国外项目现场管理指南(共15页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上国外项目现场管理指南（第一版）专心-专注-专业目录一、生活1出国注意事项：1.1出国必备条件： 公司审批：出国前按照附件出国流程进行公司内部审批，并签订“出国服务协议”； 护照：护照是出入国境和在国外证明国籍和身份的证件。在出国前，做好护照检查。应检查姓名、照片、性别、出生日期、出生地、签发日期、有效期、签发地等内容是否正确；持用再次使用的护照应检查有效期是否在半年以上，签证页是否够用。 签证：签证是前往国家对外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。获得签证后，应对签证基本内容进行检查，一般要注意签证有效期。 机票：公司会帮你订好往返机票，回程一般未确定起飞具体

2、时间的，称“OPEN”票。机票必须定妥座位后才能办理登机手续。现在购买的机票大都属电子客票，为方便大家掌握航班号和起飞时间，公司会打印机票行程单。可凭护照及行程单直接在机场航空公司柜台办理登机手续。 身份证：不需要携带，可留在国内以备其他用途； 照片：带10张2寸（必要时可以剪成1寸）白底彩色照片（最好与签证上的照片一样）以备延续签证或者办国外工地出入证所用；1.2生活费：1) 人民币：携带少许（两千元左右），可在机场购买一些免税商品，同时在东南亚国家可以直接使用；有些国家的海关人员会索要小费，因此带点1050元面额的人民币零钞是必须的；2) 美元：携带少许（几百块），以备应急之用；3) 旅行

3、支票：为主要携带币种，不能直接流通，但是在银行兑换成当地货币的汇率最高，而且携带安全（拿到以后在第一个签名处签名，然后在兑换时当着银行工作者的面签名，两次签名相同方可兑换；遗失以后可通过挂失来避免损失）；4) 银行卡：可以在有银联标志的自动取款机上面直接提取当地货币，要收取一定手续费，但是依然比用美元现钞兑换划算；5) 双币卡：很有用，可以在稍微大点的商场直接刷卡消费；1.3生活品：1) 洗漱用品：尽量自带，因为国外很多宾馆不提供一次性用品；2) 衣服：提前了解目的地的气候，从而判断该携带的衣物；3) 药品：建议带3种常备药：1)感冒药，2）过敏药，3）止泻药；患有心脏病、糖尿病者应随身携带药

4、物，并听从医生指示服用，不要随便服用他人的药品；携带常备药物时，应避免携带粉剂，以免被误认为违禁品；4) 禁、限品：液体、打火机及刀具等需托运（出关后的免税商场里面的物品不受限制，但是不能在上飞机前打开包装）、香烟不能超过400根；含濒危物种成分的中成药:如藏羚羊感冒药、含麝香类药物。1.4出入境：1) 时间：提前2小时到机场更换登机牌；2) 填表：入境需填的表格最好在飞机上向空姐索要，并在飞机上完成以免浪费排队“占位子”的宝贵时间，同时有不会的地方还可找空姐帮忙；2国外生活：2.1安顿： 首选请当地的项目联系人帮忙安排前期的租房、租车（加司机）、招本地翻译等工作，否则容易被宰； 次选在当地找

5、个华人帮忙； 万不得已就自己上网去搞清楚当地的物价情况先；2.2吃饭： 可采取自己做与外面买相结合的方式，当然首先要购置相应的厨具；2.3住宿： 租房的位置尽量兼顾菜场和工地距离，特别是菜场要近；2.4交通： 没有熟悉当地情况之前不要乱跑（特别是晚上），出门尽量多人一起，而且要随身携带手机； 有些国家是靠左行的，去之前要搞清楚；2.5通讯：1) 电话：当地都有类似IP电话的业务，所以办卡的时候要选择打国际长途最便宜的那种，而且要记住加拨IP号码；2) 网络：宽带的流量要足够大，否则收发邮件会很痛苦；多人情况下可使用无线发射器；2.6医疗： 每个人出国前公司都会购买人身保险，请记住自己的保险号；

6、 在外如需就医尽量提前报告公司人事部门，搞清楚报销需要的医疗程序，按要求开具发票并保留；2.7生活注意事项： 勿在公共场所大声打电话或者说话； 排队的时候遵守秩序； 搞清楚当地的一些禁忌，尽可能不要触犯； 严格遵守外事纪律及个人道德准则，以免带来不必要的麻烦；二、工作1准备工作： 出国之前，应当准备好工作所需的各种资料及办公用品，特别是资料需提前熟悉。1.1资料准备：1) 图纸及资料的电子版，尽量搜集的齐全一些，包括借用件和标准件；2) 锅规及相应的规范标准电子版；3) 项目合同的电子版，包括我们与分包商之间的合同；4) 发货计划及详细清单；5) 公司通讯录电子版；1.2办公用品准备： 需携带

