（高职）项目3 任务3总账管理子系统日常业务处理ppt课件.pptx

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1、（高职）项目3 任务3总账管理子系统日常业务处理ppt课件项目3 总账管理子系统制作：李娟 李春燕 张霞制作时间：2019.801.凭证管理PING ZHENG GUAN LI总账管理子系统日常业务处理02.出纳管理CHU NA GUAN LI03.账表查询ZHANG BIAO CHA XUN01.凭证管理凭证管理主要包括填制凭证、修改凭证、出纳签字、审核凭证、凭证记账、凭证查询、冲销凭证等内容，此外还包括常用凭证、常用摘要和科目汇总等其他辅助内容。记账凭证是登记账簿的依据，是查询会计数据的主要来源，也是总账管理子系统与其他子系统进行数据交换的桥梁。01.凭证管理填制凭证凭证分类：记账凭证按其

2、生成方式可分为两大类：手工填制凭证和机制凭证。凭证内容：记账凭证的内容包括凭证头、凭证体和凭证尾三部分。01.凭证管理填制凭证初始设置时已定义好凭证类别，填制凭证时可根据业务发生的性质进行选择。填制凭证时，应正确选择凭证类别，如果选错系统不予保存。n凭证类别凭证编号可以采用自动编号，也可以采用手工编号，由企业在总账控制参数中勾选的编号方式决定。n凭证编号凭证日期是指填制凭证的日期，一般系统自动取登录时的业务日期。如果日期不对，可进行修改或参照输入。在制单序时控制的情况下，应注意凭证日期的范围是该类凭证最后一张凭证日期至系统日期之间。n凭证日期010203附单据数可以填，也可以不填，如若填写，必

3、须与实际张数相符。n附单据数用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。n凭证自定义项0405凭证头包括凭证类别、凭证编号、凭证日期、附件张数等内容。凭证头内容01.凭证管理填制凭证摘要可以直接输入，也可以调用已预先设置好的常用摘要。摘要可以相同，但不能为空，按回车键，系统自动将摘要复制到下一分录行。n摘要要求必须输入末级科目，可以通过输入科目编码、科目名称、助记码或单击参照按钮等方式输入会计科目。n会计科目当输入设置辅助核算属性或有其他核算要求的会计科目时，系统会提示输入相应的辅助信息。n辅助信息010203（1）金额可以是正数或负数（即红字），但不能为零（2）如果输入

4、的金额方向不符，可按空格键调整借贷方向。（3）按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。（4）凭证金额应满足“有借必有贷，借贷必相等”的要求。（5）保存凭证时系统会自动校验“会计科目是否符合凭证类别限制条件”。n金额04凭证体内容凭证体主要包括摘要、会计科目、金额以及其他辅助内容。01.凭证管理填制凭证凭证尾内容凭证尾主要包括各个操作人员的签章，具体涉及制单、出纳、审核和记账四个人员。除了出纳签字和审核凭证没有先后顺序外，其他应严格按照上述顺序签章。填制凭证使用损益类科目时，如果科目发生额方向与正常方向不一致，应填写红字负数以改变为正常余额方向。温馨提示01.凭证管理填制凭证【例3-

5、1】填制一张普通凭证。1月2日，销售一部赵景涛购买了600元的办公用品，以现金支付，附单据一张。（付款凭证）摘要：购买办公用品借：销售费用(6601) 600 贷：库存现金(1001) 600（现金流量：07支付的其他与经营活动有关的现金）【操作路径】执行业务工作财务会计总账凭证填制凭证命令，进入填制凭证窗口。单击增加按钮，输入凭证内容后，单击保存按钮。（图3-5 增加普通凭证）01.凭证管理修改凭证凭证的修改方式分为两种：无痕迹修改和有痕迹修改无痕迹修改，是指系统内不留下任何曾经修改的线索和痕迹。两种状态下的错误凭证可以实现无痕迹修改。（1）对于未审核和未签字的凭证，以及已经标错的未签字凭证

