职位说明书编写培训.pptx

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1、职位说明书编写培训职位说明书编写培训第2页 http:/ 拥有庞大的管理资料库什么是职位？什么是职位？概念：组织结构中的基本单位ORGANIZATION OBJECTIVEORGANIZATION OBJECTIVESTRATEGYSTRATEGYSTRUCTURESTRUCTUREPOSITIONPOSITION组织目标战略结构 职位第3页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位：职位：第4页 http:/ 拥有庞大的管理资料库二战的时候，有一位将军去视察军队。每到一处，无不军姿飒爽、军纪严整，将军非常二战的时候，有一位将军去视察军队。每到一处，无不军姿飒爽、军纪严整，将军非常满意。当他走到

2、炮兵团的时候，炮兵进行演习。从填料、瞄准、到射击，每个炮兵班合满意。当他走到炮兵团的时候，炮兵进行演习。从填料、瞄准、到射击，每个炮兵班合作得天衣无缝。但是将军发现一个奇怪的现象，在每个兵班里，总有这么一个兵，笔直作得天衣无缝。但是将军发现一个奇怪的现象，在每个兵班里，总有这么一个兵，笔直地站在大炮旁，自始至终，一动不动。将军非常奇怪，这个兵究竟是干什么的？他的职地站在大炮旁，自始至终，一动不动。将军非常奇怪，这个兵究竟是干什么的？他的职责是什么？他为什么要站在这儿？责是什么？他为什么要站在这儿？将军问炮兵团长，团长回答：报告将军，我们是按照上级的要求设置每一个岗位。将军将军问炮兵团长，团长回

3、答：报告将军，我们是按照上级的要求设置每一个岗位。将军问炮兵班长，班长回答：报告将军，每一个士兵都严格按照上级指示和文件精神进行操问炮兵班长，班长回答：报告将军，每一个士兵都严格按照上级指示和文件精神进行操练。将军问这个兵，兵回答：报告将军，我是完全按照要求的职责和动作来做的。练。将军问这个兵，兵回答：报告将军，我是完全按照要求的职责和动作来做的。将军对这些回答都不能满意。他又问了很多很多人。半年之后，他终于明白了。在汽车将军对这些回答都不能满意。他又问了很多很多人。半年之后，他终于明白了。在汽车发明前，大炮是用马来拉的。每次射炮时，震天的炮声会惊了马。为了保证战马在射炮发明前，大炮是用马来拉

4、的。每次射炮时，震天的炮声会惊了马。为了保证战马在射炮时保持原位，不把大炮拉走，设置了这个非常重要的岗位：专门拉马的兵。一个世纪过时保持原位，不把大炮拉走，设置了这个非常重要的岗位：专门拉马的兵。一个世纪过去了，人类社会飞速发展，汽车代替了战马活跃在战场上。汽车是肯定不会受惊的，拉去了，人类社会飞速发展，汽车代替了战马活跃在战场上。汽车是肯定不会受惊的，拉马的兵却保留了下来，伴随着一次次战役，忠实陪伴在每一座大炮旁。马的兵却保留了下来，伴随着一次次战役，忠实陪伴在每一座大炮旁。第5页 http:/ 拥有庞大的管理资料库在我们的企业里是否存在着下列与职位职责有关的问题？在我们的企业里是否存在着下

5、列与职位职责有关的问题？第6页 http:/ 拥有庞大的管理资料库 a b c 部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系第7页 http:/ 拥有庞大的管理资料库 a b c ga a和和b b之间，职责有重叠的部分。就好像之间，职责有重叠的部分。就好像对同一项工作，对同一项工作，a a和和b b都管，管的方面和都管，管的方面和侧重点并没有区分和界定清楚。都管等侧重点并没有区分和界定清楚。都管等于都不管。于都不管。ga a和和c c之间，以及之间，以及b b和和c c之间，存在职责的之间，存在职责的缝隙。就好像一件工作，落了一个环节，缝隙

6、。就好像一件工作，落了一个环节，没有人负责。每个人都履行了自己的职没有人负责。每个人都履行了自己的职责还是出了问题。责还是出了问题。 a b c 所以我们需要将所以我们需要将a a和和b b之间重叠的职之间重叠的职责区分界定清楚，一部分归责区分界定清楚，一部分归a a，一部，一部分归分归b b（如途中红线所示）。（如途中红线所示）。部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系第8页 http:/ 拥有庞大的管理资料库g将将a a和和c c之间没人承担的职责明确之间没人承担的职责明确下来，下来，a a负责一部分，负责一部分，b b负责另一负责另

7、一部分（如图中绿线所示）。部分（如图中绿线所示）。 a b c d c b a 或者是：在或者是：在b b和和c c之间新设立之间新设立一个岗位一个岗位d d（如图中黄线所（如图中黄线所示）。示）。部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系第9页 http:/ 拥有庞大的管理资料库g如果部门和部门之间、岗位和岗位之如果部门和部门之间、岗位和岗位之间没有任何职责的重叠和缝隙（如图间没有任何职责的重叠和缝隙（如图中所示），这是一种理想状态。中所示），这是一种理想状态。g这种理想状态是很难实现的。因为企这种理想状态是很难实现的。因为企业和企业所处

