商业信函特点及写作的注意事项(共9页).doc

《商业信函特点及写作的注意事项(共9页).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商业信函特点及写作的注意事项(共9页).doc（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、精选优质文档-倾情为你奉上 商业信函特点及写作的注意事项 【经理人职场-讯】在行销学中，商业信函直邮行销法应用的比较多。那么商业信函直邮行销法的优势体现在那些方面，商务信函的特点优势什么，注意事项又是怎样的呢? 业务优势 所谓商业信函直邮行销法即是把一个公司的产品求购、招商引资等资料直接寄到能做决策的企业相关的负责人或终端用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他方式完成商业交易。这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。它的好处主要就是：与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。由于它是一种书面资料

2、，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。 商务函电 商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。 商务信函的写作需要注意以下几点标准： (1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。 (2)简洁。在做到准确

3、、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。 (3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。 (4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。 (5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。 商务信函写作的注意事项 1.句子不要零碎。 例子: he decided not to audit the last ten contracts. because of our previous objections about compl

4、iance. 两个句子应该连在一起：he decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance. 2.切忌主客不分或模糊。例子: deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 deciding to rescind our earlier estimate, we have updated ou

5、r report to include $40,000 for new equipment. (we决定呀, 不是report.) 3.结构对称,令人容易理解。例子: the owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: the owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract. 4.单

6、复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如: an authorized person must show that they have security clearance. 应改为 authorized persons must show that they have security clearance. 6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。 7.标点要准确。例如: he did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 应改为: he did not

7、make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。 9.大小写要注意。除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: must change to os immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。 10.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。【经理人职场-】 【世界经理人办公伙伴-讯】商业计划书一开始是在美利坚合众国诞生的，在当时被人们奉为从私人投资

8、者或者风险投资家那里回去资金支持的利器。在目前以及将来的国内外投融资市场上，不管面对何种类型的投资方，商业计划书已经成为针对各类潜在的投资者而一开始就需要准备的一项最重要的书面材料。 商业计划书是公司、企业或项目单位为了达到招商融资和其它发展目标之目的，在经过前期对项目科学地调研、分析、搜集与整理有关资料的基础上，根据一定的格式和内容的具体要求而编辑整理的一个向读者全面展示公司和项目目前状况、未来发展潜力的书面材料。它有别于传统的项目建议书和项目可行性研究报告。商业计划书考虑问题更全面，更注重操作性、更强调经济效益，也有不同的格式和内容的具体要求。另外二者所针对的对象也有所不同，前者是针对我国

9、各级政府和其它有关部门的要求而整理的书面材料，而商业计划书是针对各类潜在的投资者而一开始就需要准备的一项最重要的书面材料。并且，如果国际融资是你融资计划的一个范畴，那么你一定要准备一份英文版的商业计划书。 从广义上来讲，因为所有公司、企业的项目在运作中都或多或少地含有这样那样的风险，单是从经济层面来考虑，也没有100%的保证。所以，从投资者的角度来看都会把所有的项目看作风险项目，把准备投资的公司、企业看作风险企业。国内外融资方式虽说有很多种，但从严格意义上来讲，它们都应该归属于风险投资这个大范畴。对于正在寻求资金的风险企业来说，商业计划书就是企业的电话通话卡片。商业计划书的好坏，往往决定了投资

10、交易的成败。 企业整理、撰写商业计划书的过程，也是首先把该项目推销给企业和企业家自己的过程。作为连你自己都不相信的商业计划，你是不可能推销给别人的，更不用说精明过人的国内、国际投资者。反过来，即使一个实际上很好的项目，如果没有通过商业计划书这一众多投资者认可的文字方式充分展示出来，其结果很可能仍是把项目留给了企业家自己。其次，商业计划书还能帮助把计划中的风险企业推销给风险投资家，它的主要目的之一就是为了招商融资，谋求更大发展。最后，对已建的风险企业来说，它还可以为企业的发展定下较具体的重点和方向，从而使员工了解企业的经营目标，并激励他们为共同的目标而努力。 商业计划书的重要性不言而喻。现代招商

11、融资没有商业计划书几乎是不可能成功的，同样没有一个正规、完整的商业计划书那也是希望渺茫。一个很简单的原因就是：所有投资者首先面对的是您的商业计划书而不是您的项目。 商业计划的写作程序 一份良好的商业计划包括附录在内一般20-40页长，过于冗长的商业计划反而会让人失去耐心。整个商业计划的写作是一个循序渐进的过程，可以分成五个阶段完成。 第一阶段：商业计划构想细化，初步提出计划的构想。 第二阶段：市场调查，和行业内的企业和专业人士进行接触，了解整个行业的市场状况，如产品价格、销售渠道、客户分布以及市场发展变化的趋势等因素。可以自行进行一些问卷调查，在必要时也可以求助于市场调查公司。 第三阶段：竞争

12、者调查确定你的潜在竞争对手并分析本行业的竞争方向。分销问题如何?形成战略伙伴的可能性?谁是你的潜在盟友?准备一份一到两页的竞争者调查小结。 第四阶段：财务分析，包括对公司的价值评估。必须保证所有的可能性都考虑到了。财务分析量化本公司的收入目标和公司战略。要求详细而精确地考虑实现公司所需的资金。 第五阶段：商业计划的撰写与修改，所收集到的信息制定公司未来的发展战略，把相关的信息按照我们上面的结构进行调整，完成整个商业计划的写作。在计划完成以后仍然可以进一步论证计划的可行，并根究信息的积累和市场的变化不断完善整个计划。 常见的五大弊病 一个成功的商业计划应该具有结构清晰、风格一致、通俗易懂、避免使