6、，可通过填制凭证功能直接修改。（2）对于已审核或已签字但尚未记账的凭证，不能直接修改，应取消审核或签字后再修改。需要注意的是，对于已保存的凭证，摘要、科目、外币、汇率、金额和方向等内容可直接修改，而凭证类别、编号不能修改。若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能修改至上一张凭证的制单日期之前，即日期应介于前后两张凭证日期之间。有痕迹修改是指系统通过保存错误凭证和更正凭证的方式而留下曾经修改的痕迹，因而留有审计线索。对于已经记账或结账的错误凭证，不能再对原记账凭证进行修改，一般采用有痕迹修改。具体方法是采用红字更正法或补充更正法进行修改，前者适用于更正记账金额大于应记金额的情形或者会计科目

7、错误的情形，后者适用于更正记账金额小于应记金额的情形。有痕迹修改无痕迹修改01.凭证管理修改凭证【例3-2】修改未经审核或签字的凭证。承上例，收到的支票为嘉丰机械开具，财务挂错客户，修改该笔业务的凭证。【操作路径】 执行业务工作财务会计总账凭证填制凭证命令，进入填制凭证窗口。找到要修改的凭证，将摘要修改为“收到嘉丰机械货款”，将客户修改为“嘉丰机械”，单击保存按钮，如图3-19所示。1扫描或点击二微码可观看微视频修改凭证01.凭证管理删除凭证（1）作废凭证对于不需要的错误凭证，可以直接将其作废，已经作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，也不能审核，但应参与记账

8、，否则月末无法结账。在记账时，不对作废凭证做数据处理，相当于一张空凭证；在账簿查询时，也查询不到作废凭证的数据。（2）整理凭证整理凭证就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的未记账凭证，只能作废，但不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证做凭证整理。反之，应先利用恢复记账前状态功能恢复到记账前状态，再做凭证整理。 对于尚未审核或签字的凭证，如果想彻底删除，必须经过作废凭证、整理凭证两步。01.凭证管理常用凭证设置常用凭证有以下两种方法：（1）在常用凭证界面直接增加。打开常用凭证窗口时，单击增加按钮，输入编号、说明、凭证类别等信息，然后

9、单击详细按钮，输入凭证的分录信息。（2）在制单时直接将填制完的凭证保存为常用凭证。在完成凭证填制时，单击常用凭证下拉列表的生成常用凭证，可将当前凭证作为常用凭证存入常用凭证库中，以后可按所存代号调用该张常用凭证。n 设置常用凭证如果已定义的常用凭证与要填制的凭证类似，在制单时，则单击常用凭证下拉列表的调用常用凭证按钮，根据提示输入常用凭证的编号，即可调出该常用凭证。若调出的常用凭证与要填制的业务有出入，可直接将其修改为所需的凭证。n 调用常用凭证在现实工作中，企业很多经济业务已经常规化，对于经常发生的业务处理相同的凭证，为了提高制单效率，可以利用系统提供的常用凭证功能，将其定义为常用凭证模板，

10、在业务发生时随时进行调用。01.凭证管理常用凭证【例3-3】设置并调用常用凭证。1月14日，以现金支付经理室业务招待费1 200元。（付款凭证）摘要：报销业务招待费借：管理费用/招待费(660205) 1 200贷：库存现金(1001) 1 200（现金流量：07支付的其他与经营活动有关的现金）【操作路径】【操作路径】（1）执行财务会计总账凭证常用凭证命令，打开常用凭证对话框，设置常用凭证。（2）执行总账凭证填制凭证命令，进入填制凭证窗口，单击常用凭证按钮下拉列表的调用常用凭证，打开调用常用凭证对话框，输入常用凭证代号，单击确定按钮，修改凭证内容后保存即可。1扫描或点击二微码可观看微视频常用凭

