，负责人与部长时刻保持沟通。【紧急工作务必直接打电话或发短信，尚有准备时间的工作才用飞信或QQ联络。】6、新传申请表：一旦负责人接受了任务，布置好人员分配的第二项任务就是立刻发新传申请表，请先仔细阅读第二页填表说明，活动介绍（内容、宣传语等）这个一定要认真填写，因为会直接打印在海报KT板和各项宣传平台上。发表时网络平台和新闻稿那两栏可以先不填，等之后负责写宣传文案的小部员将宣传语定稿以后再发送至

9、新传张菀仪和生活部公邮即可。但是海报和KT板一定要填写好，尺寸均勾选245*90，所需发送的文字介绍与图片或logo等均作为附件一起发送。视频根据该项活动具体情况而定，需要视频即勾选，不需要则不勾选。 邮件名为“新传申请表 学术部活动名称”7、负责人要注意对于全员出动工作的安排。包括但不仅限于：加活动线上报名的同学飞信并监督加飞信情况，活动前一天发布发飞信的内容模板并监督及时发送；安排扫楼时间和楼层，及时将打印好的传单交至所有部员处；安排活动当天写黑板的楼层，于写黑板前一天发布写黑板的文字稿并再次通知请大家于第二天前往已定楼层写黑板。8、路展前一天，负责人必须安排好哪些人最先到路展，哪些人第四

10、节课来，哪些人11点45下课来，并重申每个人当天路展的任务，以及确认好路展需要带的东西，全部交给会最早前往路展的小部员（东西太多可以交给几个人带过去），并反复叮嘱不要忘记第二天带去路展。9、校学生会和团委和sufe goods宣传平台使用：负责人准备好包括活动名称、时间、地点和放上去推送的简要介绍与宣传语，在活动开始前一周的周五发给叶丹部长10、负责人现场安排：一定要确认好让主持人和PPT对稿，在现场前一天或当周例会上，要列出所有想的到的突发情况和紧急预案告诉大家，做好准备，以防万一，现场活动才不会过于慌乱。在活动开始前一天再次和每个人确认好他们的现场工作，让其知晓自己的工作要求。在现场时，负

11、责人协调好每个人的任务，确认每个岗位的人都及时到场，并及时解答相应的问题；保持手机通讯流畅，随时准备接收部长的信息同时遇到自己无法解决的问题直接联系部长。前期工作要求：1：宣传文案：2人、微信朋友圈、QQ说说、人人：细致全面的图文结合的介绍,形式内容不限，风格偏向轻松活泼有感染力，鼓励大胆创新。对于一些重点内容可以高亮标出。、校学生会、SUFEGOODS、上财青年，100-200字。、飞信、黑板，50-100字。、其他，国定电子屏等，视活动情况而定，具体与负责人部长沟通。：活动前12天交初稿，2天修改期，活动前10天定稿，如有特殊情况见负责人通知。 2：采购：2人、嘉宾礼物和小礼物，根据预算和

12、负责人要求购买，具体金额控制尽量不过预算，超过的与负责人沟通确认；采购矿泉水，在活动当天提前至少一小时带到现场。、所有礼品记得开发票，不能开发票的和负责人提前打招呼。、其他，特殊安排礼品，具体与负责人部长沟通。：现场礼品活动前3天收到，路展礼品活动前3天准备好，如有特殊情况见负责人通知。注明：嘉宾礼品要与负责人确认后再购买。3：传单制作：2人、根据活动策划和负责人要求制作，鼓励创新想法，但制作前需要与负责人沟通确任板式、内容、嘉宾信息和时间地点。、传单制作完后先交于负责人审核，由负责人反馈修改意见。：活动前12天交初稿，2天修改期，活动前10天定稿，如有特殊情况见负责人通知。 4、KT、传单的

13、印刷和拿取：1人根据负责人的通知去湘安打印传单、KT板以及听课记录表，并准时拿取，悬挂KT，把传单和听课记录表拿给负责人。：现场活动前5天确认悬挂好海报和kt并拿到传单。如有特殊情况见负责人通知，如有路展一定要在路展前拿到KT和传单。注明：海报由新传负责，只需要确认是否已张贴。5、主持人：1人、根据活动策划和负责人要求写主持稿，及时与负责人沟通确认。、活动前一定要与PPT对过稿。：活动前12天交初稿，2天修改期，活动前10天定稿，活动前一定要与PPT对稿，如有特殊情况见负责人通知。现场工作要求：1.电子设备检查：1人A、自备电脑，要HDMI接口和VGA接口都有的（图片见下）；B、提前把现场要用

14、PPT、视频等文件准备进电脑中，并确认播放没有问题；另外准备几首轻松活泼的音乐暖场用；C、与主持人练习播放PPT的进度；D、至少提前一小时去到现场，到场后立即开始调试设备，包括但不仅限于开投影及音响、领取并试用话筒、再次试播放PPT、播放视频或暖场音乐；E、根据嘉宾需求，有可能需帮其播放PPT注明：如在现场遇到设备问题，请立即联系凤凰楼一楼保安大叔/行政楼保安/打教室电话上提供的设备管理员号码，有其他问题找负责人。2.门口引导：4人A、至少提前一小时去到现场；B、有两名人员（外）负责在活动楼宇门口指引；C、另外两名（内）在活动场地门口指引入场，并在入场时发放听课记录表（一人一张）；D、活动结束

15、后和负责人一起汇总听课记录表，筛除记录内容过少不合要求的，把符合要求的表格的记录者登记进名单中。3.场控：4人A、至少提前四十五分钟去到现场；到场后立即找负责电子设备的人员拿无线话筒B、开场前两名人员引导同学们入座；另外两名人员在场地后门提醒同学从前门领取记录表入场，后门只允许工作人员进出；C、活动开始后维护现场秩序，必要时直接提醒讲话过于大声的同学；D、提问环节传递话筒；E、离场时两两在前门与后门负责收取听课记录表，注意一人交一张4.场记：2人，一人手写一人电脑记录A、至少提前半小时去到现场，在前排找好位置就坐B、对讲座开始后的全部流程进行记录，特别是要记下PPT上没有的信息；C、记录完成后把电子版文档以及手写版照片当晚发到公邮：手写的部员在活动结束后先拍照留底，然后把纸质稿交给负责写活动总结的部员。5.活动总结：1人A、至少提前半小时去到现场；B、活动结束后在现场向手写的场记人员领取手写稿，当晚登陆公邮下载电子版文档；C、需结合两份场记内容撰写活动总结，具体撰写要求查看公邮红旗邮件D、在活动结束后第二天晚上24:00前把活动总结上传至公邮。专心-专注-专业