酒店采购管理制度.doc

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1、酒店采购管理制度酒店采购管理制度1、制定采购计划 （1）由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核； （2）计划外采购或临时增加的项目并制定计划或报告财务部审核； （3）采购计划一式四份自存一份其它三份交财务部。 2、审批采购计划： （1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总并进行审核； （2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算； （3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批； （4）经批准的采购计划交财务总监监督实施对计划外未经批准的采购要求财务部有权拒绝付款。 3、物资采购： （1）采

2、购员根据核准的采购计划按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购以保证及时供应。 （2）大宗用品或长期需用的物资根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 （3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部采购人员要按计划或下单进行采购以保证供应。 （4）计划外和临时少量急需品经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购以保证需用。 4、物资验收入库： （1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； （2）仓管员验收是根据订货的样板按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验

3、收单然后需直拨的按手续直拨需入库的按规定入库。 5、报销及付款 （1）付款： 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核经确认批准后方可付款； 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票若由采购员领空白支票与对方结帐金额必须限制在一定的范围内； 按酒店财务制度付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款30元以下者可支付现款。 超过30元要求付现金者必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款但现金必须在一定的范围内。 （2）报销： 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单经出纳审核是否经批准或在计划预算内核准后方可给予报销。 采购员若向个体户购买商品可通过税务部门开票因急需而

4、卖方又无发票者应由卖方写出售货证明并签名盖章有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务操作制度 1、按使用部门的要求和采购申请表多方询价、选择填写价格、质量及供方的调查表； 2、向主管呈报调查表汇报询价情况经审核后确定最佳采购方案； 3、在主管的安排下按采购部主任确定的采购方案着手采购； 4、按酒店及本部门制定的工作程序完成现货采购和期货采购； 5、货物验收时出现的各种问题应即时查清原因并向主管汇报； 6、货物验收后将货物送仓库验收、入库办理相关的入库手续。 7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门同时附上采购申请单或经销合同； 8、将货

5、物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核并办理报销或结算手续。 仓库管理制度 1、仓库的分类： 酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓动力部的油库、石油气库建筑装修材料仓管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓机械、汽车零配仓陶瓷小货仓家具设备仓等等。 2、物品验收： （1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收并做到： 发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收； 发票上的数量与实物数量不相符但名称、规格、型号相符可按实际验收； 对

6、购进的食品原材料、油味料不鲜不收味道不正不收。 对购进品已损坏的不验收。 （2）验收后要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单一式四份其中一份自存一份留仓库记账一份交采购员报销一份交材料会计。 3、入库存放： （1）验收后的物资除直拨的外一律要进仓保管； （2）进仓的物品一律按固定的位置堆放； （3）堆放要有条理、注意整齐美观不能挤压的物品要平放在层架上。 （4）凡库存物品要逐项建立登记卡片物品进仓时在卡片上按数加上发出时按数减出结出余数；卡片固定在物品正前方。 4、保管与抽查： （1）对库存物品要勤于检查防虫蛀、鼠咬防霉烂变质将物资的损耗率降到最低限度。 （2

7、）抽查： 仓管员要经常对所管物资进行抽查检查实物与卡片或记账是否相符若不相符要及时查对； 材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。 5、领发物资 （1）领用物品计划或报告： 凡领用物品根据规定须提前做计划报库存部门准备； 仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好做好目录准备好物品以便取货人领取； （2）发货与领货 各部门各单位的领货一般要求专人负责； 领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签名仓管员凭单发货； 领料单一式三份领料单位自留一份单位负责人凭单验收；仓管员一份凭单入账；材料会计一份凭单记明细账； 发货时仓管员