11、证01.凭证管理复核凭证n 出纳签字凭证复核包括出纳签字、主管签字和审核凭证。出纳签字是指出纳人员对出纳凭证进行检查，尤其是对现金科目和银行存款科目的金额是否正确进行核对，如果凭证正确无误则在凭证上进行出纳签字，否则必须交由填制人员修改后再重新核对。出纳签字不是必须的，企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理。如果需要出纳签字，应进行如下的设置：（1）在总账管理子系统的控制参数中勾选“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。（2）在会计科目中指定科目时，将“库存现金”指定为现金科目，将银行存款指定为银行科目。01.凭证管理复核凭证【例3-4】对本月的凭证进行出纳签字。【操作路径】以“20

12、04王浩然”的身份登录企业应用平台，执行财务会计总账凭证出纳签字命令，输入签字凭证范围，进入出纳签字窗口，可进行单张签字或成批签字。 操作提示（1）出纳签字和审核签字没有先后顺序。（2）制单人和出纳签字可以为不同的人，也可以为同一人。（3）凭证一经出纳签字,便不能被修改、删除,只有取消出纳签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由签字人本人进行。1扫描或点击二微码可观看微视频出纳签字01.凭证管理复核凭证n 主管签字 为了加强对会计人员制单的管理，有的企业规定经主管签字后的凭证才能有效。因此，总账管理子系统提供了主管签字功能。 凭证是否需要主管签字，取决于总账控制参数中是否勾选“凭证必须经主管

13、会计签字”。如果勾选此项，凭证必须经主管会计签字后才能记账，否则，凭证不经过主管会计签字也可记账。01.凭证管理复核凭证n 审核凭证审核凭证是指有审核权限的操作员按照财会法规，对制单人填制的记账凭证或系统自动生成的记账凭证进行检查核对，审核无误后，审核人才可签字；审查认为错误或有异议的凭证，应进行标错，并交由制单人员修改后再重新审核。注意的事项：（1）只有具有审核凭证权限的人才能进行审核操作。（2）审核人与制单人不能是同一人。（3）所有凭证必须审核后才能记账。（4）凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行；（5）作废凭证不能被

14、审核，也不能被标错；已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错。1扫描或点击二微码可观看微视频审核凭证01.凭证管理凭证记账记账就是将记账凭证登记到账簿中去的过程，也称为登账。记账凭证经审核签字后，便可用来登记总账、明细账、日记账、各种辅助账等账簿。在会计信息化操作下，记账一般采用向导方式，由有记账权限的操作员发出指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记账簿。记账工作由计算机自动进行数据处理，无须人工干预。记账时，系统一般进行合理性检查，以下情况将不允许记账：在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不允许记账；所选范围内的未审核凭证，不允许记账；上月未结账，本月

15、不允许记账。n 凭证记账注意事项系统提供了两种恢复记账前状态的方式，用户注意区分使用。最近一次记账前状态：一般用于记账时系统造成的数据错误的恢复。最近记账月的月初状态：是指恢复到最近记账月的月初未记账时的状态。n 取消记账1扫描或点击二微码可观看微视频凭证记账01.凭证管理制作红字冲销凭证红字冲销凭证是针对已记账凭证而言的，应视同正常凭证进行保存和管理。红字冲销可以采用手工冲销，也可以采用系统自动冲销。如果自动冲销，用鼠标单击冲销凭证按钮，输入要冲销凭证的所在月份、凭证类别和凭证号，系统自动制作一张红字冲销凭证，该凭证是与原凭证相同只是金额为红字（负数）的凭证。n 冲销方法(1)红字冲销凭证仍

16、然需要审核、记账。(2)制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。n 注意事项1扫描或点击二微码可观看微视频红字冲销凭证01.凭证管理查询凭证总账管理子系统有两种凭证查询方式，一种是通过凭证查询凭证方式进行查询，另一种是在填制凭证界面中进行查询。既可查询已记账凭证，也可查询未记账凭证；既可查询作废凭证，也可查询有错凭证；既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可按月份、凭证号、制单人、审核人等查询条件查询。但是在这种方式下查询到的凭证只能查看、作废，不能修改。如图3-6所示。n 在查询凭证中查询凭证只能查询未记账凭证，但是查询到的凭证如果未经审核或签字，可以直接修

