世茂自营业务管理(共10页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上世茂股份自营业务管理主 题：自营业务管理项目名称：世茂股份撰写单位：海鼎作 者：沈斌强版 本 号：1.0日 期：2009-12-01审核功能姓名部门签名日期文档历史版本修改原因修改人基于版本日期 1.0新增沈斌强2009-12-012.0修改、补充孙亚1.02009-12-13参考文档编号文档名（链接）1.文档简述本文档主要是描述HDMALL的自营管理，针对世茂的一些流程和定义。成本核算方式：移动加权平均。一、组织架构、岗位职责业务部：负责供应商谈判，基本资料维护，贸易协议维护，定货，销售等。行政部：负责商品的收货，向供应商退货，调拨，库存管理等。市场推广部：负责商品

2、的售价促销等，实际价格调整由业务文员在系统中操作。财务部：负责供应商的结算对账，商品成本核算等。二、编码规则1、品类资料采用联营类的品类资料。以2级进行分类，比如01化妆品类，0101香水类。2、供应商资料 采用5位的流水编码，不区分沈阳和福州。3、仓位资料 设置如下： - 大仓 T 退货仓 X 报损仓001 柜台1（采用三位的流水，表示柜台仓位）沈阳原来定的是单仓位管理，只设置一个大仓，现在也改为多仓位管理，一个是大仓-，一个是前柜仓014、品牌资料 采用联营类的品牌资料，品牌代码为4位。5、商品资料由总部统一规定，不区分福州和沈阳。商品资料的编码，包括三种：店内码，第二代码（国际代码），简

3、码。店内码编码方式采用二位大类五位流水一位校验。其中一位校验目的是为了扫描枪的灵敏度和正确校验目的，可以理解为六位流水。第二代码（国际代码），编码采用商品上的13位条码，或者供应商提供的编码。简码也属于内码，为方便收银员输入销售量比较大的商品。比如便利店会把茶叶蛋设置简码1，销售时只需要输入1即可。沈阳自营商品管理到厂方货号，一个厂方货号对应一个系统代码，颜色、尺码由营业员通过手工台账管理。沈阳自营业务确定如下内容：a)商品到货时，直接进卖场，由店长(8个)、营业员(16个)、业务助理(2个)共同进行清点，并签字确认，行政人员主要负责复查，行政确认之后做进货单，然后对需要放到大仓的商品运到大仓

4、(需要放到大仓的商品会很少)，其他商品留在商场分到各个柜台，对留在商场的商品做调拨单，从大仓调拨到柜台仓，之后行政只对大仓里面的商品库存负责，行政接受了这种处理方式；b)商品管理问题，需要管理到明细商品，即到货号、颜色、尺码，但是系统只管理到厂方货号，颜色、尺码由营业员自己通过台账来进行管理，一个厂方货号建一个对应的系统编码，系统自动产生8位的系统编码，营业员开单、前台收银都以系统的8位编码为准，厂方货号主要用于分析统计，不做为系统的输入码；商品名称里面尽量体现厂方货号信息，方便核对； 不需要进行商品的条码管理；商品新增之后，需要将系统的商品代码、商品名称、长方货号打印出来给营业员，每个营业员

5、只负责自己专柜的商品；商品进货、销售、调拨、退货，营业员都要做好自己的台账，营业员的台账管理到商品的货号、颜色、尺码。三、系统流程1、整体流程 A、业务和供应商谈判，确定合作和价格； B、供应商提供商品资料信息，由业务文员录入系统，业务主管对录入信息进行检查； C、业务文员根据和供应商的合同，录入供应商贸易协议，指定合作关系； D、业务文员录入定货单，业务主管审核定货单，向供应商定货（福州要求财务审核定货单，沈阳不需要）； E、供应商送货，仓库以定货单作收货入库；并把之前的残次商品作退货给供应商直接带走； F、从大仓调拨商品到柜台进行销售，库存扣减柜台的库存（沈阳也是多仓位管理，需要调拨）；