8、要注意物品先进的先发、后进的后发。 （3）货物计价： 货物一般按进价发出若同一种商品有不同的进价一般按平均价发出。 需调出酒店以外的单位的物资一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。 6、盘点： （1）仓库物资要求每月月中小盘点月底大盘点半年和年终彻底盘点； （2）将盘结果列明细表报财务部审核； （3）盘点期间停止发货。 7、记账： （1）设立账簿和登记账账簿要整齐、全面、一目了然； （2）账簿要分类设置物资要分品种、型号、规格等设立账户； （3）记账时要先审核发票和验收单无误后再入账发现有差错时及时解决在未弄清和更正前不得入账； （4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账否则要退回仓管员

9、补齐手续后才能入账； （5）发出的物资用加权平均法计价月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份记账员、部门、财务部各一份； （6）直拨物资的收发同其他入库物资一样入账； （7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费不得用来冲减材料成本应由财务部冲减费用； （8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账发出时按加权平均法计价； （9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资于月底估价发放待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后再按实入账并调整暂估价报财务部材料会计调整三级账； （10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计； （11）与仓管员校对实物账

10、每月与财务部材料会计对账保证账物相符、账账相符。 8、建立档案制度： （1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿； （2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。 物品、原材料采购制度 1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。 2、坚持“凡国内能解决的不在国外进口凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。 3、各项物品、商品、原材料的采购必须遵守市场管理及外贸管理的规定。 4、计划外采购或特殊、急用物品的采购各部门知会财务部并报总经理审批同意后方可采购。 5、凡购进物料尤其是定

11、制品采购部门应坚持先取样品征得使用部门同意后方进行定制或采购。 6、高额进货和长期定货均应通过签订合同的办法进行。 7、从国外购进原材料、物品、商品等凡动用外汇的不论金额大小一律必须取得总经理的批准方予采购否则财务部拒绝付款。 8、凡不按上述规定采购者财务部以及业务部门的财会人员应一律拒绝支付并上报给总经理处理。 物品、原材料盘查制度 1、物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。 2、自然溢损： （1）物品、原材料、物料采购进仓后在盘点中出现的干耗或吸潮升溢如食品中的米面及其制品、干杂货等在升损率合理的范围内可填制升损报告经主管审查后视“营业外收入”或“管理费”

12、科目内处理； （2）超出合理升损率的损耗或溢余应先填制升损报告书查明原因说明情况报部门经理审查按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。 3、人为溢损： 人为溢损应查明原因根据单据报部门经理审查按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。 物品、原材料损耗处理制度 1、物品及原材料、物料发生变质、霉坏失去使用（食用）价值需要作报损、报废处理。 2、保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”据实说明坏、废原因并经业务部门审查提出处理意见报部门经理或财务部审批。 3、对核实并核准报损、报废的物品、原材料的残骸由报废部门送交废旧物品仓库处理。 4、报损、报废由有关部门会同财务部

13、审查提出意见并呈报总经理审批。 5、在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。 食品采购管理制度 1、由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货物的月使用量制定月度采购计划一式四份交总经理审批然后交采购部采购。 2、当采购部接到总经理审批同意的采购计划后仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查由仓管部根据食品部门的需求情况定出各类物资的最低库存量和最高库存量。 3、为提高工作效率加强采购工作的计划性各类货物采取定期补给的办法。 能源采购管理制度 1、酒店工程部油库根据各类能源的使用情况编制各类能源的使用量制定出季度使用计划和年度使用计划。 2、制定实际采购使用量的季度计划和年

14、度计划（一式四份）交总经理审批同意后交采购部按计划采购。 3、按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量并填写请购单交采购部经理呈报总经理审批同意后交能源采购组办理。 4、超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购必须另填写请购单提前一个月办理。 5、当采购部接到工程部油库请购单后应立即进行报价将请购单送总经理审批同意后将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用一联交能源采购组。 能源提运管理制度 1、采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购。 2、采购部将采购能源的手续办理好后将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地

