第11章 ERP财务管理：会计总账教学课件.ppt

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1、会计总账子系统讲师： 时间：易飞易飞ERP作业作业1自动分录子系统这个系统和会计总账的关联非常重要。只要是和存货异动相关的单据，包括进货单、销货单、领料单、生产入库单等等；以及和账款有关的收款、付款等，都可以通过“自动分录子系统”自动生成分录底稿并抛转成会计凭证。2票据资金子系统在“票据资金子系统”里，可以将票据系统里的应收票据、兑现状况，自动产生到“会计总账子系统”中。同时，应付票据的开票、兑现等状况也可以自动产生凭证。3设备资产子系统在“设备资产子系统”里，可以将设备资产折旧，或变动数据，包括：设备资产的新购、改良、重估、报废、出售、调整等交易状况，产生会计凭证到“会计总账子系统”。 记载

2、企业在营运过程中的所有交易活动，同时也正确反应企业的财务状况和经营成果，并且可以提供正确的会计记录及财务报表。可以将过去人工处理的会计作业用计算机来取代，借着计算机大量储存、快速运算以及整批打印的优点，可以节省人力。日常繁琐的作业导入计算机后，可以通过系统来产生财务报表，进而提高工作效率，同时又能借此来重新检查企业的流程，让企业内的会计制度更健全。1.提供符合国家标准会计核算软件数据接口，并支持多账套管理。2.支持表结法和账结法，两种会计期末本年利润结转的方式。3.可以进行多级核算项目管理，可以实现核算项目的多层级管理。5.提供了预算管理的功能。6.系统能提供月份、部门、年度对比等各式利润表。

3、7.可以做部门管理。如果企业划分了利润中心或者成本中心，只要在凭证上区分部门，后续就可以按照部门来个别分析损益状况。8.提供报表格式的设定作业及打印作业，对于系统没有提供的报表您可以按照工作需要，自己来设定报表的格式内容。9.提供了现金流量表，可以帮助您更好的分析及预测企业的经营状况。成功集团准备在2009年1月“会计总账子系统”正式上线使用，在正式启用之前财务人员需要进行基础设置于期初开账。基础设置和期初开账过程中，需要执行的程序及其对应的操作目的，如图1234设置财务参数期初开账会计总账子系统设置会计参数设置会计期间录入会计科目搜集资料决定上线日期搜集会计科目期末余额基础数据设定输入期初开

4、账余额作业重点：“会计总账子系统”要在2009年1月上线，要将2008年12月月底的会计科目期末余额导入系统。系统提供了“期初开账”作业，所以会计现行年月可直接设定为2009-01。1.设定参数、决定上线日期2.搜集2008年12月31的会计科目期末余额可用如下格式收集余额数据会计会计会计会计会计科目科目名称方向余额币种3.基本数据的规划与输入设置会计参数设置会计期间录入会计科目（1）设置会计参数作业重点：最先要确认财务结转方式，一经设定，不建议更改。本期损益科目，当月结时将计算出的本期损益金额（收入减费用）结转至本科目；上期损益科目，则是为了年结时将本年度本期损益金额结转至本科目。（2）设置

5、会计期间作业重点：开账前或新年度开始前必须先完成会计期间的设定。总账里面设计到的日期都必须存在于会计期间哦（3）录入会计科目作业重点：开账前需先完成会计科目的规划及输入。请参照国家颁布的会计准则和标准。（4）录入科目/部门限制作业重点：会计科目做了部门管理的，可在此限定会计科目使用时所能输入的部门。截止限定部门编号输入“zzzzzz”表示此会计科目不做部门输入的限制。4.输入期初开账数据作业重点：作业一开启，自动带出所有会计科目信息，并进入编辑状态。开账年期，输入2008-12。币种，显示“录入币种汇率”中设置的所有币种。汇率，显示“录入币种汇率”中币种对应的汇率。将收集好的数据输入在“期初余

6、额原币”字段中。注：只有末级科目可以输入，统驭科目自动由其下末级科目金额加总显示。输入完毕后，单击“保存”按钮保存。根据已经收集好的各科目余额数据，逐项输入到“期初开账”作业中。保存完毕后，单击“试算平衡”按钮，检查输入结果。试算结果平衡，数据输入正确，然后单击“结束开账”按钮，开账数据正式写入账档。开账完毕。注：结束开账后如需修改，可使用“取消结束”按钮。 通常，企业每年都要确定经营策略及目标。然后经过部门沟通、协调，最后落实到每个科目的预算。进行预算管理，可以体现未来一年或数年的经营目标，并加以合理的目标分配管理，还可以比较预算与实际的差异，以预测企业未来的现金流量与利润。 易飞系统中的预

