展会策划操作流程(共5页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上展会策划操作流程广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。（二）招展和组团工作 如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用-攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都

2、要围绕以上原则来开展：1.寻求支持及协助单位-建立展览营销网络；2.组织实施的具体工作项目；（）认真做好项目预算。 （）收集可能参展的客户名录，建立信息库。 （）宣传资料的设计、制作，及发送调查表、征询表。（）主办单位打印文件下发。 （）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。 （）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（）印刷宣传资料一般有：a.招展邀请函、征询函、调查表等b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函d.门票e.会刊f.纸袋 g.展览会进展报告、挖掘-潜在的参展企业、大的参展商。 （）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄

3、别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。（）上门拜访一些主要的牵头参展企业。 （）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。（）展位的销售安排及布置。 （）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。（）与展览会有关的各项广告征集工作。 （）展览工程业务和展具租赁的预定工作。 （）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。 （）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（）展览会有关数据、信息的统计和收集。（）着眼于第二届的预告宣传工作。3.组织实施过程的阶段划分：从展商的角度划分：（）初步

4、认识展览会阶段。（）进一步了解展览会阶段。（）被展览会吸引阶段。（）拍板决定参展阶段。（）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（）信息发布阶段：a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。（）营造气氛阶段：a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。（）与展商直接联系阶段：a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户； c.合作单位同时开始招展工作。（）与展商洽谈阶段： a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真； e.发送筹备进度报告；f.发送门票。 （）展览服务阶段：a.广告征集；

5、b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；f.现场营造气氛； g.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。三、展后阶段 展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。（一）展后跟踪阶段； 展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。 1.感谢工作-对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。 2.媒体跟踪报道-主要是对展览会进行一个回

6、顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；3.发布下届展览信息; 4.给展商发放展后意见调查表、征询表。（二）总结阶段； 一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查-本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。 （三）评估阶段； 评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评

7、估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。 一、计划立项 1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查对行业而言项目的利润增长点是否够大 地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。 时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。（2）实施的具体方案（3）宣传费用计划表A、广告时间段的投入 以4-6个月为例，一般的广告投入时

8、间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%20%在专业媒体上投入；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%40%主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入；开展前一个月，为总宣传费用的40%主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体 B、广告投放的形式 户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间） 杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）2、寻找主办单位。 （1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等 （2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务

9、，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。3、申请各种批文4、场地联系 以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.5、联系宣传媒体 （1）对象：专业媒体和大众媒体 （2）方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。6、制作邀请函（已经附） 7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等） 二、实施招展 1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等2、招展的步骤： （1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）（2）跟踪拜访

10、（找准负责人） A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；针对第一种客户：问清客户需求要求进一步促成购买愉快地答应客户的针对第二种客户：了解客户拒绝的原因为面谈作好准备二次面谈 向客户推荐下一届展览会要求客户介绍其它客户保持关系，待以后联系针对第三种客户：问清客户需求和异议进行第二次拜访消除顾客顾虑 3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南 三、实施招商 （1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商（2）通过媒体可以间接招来一些参观商 （3）主要的招商工作还是在开展前12周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。（4）组办单位为展会提供的工作 四、相关活动 展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。 五、展会现场 （1）布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等 六、展会后的控制工作 包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作 专心-专注-专业