费用报销管理制度及流程.doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上1. 目的：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。2. 适用范围：本制度适用公司全体员工3. 分类本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。4. 借支管理规定及借支流程：4.1. 借款管理规定4.1.1. 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。4.1.2. 其他临时借款，如业务费、周转金等，借

2、款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。4.1.3. 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。4.1.4. 借款销账规定：(1) 借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。4.1.5. 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。4.2. 借款流程4.2.1. 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。4.2.2. 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理（或总经理授

3、权人）审批。4.2.3. 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。5. 日常费用报销制度及流程：日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。5.1. 费用报销的一般规定5.1.1. 报销人必须取得相应的合法票据。5.1.2. 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。5.1.3. 按规定的审批程序报批。5.1.4. 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。5.1.5.

4、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理（或总经理授权人）审批到出纳处报销。5.2. 差旅费报销制度及流程：5.2.1. 出差管理规定:5.2.1.1. 出差前5.2.1.1.1. 确定出差的必要性，能用电话交流等方式解决问题的，则不安排出差；5.2.1.1.2. 确需出差时，应就出差目的、提前准备的资源、会面时间等事先与对方沟通清楚，并达成一致意见；5.2.1.1.3. 填写出差申请单，注明出差原因、时间、路线、人数、出差费用预算等内容，经有效审批权限人审批后方可成行，出差路线应选择最短

5、且最方便的，尽量减少出差所用时间；审批权限人须对出差业务的必要性（必须罗列出出差解决的问题点）、出差时间合理性、经济性进行充分的评估和审核，并对出差实际效果负责；5.2.1.1.4. 凭经核准后的出差申请单，根据出差期间费用预算填写借款单，先经部门经理初步审核后，经财务部门经理、最后交总经理（总经理授权人）核准后，当事人须将核准后的出差申请单复印一份报管理部，财务部予以支付预借金额。5.2.1.2. 到达出差地后5.2.1.2.1. 提高出差工作效率，当天可办妥的事情不拖延至第二天办理；5.2.1.2.2. 严禁以出差名誉办理私人事务；5.2.1.2.3. 着公司工作服进出各区域的办公场所及各

6、类的社交场所，对内（外）客户要注意举止言行的文明与谦和，维护公司形象；5.2.1.2.4. 注意节约，平时吃工作餐；需要外出就餐时，由级别最高者付费；5.2.2. 费用标准:5.2.2.1. 差旅费标准：（适用本标准的出差人员，不再享受公司的其他日常补助）地区类别住宿标准出差伙食补贴电话补贴部门副理及以上课长级以下A类：北京、上海、广州、深圳2001505015B类：除A级城市外的省会城市、直辖市（天津、重庆）、计划单列城市（大连、宁波、青岛）1801305015 C类：除A、B级城市规定以外的地区1501005015 备注：出差补贴50元，指早餐10元、中餐20元、晚餐20元5.2.2.2.

7、 跨省出差：部门经理级（含）以上可乘飞机，部门经理级以下乘飞机需具备以下情形中至少一种，否则只能乘坐火车（动车）、汽车：5.2.2.2.1. 国外出差或没有其它交通工具可供选择；5.2.2.2.2. 与部门经理级（含）以上共同出差，且出差目的为同一工作任务的；5.2.2.2.3. 到达目的地的时间有严格限制，乘坐其它交通工具无法按时到达的；5.2.2.2.4. 乘坐飞机的成本与乘坐其它交通工具的成本接近的，可酌情申请；5.2.2.2.5. 特殊情况经总经理特批的；5.2.2.2.6. 其它情形乘坐飞机的，差价部分由本人自行承担；5.2.2.2.7. 以上出差的部门经理级（含）以上及以下人员应该

8、将工作计划周全并安排妥当，提前相应的时间出发，以乘坐火车（动车）或汽车为首选，节省成本；5.2.2.2.8. 乘坐火车超过12小时或夜间12点后仍需乘坐火车的，可乘坐火车硬卧。5.2.2.3. 省内出差：一律只允许乘坐汽车或火车或轮船。5.2.2.4. 需要乘坐飞机的，出差人员将手续完备的出差申请单提前3-4天交与管理部，以便管理部统一订购飞机票。5.2.2.5. 市内交通费：本项费用用于市内公共汽车、地铁交通费。凭车票实报实销，出差人须在车票背面注明“时间、起止路线、事由”，否则不予以报销。因时间紧迫、事情紧急或交通不便确需以出租车代步的，事后须说明原因，报经部门经理、总经理（总经理授权人）

