成文信息控制程序.doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上文件分发明细 厂长副厂书记生产管理部办公室体系室安环部质检部技术部市场部 设备部供应部财务部生产部汽车零部件事业部更改史(REVISION HISTORY)版本REV.发起日期INITIATE DATE发起人ORIGINATOR更改史REVISION HISTORYA/0体系室新制定(New Issue)A/1体系室更改7编制Originator： 审核Auditor： 批准Approval： 1 目的本程序规定了文件、记录的标识、编制、审批、分发、回收、处置、更改、归档和保管等要求。以客观、真实、准确地反映质量、环境活动和管理体系的有效运行，确保公司体系有效运行起作

2、用的各个场合使用有效版本的文件和资料并能及时从所有场所撤回失效和作废的文件，为产品实现活动的可追溯性以及改进、纠正和预防措施和风险控制提供依据。2 适用范围适用于本公司质量、环境管理体系运行起作用的管理、技术文件、资料和相关记录（包括来自供方和顾客指定的记录）的控制活动。3 定义 成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。3.1公司管理体系文件的分类：a) 一阶文件为管理手册；b) 二阶文件为程序文件；c) 三阶文件为各类管理文件、作业指导文件、质量、环境记录等与产品质量和环境相关的数据记 录表管理手册 规定组织管理体系的文件。程序 为完成一项活动所规定的方法。程序文件 规定管理体系中质量、

3、环境活动的方法以指导活动实施的书面程序。作业指导文件 部门内部工作岗位所进行的工作的书面描述。4 职责 4.1体系室负责体系管理文件控制和管理。4.2技术部负责外来文件、图样的评审、转换等工作，必要时应与文件所涉及的相关部门进行讨论，最终批准。4.3安环部负责环境法律法规的收集、控制和管理。 4.4各职能部门负责相关的管理性文件的编写，负责各自专用文件及资料的管理；相关质量、环境记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。4.5各部门负责各自使用的技术文件和资料的保管，并根据生产现状对技术文件提出更改意见。 4.6各部门文件管理员负责确认所有记录并归档、贮存、保管。4.7各职能部门负责人负

4、责相关记录的编制、处理的审批；记录人员应认真填写，保证记录准确、完整、真实、清晰、可辩。5工作程序5.1文件控制工作流程主要负责工作内容接口文件相关表单文件编制相关部门1.管理手册在总经理领导下编制。1.2“程序文件”在总经理指导下，过程所有者组织策划流程，并完成编制。1.3作业类指导文件由过程所有者组织策划编制。1.4“记录”的第一版表式随“程序文件”或“作业指导书”一起编制。1.5技术文件：技术部按有关标准、法律法规、顾客要求编制，特殊特性应在相关的文件中指明。1.6检验文件：质检部按顾客要求结合本厂质量控制手段编制。1.7作业指导文件：作业部门按作业流程结合相关文件编制。1.8行政管理文

5、件：由行政岗位人员编制。1.9文件、记录应给予编号，按本章第7条款。审 批相关部门2. 文件在发布前由授权人员审批，并由文件规定涉及的部门负责人进行会签评审；2.1管理手册由体系室人员编制，管理者代表审核，总经理批准；2.2程序文件由过程主导所有者的职能部门编制，部门主管审核，管理者代表批准；2.3技术文件由技术部技术人员编制，质检部主管确认，负责该项目技术人员审核，技术主管批准。2.4技术图纸由技术部门制图人员编制，由负责其他项目技术人员校对，负责该项目技术人员审核，部门主管批准。并由制图人员递交顾客确认（产品图）。2.5检验文件由质检部检验该项目人员编制，质检经理审核，管理者代表批准。2.

6、6作业指导文件由作业部门岗位人员文件编制，部门负责人审核，管理者代表批准。2.7行政管理文件由行政岗位人员编制，部门主管审核，总经理批准。2.8模具车间技术图纸按2.4执行。文件评审3.在3个工作日内，由文件过程所有者组织相关部门进行文件评审，在均无异议的情况下予以发放。管理文件签发单文件发放文件管理员3.依据文件首页的分发流向规定，复印相应的份数，登记入受控文件清单。体系室的文件为原稿文件，在文件背面加盖“原件”章。3.1分发给各部门的文件在每页文件加盖“受控”章，体系室保存的原稿文件在文件仅在文件背面加盖“原件”章。3.2每份文件的发放必须记录填写文件和资料发放/回收登记表，并由文件管理人

7、员进行接收/更换管理。3.3所有文件（技术文件、内部管理规定、公司行政管理文件）统一由体系室分发，需发放文件部门至少应同时提供给体系室电子档文件和纸质档文件各一份。3.4文件分发部门代码见附件1。受控文件清单文件和资料发放（回收）记录文件使用相关部门4.各部门的负责人对本部门使用的文件、记录进行监控。4.1受控文件不允许擅自复印红色印章的文件。4.2 文件遗失/损坏/需多份文件时，使用部门应及时提出申请填写文件申请单，经体系室批准后补发，损坏的文件给予销毁并记录。多份文件的发放，应在有效文件清单中指明，以便给予更改后的回收作提示。4.3 使用者不得在文件上随意涂改或抽取某页另外保存，所有的记录

