2011学院新员工岗前培训资料(共13页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上2011学院新员工岗前培训资料同志们：很高兴也很荣幸能够有这样的机会和大家交流，与其说是给大家上课，倒不如说是我们一起探讨，探讨一些大家日常工作中将要面临的问题。本人在工作的过程当中，总结了一些经验，也有一些心得，今天借此机会，和大家一起分享分享。今天我主要和大家探讨三个方面的问题：一是关于提升个人素质，认真完成各项工作。二是对学院的行政督导工作做一点解读；三是对于学院工作周报的报送要求做一点说明。一、提升个人素质，认真完成各项工作 （一）个人形象要与职业岗位相符 1、合适的着装注意自己的仪表是在行政岗位工作时起码的礼貌。仪表与仪容不同，前者是指服装上的打扮，后者是指

2、脸上的清洁与装扮。虽然学校目前没有特别规定穿什么，但是女同志穿着过于暴露的衣服都是不礼貌的。西方礼仪认为一个女同志必须做到在办公室里三个不露：那就是肩膀不露、膝盖不露，还有脚趾不露。东方人虽然没有这样的规矩，但是通常在办公室里面太过休闲的打扮，会使人认为你不够专业，同时也显得不够庄重。男同志的服装虽然不一定要穿西服或者正装，但是，服装会说明您对事情的看法以及对于周遭环境尊重的程度。所以男同志的穿著也必须符合一定的规范，比方说，袜子的颜色要与西裤颜色搭配。 2、言语简洁、得体 在行政岗位工作，说话是否得当、得体是一件十分重要的事情，有时候甚至关乎事件的成败。在办公室内使用合适的“语言”是很有必要

3、的，也必须因人而异，不过亲切的问候语与赞美语，乃是工作中不可或缺的礼貌语言。比如就打招呼而言，打招呼可以分为上对下，下对上，以及平行之间的招呼语。以上对下的招呼为例，这一类招呼由于各个办公室的气氛不相同，也各有差异。有些单位十分严肃，上对下的招呼多是官样文章；有些企业打招呼则像是朋友一般亲切，令人分不出哪位是主管，哪位是下属。可见，打招呼并没有一定的语言模式，却是办公室礼仪当中最好的开始和人际的润滑剂。 （二）办公室的布置及工作注意事项 1、避免迟到，请提前5分钟到岗 上班应当准时，上班时间最晚也要提前5分钟到岗，做好上班前的准备工作。不能到了上班时间才匆匆忙忙跑进办公室。上班时，看到上司和同

4、事应当积极主动打招呼，如果别人先招呼你，应当精神饱满的回应。上班不迟到，迟到是办公室礼仪中最低档次的违规，会被认为是不成熟的举动。当你发现自己要迟到的时候，务必在上班前和部门领导联络，在道歉的同时报告上班的确切时间。如果因为身体不适无法上班，应当及时告知上司，同时要考虑到当天要做的工作会不会因为你的缺席而无法进行，禁止无故缺席。 2、要注意保持办公桌的整洁要让办公桌上的东西尽量少，桌子要经常整理、清洁。不要在办公桌上摆放食物、镜子、等太多私人物品。离开办公室时，应当将桌面上的文件、物品收拾归位，不能丢下一桌子乱七八糟的物品就走了。工作中尽量不要和同事闲聊与工作无关的事情。我们学校里很多地方都是

5、禁烟的，打造无烟校园是我们的目标，所以在办公室里就更不能吸烟。3、关于电子邮件作为行政岗位的员工，每天有机会发送很多邮件，必须标注文件主题。如果需要对方紧急处理的话，要在邮件标题上显示出来。邮件的最后一定要写上自己的名字，可以提前制作签名档。如果是紧急事件尽量不要通过邮件处理，因为无法保证对方可以即时收取、阅读信件。 4、使用办公设备的规则在行政岗位工作，节约意识应当放在首位，应当在不用的时候随手关掉学院的电灯、空调、水龙头，不能因为是公家的就无所顾忌的浪费。电话在办公室，尽量避免用学院的电话做私人之用。办公室电话是工作用的，不是给你用来联系家人、朋友的电话，更不能长时间的霸占公用电话。在工作

6、场合发传真时，有几项注意事项：一定要在传真文件上标明发件人的信息，方便对方回应。不要一次发送过多纸张，这样会影响对方接受其他传真。机密性文件不适合用传真发送，可能会发生泄密。彩色部分、字体小的部分需要特别注意。如有重要事项，传真后还应电话确认。 （三）戒骄戒躁、注意总结和提高 大家都是年青人，有的是刚参加工作，有的参加工作时间不长，容易在工作中发生松懈或忽冷忽热的现象，而这是失误发生的重要隐患之一。大家不要以为，自己没有出过问题就不加重视，而要从其他人的错误中吸取教训，把别人的失误当作自己的经验，有则改之，无则加勉。工作中要不断总结经验，查找漏洞，一步步取得更大的成功。二、办公室规范及工作要求