7、算管理，是从会计科目的角度出发，进行管控的。以会计凭证上会计科目发生的金额多少，与会计科目制定的预算金额比较，来认定实际执行的结果。预算管理预算流程图预算建立录入预算名称录入科目/部门预算汇总部门预算预算控制录入会计凭证预算分析实际与预算对比财务报表部门实际与预算对比损益表预算变更预算挪用预算追加成功集团要制定2009年办公费用（会计科目550103）的预算。需要控制预算的部门有总经理室、业务部、采购部和财务部。预算建立（1）设置会计参数作业重点：在设置会计参数中启用预算管理，之后可选择预算超限管理，可根据管控的严格程度选择。1.基础资料设置（2）录入会计科目作业重点：1.“550103办公费

8、”需设置为预算管理。2.若只做公司预算，则不需要作部门管理。若预算需要管理到部门，则会计科目需要做部门核算管理。（3）录入科目/部门限制作业重点：哪些部门需要做办公费用的预算管理，在“录入科目/部门限制”中设置。换个角度说，做预算的部门，需要在部门限定范围内。（4）录入预算名称作业重点：哪些部门需要做办公费用的预算管理，在“录入科目/部门限制”中设置。换个角度说，做预算的部门，需要在部门限定范围内。（1）设置会计参数2.输入各部门预算金额123456作业重点1.新增，选择预算编号，在“会计年度”中输入预算年份，输入或开窗选择预算会计科目，科目余额类型会根据所选科目显示。2.预算种类，根据所作预

9、算的范围选择，本业务情景中，需要选择“部门”。3.当“预算种类”选择“部门”时，才可输入要做预算的“部门编号”。4.年度预算，输入部门整年的预算额度。追加金额、挪用金额会根据单身的“追加金额”和“挪用金额”加总显示。可用预算，也是由单身“可用预算”加总显示。5.可用预算依据，选择“年”，以单头“年度可用预算”作为是否超预算的判断依据；选择“期”，则以单身 “每期可用预算”作为是否超预算的判断依据。预算超限管理，分为三种：不控制、提示警告、和禁止业务发生。6.当单头输入完毕，鼠标移到单身，单击，程序会自动根据年度预算金额，平均分配各期预算金额，并产生十二期的数据。 当各部门的预算都分别输入完毕后

10、，可通过“汇总各部门预算”作业来汇总，直接可以得到公司级的预算，无需再手工输入。 从作业菜单执行“会计总账子系统”|“预算管理”|“汇总各部门预算”作业，进入该作业界面。3.汇总各部门预算作业重点：根据需要汇总的预算输入条件。单击“直接处理”。处理完毕后，自动生成“全公司”类别的预算记录。可回到“录入科目/部门预算”中查看结果。成功集团业务部4月预算不足，经批准后，再增加预算500元。预算变更 从系统主界面执行“会计总账子系统”|“预算追加”作业，进入该作业界面。作业重点：会计年度、期间，输入预算追加的准确月份。单据审核后，预算追加即生效。输入追加预算查看科目/部门预算，确认挪用成功 系统中，

11、对于预算超限的管理，分为三种：“N.不控制”，“W.提示警告”，和“Y.禁止业务发生”。如果选择“提示警告”的管理方式，那么在审核会计凭证时，如果遇到预算超限的情况，系统会有警告信息提示。预算控制与分析 如果选择“禁止业务发生”，那么在审核会计凭证时，遇到预算超限的情况，系统会有错误提示，且这张凭证不能审核。 对预算进行报表分析，可以做预算的事后控制。对公司预算或部门预算的分析可以分别通过“实际与预算对比财务报表”和“部门实际与预算对比损益表”来实现。1.实际与预算对比财务报表2.部门实际与预算对比损益表成功集团会计现行年月为2009-01。1月10日赊购商品5000元。会计凭证建立1.录入会

12、计凭证 从主系统界面执行“会计总账子系统”|“录入会计凭证”作业，进入该作业界面，单击“新增”按钮，输入凭证信息。123作业重点1.可开窗选取或手动输入凭证单别及日期。2.序号，程序自动产生，按照0010、0020、0030依次类推。摘要，第一笔需手工输入，或通过F2键开窗选择常用语。第二、第三笔的摘要可通过F3键（选择复制）或F4键（复制上一笔）来输入。会计科目，可直接手工输入，也可开窗选择。如果会计科目做了核算项目，程序还会自动弹出窗口让录入者输入核算项目。借方金额、贷方金额，根据实际情况在借方或贷方输入金额数量。3.输入完毕后，保存，审核后会计凭证正式生效。 2.常用凭证（1）录入常用凭

