表单引领式建设项目标准化管理探究(共4442字).doc

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1、表单引领式建设项目标准化管理探究(共4442字)摘要:本文以建设项目标准化管理为理念，以“表单”为抓手，针对项目管理目标不清晰、管理措施不具体、责任分工不明确、优秀管理经验积累和传承不系统等问题，提出基于表单引领的项目标准化管理实施方案，包括建立标准表单库、建立任务管理系统等，可供相关人员参考。关键词:项目管理;SMS系统;表单本文基于笔者单位已有的项目情况，发现项目管理能力提升较慢，管理目标不清晰，具体管理措施和手段欠缺，管理水平受具体管理人员的个人水平影响较大。尤其在工期短、人力资源配置紧张的中小型的建设项目上，项目管理工作效率和管理水平难以满足项目需要。为解决上述问题，笔者单位组织多名项

2、目管理经验丰富、精力充沛的骨干人员成立研究小组，在已有管理经验基础上系统梳理项目管理规程规范，以建设项目标准化管理为理念，以“表单”为抓手，历时多年潜心研究，构建了标准化管理框架体系，制定项目管理“表单”标准库，自主开发完成“建设项目标准化管理系统”，基本完成了标准化管理建设。1项目管理过程中存在的问题11管理经验不足，管理依据缺失(做什么，怎么做)建设工程项目管理综合性强、涉及专业面广，实际管理中项目经理往往带有较强个人工作经历和经验意识，施工、监理、设计不同工作经验的人易把项目管理的重点侧重于原熟知的领域。对于新从事项目管理的人员来说，尤其是设计单位转型而来的项目管理团队，工程管理经验相对

3、欠缺，在项目管理过程中往往产生一些较为严重的管理问题，比如:到竣工验收时才知道需要对分包单位的资质进行报审确认，此时只能回头补充这些资料;到最终结算付款时才发现过程结算单缺失;安全管理出现问题后才认识到日常管理中对施工现场的施工用电、危险品等定期检查的重要性。因此，根据国家、行业管理规程规范，系统梳理质量、进度、费用、安全等管理要求，建立系统、标准化的管理体系和程序，推进建设项目标准化管理十分有必要1。标准化管理将有效、系统地解决管理经验不足、人力资源紧张、项目整体策划缺失、过程管理碎片化甚至过程资料的缺失等问题。12制度执行打折，管理效率低下(谁去做，何时做)集团公司和公司层面已建立了较为完

4、善统一的监督、检查和部分执行要求的管理规定和办法，但是在项目具体的管理上，如果未系统梳理和归纳，不细化、落实制度要求，在执行时将造成经常打补丁状态，实际的执行效果也欠佳。例如，现场的安全隐患排查是哪个部门查、多长时间查，不同的项目会因人为理解的偏差导致实施过程中扯皮和推诿，不但不利于项目工作的推进，而且易造成项目管理人员间的误解2。又如，在“现场设备管理”上，管安全的人员和管生产人员容易扯皮，可能造成都不做或者重复做的现象。因此，研究小组成员系统梳理了上级单位的各项管理制度，完善项目上的管理制度，并将各级制度的要求形成每个责任到岗、任务到人、可操作的、有明确要求的、具体的标准化“表单”。将制度

5、清晰明了地全部落实到具体执行工作上，此项转化明显提升了项目管理效率。13经验传承欠佳，管理水平提升乏力部分项目管理人员通过一定时间的锻炼，积累了较好的经验和方法，若没有传承、推广，往往会随着人员的流动而流失，且新员工刚刚接触管理，如果没有受到经验丰富的“老同志”尽心地“传帮带”培养，可能很难成长为合格的项目管理人员。但是原有的“传帮带”模式也会因“老同志”自身水平高低决定了人才培养、整体管理水平的高低，并且可能缺少系统的管理方法和理论。对于管理经验和管理水平的无形资产积累乏力问题，采用小组提出的“表单引领”式的项目标准化管理体系将得到有效解决。在标准化管理框架体系内，不断完善表单的设置，优化管

6、理程序和内容，沉淀优秀的管理经验，可切实提升公司整体的建设项目管理水平。2SMS系统体系结构研究为从根本上解决上述存在的问题，标准化管理研究小组系统梳理了各类相关规程规范、法律法规和规章制度，历时12个月潜心分析研究，结合管理经验，建立了18个项目管理岗位，编制了质量、安全、进度、费用、综合、其他6大类300多个标准化表单，并成功自主开发了一套科学实用的“建设项目标准化管理系统”平台。该系统主要包括4个子系统模块，分别是标准表单系统、任务管理系统、文件管理系统和统计分析系统，四个子系统模块分别帮助管理人员解决“做什么、怎么做、谁去做、何时做和如何存”的问题。SMS平台以表单、岗位、资料和任务统