15、址、电话等以及办妥提运证后连同填写委托提货单据交油库办理签收手续便以安排提运。 3、各类油类、气类的验收手续按油库验收的有关细则办理。 4、提货完毕应及时通知铁路卸车专线负责人把空车拖走。 5、验收情况要及时报告采购部。 仓库物资管理制度 1、酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量发现与发票数量不符以及质量、规格不符合使用部门的要求应拒绝进仓并立即向采购部递交物品验收质量报告。 2、经办理验收手续进仓的物料必须填制“商品、物料进仓验收单”仓库据以记账并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题均由仓库负责处理。 3、为提

16、高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理采用隔天发料办法办理领料的有关手续。 4、各部门领用物料必须填制“仓库领料单”或“内部调拨凭单”经使用部门经理签名再交仓库主管批准方可领料。 5、各部门领用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部临时补给物资必须提前三天报送仓管部。 6、物料出仓必须严格办理出仓手续填制“仓库领料单”或“内部调拨单”并验明物料的规格、数量经仓库主管签署审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。 7、仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货严禁先出货后补手续。 8、仓库应对各项物料设立“物料购、领、存货卡”凡购入、领用物料应立即作相应的记载以及时反映物资的增

17、减变化情况做到账、物、卡三相符。 9、仓库人员应定期盘点库存物资发现升溢或损缺应办理物资盘盈、盘亏报告手续填制“商品物料盘盈盘亏报告表”经领导批准据以列账并报财务部一份。 10、为配合供应部门编好采购计划及时反映库存物资数额以节约使用资金仓管人员应每月编制“库存物资余额表”送交采购部、财务部各一份。 11、各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划供应部根据请购数量进行订货以控制库存数量。 12、仓管部因未能及时提出请购而造成供应短缺责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购而采购部不能按时到货责任则由采购部承担。 仓库安全管理制度 1、酒店

18、仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外任何人未经批准不得进入仓库。 2、因工作需要需进入仓库的人员在进入仓库时必须先办理入仓登记手续并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后出仓时应主动请仓管人员检查。 3、仓库内不准会客不准带人到仓库范围参观。 4、仓库不准代人保管物品也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。 5、任何人员除验收时所需外不准试用试看仓库商品物资。 6、仓库范围内不准生火也不准堆放易燃易爆物品。 7、一切进仓人员不得携带火种进仓。 8、仓库应定期检查防火设施的使用实效并做好防火工作。 仓库防火制度 1、仓库内的物品要分类储放库内保证主通道有一定的距

19、离货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。 2、仓库内的照明限60瓦以下白炽灯不准用可燃物做灯罩不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备化工仓库的照明灯具设防爆装置仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。 3、仓库的总电源开关要设在门口外面要有防雨、防潮保护每年对电线进行一次全面检查发现可能引起打火、短路、发热、绝缘不良等情况必须及时维修。 4、物品入库时要防止挟带火种潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后值班人员要巡查一次安全情况发现问题及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓防止物品炽热产生自燃。 流动资产管理 第一节 货币资金管理 一、现金使用范围 1、支付职工工资、津贴； 2

20、、支付个人劳务报酬； 3、根据国家规定颁发给个人的各种资金； 4、支付各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出； 5、向俱收购农副产品和其他物资的价款； 6、出差人员必须随身携带的差旅费； 7、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。 二、现金使用管理 1、酒店员工因正常业务需预支差旅费或报销各种费用的需提前将金额报财务部。总金额五千元以上一万元以内的需提前一天壹万元（含壹万元）以上需提前二天。如未按规定提前将本部门所用金额通知财务的财务有权拒绝办理。所有借款单据必须经部门负责人审核签字后再报各酒店授权审批人批准方可办理。 2、报销单据上应有经办人的签字部门负责人的签章财务主管、酒店总

