谈档案管理的缺陷与信息化的优势(共1612字).doc

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1、谈档案管理的缺陷与信息化的优势(共1612字)传统的档案一般都是纸质形势的，也是依赖人工管理，那么在日常的管理中，纸质资料对存储环境的要求较高，档案管理人员要经常留意资料是否发霉、发潮，平时还要注意防火、放水。因火灾或水灾造成的档案损坏的例子时常发生，给珍贵资料的管理带来不可挽回的损失，因为纸质资料一般缺乏备份，一旦损坏，没有补救措施。因为纸质对环境的要求较高，每年用于优化环境的费用都非常可观。查阅人在翻看档案的过程中，每次使用对档案来说都是一次损耗，档案使用的时间越长，所受到的损耗越厉害，给档案管理工作带来极大挑战。如果档案馆需要进行搬迁，那么需要极大的人力、物力支撑，而且需要保证档案的有序

2、和不流失也是很有挑战的。如果不搬迁，随着资料的越来越多，现有的空间可能存放不下。随着办公自动化的应用，传统的档案管理已经很难适应企业的发展需要。企业办公中大量使用信息技术、文档一体化速度不断加快，档案资料由传统的纸质向数字化方向转变。现在很多单位内部信息的传输采用电子邮件而不再使用通告的形势，档案信息化已成为主体趋势，档案信息化建设是档案工作者的新的任务和要求。一、档案信息化管理的优势首先，在档案储存方面具有优势。纸质档案需要占据极大的空间资源，归类、整理、维护工作量巨大，需要很多人力资源。而档案信息化后极大节约了空间资源，而且便于整理、归档，在保存方面也很便捷，既减少了资料不必要的流失，又节

3、约了大量的资源和人力。档案信息化后资料存储只需借助硬盘便可完成，而且存储量巨大，相比纸质档案，非常具有优势。其次，在档案维护方面具有优势。纸质档案后期维护工作量很大，需要对档案进行分类、整理、归档，需要耗费档案管理人员许多的时间、精力。而电子档案在生成后可以实现即时归档，各部门可以通过计算机将档案传与档案管理部门，档案管理人员对档案进行接收，根据相应部门的编码完成归档，操作快捷、高效。而且原始档案遭到破坏后，不像纸质档案无法修复以致形成灾难性破坏，只需通过备份数据即可还原。再者，查阅非常方便。纸质档案查阅前，需向档案室提出申请，再接到许可后进入档案室进行手动翻查，不可避免地会将原来整齐、有序的

4、档案翻乱，档案管理人员要重新放置、整理。而信息化管理的优势在于互联网上的资源共享，用户可以凭借用户民登录、查阅，或者直接提出在线申请，整个查询过程只需在用户的电脑上完成，而且查的准确、快速，不用档案管理员重新排列图书，节省了大量的经营成本，而且提高了工作效率。二、档案信息化建设中应注意的问题（一）强化档案管理意识对档案管理的意识不够是很多企事业单位共存的问题，没有意识到档案工作的重要性和档案信息化建设的重要意义，从而是信息化建设受阻，进步不大。档案工作者应该加强信息化意识，不要将档案当作历史一样封存，而是进行动态的管理、维护，记录重要的信息，为企事业单位的发展提供历史性依据。（二）档案管理的安全性意识要加强档案信息化建设时一个长期、渐进的过程，但也不要忽视纸质档案的管理和维护，防止信息流失。纸质档案仍然是我们进行信息化建设的基础之一，不可忽视。再者，要保护企事业单位信息系统的安全，养成对数据施行备份的习惯，严防网络病毒的攻击，对查阅权限进行限制，保护企事业单位信息的安全、完整。第 3 页 共 3 页