7、计的信息为基础，加强组织结构整合。通过信息化管理手段加强了项目管理标准化建设，规范、指导工程项目管理。平台系统思维导图如图1所示。3对策研究及实施方案31建立标准表单库，解决“做什么、怎么做”的问题标准表单库相当于项目管理的工作大纲，根据各类规程规范、法律法规、规章制度整理出项目管理日常使用的所有表单，便解决了“做什么”的问题。再结合已有的管理经验将各类表单模板化，模板化的表单有利于引领经验欠缺的新员工在实际工作中按部执行，同时也便于将成功的经验逐步添加积累到相应表单中，表单模板化顺利解决了“怎么做”的问题。标准表单的分类如图2所示。截至目前，通过梳理和汇总已建立了300多个表单的标准库，通过

8、项目的实践证明，300个表单基本覆盖了建设项目从立项到项目竣工验收的各个管理环节。32建立任务管理系统，解决“谁去做、何时做”的问题1)首先，在项目策划阶段，根据各项目实际情况将标准库中的表单进行一级筛选，筛选出适用于本项目的表单。例如，山西河曲风电项目经过一级筛选，项目管理共涉及264个表单，后期管理过程将围绕这264个表单来实施，这样便对本项目“做什么”进行了细化。2)在上述工作的基础上再将表单进行分工到岗。山西河曲风电项目根据项目组织机构特点，将264个表单分配至项目部7个部门的18个岗位上，通过表单的分工基本上明确了岗位职责，很好地解决了“谁去做”的问题。3)每年年初，在系统平台上将各

9、类表单任务细化到月。例如，计划2019年08月会有3批材料进场，于是工程材料报审表的表单在2019年08月的任务数相应为“3”，每月的任务根据可实际情况调整。通过任务的细化解决了“何时做”的问题，尤其是在安全管理方面，每月将安全类各表单选择执行时间和频次后，即完成了下个月的工作计划。33建立文件管理系统，解决“如何存”的问题日常管理过程中，每执行完成一个表单便可以将相关文件资料上传，上传时选择相应的任务，这样既完成了任务的反馈，又完成了文件资料的上传保存，较好地解决了各类管理资料和文件怎么分类保存和归档的问题，不仅节省了项目人员整理各类文件的时间，也大大方便了后期检索查询。34建立统计分析系统

10、，直观反映任务完成情况统计分析系统是将项目管理工作情况进行统计分析。该子系统不仅将各项工作成果图表化展示，直观显示任务完成情况，而且可以实时查询各个岗位的任务完成情况。通过统计分析界面，每个项目管理人员可随时查看本岗位的工作任务，管理决策者也可以及时掌握项目总体任务完成情况，便于及时做好督办和管理。任务统计界面如图3所示。4实施效果41通过“制度表单化”，实现精细化管理按照“管理制度化，制度表单化”的管理思路，通过SMS系统，将各类规章制度要求的工作内容通过表单的形式体现出来。实践证明，各人对制度的理解都存在或多或少的偏差，而对表单的理解偏差明显较小，因此通过制度表单化，在项目管理的精细化上实

11、现了质的跨越。例如，项目部应急预案的编制、评审、和培训的实施需要几个环节，通过评审表、通知和培训记录表等表单来细化应急预案的管理，实现较为规范的精细化、标准化管理。42通过“表单模板化”，实现经验沉淀结合管理经验，将各类表单制作成表单模板，模板的质量水平决定了新员工工作起点的高低，提高表单模板的质量就会大大提高项目基础的管理水平;另外通过不同项目、各类人员的积累，逐步提高基础模板的质量，通过修编模板的环节来沉淀和提升项目管理经验。例如，年终安全工作会议应该包含哪些内容，通过逐步完善年终安全工作会议纪要模板的过程，把安全管理的经验逐步添加积累到会议纪要中，体现了表单模板化的重要性。43通过“表单

12、数字化”，实现量化管理依托表单，通过任务管理系统可将每个岗位的工作任务量化为几张表、几个报告，通过将任务表单量化，便于各项管理工作的执行、监督和考核。例如，在安全管理方面，安委会需要多久开一次，通过表单数量的确定能做到准确全面把控，进一步提高了管理的精度。44通过“成果动态化”，提高管理效率SMS系统将“任务”和“资料”进行统计分析，可动态了解项目的实施和进展情况。通过统计界面，每位员工均可实时了解自己的工作完成情况，每位决策者也可及时掌握项目总体任务完成情况，做到对项目的动态管理，提高项目整体的管理效率。5结束语以标准化管理为理念，以“表单”为抓手，不断完善项目标准化管理系统平台，不仅能够提高建设项目的管理效率和水平，而且能够为其他业务的管理提供较好的管理思路，对公司各项业务转型发展做出更大贡献。参考文献:1马少馥，崔艳婷项目管理标准化初探J交通企业管理，2016，31(2):28292杜慧鹏，王峰“3+1”构建项目标准化管理体系J施工企业管理，2012，27(10):81第 8 页 共 8 页