21、经理（或总经理授权审批人）的签字方可办理。 3、财务审批坚持支出的合理性单据的合法可信性。手续不全者不予报销。 4、现金报销时间为周二至周五的上午9：3012：00（可根据酒店具体情况制定）。 三、支票使用管理 1、支票使用要设置支票领用登记簿按序号使用。 2、各部门领用支票由领用人填写支票申领单经部门负责人、授权审批人批准后方可领取支票。 3、支票自领用之日起不管用否十日内必须到财务报账。如逾期未报写申请报告请总经理（或总经理授权审批人）批准。如逾期不能提供总经理（或总经理授权审批人）签署的申请报告将按申请表上所填金额或实际支出额记入个人名下算作个人借款必须在一个月内结清逾期仍未结清的将上报

22、酒店财务部从工资中扣款。数额较大的提交酒店行政部门处理。 4、一切支出均需要有预算逐级批准后方可支出。 5、预算外出需写申请报告请酒店总经理批准后方可支出。 四、其他业务 1、每日下午四点之前所收到的支票、汇票应于当日送存银行。 2、办理外埠汇款或自带汇票应填制付款通知单详细填写单位名称、开户行、账号、金额经部门经理审核、总经理（或总经理授权审批人）批准后方可交与财务部办理。 3、酒店库存现金储备不足时需经财务经理批准后方可到银行提取。 五、内控制度 1、出纳员不得保管酒店在银行的全部预留印鉴。 2、库存现金要日清月结账实相符。 3、不得白条抵库所有收入必须全部入账不得挪用酒店现金。 4、各账

23、户内的银行存款余额要及时上报财务负责人以便合理安排资金。 5、出纳员不得负责记录除现金及银行存款日记账之外的有关涉及货币资金的账簿。 6、主管会计要按月同出纳核对库存现金金额及银行存款余额。银行存款余额调节表完成后交由主管会计审核。 六、票据的管理 1、票据审批程序 （1）凡直接支取货币资金（包括现金、转账支票）的单据均由授权审批人签字。 （2）冲减个人借款及领用支票后的报销单据也要由授权审批人批准。 2、票据的传递 所有财务票据经各部门审核签字（票据停留期限不超过一日）转至财务部财务部根据有关规定进行审核签字后转送授权审批人签字后（票据停留期限不超过两天）退回财务部由财务部通知各部门办理各种

24、会计手续。所有票据需将每个项目填写清楚并将领款人或经办人的姓名详细填写在摘要栏中领款人及经办人处暂不签字待办理报销手续时再行填写。 第二节 应收应付款账目管理 1、公司对应收、应付、预付、预收账款由财务经理指定专人负责。对该科目的管理人员须定期核对清账特别对应收、预付账款要严格管理每季末要作出账龄分析加速资金回流速度。具体应收账款管理见销售管理制度。 2、对公司有关单位往来账目要定期对账每季度对账一次。防错记、漏记（单腿账）。对借款应于每月制作“其他应收款统计表”用于核对借款数额。 3、对公司大额应收款款项财务有责任了解款项的去向并定期进行核查。 固定资产管理 公司应加强固定资产、低值易耗品的

25、管理减少资金占用高效率地使用公司资金提高固定资产、低值易耗品及物品的利用率确保公司财产的安全完整。 第一节 固定资产及低值易耗吕的区分及分类 公司固定资产是指使用年限在一年以上的永恒建筑、机器设备、工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营用的主要设备但单位价值在2000元以上并且使用期限超过两年的物品也固定资产。属于生产经营使用的各种设备按使用年限确认是否属于固定资产；不属于生产经营使用的各种设备按使用年限和单位价值标准两个条件确认是否属于固定资产。 1、低值易耗品是指使用年限不足一年且单位价值超过100元的各种器具、用具和物品即非固定资产的劳动资料。单位价值低于100元

26、的物品采购后直接计入费用。 2、酒店固定资产按经济用途分为以下五类： （1）房屋、建筑物； （2）机器机械及其他设备； （3）交通运输设备； （4）电子通信办公自动化设备； （5）仪器仪表、家电、家具等。 第二节 固定资产、低值易耗品的购建、购置 酒店一切固定资产、低值易耗品的购置均按预算计划执行。 属于房屋建筑物购建项目必须由有关部门事先提出专项报告（基建计划）经批准后纳入年度财务收支计划。在项目构建期间必须坚持按工程进度村款。工程项目竣工后财务部根据项目竣工决算和固定资产交付使用清单办理固定资产的有关账务处理建立固定资产有关账卡。 凡购置机器、机械及其他生产设备、运输设备、电子设备及低值易