8、的环境在不断变化。业和企业所处的环境在不断变化。g但我们会朝着这个目标努力，差距会但我们会朝着这个目标努力，差距会日渐缩小，因为我们的方向和方法是日渐缩小，因为我们的方向和方法是正确的。正确的。 部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系部门职能与职位职责、职位职责与职位职责之间的关系第10页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位职位第11页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位分析是收集职位信息的一个程序，对一个职位进行充分职位分析是收集职位信息的一个程序，对一个职位进行充分的理解和归档，以便于对这个职位应该做什么工作有正确的的理解和归档，以便于对这个职位应该做什么工作有正确的了解

9、，并对它的价值作出判断。了解，并对它的价值作出判断。第12页 http:/ 拥有庞大的管理资料库 职位分析参与者职位分析参与者由职位任职者拟出职位描述的初稿由部门负责人把关、验收由人力资源部结合公司实际与标准职责，统稿成文， 并与部门负责人沟通、确认第13页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位分析的信息来源职位分析的信息来源 原有的职位说明书或工作分析原有的职位说明书或工作分析 人事分析人员的知识和了解人事分析人员的知识和了解 任职者任职者 任职者的上司或下属任职者的上司或下属第14页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位分析的原则职位分析的原则 分析而非罗列分析而非罗列 针对的是职位而

10、非人针对的是职位而非人 避免因人而写职位，是有效实施者，而不是绩优、绩差避免因人而写职位，是有效实施者，而不是绩优、绩差者的职责者的职责 事实而非判断事实而非判断 要基于在组织设计中你现有的职责是什么，而非是你自要基于在组织设计中你现有的职责是什么，而非是你自己认为的己认为的 职位的目前情况（基于现实又高于现实）职位的目前情况（基于现实又高于现实） 基于目前职位情况来写，基于事实，而非未来，高于事实基于目前职位情况来写，基于事实，而非未来，高于事实，而非纯粹的事实。，而非纯粹的事实。第15页 http:/ 拥有庞大的管理资料库第16页 http:/ 拥有庞大的管理资料库g学历条件学历条件g与公

11、共关系相关专业，本科学历与公共关系相关专业，本科学历g工作经验工作经验g至少至少10-1210-12年中型企业公司公共关系方面的工作经验，在上市公司中最佳。其中年中型企业公司公共关系方面的工作经验，在上市公司中最佳。其中应有中级管理层及管理责任方面的五年工作经验应有中级管理层及管理责任方面的五年工作经验g专业知识专业知识g精通品牌建设体系知识，熟练掌握品牌运作的流程和程序，了解品牌制作与传播精通品牌建设体系知识，熟练掌握品牌运作的流程和程序，了解品牌制作与传播的媒介特点与效果等的媒介特点与效果等g技能技能g很强的人际关系处理能力很强的人际关系处理能力g较强的组织协调能力较强的组织协调能力g良好

12、的沟通技巧良好的沟通技巧任职条件（举例）任职条件（举例）公共关系副总裁公共关系副总裁入职条件入职条件第17页 http:/ 拥有庞大的管理资料库财务核算部会计入职条件：财务核算部会计入职条件：g学历要求：大专以上学历、专业学科要求：财会类专业学历要求：大专以上学历、专业学科要求：财会类专业g知识：（知识：（1 1）公司财务制度；（）公司财务制度；（2 2）房地产专业知识；（）房地产专业知识；（3 3）财务会计）财务会计知识（知识（4 4）相关法律法规知识；（）相关法律法规知识；（5 5）财务分析知识）财务分析知识g技能：（技能：（1 1）有较强的分析能力；（）有较强的分析能力；（2 2）文字及

13、报表处理能力；）文字及报表处理能力；(3)(3)基基本的沟通协调能力。本的沟通协调能力。g素质要求：素质要求：(1)(1)正直、诚实，勤勉，认真，上进正直、诚实，勤勉，认真，上进; ; （2 2）敬业精神；）敬业精神；（3 3）责任心；（）责任心；（4 4）认同公司文化；（）认同公司文化；（5 5）有良好的团队合作精神。）有良好的团队合作精神。g工作经验（经历与时间）要求：工作经验（经历与时间）要求：1 1年以上相关财务会计工作经验年以上相关财务会计工作经验g特殊训练要求：初级会计师职称特殊训练要求：初级会计师职称第18页 http:/ 拥有庞大的管理资料库锚定职位的输入与输出，界定职位目的分

14、析：招聘专员： 依据人力资源需求规划和各部门人才需求，拟制公司年度招聘计划并 组织实施，确保招聘及时，提升招聘质量。 职位概要描述职位概要描述市场总监市场总监依据公司整体的市场经营目标和规划，制定市场营销管理体系，业务依据公司整体的市场经营目标和规划，制定市场营销管理体系，业务规范和工作规程，协调各分公司的业务，达到公司的业务经营目标。规范和工作规程，协调各分公司的业务，达到公司的业务经营目标。 第19页 http:/ 拥有庞大的管理资料库对一个职位所期望达到对一个职位所期望达到“什么什么”及及“如何达到如何达到”的简短准确的简短准确的表述。的表述。 主要包括依据什么开展工作，通过做什么工作，

