物业公司办公设备及环境管理程序(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 物业公司办公设备及环境管理程序 物业公司办公设备及环境管理程序提要：离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅移至办公桌下；非办公时间来自 物业公司办公设备及环境管理程序 1、目的 为营造舒适的办公环境、更好的利用公司资源，提高工作效率，特制定以下规定。 2、范围 适用于物业公司各部门、各管理处办公环境管理。 3、定义： 无 4、职责 办公室负责对公司各部门、各管理处的办公环境管理和办公设施管理进行监督。 各部门、各管理处负责各自办公环境和办公设施日常的管理和维护。 5、方法及过程控制 办公环境管理 办公环境应保持整洁，办公用品应摆放整齐、有

2、序；垃圾、废纸应放入废纸篓内，不得随意抛弃；不得在个人工作区域内摆放与办公环境不符的私人装饰品。 离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅移至办公桌下；非办公时间，应将文件资料全部收入抽屉或文件柜内，桌面上只允许摆放办公设备及办具。 办公区域内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定区域；严禁职员以吸烟名义长时间离开办公位，聚众聊天，对违章者每次扣罚薪金50元。 办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、聊天；办公时间不允许做与工作无关的事情；业余时间不要在办公区域内进行娱乐性活动（公司组织的除外）或接待外来访客。 办公区域内禁止存放易燃、易爆、有毒等危险物品。 办公区域内严

3、禁各类推销员、衣冠不整者及外来摆放人员随意进入，对来访人员，应由前台接待员进行询问和引导。 爱护办公设备，出入公司电子门时，应轻拉轻放；下班前关闭电脑设备、切断电源，摆正座椅；晚间最后离开办公室的人员应注意关闭办公区域照明设备、办公设备及电器设备。 办公桌内不要存放大量的现金及贵重物品，以免造成丢失，造成不必要的损失。 当室外温度大于（等于）27oc时，公司将视情况开启空调系统，调节室温，当室外温度小于（等于）26oc，空调系统将设置在通风状态。 办公室将安排专门人员检查职员办公环境，对未按本规定要求执行的将对其及其部门经理进行通报批评。 办公设施、设备管理 办公设备的管理 办公设备为公司财产

4、，任何人不得故意损坏及因私使用。 所有办公设备应由资产管理员根据价格进行分类资产登记，确定存放位置；任何人不得随意改变办公设备的存放位置。 各使用部门应明确设备的使用或保管人，负责设备的日常管理；各部门应定时对所有使用中的办公设备进行清洁、检查和保养；当设备发生故障时，应及时通知办公室系统组进行维修处理，不得擅自拆装。 电脑类设备的管理 电脑类设备由办公室系统组统一管理，其安装、调试、系统配置等工作由办公室系统组负责。 使用人应严格遵守办公室系统组的有关规定，正确使用电脑。 使用人负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁。 电脑发生故障应及时通知公室系统组进行处理维修，严禁自行拆装或改变电脑程

5、序。 公司配置的计算机设备禁止安装游戏软件，需要用外来软盘及下载程序的部门或个人，以通报形式提交办公室系统组，统一由系统管理员确定可行性、安装并操作。 未经允许，不得随意翻阅他人资料，查阅他人电脑。 传真机的管理 各管理处及物业本部须指定专人负责传真机的日常使用和管理；前台接待员负责对收到的传真件进行分发，他人如因工需向外发送传真，应标明欲传送地点及传真号码，由前台接待员负责发送；对收、发传真件应做好登记，并注意对内容的保密。 前台接待员负责传真纸张的及时更换及传真机的日常清洁和保养，发生故障时及时通知办公室系统组，由专人维修处理，保证传真机正常工作。 禁止传送与工作、业务无关的私人材料。 复

6、印机的管理 各管理处及物业本部应指定专人负责复印机的日常使用和管理。 正常情况下，复印机按照部门配备密码，相应秘密对应限制复印张数，部门之间密码不得混用，并将复印材料、废纸等随身带走。 办公复印时，要正确使用复印机，节约复印纸，复印的材料可双面复印的尽量避免单面复印；使用后将复印机调整到节能状态。 油墨、涂改液未干的资料或需要保密的资料不得使用复印机复印。 复印机使用人员，特别时复印机管理人员负责复印机的日常清洁和保养，及时补充纸张和碳粉，使用故障时及时通知办公室系统组，通知专人进行维修处理，保证复印机的正常高效使用。 电话的管理 办公电话应摆放在办公桌的固定位置（部门统一位置），话筒与话机的

7、连接不得打结，拨打电话时声音不要过大，以免影响其他同事工作；接听外来电话注意BI规范；若来电话时同事不在办公位，同室其他人员应代为接听。 办公人员应保管好办公桌上的电话，并定时做好清洁工作。 因工作需要拨打长途时，应通知前台总机进行转接并统一登记长途 物业公司办公设备及环境管理程序提要：离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅移至办公桌下；非办公时间来自电话登记簿后方可拨打。 禁止拨打私人长途电话，若职员有特殊情况需拨打长途应做好登记，花费自行承担。 电话出现故障时要及时通知办公室行政组，不得私自拆装。 打印机的管理 各部门、各管理处应指定专人负责所属范围内打印机的日

8、常使用机管理。 打印机的色带、墨盒或硒鼓要节约使用，达到使用寿命时要及时更换，同时注意环保，使用后的色带、硒鼓、墨盒由办公室系统组统一收集处理。 不得使用打印机重复打印文件，如需多份，请打印一份后复印。 办公家私的管理 员工应自觉爱护公司办公家私，并负责个人所用办公桌椅的日常保管，不得恶意损坏。 部门公用办公家私，应指定专人负责保管；办公家私出现故障或损坏时，使用人应及时通知办公室行政组进行维修处理，不得私自拆装。 影响设备的管理 影响设备包括电视、影碟机、照相机、音像设备、投影设备、视频设备等。 办公室系统组负责影响设备的日常管理、维护工作。 办公室系统组人员应培训使用人员掌握正确的使用方法和程序，并令其负责使用期间设备的保管、清洁，使用完毕后应检查设备及相关附件是否正常，并按正常操作程序关闭机器、关掉电源，发生故障应及时汇报。 使用人若将设备搬离原场地，应获得办公室系统组人员的同意，并做好电子设备领（借）用申请表。 本规定由公司办公室行政组负责制订、修改、解释并监督执行。 6、支持性文件 无 7、质量记录及表格 Tj*Z01F1长途电话登记簿 Tj*Z01F2电子设备领（借）用申请表 专心-专注-专业