7、 （一）向领导报告的规则在日常工作中，领导指示或命令过的工作进行中或结束后，应当逐一向其报告，通常应该先报告结果，再陈述过程。语言要简练，不能拖拖拉拉、不分巨细的汇报。（二）接受工作指示的规则被领导召唤，应当及时回应，并带好纸、笔，到领导身边听候指示。在领导说明指示或者下达工作指令的时候，要注意听和记录。如果有什么疑问，应该在领导讲完之后集中提问，不要随意打断领导讲话。确认指示在接受了指示之后，应当向领导标明自己已经明白，有必要的话可以有选择的重复部分指令，比如“明天上午10点通知*开会，是这样么？”如果自己手头上的事情很多，对领导下达的新指令无法完成，应该及时汇报目前的状况，再进一步请求指示

8、。如果领导发出的指示有问题，可以再向领导确认一遍。（三）怎样接打电话电话礼貌也是行政岗位不可缺少的礼貌之一。当我们打电话给某部门或某单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对你所在部门或单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意识。 1、清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，

9、充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。 2、打电话前的准备在打电话之前，自己心里应当将要叙述的主要内容准备妥当，打好腹稿，不要等电话接通了还没有想好，和对方沟通起来结结巴巴，半天说不到重点，让接电话的人也一头雾水。3、了解来电话的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关，单位的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。 4、认真清楚的记录随时牢记5W1H技巧

10、，所谓5W1H是指 When何时 Who何人 Where何地 What何事 Why为什么HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH技巧。 5、挂电话前的礼貌要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 （四）保密要求行政部门有时有许多不能透露的秘密，如果是保密资料，使用过后应当及时归还或者锁起来。重要机密任何时候都不能向外人透露。（五）访客接待要求访客来临以前，自己应做好充分的接待准备。接待活动需要认真筹备和精心策划，具体可参详以下几点：

11、1、确定接待规格：客人由哪些人迎接、陪同和接待。 2、制定接待方案：除了接待规格以外，是否还有活动的安排。 3、了解来访状况：包括来宾的目的要求、会见和参观的意愿、参观路线和交通工具、抵达和离去的时间、来宾的生活饮食习惯及禁忌等等。4、做好接待准备：包括迎送贵宾、会议场所布置、准备参观的项目、解说人员的安排、食宿和交通工具等。 在日常工作当中，接待的规格要求也极其重要，如果没有事前了解，往往会有很严重的缺失。错误的接待规格会使对方受宠若惊，否则就是十分的不自在。 （六）注意细节，避免错误还有些经常疏忽的办公室细节也是进退应对的礼仪，例如进出会客室或是主管的办公室必须先敲门才能进去；在开会时手机

12、要调成静音或是振动；别人发言时不能无故打断等。在行政岗位工作中有一个基本的道理：无心的小疏忽有时会酿成事业上的大陷阱。只要知道陷阱何在，就能避开。美国著名的贝顿-迪克森资源公司曾对2000多名公司主管进行调查，根据这些主管的意见，归纳出如下4点最常见的错误： 1、冲动在繁忙的工作之中，有时必然会有些急躁的情绪产生，在你作出某个决定之前，一定要“三思而后行”。2、角色不明如果领导没有说清楚你的职责范围，也没说明对你的工作要求，你应该不断询问，直到完全明白为止。明确自己的岗位职责，正确行使自己的权利，履行自己的义务，才不至于让自己处处为难。 3、适应性差据调查，60%的行政管理人员认为，“发展、适

13、应能力不足”是事业受挫的主要原因之一。当今社会的发展很快，工作环境也有可能不断变化，让别人知道你学得快、学得好，可能是最佳的工作保障。 4、掩饰错误失误是工作中不可避免的，犯了错误，最好的做法是尽快承认和改正，并能够从中吸取教训，今后不再重犯类似错误。对待错误，要积极面对，想方设法减少损失，只要处理得当，甚至可能无损个人形象，无碍大局。（七）注重团队合作，协调同事与各部门的工作 而不嫌弃，才能惊涛拍岸，卷起千堆雪，形成波涛汹涌的壮观和的神象。个人与团体的关系就如与大海的关系，只有把无数个个人的力量在一起时，才能确立海一样的目标，敞开海一样的胸怀，迸发出海一样的力量。因此，个人的发展离不开团队的

14、发展，个人的追求只有与团队的追求紧密结合起来，并树立与团队的信念，才能和团队一起得到真正的发展。 三、关于学院行政督导方面（一）行政部门服务水平测评表学院每学期组织关于学院行政部门服务水平测评测评两次，期中一次，期末一次，取平均分作为测评结果运用。总分是100分，这里面主要内容有：服务态度15分；语言规范15分；业务熟悉程度20分；工作效率20分；差错率低20分；文件规范15分。服务态度”重点考察测评对象的工作人员对外受理公务时是否细心、热情、周到；“工作规范”重点考察测评对象的工作人员是否按正常的工作程序、工作要求处理公务；“业务熟悉程度”重点考察测评对象的工作人员对本部门各项公务的内容要求

