（中职）项目十 认知会计资料保管会计档案ppt课件.pptx

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1、课程主讲人：（中职）项目十 认知会计资料 保管会计档案ppt课件项目十 认知会计资料 保管会计档案学习目标 知识目标知识目标 了解会计档案的概念和基本内容了解会计档案的概念和基本内容 熟悉会计档案的归档和保管要求熟悉会计档案的归档和保管要求 掌握不同会计档案的保管期限掌握不同会计档案的保管期限 熟悉会计档案的查阅、复制登记制度熟悉会计档案的查阅、复制登记制度 知悉会计档案的销毁程序知悉会计档案的销毁程序 能力目标能力目标 会办理会计资料保管手续会办理会计资料保管手续,能编制会计档案保管清册能编制会计档案保管清册 会办理会计资料交接手续会办理会计资料交接手续,能编制会计资料移交清册能编制会计资料

2、移交清册任务一任务一 认知会计档案认知会计档案任务二任务二 掌握会计档案的归档保管、使用和销毁办法掌握会计档案的归档保管、使用和销毁办法项目导学任务一 认知会计档案一、概念一、概念 会计会计档案是档案是事业单位和机关团体在经济管理和事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。(二二)会计档案的会计档案的作用作用1.会计档案是检查各单位遵守财经纪律情况的客观依据。会计档案是检查各单位遵守财经纪律情况的客观依据。2.会计档案是各单位总结经营管

3、理经验的重要参考资料。利用会计档案是各单位总结经营管理经验的重要参考资料。利用会计档案提供的过去经济活动的史料会计档案提供的过去经济活动的史料,有助于单位进行经济前有助于单位进行经济前景的预测进行经营决策景的预测进行经营决策,编制财务预算编制财务预算,成本计划。成本计划。3.利用会计档案资料利用会计档案资料,可以为解决经济纠纷可以为解决经济纠纷,处理遗留的经济事处理遗留的经济事务提供依据。务提供依据。4.会计档案在经济学的研究活动中会计档案在经济学的研究活动中,发挥着重要史料价值的作发挥着重要史料价值的作用。用。会计会计档案的内容一般包括四大类档案的内容一般包括四大类:会计凭证类、会计账簿类、

4、财会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类以及其他会计资料类。其具体内容如下务会计报告类以及其他会计资料类。其具体内容如下:1.会计凭证类会计凭证类,包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证收款凭证、付款凭证、转账凭证)、记账凭证、记账凭证汇总表等内容。汇总表等内容。2.会计账簿类会计账簿类,包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、库存现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等账、库存现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。3.财务会计

5、报告类财务会计报告类,包括资产负债表、利润表、现金流量表等。包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.其他会计资料类其他会计资料类二、会计档案的基本内容二、会计档案的基本内容1.按年度按年度名称分类法。即把一年度形成的会计档案按报表、名称分类法。即把一年度形成的会计档案按报表、账簿、凭证分成三大类账簿、凭证分成三大类,然后分别组成保管单位案卷。这种方法然后分别组成保管单位案卷。这种方法适用于会计档案较少的单位。适用于会计档案较少的单位。2.按年度按年度保管期限分类法。即把一个年度形成的会计档案按保管期限分类法。即把一个年度形成的会计档案按保管期限分开保管期限分开,然后再按报表、账簿、凭证分别组

6、成案卷然后再按报表、账簿、凭证分别组成案卷,这种方这种方法一般适用于会计档案数量较多的单位。法一般适用于会计档案数量较多的单位。3.有几种不同性质的会计档案的单位可采取年度有几种不同性质的会计档案的单位可采取年度性质分类法性质分类法。把一个年度的会计档案先按不同性质分开。把一个年度的会计档案先按不同性质分开,然后再按报表、账然后再按报表、账簿、凭证分别组成案卷。簿、凭证分别组成案卷。三、会计档案的分类方法三、会计档案的分类方法任务二掌握会计档案的归档保管、使用和销毁办法(一一)会计档案的归档和保管要求会计档案的归档和保管要求1.会计部门或经办的会计人员会计部门或经办的会计人员,年度结束后年度结