9、核准。具有核准权限的管理人员，须对相关费用严格管理控制。5.2.2.6. 市内外勤及短途出差人员（1日内）或公司认为无必要的，不适用本标准，除按实报销车费外，享受公司当天的午餐补助。5.2.3. 费用标准的补充说明：5.2.3.1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。5.2.3.2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。5.2.3.3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额

10、度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。5.2.3.4. 宴请客户需由总经理（或总经理授权人）批准后方可报销招待费，出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。5.2.4. 报销流程5.2.4.1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理（或总经理授权人）批准。5.2.4.2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。5.2.4.3. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差

11、旅费报销单，出差报告书等经部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理（或总经理授权人）审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。5.3. 电话费报销制度及流程：5.3.1. 费用标准5.3.1.1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制定，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。费用标准: 采购负责人及业务负责人每月200元/月，采购和业务部门业务员（内勤除外）定额50元；部门经理级别（经理助理以上）手机话费100元/月，课长级别(课长助理以上)50元/月(司机、出纳、总务等特殊岗位参照执行) ，组长（含）级以下不予以话费额度；副总级别（

12、总助以上）手机话费由总经理特别批准为主。5.3.1.2. 固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，暂由公司统一支付话费，待后续额度管理制定后执行。5.3.2. 报销流程5.3.2.1. 财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。5.3.2.2. 财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。5.3.2.3. 员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。5.3.2.4. 固定电话费由管理部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费超支，差额部分上报财务部，从其工资中扣除，特殊情况报总经理批示处理办法。5.4. 交通费报销

13、制度及流程5.4.1. 费用标准5.4.1.1. 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经管理部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;5.4.1.2. 市内因公公交车费应保存相应车票报销。5.4.2. 报销流程5.4.2.1员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由管理部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。5.4.2.2审批:按日常费用审批程序审批。5.4.2.3员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。5.5 办公费、低值易耗品等报销制度及流程5.5.1管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司管理部统一管理，集中购置,并指定专人负责。5

14、.5.2报销流程5.5.2.1购置申请: 公司管理部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。5.5.2.3报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。5.5.2.3费用归集：财务部按月根据管理部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。5.6招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程5.6.1费用标准5.6.1.1招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理（或总

15、经理授权人）的同意。5.6.1.2培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司管理部门统一管理，各部门培训需求应及时报送管理部。管理部根据实际需要编制培训计划报总经理审批（或总经理授权人）。5.6.1.3资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到管理部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。5.6.1.4其他费用：根据实际需要据实支付。5.62报销流程：5.6.2.1招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。5.6.2.2培训费由管理部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。5.6

16、.2.3资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。5.6.2.4其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理6.工薪福利及相关费用支出制度及流程6.1工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。6.2工薪福利支付流程6.2.1薪资支付流程： 6.2.1.1 每月20日由管理部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；6.2.1.2总经理（或总经理授权人）提供职工月度奖金分配表；6.2.1.3财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表

17、；6.2.1.4按工薪审批程序审批；6.2.1.5每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资；6.2.1.6每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。6.3临时工资支付流程同工资支付流程。11.3.1由管理部将由公司总经理（总经理授权人）审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；11.3.2住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 6.4汽油费报销补贴: 6.4.1公司对副课长级别以上且拥有本人名下的自购车辆的管理干部进行油费补

18、贴,具体要求如下;第一:必须要提供员工本人行驶证的车辆,第二:必须正在使用,对于课长、副课长级别公司给予500元的补贴,对于副经理级别以上公司给予1000元油费补贴.副总级别（总助以上）根据总经理特别批准执行。 6.4.2报销形式:公司每月10日前将所需要的油费发票提交给总务审核,由管理部审核后上交财务审核,经总经理（或总经理授权人）批准予以支付.6.5 其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。7.专项支出财务报销制度及流程: 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广

19、告宣传活动费及其他专项费用等。7.1软件及固定资产购置报销财务制度及流程。7.1.1填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。7.2.1报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 7.3.1结账报销：7.3.1.1资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；7.3.1.2按资金支出规定审批程序审批；7.3.1.3财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；7.3.1.4若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。7.2其他专项支出报销制度及流程:7.2.1费用范围：其

20、他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。7.2.2费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。7.2.3财务报销流程7.2.3.1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。7.2.3.2签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。7.2.3.3付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一

21、般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理（或总经理授权人）审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。8报销时间的具体规定8.1为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：8.1.1财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。8.1.2借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。9.附则9.1本制度解释权归公司财务部。9.2本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理后生效。批准：审核： 复核: 拟定：专心-专注-专业