17、改或作废，如图3-7所示。n 在填制凭证中查询凭证3-7【填制凭证】中填制凭证3-6【查询凭证】中查询凭证01.凭证管理设置常用摘要及科目汇总系统提供了设置常用摘要的功能，以便加快录入速度、提高摘要的规范性。设置常用摘要有两种方式，一种是在常用摘要库中增加摘要，即通过执行基础设置基础档案其他常用摘要命令增加常用摘要；另一种是在填制凭证过程中增加摘要，即在制单过程中调用常用摘要时进行增加。n 设置常用摘要科目汇总可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。科目汇总时，可以是已记账凭证或未记账凭证，在具体到某一凭证类别时，即可针对不同级次的科目进行汇总，也可以针对指定的凭

18、证号进行汇总。n 科目汇总02.出纳管理出纳主要负责现金和银行存款的管理，对货币资金及有价证券的安全性、收付业务处理的合法性提供全过程监督。出纳管理是系统为出纳人员提供的一套管理工具和平台，可以进行日记账查询、支票登记簿管理和银行对账。需要注意的是：出纳签字也属于出纳工作，由于出纳签字功能在凭证管理中已经讲解。日记账查询打印支票登记簿管理银行对账出纳签字02.出纳管理日记账查询打印使用日记账查询功能查询现金日记账和银行日记账，需要预先指定“库存现金”为现金科目、“银行存款”为银行科目。现金日记账和银行日记账可以按日查询、按月查询或按科目查询；在某些凭证尚未记账而需要查询真实的现金、银行存款收支

19、情况时，也可以勾选“包含未记账凭证”进行查询。n 现金日记账和银行日记账资金日报可由系统根据记账凭证自动生成供用户查询或打印，以便随时掌握现金、银行存款科目某日的借方合计、贷方合计以及余额情况。用户根据需要自行设置查询条件，可以按日期查询或按科目级次查询，也可以勾选“包含未记账凭证”或“有余额无发生也显示”选项进行查询。n 资金日报日记账查询打印主要包括现金日记账、银行日记账和资金日报的查询打印。日记账是由系统在填制凭证后自动登记生成，无须手工操作，用户随时可以查询或打印。02.出纳管理日记账查询打印【例3-6】查询2018年1月份现金日记账。【操作路径】以出纳“2004王浩然”的身份登录企业

20、应用平台，执行业务工作财务会计总账出纳现金日记账命令，打开现金日记账查询条件对话框，输入要查询的条件，进行现金日记账的查询，如图3-8所示。（图3-8 现金日记账）1扫描或点击二微码可观看微视频现金日记账02.出纳管理支票登记簿管理（1）在总账管理子系统的控制参数中，勾选“支票控制”选项；（2）在会计科目设置中，将与支票有关的银行存款科目设置为“银行账”属性；（3）在结算方式设置中，对使用支票登记簿的结算方式勾选“是否票据管理”。n 支票登记簿使用前提在支票登记簿中，显示所有已登记支票的领用及报销情况，右上角显示已报销和未报销支票数，下方显示预计未报金额和本科目的截止余额。当报销日期为空时，表

21、示支票未报销，背景颜色呈现白色；当报销日期不为空时，表示支票已在该报销日期报销，背景颜色呈现黄色。n 支票登记簿的登记与报销出纳管理中提供了支票登记簿管理功能，供出纳人员详细登记支票的领用及报销情况，以强化支票管理。支票登记簿主要包括领用日期、领用部门、领用人、支票号、用途、金额、收款人、报销时间等内容，可以详细地反映支票的领用及报销信息。02.出纳管理支票登记簿管理支票登记簿的登记和报销有三种方式。在支票领用时，出纳人员在支票登记簿中增加一条支票记录，登记支票领用情况，此时，支票记录显示为白色未报销状态；当支票支出后，经办人持原始单据(发票)到财务部门报销时，出纳在支票登记簿中输入报销日期，