6、G、调整售价和进价，价格促销等； H、库存调整，盘点等；（一个月盘一次） I、和供应商结算。 注：沈阳自营业务分仓管理，一个大仓，一个前柜仓，行政负责收货、调拨、盘点等库存管理，来货时，实货直接进卖场，行政人员跟营业员、店长一起进行收货验收检查，验收之后做进货单，然后再调拨到前柜仓，实在放不下的商品才会入行政的仓库。 2、基本资料 A、业务文员录入基本资料；B、业务主管通过报表（海鼎会提供非法资料的报表），对基本资料进行核对。后续可以采用门店录入，由总部审核商品资料的机制。3、采购管理贸易协议：A、业务文员录入供应商贸易协议；B、业务主管预审供应商贸易协议；C、财务审核供应商贸易协议；定货单：

7、A、业务专员根据库存情况和销售情况，以供应商贸易协议为基准，填写定货单；B、业务主管预审定货单；C、业务主管/财务审核定货单，并打印后传真给供应商。收货：A、供应商持定单前来送货，并携带供应商自己的送货单；B、仓库根据供应商的定单号，导入进货单，进行收货，核对商品，数量和进货单价；超过定货单的商品，不收货；超过定货单商品的数量，只收定单数量；若要进行收货，则需要把多余部分，重新填写定单； 若供应商送货单上的价格和定货单的价格不一致，需要经过协商，确定最终价格；默认情况下，高于定货单价格，不收货；低于定货单价格，以送货单上的低价格进行收货；C、仓库核对进货单并审核，打印一式2份；仓库和供应商一起

8、签字，供应商带走一份进货单；D、仓库把供应商的送货单，仓库打印的进货单，统一交到财务备案；E、沈阳这边实际收货时，商品直接进到卖场，由营业员、店长、行政共同完成验货、收货退货：A、业务和仓库，整理过保质期，滞销，残次等商品，以便退货；B、仓库把待退货商品从大仓调拨到退货仓，转移库存；（沈阳没有退货仓，退货时从大仓退，先把商品从前柜仓调拨到大仓）C、仓库在系统中填写退货单，并由业务主管进行一审； 仓库需要先和采购人员(即业务人员)沟通好，采购人员通知供应商有退货D、供应商下次送货时，直接让供应商带走退货商品；仓库和供应商一起核对商品，数量，退货价格；并审核退货单，打印，双方签字； 实际操作过程中

9、，供应商可能不会直接来送货，会采用邮递或托运的方式进行送货，这种情况下，只能是采购人员跟供应商沟通好之后把退货的商品邮递或托运給供应商E、仓库把打印的退货单交由财务备案。4、库存管理商品的库存分布，以仓位进行分布。销售商品库存属于柜台库存；进货属于大仓库存；退货属于退货仓库存；损耗属于报损仓库存。系统中对于库存的盘点，核算，都是以仓位进行基本核算。库存调整：A、财务部确定库存调整的原因和类型；一般划分为损耗和溢余；库存不会无缘无故增加和减少，任何库存的差异都是人为或者其它时候的库存差异所造成；B、仓库根据实际情况填写库存调整单；C、财务审核库存调整单，调整系统库存，并作相应的其它处理。盘点：A

10、、财务制定盘点计划，确定盘点范围，安排时间和人力，通知停业盘点；（沈阳由业务来制定盘点计划和进行盘点通知）B、财务在系统中作库存快照记录，保存当前的库存；（沈阳由IT进行封库存，做库存快照）C、财务打印空白盘点单，包括信息：商品编码，条码，实盘数；不打印系统库存数；（沈阳由IT打印空白盘点单）D、仓库，财务等一起进行盘点；（沈阳是营业员、行政进行实盘，财务监盘、复盘）E、财务把实盘数据录入系统，产生盈亏预报，对差异比较大的商品进行复盘；（沈阳由业务助理录入实盘数据）F、财务根据复盘结果调整盘点单，并对盘点单进行审核，调整系统的库存；G、财务出具盘点盈亏报表，提交管理层。调拨：A、调拨区分为三项

11、内容：大仓-柜台；大仓-退货仓；大仓-报损仓；沈阳采用大仓、前柜仓管理，没有退货仓；B、仓库清点调拨商品和数量，填写仓库调拨单，并审核调拨单；C、仓库把调拨商品转移到目标仓位，并把调拨单置为：已收货。库存累加到目标仓位。5、价格管理进价调整（短期）：A、业务文员填写特价协议；B、业务主管预审特价协议；C、财务审核特价协议；特价协议的目的是为了促销时，对于进价的相应调整，具有一定的时效性。进价调整（长期）：A、业务文员填写贸易协议调整单；B、业务主管预审贸易协议调整单；C、财务审核贸易协议调整单；此类进价调整为永久性调整。售价调整：A、业务部根据供应商和市场变化，制定售价调整方案；B、业务文员录