13、用含糊的用语、具有艺术性的页面等特点。另外在写作的过程中还要避免一些常见的弊病 弊病一：自我为中心，无的放失，对行业的市场状况缺乏分析很多人在在作商业计划的过程中往往是从自身的角度出发，长篇大论在说明自己要作什么，偏偏对自己的产品和服务有没有市场，产品的销售渠道如何缺乏必要的分析。要知道顾客才是上帝，只有以客户为中心的产品和服务才会获得人们的认可。同时，不分析行业环境和市场给人的感觉是计划者本身对行业的了解有限，使投资者的信心大打折扣。 弊病二：对市场过分乐观，或者进入一个拥塞的市场有些计划者会拿出一些与产业标准相去甚远的数据来预测公司未来的市场份额，得出过分乐观的结果。又或者进入一个拥塞的市

14、场，交一份不专业的创业计划。 弊病三：不分析竞争对手的情况通常都应该分析竞争对手的情况，包括行业内的现有企业、本公司的一些替代产品以及新技术的更新换代等方面。在现今的市场中，竞争是永远存在的，不分析竞争对手的情况会对公司未来面临的危机缺乏认识。 弊病四：缺乏可行的盈利模式很多的商业计划对公司未来运行收入来源的描述非常的模糊，像今年年初互联网行情高涨时候靠讲故事的办法获得投资者认可的机会不多，稳健的投资者终究最关心的仍然是公司未来的盈利前景。 弊病五：财务预测没到盈亏平衡年份尽管对未来财务状况的预测主观性很强，但是进行足够的预测告诉投资者可能的盈利时间仍然是十分必要的。在很多商业计划中，有的财务

15、计划只告诉投资者未来12个月中资金的使用，这显然是不够的。给人的印象是公司的前景难以预料，现今总是处在流出阶段。 时代的发展是迅速的，因此，市场的变化也是无常的，所以，一份好的商业计划书应当也能够跟随着市场的变化进行不断的调整。虽然说一份好的商业计划书并不能保证你的创业项目一定会取得成功，但是，有计划的前进当然会比无计划的前进更容易找到目标，也就更容易接近成功。【世界经理人办公伙伴-】 来到这里三个多月了。学到了我以前没学到的很多东西，我感谢老师，感谢园里的领导，对我工作的信任与支持。 刚来的时候我什么也不董，每天就像一个傻子，那时我就会问怎么做，然后去做，我特别想做好一天的工作，可是总得问别

16、人，心里特别不好意思，突然想起妈妈的话:没有苦衷苦，那有甜中甜，所以我认真听每位老师所说的话，用心去记，体会中间的意思。自己应该怎样做，怎样做的更好。晚上回到宿舍，就会想我这一天所做的，所听到的，从新在大脑中过一遍，也好加深一下印象，然后想一下第二天的工作。 孩子的名字我一个也叫不上来，别说听话了，在我做事情时老是取笑我，。日子久了，他们这些小家伙儿越来越可爱了，我也变得喜欢他们了，就是我特别生气的时候看到他们也会笑起来。气也会马上打消的，我是越来越喜欢我的工作了。 我是保育老师，不但要把每天的卫生工作做好，还要看护好每一个孩子，保护他们的安全是我的职责。每天做卫生以外还可以学到了很多。 例如

17、，怎样设计板报，怎样与孩子讲话，怎样才能做到保教结合把孩子教育的更好;我在美术手工方面也有了更大的进步，在这方面的功劳都是班长给予的鼓励与支持，我很感谢。在英语方面也有很大进步原来没见过的没听到过的，甚至于忘记的又从新复习了一遍。 现在不但听见了还学会了不少。所以说我要继续努力。不但要把工作做好还要不段的学习，要作一位好的幼儿园老师，这是我的希望。 对我的工作还是不特别的满意，有很多不足之处，有的事情我想不到，还有的事情想的不周。 班里的东西保管不周，小朋友总尿裤子，尿了裤子不说出来会生病的。孩子小尿裤子是长有的，后来我总是提醒他们去小便，有一个小朋友不到三岁，不论你说什么，就是点头，裤子不会

18、掖，说叫老师，她总点头就是不叫。我的政策是当她小便后我教她，经过一个星期的努力，她突然说她会了，虽说，她掖不是很好但也进步了。我决得每个孩子都是聪明的，只要你认真教，会很快学会的，比如，花儿在阳光充足的条件下会很快的长大。孩子们也一样- 普通话对于教师来说是很重要的，虽然有了进步但是我还要努力，希望能做的更好。 在态度方面还是可以，对每个孩子都很细心的照顾，尤其是动作慢的孩子更要仔细;班里孩子比较小，吃饭比较慢，吃快了会吐出来，我要清理干净并消毒。不会嫌他们脏，孩子必定是孩子，大了叫他吐也不会了。 在以后的工作中我会把不足之处尽量改进的更多更好，我的优点会继续保持。希望在以后我会变得更出色，也希望能成为一名优秀的幼儿园老师。  专心-专注-专业