冶金标准技术档案管理实施细则.doc

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1、1冶金工业信息标准研究院冶金技术标准档案管理实施细则冶金技术标准档案管理实施细则第一条第一条 为集中统一管理标准技术档案，实现规范化、制度化管理，确保技术标准档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用，依据本院档案管理办法 ，制定本实施细则。第二条第二条 文件材料的形成和归档文件材料的形成和归档（一）标准文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，由标准化研究所和经办人员负责，并移交档案管理机构集中统一管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。（二）归档范围（1）冶金标准制修订情况登记表（务必标明有关文件文号） ；（2）标准报批稿审阅情况表；（3）国家、行业以及军用标准申报单；（4）国家、行业以及军

2、用标准报批稿（对于标准审定后的重大技术修改和补充必须要有附加说明） ；（5）标准审查会纪要或标准函审单及函审结论；（6）标准审查会参加单位及代表签字名单；（7）标准征求意见稿；（8）标准送审稿、编制说明及意见汇总处理表；（9）采用国际、国外标准时，应有原文及译文；（10）国家、行业以及军用标准审查会（函审）通知（含发送单位） ；（11）标准制修订过程中的论证报告、调研报告、试验研究（验2证）报告和试验总结报告等； （12）标准修改单、勘误更正资料；（13）标准实施跟踪中的意见和问题及处理情况；（14）对标准的解释文稿；（15）发布（包括作废）国家、 行业以及军用标准公告或转发标准文件（设专人统

3、一递交档案管理部门单独立卷） ；（16）报批国家、行业以及军用标准的公文（设专人统一递交档案管理部门单独立卷） ；（17）标准正式出版文本（设专人统一递交档案管理部门，由档案管理人员将其与该标准制修订文件材料合并组卷归档） 。其中第（11）至（14）项可根据标准制修订具体情况酌情掌握是否归档。（三）归档要求（1）凡是由外单位归口的标准制修订文件材料，应在该标准报批前，将归档材料立卷整理递交到本院标准报批部门，待报批后将该文件材料移交本院档案管理部门，否则标准报批部门不予报批；（2）归档的标准必须由该标准技术归口单位的经办人员在标准发布两个月之内将标准制修订活动中形成的文件材料收集齐全，精心筛选

4、，系统整理，按归档范围顺序排列、依次编写序号，并逐件填写卷内目录，确保标准文件材料的完整性、准确性和系统性；（3）凡是需要归档的标准制修订文件材料，原则上一律按 A4 复印纸规格存档，并在左侧留有装订线；（4）归档的标准制修订文件材料，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存；3（5）为确保归档案卷的内在质量，归档的标准制修订文件材料，必须经部门主管负责人严格审查签字、档案管理人员清点核对合格后方可归档，并履行交接签字手续，若归档的文件材料不符合本实施细则的要求，档案管理人员有权予以退回，待重新整理合格后再办理归档手续。第三条第三条 档案的管理档案的管理（一）档案管理人员对接收归

5、档的标准案卷，应在文件形成单位立卷的基础上，科学系统地分类、加工整理，编制标准技术档案总目录、分类目录和标准沿革表。（二）档案管理部门应建立收入、移出档案总登记簿，及时把收入和移出的档案分别进行登记。（三）标准技术档案的保存价值应定期进行鉴定，对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须在总工程师、首席专家或标准管理负责人的领导下，由档案管理人员和标准科技人员共同进行。（四）鉴定工作结束后，应由档案管理部门提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经本单位领导人签字批准后，方予销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（五）标准技术人员在出国、工作调动、休假、退休前半个月，必须先办好标准文件材

6、料的归档和档案的归还手续，经部门主管负责人与档案管理负责人签字，人事部门方可办理有关事宜，否则不予办理。第四条第四条 档案的利用档案的利用（一）标准档案只限制在职的标准管理人员借阅。（二）借阅者对所借档案应妥善保存，注意保密，保持档案原貌4的清洁、完整与安全，不准在案卷上标注符号，不准涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案，不得擅自将档案带出单位。（三）借阅者出差、出国、休假、调动工作或退休时，应将所借档案全部归还档案管理部门。（四）借阅档案的期限为壹个月，到期不能归还，应办理续借手续。第五条第五条 奖励与处罚奖励与处罚（一）是否及时归档与爱护档案是衡量标准管理人员的职业道德及责任心的体现，要

7、列入对个人业绩的评价标准，以保护标准技术档案的完整性、可靠性及可用性。（二）对于爱护档案和执行本细则突出的人员，视其表现给予适当奖励。（三）对于违反本实施细则，有下列行为之一的人员，由档案室协同部门对直接责任人员给予处罚：（1）损毁具有保存价值的或者应当保密的标准技术档案，视损毁程度轻重，扣减直接责任人全年岗绩工资的 5%10%；（2）凡是在出差、出国、休假期间，因未归还档案，影响他人使用，扣减直接责任人全年岗绩工资的 1%5%；（3）借阅标准技术档案超过借阅期限，扣减直接责任人全年岗绩工资的 1%；（4）遗失标准技术档案，扣减直接责任人全年岗绩工资的5%10%。（四）奖惩执行权属标准化研究所主管负责人所有。第六条第六条 本实施细则由综合管理部负责解释。本实施细则由综合管理部负责解释。5第七条第七条 本实施细则自本实施细则自2006 年 1 月 1 日起执行。起执行。