12、入售价调整单；C、业务主管预审售价调整单；D、财务审核售价调整单，影响系统中价格实际调整。促销调价：A、市场推广部指定自营商品的促销价格方案；自营的促销以价格促销为主，不建议搞太复杂，影响实际核算；B、业务文员录入促销单；C、业务主管预审促销单；D、财务审核促销单，影响系统中的短期售价调整。捆绑：A、可能存在多个商品搭配销售的情况，比如香水A售价是10块，口红B售价是10块，但是2个搭配购买，售价只有15块；B、建立一个新的商品编码C，售价为15；C、建立捆绑协议，合并商品A和B，以C进行销售；D、捆绑情况下，以基本商品进行库存减少和核算，即虽然是以C进行销售，但是库存还是扣减到A和B上；E、

13、系统支持多个A多个B，捆绑为C；比如2个A1个B，捆绑为C等。6、销售管理前台销售：A、自营商品包括化妆品和服装，化妆品默认是扫描商品条码销售（专柜是否类超市管理？否则顾客先拿货，如何防盗？），服装以营业员开单销售； 建议化妆品也进行营业员开单销售，可以统计到营业员的销售，而且管理简单，成本也低。 B、自营商品的价格为固定价格，前台销售时不可修改价格，只有有权限的人才可以打折销售；C、自营商品允许负库存销售（单据会有未及时录入的情况）；D、自营的促销和联营促销分开；E、自营的商品和联营的商品，不开在一张收银小票上；F、需要录入自营商品的营业员；G、自营商品的打折权放在楼管处，收银员和收银主管都

14、没有打折权；批发领用：A、行政部希望对于内部耗材采用系统管理，顾需要有一张消耗商品库存的单据，我们建议采用批发单；B、行政部根据各个部门录入客户资料；C、行政部根据各个部门商品领用情况，填写各个部门的批发单，减少仓库库存；福州建议：行政部内耗商品不建议放业务系统管理，以防混淆。7、结算管理经销按单结：A、根据供应商的帐期，进行结算；B、财务复核进货单和退货单，产生帐款；C、财务通知供应商可以结算（向供应商提供对账单），供应商提供发票；D、财务在系统中作发票登记；E、财务导入发票数据到付款单，进行结算。经销按销结：A、根据供应商的帐期，进行结算；B、财务根据销售情况，进行经销按销结的额度计算，从

15、而产生可结算额度；C、财务进行经销按销对账操作，根据结算额度勾选进货单据，从而产生经销按销对账单；D、财务通知供应商进行结算（向供应商提供对账单），供应商提供发票；D、财务在系统中作发票登记，指明经销按销对账单上每个商品的实际结算数量和金额，剩余的可以等下次发票到了再结算；E、财务导入发票数据到付款单，进行付款操作；F、沈阳的自营商品的进货价格是固定的，不会存在同一个商品有不同的进货价的情况，结算时根据销售数量和进货单上的价格进行结算备注：自营商品是否存在通道费等情况？福州答复没有。自营商品可能存在预付款的情况，需要启用预付款单，在付款单时抵扣；自营商品福州大部分是现结，沈阳部分自营商品是压款代销8、赠品管理1、 行政部维护自营商品资料，对于需要服务台发放的赠品（级数送礼，积分兑奖），勾上“随意赠送”，即赠品标记。2、 行政部作自营进货单，增加库存。3、 行政部维护级数送礼的赠品资料，因为赠品种数不多，可以直接把自营商品资料的编码和名称等，全部复制用于新增级数送礼的赠品。限制条件“维护的赠品代码和名称必须和自营商品一致，否则不允许保存”。4、 服务台日常发放赠品。5、 促销结束后，把所有服务台发放的赠品合计统计作出货管理，减少自营的库存。6、 财务结算。要求配合部门：行政部，财务部，市场推广部。专心-专注-专业