27、耗品必须先办理申请报批手续于购置前一个月填写酒店物品请购单该单一式三份。经逐级认真审批后按有关财务工作程序办理相关手续。未经申请报批手续者未纳入财务收支计划者财务部有权不予安排不予报销。 第三节 固定资产、低值易耗品的管理与维修 一、固定资产、低值易耗品的管理 酒店财务部负责对酒店固定资产及低植易耗品的价值管理核算固定资产、低值易耗品的增减变化及结算情况计算固定资产折旧办理固定资产内部调拨的账簿调整。 财务部建立酒店固定资产、低值易耗品总分类账二级明细分类账三级明细分类账固定资产明细卡。明细卡片一式三份财务部门一份管理部门一份使用部门一份相互核对。 酒店固定资产使用部门负责生产用固定资产、低值

28、易耗品的实物归口管理；办公室负责非生产用固定资产、低值易耗品的实物管理各固定资产及低值易耗品的使用部门应指定专人负责管理。固定资产及低值易耗品的增减事项必须经上述职能部门签证办理。各固定资产、低值易耗品的使用部门均需按有关规定建立相应的资产明细卡片账防止资产的丢失和损坏。 二、固定资产的维修 低值易耗品通过情况在使用期不进行维修不能使用即可办理报废手续。为更好地发挥固定资产的效用各固定资产使用部门要作好固定资产的维修保养。一般中小修理应于报修前一个月大修理应提前三个月通知财务的资金部门纳入月度财务收支计划各部门根据批准的资金计划进行维护修理。属于固定资产大修理、扩建、改建后应办理固定资产交付使

29、用手续交付使用部门。 三、固定资产计提折旧的范围、计提折旧方法 酒店的房屋建筑物以及以经营租赁方式租出的固定资产、以融资租赁方式租玫的固定资产、酒店在用的机器设备、仪器、仪表、运输车辆、季节性停用和大修理停用的设备应计提折旧。酒店未使用和不需要的设备和以经营租赁方式租入的固定资产不计提折旧。 四、酒店固定资产折旧采用平均年限法 酒店的固定资产按以下类别和年限分别计提折旧；房屋、建筑物不短于20年； 2、电子设备、运输工具以及生产经营业务有关的器具、工具、家具等不短于5年。酒店固定资产残值率为10。 折旧率和折旧计算如下： 年折旧率（110）折旧年限 月折旧率年折旧率12 月折旧额固定资产月折旧

30、率 3、固定资产、低值易耗品的内部调拨 根据生产经营和管理需要酒店可以进行内部使用部门之间的固定资产调拨和转移。固定资产内部调拨手续由调入部门填写财产内部调拨单一式四份分别由调入部门、管理部门、财务部、主管经营副总经理、调入部门签章然后由调入部门将一联留存第二联送管理部门第三联送财务部。管理部门据以办理固定资产明细卡片变更手续最后调入部门凭第四联去调出单位领用固定资产调出单位留存第四联并据以发出调拨的固定资产。任何部门和个人都不得擅自拆除、调用、挪用、外借、变卖固定资产、低植易耗品。 五、固定资产、低值易耗品的清查盘点盘盈盘亏以及报废的处理 酒店各使用部门每半年应对本部门使用的固定资产进行一次