7、以下办公用品：1）照相机；2）计算器；3）笔和笔记本；4）名片；1.3技术准备：1) 提前熟悉合同，对供货范围、责任范围等做到心里有数；2) 提前熟悉图纸，清楚安装顺序及各部件的注意事项（可向项目负责人及有经验的用户服务人员请教）；3) 提前了解设计和制造中的缺陷，如设计修改、材料代用、返修情况等，并提前和项目负责人商量好处理方法；2. 联系部门：国外工作必须清楚什么样的问题应该找哪个部门来解决，这样才能提高速度和效率，以下仅根据目前的组织机构来定义。1) 项目部：主管部门，安装和调试阶段的所有现场工作都要直接向其汇报；2) 用户服务处：协管部门，根据项目部的要求提供现场人员支持，以及现场问题

8、解答；3) 技术部门（包括工艺处）：协管部门，根据项目部的要求提供现场人员支持，以及技术问题解答；4) 采购部：协管部门，根据项目部的要求联系供应商及分包商提供现场人员支持，以及现场问题解答；5) 销售部：根据项目部的要求提供现场人员支持，以及商务问题解答；6) 人事部：根据项目部的要求办理护照及签证，以及安排往返行程；3工作内容：根据合同内容的不同，工作内容会有很大差别，这里仅按照一般最大范围进行说明，具体执行需非常准确地理解合同要求。 3.1货物清点：一定要通过事先签订书面的的三方清点协议或签字认可的会议记录，对货物清点原则进行约定，原则上所有货物在开箱同时必须进行三方（业主、安装公司、供

9、货方）共同清点，清点完毕后交由保管方负责。1) 对照包装箱单核对箱件数目：由合同约定方（一般是业主）负责清关，并运送货物至安装现场；货物到达现场前运输发生的遗失和损坏需在第一时间通知保险公司进行取证以备索赔；2) 对照包装清单核对货物具体数量：对于清点时的货物缺少需第一时间联系项目部核实是否漏发，如漏发则需尽快补货或者现场采购；对于清点后的货物缺失由合同约定的保管方负责（如果合同未约定，则需要现场三方开会约定，这点非常重要！）；3.2技术交底：为方便对方，同时减少我方的麻烦，需要向业主和安装公司解释清楚技术资料的构成、各自的用途以及资料查阅方法（需在第一次三方会议中澄清）：1) 供客图纸清单：

10、用于核对各技术文件的完整程度、技术文件的查找；包括系统技术文件清单、本体技术文件清单、配套辅机技术文件清单等3大部分，其中配套辅机技术文件清单可能需要现场整理；2) 产品总清单：用于核对设备的的完整程度；包括系统产品总清单、本体产品总清单、配套辅机产品总清单等3大部分，其中系统产品总清单和配套辅机总清单可能需要现场整理；3) 供货清单：用于核对设备供货的的完整程度；包括系统供货清单、本体供货清单、配套辅机供货清单等3大部分，其中系统供货清单可能需要现场整理；4) 安装说明书：用于指导安装过程，并提出了一些基本的验收标准；包括系统安装说明书、本体安装说明书、配套辅机安装说明书等3大部分，其中系统

11、安装说明书需现场整理，本体的安装说明书需现场细化；5) 使用维护说明书：用于介绍整体情况、指导调试过程及今后的运行及维护；包括系统使用维护说明书、本体使用维护说明书、配套辅机使用维护说明书等3大部分，其中系统使用维护说明书需现场整理，本体的使用维护说明书需现场根据实际运行情况调整；3.3安装公司管理：为方便彼此工作，需对安装公司的基本行为作出要求（需在第一次三方会议中达成一致）； 1) 人事：要求安装公司提供包含联系方式及照片的组织结构图，并必须配备专门的安全员、材料管理员等；2) 文件：要求安装公司需有一套完整的安装文档，至少包括：1）总体安装、调试计划表，2）安装、调试进度表，3）安装、调

12、试规范，4）现场加工、拼接及安装数据报告表，5）现场探伤报告表，6）工程联系单，7）额外安装费用申请单（由于制造原因导致现场修理、运输原因导致现场修理、图纸错误导致现场返工、实际安装工作超出合同范围等原因），8）货物清点清单（可使用我们的装箱清单），9）浇注料使用情况汇报单（浇注料施工阶段需每天检查），10）领料单；3) 汇报：要求安装公司每周召开例会，向总包方和业主汇报安装情况；3.4安装质量管理：安装质量的检查标准为图纸、相关规范以及合同特殊要求；安装质量由安装公司负责，总包方负责监督并有权要求安装公司对不合格安装进行修改；总包方只对数据和报表签字并负责，安装公司必须保证其数据的准确性；（