15、及流程的熟悉情况；“工作质量”重点考察测评对象处理公务的质量高低；“差错率”重点考察办事过程中出现差错的情况。差错少，得分高；差错多，则得分低。（二）学院工作问责实施办法为严肃工作纪律，规范处理工作责任事故，强化目标管理制度，学院将工作责任事故依事故性质及严重程度分为四级：一般工作责任事故、较大工作责任事故、重大工作责任事故、特大工作责任事故。出现工作责任事故，除追究当事人责任外，还将追究部门责任，对部门目标管理考核实行扣分处理。这里我简单的给大家介绍一下：1、在履行工作职责中，下列行为属于一般工作责任事故：无故不坚守工作岗位擅离职守或迟到、早退，影响工作开展的；在参加会议、报告会、讲座时不遵

16、守纪律，造成不良影响的；对服务对象态度冷漠生硬，言行举止不文明礼貌的，口头或被书面投书的；在工作场所使用学院明令禁止使用的电器的；离开工作场所时，不关闭空调、取暖器、电脑等办公用品的电源，造成学院财产浪费的；由于工作疏忽，致使学院、部门的通知未及时下达，造成不良影响的；被认定为一般教学事故的；不按学院规定的程序办事，造成不良影响的等等。2、在履行工作职责中，下列行为属于较大工作责任事故：学期内旷工1天以上（含1天），累计不满3天的；上班时间，在公共场所吵闹、影响正常办公秩序，负主要责任的；不履行工作职责或违章操作，发生责任事故，或发生公物被盗、丢失、损坏，经济损失在1000元以内，或造成人员轻

17、微伤的；违反保密规定，对不宜扩散和透露的内容，擅自传播，或向他人通风报信，造成不良后果的；工作中弄虚作假或隐匿不报，造成不良后果的；工作交接手续不完备，造成有存档价值的材料丢失、散落的；因工作疏忽，上报或下发的文件或重要场合发布的重要材料有明显错漏，造成不良影响的；需要协作其他部门完成某项工作，却不协作的；故意刁难服务对象，拒不改进工作作风的；被认定为较大教学事故的；对职责范围内工作未能按时完成，造成较大不良影响的；教学、行政管理工作不到位，造成较大影响的；由于工作疏忽，致使学院、部门的通知未及时下达，造成较大不良影响的；不按学院规定的程序办事，造成较大不良影响的等等。3、在履行工作职责中，下

18、列行为属于重大工作责任事故：学期内旷工累计3天以上（含3天），不足7天的；因酗酒闹事对工作造成不良影响的；工作职责履行不到位，致使公共财物被盗、丢失、损坏，损失在10005000元，或造成人员轻伤的；违反保密规定，严重失密、泄密或造成机密文件丢失的；被认定为重大教学事故的；对职责范围内工作未能按时完成，造成重大不良影响的；教学、行政管理工作不到位，造成重大不良影响的等等。4、在履行工作职责中，下列行为属于特大工作责任事故：公开散布违反四项基本原则和中央领导精神言论的；参与赌博、迷信、吸毒等活动，或加入非法组织的；盲目决策，给学校利益造成重大损失的；在工作中瞒报、虚报任务完成情况的；无正当理由，

19、拒不接受学院工作安排，造成严重后果的；违反财务管理制度，挪用公款或私设小金库的； 不按保密规定办事，造成特别严重的失密、泄密或绝密文件丢失事件的；学期内旷工累计达7天以上的；不履行工作职责或不按操作规程办事，致使公物被盗、丢失、损坏，损失在5000元以上（含5000元），或造成人员重伤、死亡的；各部门所属办公场所、学生和教职工生活区、实验实训基地发生重大火灾等安全事故，造成人员伤亡，并给学院带来严重经济损失和社会影响的；违反国家法律法规，给学院声誉带来不良影响者；对职责范围内工作未能完成，造成特大不良影响的；教学、行政管理工作不到位，造成特大不良影响的等等。三、文件、资料、档案的管理及工作周报

20、的报送要求（一）文件管理1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。3、各种文件在下发之前要经主管领导审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。（二）工作周报为及时了解和掌握学院各部门及二级学院工作开展情况，切实加强沟通与

21、管理，狠抓工作落实，提高办事效率，推进执行力建设，学院自去年开始实行了每周工作简报制度，各部门对一周内的主要工作进行总结。这里有几点要求，大家也可以了解一下：一是填写要求：工作周报分为五个板块，请各部门根据实际情况对照填写，一个板块可以填写多项工作，篇幅不宜过长。填报时，需注明事件发生的时间、地点、人物，主要内容四个方面，不能简单的用一个标题或一句话概括。如遇表格空间不够的情况，可以不拘于表格形式，直接用书面文稿方式填报。 二是报送时限：每周五下午16：00以前将周报表报至行政楼A303办公室，学院办公室将据此编发湖南交通职业技术学院工作周报。以上是我本人在工作中的一点心得，在今后的日子里，我将和各位一起努力，也希望各位能够以崇尚师德、培育爱心、服务教育、不断进取为已任，在各自的岗位上发光、发热。最后，祝各位在新的岗位上工作顺利，万事如意！谢谢大家！专心-专注-专业