8、应字迹清晰可辨、真实，并按要求正确填写，如对文件理解不清时，由该文件的编制部门负责解释。4.4文件外发：4.4.1需发往顾客/供方的文件，发送部门文件管理员应登记。4.4.2文件外发由负责项目职能部门人员在体系室备案后执行，涉及到商业机密呈总经理核准。4.4.3外发的文件不作回收。文件申请单文件更改提出更改部门5.文件需更改时，更改提出人填写相应表单，说明更改原因，必要时应附有充分的证明材料；5.1手册/程序文件/三阶文件的更改填写文件更改申请单；5.2技术文件、图纸的更改填写文件更改通知单，并按工程更改管理规定执行。文件更改申请单更改实施文件更改部门文件管理员6.换版/审批/分发/作废：6.

9、1 换版更改：文件每更改一次均换版，换版从A/0开始，超5次/更改内容较广，涉及页数较多的文件应采取直接换版的方法，在首页更改史中注明更改的大概内容。6.3审批：文件更改后评审，按2.执行。6.4分发：更改后的文件应分发至原分发的部门填写文件和资料发放（回收）登记表，回收前文件。6.5作废：前文件的原版给予敲章作废和存档，记录在受控文件清单。文件和资料发放（回收）记录受控文件清单文件的归档和保存文件管理员7.文件归档和保存7.1将各类文件分类登记入清单，新文件/更改文件应在受控文件清单上标注。清单在软盘内随每份文件的变动更新，并根据清单检查各使用部门文件的有效性和最新状态，进行统计计算有效率。

10、如有不符，提出更改。7.2存入软盘的文件均应有备份，以软盘储存的文件也应标识清楚。文件管理员对归档文件严格管理，未经批准不得擅自更改。当有文件更改要求时必须及时更新备份文件。7.3作废文件的保存期限：手册/程序文件/作业指导书/技术文件/适用的法律法规/标准的纸质文件保存期限为该版本的文件作废后的1年。7.4文件保存按规定的地点和方式有序存放在存档文件柜中，以便存取。文件的保存应严格管理。a) 采用目视管理法；b) 存放地点应具有防水、防虫蛀、防火、防盗设施，以确保文件的完整性；c)现场的文件应易于取用和理解。受控文件清单文件复评文件管理员文件应保持有效性和适用性，适时根据实际情况更新修订，如

11、期满3年未修订，则应对文件有效性进行评审，如评审有效可延用。应重新更改并按新日期发行文件，且在文件修订履历注明文件复评。管理文件签发单文件销毁文件管理员8.保留的加盖“作废”印章原版文件超过保存期限时，填写作废文件记录清单，交体系室签核，总经理批准后销毁。作废文件记录清单外来文件管理-顾客工程规范接收登记文件管理员1 外来文件包括与产品有关的法律法规、国家标准、客户来图、检验标准等。2.接到顾客工程标准/规范/样品后，接收部门在接到后传递给技术部文件管理员，由文件管理员登记并转交技术部组织评审。外来文件清单评审与发放技术部文件管理员3.在3个工作日内，应完成对其适用性的评审。技术部组织相关人员

12、对文件进行评审并记录在外来文件评审表上。a)经评审适用或转化的外来技术文件，交体系室文件管理员敲“受控”章并标注“外来”字样；分发至生产、质量等使用部门/人。b)仅供参考的外来文件，体系室文件管理员敲“仅供参考”章，分发至生产、质量使用部门/人；(涉及到直接客户名称或一些商业秘密的文件不可分发到现场）。C)评审后不适用的外来文件不敲章，不分发，仅在技术部登记留存。外来文件评审表变更控制文件管理员技术部4对文件实行动态控制，及时回收销毁前文件并发放新文件。当引起公司CP/FMEA/图纸/作业指导书的变更，需根据更改的内容变更PPAP过程的文件，如顾客要求，提交变更后的PPAP文件/记录。工程更改

13、管理规定工程更改申请单实 施5.在文件生效之日起按转化的受控的文件实施。外来文件管理-法律法规/标准1. 适用的法律法规/标准，各部门汇总给体系室进行登记保管。2. 公司文件的制定不能与法律法规/标准相矛盾，只能等于或严于之。3. 定期从网站/其他渠道搜索法律法规/标准的更新情况，收集最新的应用在本公司，前文件给予作废并保存。外来文件清单6.2记录控制工作流程主要负责工作内容接口文件相关表单编 号使用部门1.文件及记录的编号应与文件记录编号规则第7部分保持一致，具有唯一性。使 用使用部门2.所有的记录应字迹清晰可辨、真实，并按要求正确填写。2.1 记录更改时，要在更改处划横线（原字迹仍清晰可见