13、此两项需在第一次三方会议中达成一致）1) 安装顺序：安装顺序错误导致的返工或质量问题由安装公司负责，为了减少错误，安装公司应该提前告知总包方其主要设备的安装、吊装顺序，而总包方也应该从技术角度尽量给予帮助；（需在第一次三方会议中达成一致）2) 安装程序：安装公司在进行安装（包括现场拼接）之前应该按照标准、对照图纸测量尺寸，符合后再进行下一道安装工作；如不符合则需报告总包方进行处理；对于一些重要设备，如钢架、水冷壁等，安装公司需按照总包方的要求提供测量数据，并在征得同意后才可以进行下一道工序；（需在第一次三方会议中达成一致）3) 安装工艺：普通材料和设备的安装工艺由安装公司制定并对其结果负责；特

14、殊设备或材料，总包方会委派人指导安装，安装公司必须严格按照指导人（或者指导材料）要求的工艺流程进行安装；（需在第一次三方会议中达成一致）4) 探伤检查：严格按照规范要求（或者合同规定）进行相应比例的探伤，核对探伤报告的数量（对照我们设计的焊缝数量）并作记录；有些非受压件也会有探伤要求（详细见图纸技术要求，主要是钢烟囱）；5) 其他：按照图纸和相应的规范对安装的结果进行日常巡检；3.5安装进度管理：在每周的例会中会由安装公司通报安装进度；1) 对外：检查并核对安装进度；对于安装落后的项目向安装公司施压；对于业主的原因作出提醒；2) 对内：根据进度情况核对我们的人员、货物是否到位，并及时与国内取得

15、联系；3.6货物管理： 1) 安装材料：监督安装公司按照安装说明书的要求保管相应的货物，了解货物的堆放情况；监督安装公司的领料制度执行情况，并关注材料的使用情况，特别是耐火材料等损耗比例高的材料；如果有不符合保管要求或使用过期材料的情况发生，必须书面通知业主或者总包商；2) 安装用备品：要求安装公司单独放置，如要使用需向总包方说明，安装完毕后移交业主；3) 运行备品：货物到场清点后马上移交给业主，并对照合同中的备件清单办移交手续；4) 特殊工具：要求安装公司办理借用手续，使用完毕后移交业主；3.7资料管理： 1) 安装资料：按照合同要求的数量分发给安装公司和业主，并办理移交手续；现场办公室设置

16、资料柜并规范摆放； 2) 现场文档：建立组织结构图，安装计划及进度表，货物清点报告，资料签收表，会议纪要，安装检查报告，探伤报告，工程联系单，安装额外增加费用单，每周考勤表，项目月报等资料夹作分类归档；对往来文件用现场往来文件表作汇总，对人员用现场人员列表作汇总，对图纸修改用图纸修改记录作汇总，对探伤情况用探伤记录作汇总，对现场事件用现场记录作汇总，对费用建立生活费用和工作费用作汇总，对需总包方派人指导的设备作安装指导项目列表；3) 竣工资料：项目竣工后按照最终的安装实际情况出竣工图，并按照合同规定的数量移交业主；按照调试的情况出调试报告并移交业主；3.8工程费用管理： 1) 现场采购：现场采

17、购是在不得已的情况下进行的，价格往往高出国内很多。如果现场附近有大的市场，可以自行购买；如果自己买不到也要通过多种途径打听到当地材料价格，然后委托业主（第一选择）或者安装公司（第二选择）购买；2) 现场返修：此费用的金额和浮动范围都非常大，所以在签字前一定要仔细核实，同时搞好关系的作用也非常大；l 返修责任的界定：（需在第一次三方会议中达成一致）我们只在两种情况下承担现场返修费用：一是对供货进行现场维修或自制，二是安装结束后的设计修改造成返工；l 返修费用的计算：合理的返修费用应由以下几方面内容：a) 材料费：现场加工需要的主材；一般不存在b) 人工费：各个工种的数量X工时；需要提前了解当地的