13、证可将常用的凭证做成样板，后续可直接复制成新的凭证，减少输入数据的时间。常用凭证输入有两种方式：A录入常用凭证从作业菜单执行“会计总账子系统”|“凭证处理”|“录入常用凭证”作业，进入该作业界面。B复制现有会计凭证A.录入常用凭证12345作业重点1.凭证种类，有转账凭证、现收凭证和现支凭证。 凭证编号，可以输入6位数字，用于常用凭证的编号。2.生效日期和失效日期，设定了常用凭证的生效时间区间。3.复制单别，这里设置的是将来复制时，产生的正式凭证单别。4.分类码，可以将常用凭证进行分类，后续执行复制作业时可用这个 字段做筛选条件。 例如：固定资产类、发薪凭证、领退料等。空白，表示不分类。5.在

14、单身，我们可以像录入会计凭证一样，输入借贷方会计科目和金 额等信息。B.复制现有会计凭证12作业重点：1.在“录入会计凭证”作业中，查询到要复制的凭证，单击工具栏上的按钮，然后从中选择“生成常用凭证”。2.在此窗口可以输入“凭证编号”，常用凭证的“生效日期”和“失效日期”等等信息。最后单击“确定”，就可以自动生成常用凭证了。（2）复制常用凭证将已有的常用凭证复制成正式的会计凭证。常用凭证的复制有两种方式：整批复制和单笔复制。A整批复制从作业菜单执行“会计总账子系统”|“凭证处理”|“复制常用凭证”作业，进入该作业界面。B单笔复制A.整批复制作业重点：在“复制常用凭证”作业界面上进行条件的设置，

15、直接处理完毕后，会将所有符合条件的常用凭证自动生成对应的会计凭证。B.单笔复制1作业重点：1.进入“新增”状态，单击工具栏上的按钮，然后从中选择“调用常用凭证”。2.在新窗口中输入要调用的常用凭证信息。单击“确定”，会计凭证信息自动带入，确认无误后，保存即可。 23.打印会计凭证从作业菜单执行“会计总账子系统”|“凭证处理”|“打印会计凭证”作业，进入该作业界面进行条件设置，然后单击“预览”。打印预览结果凭证过账 将已审核的会计凭证数据写入账档中，以便后续会计报表、会计月结时使用。 凭证过账方式有二种：单笔过账和整批过账。1.凭证过账1.单笔过账：就当前操作的凭证执行过账。作业重点：单张会计凭

16、证审核后，就可以用“凭证单笔过账/还原”按钮将凭证过账或还原。2.整批过账：将多张会计凭证一次完成过账处理。123作业重点1.整批过账前确认1月的会计凭证已经全部审核。可使用“会计总账子系统”|“凭证处理”|“会计凭证明细表”作业，查看01-01至01-31，是否存在未审核的凭证。2.选择凭证日期，输入起2009-01-01止2009-01-31。3.单击 ，凭证日期符合设置区间，并且已经审核的会计凭证就会自动显示出来。4.单击“直接处理”，选择凭证自动过账。 2.凭证过账还原作业重点：操作方法和“整批过账”作业相同。注：已过账凭证无法撤销审核和修改。如需修改，可将凭证先过账还原。凭证修改后保

17、存、审核，再执行“整批过账”，重新写入账档。将已过账的会计凭证还原到未过账状态。月结流程凭证过账会计月结汇兑损益结转自动转账期间损益结转账结法月结当所有的凭证过账之后，在执行“会计月结”作业之前，可以通过“自动转账”作业来完成一些费用的结转或分摊；如果系统除了本位币还有外币交易的话，还需再执行“汇兑损益结转”。表结法，在汇兑损益结转之后，即可进行会计月结。如果采用的是账结法，在汇兑损益结转之后，还需进行期间损益的结转。最后，再做会计月结。每月底需将制造费用全部转入生产成本科目。自动转账可以完成“费用分配”，如工资分配；“费用分摊”，如制造费用；“税金计算”，如增值税；“提取各项费用”，如提取福

18、利费等的结转。1.自动转账自动转账设置123445作业重点1.手工输入转账编号，转账名称。2.转账类型选择“1.一般”，然后选择好凭证单别。3.单身选择要参与自动转账的会计科目。4.根据实际转入转出的情况设置借贷方向和转账方式及比率。 转账方式：转入、按比例转出余额、按比例转出借方发生 额、按比例转出贷方发生额、按公式转出。前4种，直接抓取对应的账册金额计算。按公式转出，则需在“公式”字段中自定义公式，然后根据公式计算抓取金额。5.各种核算项目，如客户、供应商、部门、人员等也可以设置，这样也能完成核算项目间的转账。 自动转账作业重点：输入转账年期、凭证日期，选择此次转账的方式列表后，单击直接处