14、），并及时盖章或签字，并注明日期。2.2记录中各栏记录内容完整（若某项栏目不填写，可画斜线或标注以下空白）。收集归档文件管理员各部门3.各相关部门应保存好记录，以便于追溯。3.1 各部门文件管理员定期归档，并审查记录的完整性和准确性，各相关部门应把记录按年月、类别汇编成册，作好记录保存标识，附于汇编成册的记录上，文件管理员收集各部门记录，按部门、记录类别保存记录，且作好适当的索引标识。保 存文件管理员各部门4.记录的保存期必须满足法规和顾客的要求，如顾客无特别要求，依据以下规定：4.1生产件批准件、采购订单和修改单的保存时间最少在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年。4.2内审与管理评

15、审记录至少保留三年。4.3ISO9001记录最少应保管3年，IATF16949记录保管永久。其它纸质记录保存1年。4.4所有记录产品质量和可追溯性的文件和记录必须保存在安全状态下以防止损坏。法律有强制性要求的文件要在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年。4.5特殊客户要求：启东韩华记录保存期为25年，德国韩华及海外客户记录保存期为10年。太阳能客户电子档记录保存期通常为10年，其他电子档记录视客户要求保管期限作相应调整。如客户需延长保存期由质检部与客户商定。4.6除了ISO9001或IATF16949中规定的以外，下列记录也应保留：a)生产合格报告b)供应商控制计划中规定的关键过程参数

16、c)原材料证书d)检测程序和结果e)收货检验结果f)PPAP提交和回复g)标准样件。记录清单查阅/借阅文件管理员各部门5.已归档的质量记录，借阅时应填写文件/记录借阅登记表，经文件管理员同意，方可查阅已归档的记录。在合同规定要求时，顾客或其代表可在合同规定的范围内查阅和索取有关的记录。文件/记录借阅登记表处 置文件管理员各部门6.文件管理员每年列入作废文件记录清单呈管理者代表审核，总经理批准销毁已超过规定的保存期限的记录。作废文件记录清单记录修改文件管理员7.使用部门持续修改使记录适用于目前的过程，修改后的记录应经文件管理员批准方可使用，记录的版本号给予变更，并更新记录清单中的相关内容。7.1

17、在使用更改后的表单前，需收回原版本记录的空白表单，防止作废的记录表单再使用，引起表单格式的不统一。记录清单外来质量记录的控制1. 供应商提供的物资的质量记录、顾客的投诉，由接收部门向质检部移交；管理方法同本公司记录。2. 顾客规定的记录（PPAP、规定格式的记录等）管理方法同本公司记录。3. 相关方提供的环境记录，由接收部门向安环部移交，管理方法同本公司记录。7 文件、记录编号规则7.1一阶文件：管理手册标识DH M I Q E XXXX 文件编制年号 体系类别代号 手册代号 公司代号体系类别代号：I- IATF16949质量体系 Q-ISO9001质量体系 E-14001环境管理体系7.2二

18、阶文件：程序文件标识DH P I Q E XX 序列号 体系类别代号 程序代号 公司代号 体系类别代号：I-IATF16949质量体系 Q-ISO9001质量体系 E-14001环境管理体系7.3三阶文件：管理文件、作业指导书等标识7.3.1管理文件DH QEZXXXXX 序列号 文件专业属性代号 管理文件代号 公司代号文件专业属性代码代码专业属性代码专业属性01行政综合事务06设备管理02安全环境环保07供应管理03技术管理08市场营销04品质管理09财务管理05生产管理10其他7.3.2作业指导类文件 作业指导书类DH-QW-01-XX(部门）-XXX（流水号）包装规格书DH-PS-流水号

19、(01-99)-年份BOMDH-BOM-流水号(01-99)-年份ECNDH-ECN-流水号(01-99)-年份承认书DH-AS-流水号(01-99)-年份材料承认书DH-SAS-流水号(01-99)-年份控制计划CP-产品编号DFMEAD-产品编号PFMEAP-产品编号 7.3.3记录标识DH/XX XXX 顺序号 公司代号/文件编码附件1 文件分发部门及车间代号：部门代号车间代号技术部JS熔铸车间RZ质检部ZJ模具车间MJ计划部JH挤压车间JY供应部GY喷砂车间PS办公室BG氧化车间YH设备部SB边框车间BK市场部YX喷涂车间PT基材库JCK体系室TX仓 库CK财务部CW安环部AH汽车事业部AD8相关文件工程更改管理规定9 记录受控文件清单文件和资料发放（回收）登记表管理文件签发单外来文件清单作废文件记录清单文件更改通知单专心-专注-专业