18、工费，并注意核实实际的返修工时c) 耗材费：特指焊条、氧气、乙炔及砂轮片等，一般参照人工费按比例收取；d) 设备费：起重机等大型设备；一般不存在，但是若要发生则必须准确记录实际使用时间，因为价格非常贵！e) 技术费：安装公司技术人员的数量X工时；一般只有1个，而且工作时间不能和工人相同，甚至有些无需技术人员f) 管理费：一般为以上总费用的10%；3) 超范围安装：当实际安装范围超出合同签订内容时，需要额外增加费用。此类费用的处理一定要在充分利用合同的基础上进行，同时也可用少于合同约定范围的安装项目进行抵消（这点处理起来比较难，建议先不要挑明，到最终结算时再谈）。4) 其他费用：现场还会产生一些

19、其他费用；5) 费用使用及报销注意事项：l 请示：一般来讲，公司会给现场负责人一个费用授权，在权力范围内的费用可根据需要进行开支；权力范围之外的则需要实现请示项目经理；l 报销：在国外有些费用不一定能够拿到正式发票，这就需要根据实际情况事先请项目部和财务部沟通，确定一个处理方法，然后遵照执行；在这种无法开具正式发票的开支发生之前，尽量事先做好请示工作；3.9分包商管理： 1) 设备管理：结合工程进度及合同规定督促外购设备的发货进度；按照供货清单及合同要求检查货物数量；对照合同从外观上检查货物是否合格；对于不符合项要及时与国内项目部及采购部取得联系；2) 服务人员管理：结合工程进度及合同规定督促

20、供应商服务人员到现场，一般提前2个月通知办理护照及签证；督促供应商服务人员按照合同要求履行职责，如安装、安装指导、调试、试运行等；在生活上给予帮助，工作上予以配合，并从安全角度加以管理；3) 费用管理：生活费用按照合同的规定执行；工作上发生的费用原则上由分包商承担，现场管理者负责协调和帮助，并要求分包商对最终的价格认可签字；4) 注意事项：l 对于设备的质量问题及处理方法要和供应商服务人员认真沟通达成一致，重大的内容要形成文件；l 对于业务能力或工作态度无法满足现场要求的服务人员要及时反馈，并要求尽快更换；4工作注意事项：4.1安全：现场处处充满危险，稍不注意就会受伤，所以一定不能掉以轻心。希

21、望今后能够就安全问题形成一份手册，这里仅简述一些基本常识：1) 培训：出国之前应当由经验丰富的现场工作人员讲解注意事项；2) 几个原则：l 保护：进入内部一定要有其他人在外面守护，也不能随便关闭打开着的人孔门，不要单独去没人的工作场所；l 护具：进入施工区域一定要戴安全帽；到没有防护措施的高处检查工作一定要系安全带；攀爬时要戴手套；进入炉膛、烟道，以及保温棉施工阶段尽量戴口罩；不要穿底太薄、太软的鞋（小心钉子），不要穿短袖；l 习惯：走路时每步都要先踩实、不要太快，攀爬时先用手拉一拉是否能够承受自己，要摸某个地方前先试试温度（刚刚焊接过的地方温度会很高）；调试及运行阶段处理问题时一定要保持现场

22、和控制室的准确、良好沟通；听到有异响时停止走动，先判断情况，如果是蒸汽泄漏的声音尽量远离受压件，一定要经过时前面用其他东西探路；4.2合同执行：用合同说话体现的是一种规范的国际商务习惯，甚至可以体现我们的水平和档次。从利益角度讲，懂法的人和不懂法的人斗肯定是占上风的，因为如果你熟悉法律条款，就可以把有利于自己的部分拿出来，并且从有利于自己的角度去阐述。3) 总包合同：要清楚业主、总包方和安装公司各自的工作范围、责任和权力；清楚三方之间的付款要求和时间点；4) 分包合同：要清楚分包商的货物及服务要求；清楚付、扣款条件和时间点；4.3交流和沟通：语言和工作习惯上面的差异，是项目管理从国内走向国外的

23、巨大障碍，而良好的交流和沟通是解决这一问题的唯一途径。提到交流，我们的第一反应可能就是请几个翻译，但是事实并非如此简单，现场的交流和沟通包括的内容要丰富和复杂的多：1) 技术交流：l 要让不懂中文的人听懂我们的意思。这就要求我们熟练的运用外语，特别是技术和工程用语。l 要让不懂技术的人听懂我们的意思。这就要求我们自己首先要非常清楚地理解技术，然后再运用语言的技巧去让别人理解。如果自己都理解不了，那么翻译过去的东西可能就离题万里了，很多时候矛盾就因此而产生。l 相比国内，我们的提供用户的资料需要解决两个主要问题：一是要全部把中文表达的地方改为英文表达，二是把中国人约定成俗不用说明的地方重新加上英