22、此时支票记录显示为黄色已报销状态。n 出纳在支票登记簿中手工登记支票的领用和报销当经办人持原始单据报销时，会计人员在填制凭证界面中输入“结算方式”“票号”等信息，保存凭证时，系统会自动识别该支票号已经在支票登记簿中登记，并在支票登记簿中填写该支票号的报销日期。n 在支票登记簿中登记支票领用情况，在填制凭证时进行支票报销。在填制付款凭证进行保存时，系统通过票号自动识别该支票尚未登记和报销，弹出“此支票尚未登记，是否登记？”提示框，点击是按钮，弹出票号登记窗口，输入该支票领用信息后，系统自动在支票登记簿中增加一条记录，并显示已报销。n 在填制凭证时对支票进行登记和报销。01020302.出纳管理银

23、行对账第一次使用银行对账功能，系统要求先录入银行对账启用日期的银行对账期初数据，包括银行对账启用日的企业方银行存款日记账调整前期初余额、银行方银行对账单的调整前期初余额、启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达账项。1.银行对账期初录入企业向银行索取银行对账单数据后，可以手工录入到本系统，也可以将电子版的银行对账单直接导入到本系统，以减少手工录入的烦琐过程和出错的可能性。录入的银行对账单主要包括业务日期、结算方式、票号、金额、方向等内容。2.银行对账单录入银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式，一般先自动对账，后手工对账。自动对账的依据可以用户自行设置，但是“方向相同，金额相同”为必要条

24、件，结算方式、票号、日期为可选条件。3.银行对账在对银行账进行两清勾对后，系统根据对账结果自动生成每个银行的银行存款余额调节表，以供用户查询、打印或输出。用户可以查询银行存款余额调节表的详细内容，包括账面余额、已达账项和未达账项。4.银行存款余额调节表查询02.出纳管理银行对账 【例3-7】银行对账2018年1月1日，山东鲁兴机械制造有限责任公司建设银行对账期初数据如下：银行存款日记账期初余额为262 150元，银行对账单期初余额为273 850元，2017年12月31日企业开具转账支票一张，票号：82345600，金额为11 700元，银行未记账。日期结算方式票号借方金额贷方金额2018.0

25、1.02转账支票8234560011 700.002018.01.03现金支票723456013 000.00 2018.01.08转账支票8234560139 140.00 2018.01.09转账支票923456028 892.00 2018.01.15转账支票92345603137 200.002018.01.16转账支票823456029 360.00 2018.01.28银行承兑汇票6867543284 675.24 1月份建设银行对账单02.出纳管理银行对账1扫描或点击二微码可观看“建立账套”微视频录入银行对账期初数据2扫描或点击二微码可观看“修改账套”微视频银行对账单录入3扫描或

26、点击二微码可观看“输出账套”微视频银行对账4扫描或点击二微码可观看“引入账套”微视频查询银行存款余额调节表03.账表查询科目账查询不仅可以查询各总账科目以及所有二到六级明细科目的年初余额、各月借贷方发生额合计、本年借贷方累计发生额和期末余额。用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用于查询各账户的明细发生情况。用户可以设置多种查询条件查询明细账。序时账是根据记账凭证按时间顺序排列每笔业务的明细数据，一般包括日期、凭证号、科目名称、摘要、数量、外币和发生额等。多栏账即多栏式明细账，用户可以预先定义企业需要的多栏式明细账格式，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。

27、用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他所有科目日记账。日记账包括日期、凭证号、摘要、对方科目、借方发生额、贷方发生额和余额等栏目。146523总账查询发生额及余额表明细账查询序时账日记账多栏账03.账表查询辅助账查询辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。【例3-8】查询管理费用多栏账。【操作路径】（1）执行总账账表科目表多栏账命令，打开多栏账对话框，定义多栏账格式示。（2）在多栏账对话框中，单击查询按钮，输入查询条件，显示查询结果，如图3-9所示。（图3-9 管理费用多栏账）1扫描或点击二微码可观看微视频查询管理费用多栏账