19、理，自动转账完成。可以根据结转设置自动生成期间损益凭证和汇兑损益结转凭证。2.损益结转（1）汇兑损益结转基础设置设置会计参数作业重点：会计总账子系统中要进行调汇，此处必须设置。录入币种汇率作业重点：将要调整的汇率填写在当月的“调整汇率”字段中，后续调汇时使用的汇率就会根据生效日期从中抓取相应的调整汇率。汇兑损益结转设置作业重点：自动显示所有“外币核算”的会计科目。不可新增、删除，只能修改。在修改状态下，可以选择哪些科目需要参与调汇。汇兑损益结转1234526作业重点1.转账类型选择“汇兑损益结转”。2.转账年期，默认会计现行年月。凭证日期，默认现行会计年月的最后一天。3.凭证单别，默认“设置会

20、计参数”中设置的调汇单别。4.选择币种，可以选择需要调汇的外币币种。空白表示全部外币都需调整。5.摘要，根据“汇兑损益结转”的选择自动显示“期末汇兑损益结转”。6.单击“下一步”时，程序会检查以下内容： A.“汇兑损益结转设置”中有需要损益结转的科目。 B.现行会计年月是否有未过账凭证。789作业重点：7.汇兑损益入账科目，默认显示“设置会计参数”中设置的科目。8.显示的科目信息是“汇兑损益结转设置”中设置需要做调汇的科目。9.单击“直接处理”，自动产生调汇会计凭证。（2）期间损益结转基础设置设置会计参数作业重点：账结法，每月月末，均需编制结转凭证，将账上结算出的各损益类科目余额，转入“本年利

21、润”科目。各月均可通过“本年利润”科目，提供当月及本年累计的利润或亏损额。使用账结法，必须设置“结转单别”。期间损益结转设置作业重点：自动显示“资产损益类”为损益的会计科目。不可新增、删除，只能修改。在修改状态下，可以指定哪些会计科目要参与结转。并可以统一指定本年利润科目。所有损益类科目，都结转到指定本年利润科目。期间损益结转12435作业重点1.转账类型选择“期间损益结转”。2.凭证单别，只能使用结转类凭证,且此单别不同于“设置会计参数”中的“结转单别”。3.按科目余额方向反向结转，损益会计科目生成结转凭证时借贷余额的借、贷反向。4.摘要，选择“期间损益结转”时默认显示期间损益结转。5.单击

22、“下一步”，自动显示需参加期间损益结转并且本期有异动的会计科目和金额。6作业重点：6.“直接处理”，自动生成期间损益结转凭证。将会计凭证审核，过账即可。将本月的月底数据结转更新至次月期初。所有的会计凭证过账后，汇兑损益、期间损益也结转完毕过账后，即可执行“会计月结”作业。3.会计月结作业重点：结转会计年度和月份自动默认会计现行年月，不可修改。作业执行后会计现行年月自动加一。1.日报表：可将现金类科目在某日所发生的收支异动及余额打印成表。报表介绍作业重点：包含未过账凭证，此项可以选择是否要将还未过账的会计凭证数据也纳入报表显示。报表处理结果2.试算表：将总分类账中所有科目的余额汇总列表，以查看其

23、借方总额与贷方总额是否平衡。作业重点：选择报表编号，这里使用的格式需要先在“录入报表格式”作业中设置，如下图所示。录入报表格式界面报表处理结果2.损益表：显示企业某一期间的经营成果，此表是由收益及费用所构成。报表处理结果2.损益表：此报表可反应企业某一特定时日的财务状况，是对外公布财务状况以及会计师查账的重要报表之一。报表处理结果课后习题 1成功集团在2月10日购买材料6,000，会计分录如下，请利用“录入会计凭证”作业，输入此笔交易数据。 借：1211 原材料 6,000 21710101 进项税额 300 贷：2121 应付账款 6,300 2成功集团每月月底固定需录入厂房租金费用的会计凭证，会计分录如下，请利用“录入常用凭证”作业，输入此交易数据的样版凭证。 借：4105 制造费用 10,000 贷：2181 其他应付款 10,000 3用习题2中的常用凭证生成会计现行年月的一张正式凭证，并使用单笔过账的方式过账。 4请检查2月份输入的会计凭证都已审核，再执行2月所有会计凭证的过账处理。