建筑科技公司公文管理制度.doc

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1、建筑科技公司公文管理制度瓦力建筑科技有限公司公文管理制度第一章 总 则 第一条 为强化公司公文管理提高公文处理效率和质量结合公司具体情况特制定本制度。 第二条 公司的公文管理包括公司的正式收文、发文还包括签报、业务联系单等办公形式。 第三条 综合管理部是公司公文工作的管理部门主管公司公文处理工作。凡以公司名义的发文国家有关部委、外单位以及公司系统的来文由综合管理部统一收发。公司各部门的收、发文一律由综合管理部统一管理。 第四条 公文处理必须及时、准确、安全。公司公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第二章 发文处理 第五条 发文处理包括公文的拟稿、会签、审核、签发、缮

2、印、校对、用印、登记等程序。 第六条 公文拟稿 1、公司发文由相关部门拟稿；涉及两个以上部门时由主办部门牵头起草由其它有关部门会签；综合性公文一般由综合管理部拟稿。重要公文应由公司领导亲自指导或主持拟稿。 2、公文应做到文字表述准确、简明扼要、条理清楚、语法规范。未达到上述要求的应予以修改完善。 3、公文格式和公文种类使用应当符合规定发布范围应当合理。 4、公文格式要求：公文题目应用黑体二号字体；正文应用仿宋四号字体行距1.5倍不得使用彩色字体行文。 5、公文种类主要包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、简报、函等。 第七条 公文签发 1、公司发文由经办人填写“发文稿纸”（附件1

3、）由部门负责人审核签字报公司主管领导审核批准后交综合管理部统一印发。 如遇公司主管领导无法签发时由公司主管领导下达“授权单”（附件2）明确授权人员、授权时间及授权业务范围。由授权人代为行使公文审批手续。 2、部门负责人为公文签发第一责任人审签公文要认真负责签发人应当明确签署意见、姓名和审签时间。 第八条 缮印和校对 1、正式签发的发文由综合管理部按规定格式制作、缮印。 2、缮印完成后由起草部门负责校对工作。校对要求准确无误。属于上报的报表均应由经办人亲校。 第九条 用印和登记 对印制好的公司发文综合管理部按签发的文件份数用印并做好登记备案。 第三章 收文处理 第十条 收文处理包括签收、登记、分

4、发、拟办、批办、 承办、催办、立卷、归档和销毁等程序。 第十一条 收文和登记。公司所有来文由综合管理部统一签收分检应当将来文单位、件数、收文时间及处理情况登记清楚以利查阅。 第十二条 收文由综合管理部负责接收然后分送有关领导或部门。 第十三条 收文分办件和阅件两种。办件是指需公司相关部门或机构办理的公文；阅件是指需要相关部门了解内容的公文。 第十四条 办件要及时做好拟办、批办、承办、催办等工作。 1、批办。需要公司办理的重要公文综合管理部应当及时分拣送主管领导批示。一般业务性公文可直接交有关部门办理。需要几个部门协商办理的确定一个部门主办。紧急公文应当提出办结时限。批办公文应当及时批示内容应当

5、明确批示人应签署姓名、时间。 2、承办。承办部门对转交经办的公文必须认真负责抓紧办理不得延误、推诿。涉及其他部门的事项有关部门应当积极协助认真配合。如意 见不统一要据实反映请公司领导审批。限时办理的要在规定时间内办结。无故拖延以致误事的要追究有关部门负责人的责任。对于不属于本部门业务范围或者不应由本部门办理的公文应当迅速退回综合管理部并说明理由。 3、催办。综合管理部在公文处理过程中应当加强催办工作。做到紧急公文跟踪催办、督办。重要公文重点催办、督办；一般公文定期催办、督办。 第十五条 阅件要及时分送领导和有关部门传阅。综合管理部送阅的文件原件阅后要直接送还综合管理部。 第四章 签报和业务联系

6、单 第十六条 签报是公司正规公文以外的一种办文形式通常各部门向公司领导请示问题或报告工作时使用。 第十七条 签报的基本管理原则是：及时、准确、规范、保密。 第十八条 签报拟稿时应遵循以下基本要求： 1、文字简明扼要通俗易懂实事求是开门见山。 2、签报应一事一报不可数事并报。 第十九条 签报一般由主送人、正文、会签单位意见、附件以及签报部门联系人和负责人、签报时间、联系电话等部分组成（附件3）。 第二十条 签报正文要说明事由并应提出本部门对事由处理的初步意见或建议。签报部门应在规定处书写部门全称并由部门负责人在规定处签字； 第二十一条 签报运行统一由公司综合管理部负责。 1、送达与登记。 签报在

7、经过本部门负责人签字及相关部门负责人签字认可后应尽快送达公司签报秘书处以便按运转程序办理。 2、分送与审批。 公司签报秘书负责将签报及时分送主送人审批。 3、反馈。 签报经主送人审批后公司签报秘书将经审批的签报及时反馈给签报部门及会签部门。 4、归档。公司签报由综合管理部统一归档综合管理部应将签报按档案管理的有关要求及公司文书立卷的有关规定立卷存档。 第二十二条 业务联系单适用于部门之间在日常工作协作中提供特殊或重要的配合与协商。它的主要作用是使部门间的工作配合有序并留有书面记录。 第二十三条 业务联系单原则上由部门发出、部门审批、部门归档。部门负责人为业务联系单的审批人。 第二十四条 业务联

8、系单的填写要求简明扼要、需求明确。（附件4）第五章 公文的立卷和归档 第二十五条 公文办结后综合管理部应将公文定稿、正本及其它具有参考和保存价值的文件材料整理立卷。 第二十六条 公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷。 第二十七条 当年的文件要求平时立卷年底按档案管理要求装订好。应当归档的文件或资料任何个人不得据为己有。 第二十八条 本制度自下发之日起执行本制度相关事项由综合管理部负责解释。 附件： 1、发文稿纸 2、授权单 3、签报 4、业务联络单瓦力建筑科技有限公司二00九年三月十三日附件1： 发 文 稿 纸瓦力建筑科技有限公司 瓦力建科字 号 签发人： 办文部门：拟稿人：部门审核：日期：主题词： 标题： 主送： 抄报： 抄送： 附件： 打印：郭丽娜 校对： 份数： 瓦力建筑科技有限公司综合管理部 年 月 日印发附件2： 授 权 单被授权人：授权期限：授权种类：用印审批/公文签发/工作签报授权业务范围：授权人签字：授权时间：附件3 编号： 工 作 签 报 瓦力建筑科技（ 部） 年 月 日领导批示： 会签单位意见：联系人： 负责人： 联系电话： 附件4： 编号： 业务联系单年 月 日 主送部门： 业务摘要：部门领导签字： 批示/意见： 主送部门领导签字： 处理结果：处理人签字： 联系人： 电话：v 第 8 页 共 8 页