7、束后,应将会计资料整理、应将会计资料整理、立卷、归档。当年的会计档案在会计年度终了后立卷、归档。当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部可暂由财务部门保管门保管1年。期满后年。期满后,移交本单位的档案机构统一保管。移交时应移交本单位的档案机构统一保管。移交时应编制会计档案移交清册编制会计档案移交清册,对会计档案的数量、内容、完整程度和对会计档案的数量、内容、完整程度和利用价值情况等附必要的说明。移交时利用价值情况等附必要的说明。移交时,交接双方要逐一清点核交接双方要逐一清点核对对,以分清责任和防止差错以分清责任和防止差错,确保一个单位案卷编号不乱确保一个单位案卷编号不乱,简单明了简单明了,

8、正确、完整、清楚。正确、完整、清楚。一、会计档案的归档和保管一、会计档案的归档和保管2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。调阅、销毁等一系列工作。3.对会计档案应当科学管理对会计档案应当科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时便。同时,严格执行安全和保密制度严格执行安全和保密制度,不得随意堆放不得随意堆放,严防毁损、严防毁损、散失和泄密。散失和泄密。4.机构变动或档案管理人员调动时机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续应办理交接手续,由原管理人由原管理人员编

9、制会计档案移交清册员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接接管人员逐一接收。收。(二二)会计档案的保管期限会计档案的保管期限会计会计档案的保管期限档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照会计档案管理办法的规定执行计档案的具体保管期限按照会计档案管理办法的规定执行,各单位不得擅自变更。各单位不得擅自变更。序号序号档案名称档案名称保管年限保管年限备注备注一一会计凭证类 1原始凭证30年 2记账凭证30年 二二会计账簿类 3总账30年 4明细账30年 5日记账30年 6固定资产卡片 固定资产报

10、废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年 三三财务会计报告类 8月、季度财务会计报告10年 9年度财务会计报告(决算)永久 四四其他会计资料类 10银行余额调节表10年 11银行对账单10年 12纳税申报表10年 13会计档案移交清册30年 14会计档案保管清册永久 15会计档案销毁清册永久 16会计档案鉴定意见书永久 各单位各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体应做到应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体应做到:1.会计档案要设专室、专柜、专人进行管理。要进行系统的会会计档案要设专室、专柜、专人进行管理。要进行系统的会计档案分类、编号、排列、上架计档案分类、编号、排列、上架,建立

11、会计档案清册和借阅登记建立会计档案清册和借阅登记清册清册,为日后使用提供方便。为日后使用提供方便。2.各单位保存的会计档案应积极为本单位或外单位提供利用。各单位保存的会计档案应积极为本单位或外单位提供利用。本单位内部查阅会计档案本单位内部查阅会计档案,必须经主管会计工作的负责人批准必须经主管会计工作的负责人批准,外单位查阅会计档案外单位查阅会计档案,要持有单位正式介绍信要持有单位正式介绍信,并经本单位主管并经本单位主管会计工作的负责人批准会计工作的负责人批准,才能查阅。才能查阅。二、会计档案的使用二、会计档案的使用3.查阅会计档案的人员查阅会计档案的人员,不得在案卷中标画不得在案卷中标画,不得

12、拆散原卷册不得拆散原卷册,更更不得抽换。不得抽换。4.查阅会计档案的人员查阅会计档案的人员,不得将会计档案携带出外不得将会计档案携带出外,特殊情况下需特殊情况下需要复制会计档案的要复制会计档案的,必须经财务负责人或单位领导批准后方可复必须经财务负责人或单位领导批准后方可复制制,并办理登记手续。并办理登记手续。 1.由本单位档案机构提出销毁意见由本单位档案机构提出销毁意见,编制编制“会计档案销毁会计档案销毁清册清册”.2.将已编制好的销毁清册及销毁意见报单位负责人审核将已编制好的销毁清册及销毁意见报单位负责人审核,单位负责单位负责人审核后在会计档案销毁清册上签署意见。人审核后在会计档案销毁清册上签署意见。3.一般企业单位销毁会计档案时一般企业单位销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同应当由档案机构和会计机构共同派员监销。派员监销。4.监销人在销毁会计档案前监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案清点核对所要销毁的会计档案;销毁后销毁后,应当在会计档案销毁清册应当在会计档案销毁清册上签名盖章上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。并将监销情况报告本单位负责人。三、会计档案的销毁三、会计档案的销毁