系行政秘书工作职责(共10页).doc
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1、精选优质文档-倾情为你奉上 系行政秘书工作职责 高校院系行政秘书是办公室行政工作的管理者,那么系行政秘书的主要工作职责包括哪些呢?下面学习啦小编给大家介绍关于系行政秘书工作职责的相关资料,希望对您有所帮助。系行政秘书职责 l、调查了解全院行政工作的情况,向学院报送重要信息。协助院领导处理好院的行政管理和后勤保障等事务工作。 、草拟院行政工作计划、总结、请示、报告及其他全院性的规章制度等文稿。 、安排院务会议议程,做好会议通知、会场准备、会议记录等会务工作。检查院务会议决议的执行情况。根据院领导的指示,安排全院重要活动。 、严格管理使用院公章,办理开具介绍信证明等手续。 、接收处理各类行政文件和
2、系内外有关单位的信函、电报、电话、通知,及时报院领导阅批,或交办有关人员承办,并做好催办、清退和归档工作。填写院工作日志和系大事记。 、接待来学院的公务人员,妥善安排来信来访。 、经常了解全院师生员工的工作、学习、生活的情况,根据情况妥善处理,重大问题及时向院领导汇报,并提出处理意见。 、协助院领导检查岗位责任制的执行情况。 、协同其他秘书人员做好立卷归档、统计报表、对外事务等工作。抓好本院范围及责任区域的工作秩序、安全保卫、计划生育、爱国卫生、公民义务等方面的工作。 10、完成院领导交办的其他工作。系行政秘书工作介绍 一、高校院系行政秘书的工作现状 高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位,涉及
3、教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此,院系行政秘书的工作现状为事务繁杂,专业知识综合性强,职业规划不清晰,执行力不强。 1、工作繁杂,专业知识综合性强 知识经济时代,高校人才济济,只有具备全面、良好、合理的知识结构,才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中,包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理论和实务知识;拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际,从实践中不断积累经验,逐步做好院系
4、管理、协调等工作。 、职业规划不清晰,执行力不强 细致繁忙的行政工作,缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑,职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度,针对全校行政秘书,策划高水平的、系统的学习培训项目,开放更广阔的学术交流平台,坚定院系行政秘书的信心,为高校教育和谐发展提供精神动力。 院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作?首先,要明确行政秘书的角色定位,熟悉行政秘书的工作职责。其次,强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。 二、院系行政秘书的角色定位及工作职责 院系行政秘书只有明确角色定位
5、,增强角色意识,才能高效准确地履行工作职责。 1、行政事务的小管家 行政秘书辅助系领导做好院系各项工作,管人、管物、管钱,是名副其实的小管家。 (1)人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作,并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。 (2)资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要,填报维修、添置办公用品的计划,领取和发放办公用品及备品,以保证正常教学的需要。负责保管院系公章,按学院制度监督公章的使用范围。 (3)经费管理。拟定院系每学年的经费预算,负责记账及报销各项活动的费用。 (4)档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料
6、的收集、汇总、立卷和归档工作。 (5)其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作,负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核,保正毕业证书的准确印发。 、院系内、外交流的协调员 院系行政秘书工作服务对象广泛,包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此,行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。 (1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。 (2)负责接待本部门的外来办事人员,对不宜领导接待的来访,需委婉拒绝。负责接听电话,礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。 (3)负责学院各职能部门通知
7、的传递工作,及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神,贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。 (4)行政秘书必须建立良好的人际关系,加强与教职员工的沟通,灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系,确保院系工作的顺利完成。 三、强化职业素养 1、良好的心态 院系行政秘书工作看似简单,接踵而来的突发事件,使人压力倍增。保持良好的心态,充分发挥自己的思维能力,从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态,沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。 、加强业务技能 加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括:公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、
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