24、文说明，而后者往往是需要现场人员来完成的。l 要真正地把自己当作一个对中国完全不了解的外国人来审视我们的资料，要把自己当作一个安装者和使用者来审视我们的资料。对于不完善或不清楚的地方要及时主动去解决，不要等问题出现，现场如战场，时间非常重要！2) 事务交流：沟通的效果会因对象的不同而出现较大差异，以下仅给出几个原则，使用中需根据实际情况进行变通；l 诚实与圆滑：对于交货期和服务人员抵达期等不确定因素大的问题，在未得到确切消息的情况下不要轻易下结论，否则会丧失信誉，最好使用一些“大概”、“尽量”之类的词；对于确定不能如期完成的事情，一定要第一时间主动通知对方，并诚恳道歉，同时帮忙提供解决措施；l

25、 谨慎与果敢：对于技术上可以判定的事情要果断表态，切忌故弄玄虚，不要为难别人；对于对方做错的地方，要果断叫停，防止错误扩大；对于要求对方返工或者修改的地方，一定要谨慎，如果因此给对方带来不必要的麻烦将会导致严重矛盾，宁可先停下来与对方一起分析；l 原则与变通：对于施工工艺一定要坚持原则；对于施工结果要善于变通，切忌用标准去卡对方，对于超出标准的地方要从技术上给出分析判断，这才是体现我们水平、并赚取谈判砝码的机会；如果安装公司明显违背操作流程进行施工，在口头沟通不能达到效果时，一定要以书面形式提出，明确其错误之处及可能导致的后果；4.4意识与态度：1) 服务意识：不要拘泥于固有的身份，要根据实际

26、情况改变自己角色，一切为了工程。有时候我们是质量监督，有时候是技术指导，有时候甚至是技术员；2) 敬业态度：现场工作没有时间限制，一切服从工程进度，而且我们敬业的态度可以很大程度上让业主原谅我们产品质量上面的瑕疵；4.5关系处理：现场是个很复杂的地方，业主、总包方和安装公司三者既有利益又有矛盾，而且强势与弱势地位也是经常转换的，审时度势地处理好关系对于保证工程的顺利进展非常重要。1) 业主：是工程的也是出资方，处于现场的最高层；谋求在进度、质量和成本之间找出平衡，但是相对质量，进度更容易直观地反映工程建设者的工作业绩，而且这个阶段的负责人往往不是最终的用户，所以往往更加关心进度；l 特点：掌控

27、资金，利益点在进度，但是受制于质量和成本；l 应对原则：要表现出以项目大局为重的态度，让业主觉得我们和他们站在一起，也很关心进度；经常主动联系，并提前对项目中可能会出现的问题做出提醒；对于业主需要我们配合的地方，只要是责任清楚的就爽快答应；2) 安装公司：是项目现场工作的实施者，处于现场的最底层；在保证最低进度和质量要求的前提下赚最多的钱是他们的目标，但是相对质量，进度的责任更难以界定，他们往往会用进度来作为谈判的筹码；l 特点：掌控人力，利益点在成本，但是受制于进度和质量；l 应对原则：要表现出对他们的同情和友好，让安装公司觉得我们没有架子；要经常活动在安装第一线，主动和技术员及工人打成一片

28、，如果安装公司加班干活，我们也应当有人留守（除非对方提出不需要）；对于可能出现质量问题的地方要提前提醒、及时检查，出了问题要在保证质量的前提下帮助他们以最经济的方式解决，实在不能解决的要坚持立场，该返工就返工、该报废就报废；对于进度要及时检查和提醒，对于明显拖后的地方要在三方例会上严肃提出，并共同商量解决办法；3) 总包方：是项目的总体设计者，也是供货方，处于现场的夹缝层；项目顺利移交、收到尾款是最终目标，但是工程进度、质量和关系处理都会对这一目标产生影响，所以必须做好平衡工作；l 特点：掌控标准，利益点在收款，但是受制于进度和质量；l 生存之道：想办法成为业主和安装公司之间的纽带，形成其他两方都需要你作“中间人”的局面；时刻以一个帮忙者的身份出现，要让另外两方知道，卡他们的不是我们而是“行业标准”或者“其他规定”，我们所做的只是在他们违反了这些规定之后帮他们作风险评估；把握好付款节点，能收的钱尽快拿到；三、附表下面提供的是部分现场文档格式供参考，具体可根据实际情况进行修改或增减：附表1：出国流程 附表2：项目管理组织结构图 附表3：现场工作人员列表附表4：现场工作人员值班记录表附表5：现场往来文件列表附表6：货物清点记录表附表7：探伤记录表附表8：现场工程联系单附表9：现场图纸修改记录表附表10：安装增加费用清单附表11：会议纪要附表12：每日工作记录表附表13：值日表