15、达到什主要包括依据什么开展工作，通过做什么工作，达到什么结果。么结果。一般只有一般只有1-2句话，在组织中仅有少数职位的目的超过一句句话，在组织中仅有少数职位的目的超过一句话。话。这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？该职位对组织的独一无二的贡献是什么？该职位对组织的独一无二的贡献是什么？职位概要描述书写规范：职位概要描述书写规范：第20页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位概要描述书写规范（举例）职位概要描述书写规范（举例）g项目部经理助理职位目的：协助项目内部管理和与公司内外各部门的项目部经理助理职位目的：协助项目内部管理和与公司内外各部门的沟

16、通协调，提高项目实施的有效性。沟通协调，提高项目实施的有效性。g项目部经理职位目的：负责项目全过程的组织与协调，对项目的进度、项目部经理职位目的：负责项目全过程的组织与协调，对项目的进度、质量和成本以及项目全过程推进负责，保障项目顺利开展。质量和成本以及项目全过程推进负责，保障项目顺利开展。g财务核算部会计职位目的：通过凭证录入、费用审核、财务数据汇总，财务核算部会计职位目的：通过凭证录入、费用审核、财务数据汇总，为部门领导提供准确的财务分析数据，保障费用支付的合理性。为部门领导提供准确的财务分析数据，保障费用支付的合理性。 g人力资源经理职位目的：根据公司总体目标，建立并推行公司人力资人力资

17、源经理职位目的：根据公司总体目标，建立并推行公司人力资源体系，为公司业务发展提供良好的人力资源保障。源体系，为公司业务发展提供良好的人力资源保障。 第21页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职责权限职责权限g 依据组织结构图，基于部门组织结构及职责依据组织结构图，基于部门组织结构及职责g界定职位的范围与职责界定职位的范围与职责g认真梳理工作分析的结果，力求全面、无遗漏认真梳理工作分析的结果，力求全面、无遗漏第22页 http:/ 拥有庞大的管理资料库职位职位职位使命和主要职责职位使命和主要职责职位职责的分解4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33

18、.44.14.24.34.44.5职位的职责分解职位的职责分解第23页 http:/ 拥有庞大的管理资料库部门等负责人的主要职责（举例）：部门等负责人的主要职责（举例）： g一、组织建设一、组织建设g二、业务管理二、业务管理g三、其他三、其他g其中，其中， “业务管理业务管理”类涉及的内容较多，应进类涉及的内容较多，应进步细分步细分为具体的业务模块，然后再细化各业务模块的职责。为具体的业务模块，然后再细化各业务模块的职责。g某公司营销副总职位说明书某公司营销副总职位说明书.doc 范例范例第24页 http:/ 拥有庞大的管理资料库工作职责（格式）工作职责（格式）期望的最终结果期望的最终结果通

19、过行动而实现主要活动主要活动期望“什么样”的结果“如何”达到（行为动词+目标）第25页 http:/ 拥有庞大的管理资料库主要职责（格式）主要职责（格式）g针对制度、方案、计划等文件可以用草拟、拟订、审核、审定、转呈、针对制度、方案、计划等文件可以用草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、下达、备案、存档、提出意见等动词；提交、下达、备案、存档、提出意见等动词；g针对信息、资料可以用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、针对信息、资料可以用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词；汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词；g关于某项工作（上级）

20、可以用主持、组织、指导、安排、协调、监督、关于某项工作（上级）可以用主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词；管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词；g思考行为可以用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词；思考行为可以用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词；g直接行动可以用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、直接行动可以用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提供、协助等动词；解释、提供、协助等动词；g上级行为可以用批准、指导、确立、规划、监督等动词；上级行为可以用批准、指导、确立、规划、监督等动词

21、；第26页 http:/ 拥有庞大的管理资料库主要职责（格式）主要职责（格式）g管理行为可以用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、管理行为可以用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等动词；保持、监督等动词；g专家行为可以用分析、协助、促使、联络、建议、推荐、专家行为可以用分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价等动词；支持、评估、评价等动词；g下级行为可以用检查、核对、收集、获得、提交、办理等下级行为可以用检查、核对、收集、获得、提交、办理等动词；动词；g例如：在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文例如：在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文件，一般文员可能只

22、是按部门内主管的要求收集一些资料，件，一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料，然后主管草拟文件，主管副总审核文件并提出意见，总经然后主管草拟文件，主管副总审核文件并提出意见，总经理最终批准文件。这些动词清楚、准确的表明了相应职位理最终批准文件。这些动词清楚、准确的表明了相应职位在流程中的权限。在流程中的权限。第27页 http:/ 拥有庞大的管理资料库主要职责具有以下一些特征：全面的，综合的，突出关键点和关键环节注重结果不受时间影响清晰的，严格按照精确动词行为对象结果描述体现职位特点的，并且是相对独立的，没有重叠按重要性排序的（或流程）主要职责主要职责第28页 http:/ 拥有庞大的管理资料库 谢谢大家！