31、清查盘点酒店年终组织一次全面清查盘点年终清查盘点工作由财务部门管理部门和使用部门共同参加。如清查时发现账实不符或毁损严重时应于半个月内查明原因并查清责任人由财务部门填写盘盈盘亏报告单一式三份经酒店有关部门签署批示以后一份留存一份送财产管理部门一份送使用部门然后进行有关财务处理并对责任人提出处理意见财务部门应监督处理意见的落实。 对因各种原因需要报废的固定资产、低值易耗品使用部门应填写固定资产报废申报单一式三份报酒店审批。经酒店组织专门技术鉴定小组进行技术鉴定并由总经理及各有关部门在资产报废申请单签署审批意见一份送管理部门一份留存申报单位据以实施报废处理一份送财务部据以进行有关账务处理。 六、固

32、定资产投资、出租、出借；低值易品的借用 酒店固定资产主要用于本酒店生产经营、不对外投资、出租、出借。如因需要固定资产向外投资、出租须按酒店财务制度规定由财产物资管理部门写出可行性分析报告经酒店组织评估有关部门批准签订投资和出租合同方可实施。 酒店固定资产原则不予外借。如因特殊情况需临时出借时应由总经理批准借用单位出具正式借据并按规定收费。 酒店内部各部门借用固定资产借用一方应向出借方开收据并按期归还。酒店固定资产不得给私人使用。个人领用、借用的低值易耗品应由借用人出具借条方可借用并应如期归还逾期不还应按朱价赔偿。个人借用的低值易耗品如遇使用人发生人事变动或工作高离应由领用人向财产管理部门办理交

33、还手续或变更手续经财产管理部门盖章以后人事部门方可办理调离手续。 二、费用支出预算管理 1、酒店实行“费用支出按年度预算分月调整预算执行计划”的管理办法即各部门每年年末根据酒店年度工作计划编制各部门下年度费用预算。每月月末根据年度预算及各部门在工作中的实际情况调整编制下月份的费用预算。预算一经确定各单位须严格执行。 2、酒店各部门将编制好的费用预算报交财务部由财务部对各部门的费用支出预算进行汇总和初步审核财务部有权了解预算中各项费用的用途和开支理由并对不合理的项目提出修理意见。 3、财务部将初步审核后的年度预算提交总经理办公会、董事会审批通过；月度预算提交总经理或其委托负责人审批。审批后的费用

34、预算由财务部及各部门予以招待。 4、根据可供安排使用的资金量入为出财务部有建设调整及修改已批准预算的责任与义务。财务部应将调整及修改的预算报总经理核批。 三、费用支出性借款管理 酒店各部门采购物品、费用支出与因公出差需借款时都要在预算内可控资金中量力安排即先安排资金后借款。具体如下： 1、需要借款的人员须填写借款单或支票领取单。金额在（五千元）以上的借款需提前通知财务部门准备。 2、借款人将经部门负责人审核签字后的借款单或支票领取单交财务部审核。 3、预算内费用支出的借款财务部可直接审批办理预算外费用支出借款报交总经理（财务负责人）审批。 4、财务部有权要求借款人将相关合同、报价等资料提交财务

35、部审批。 5、各部门负责人借款、无论预算外预算内均需总经理（财务负责人）批准。 6、借款人必须认真负责清理自己的各项借款与欠款逾期不报账或偿还借款财务部将停发其工资直至与财务部清账完毕。 7、前账未清而需借款的人员需经总经理（财务负责人）批准后方可借款但在下次报销中一并报账。 四、费用报销 1、费用申请报销人根据不同费用类别选择填写支出证明单、报销审批单或差旅费报销单。要求填写内容完整齐全所附凭证有效佥。 2、填写完成的报销单据顺序由部门负责人、财务会计、财务经理、总经理（财务负责人）审批后方可办理报销。 3、财务每周一至周四（参照）办理单据审核手续每周三及周五（参照）办理报销业务。 4、预算

36、批准内的费用支出财务部可直接办理报销手续。 5、办公用品、书籍资料及礼品等物件购入所发生的费用支出报销人除填写报销单外还须由物品管理或使用部门填制签发物品接收单予以确认否则财务不予办理手续。 6、先支出后报销也需事先经主管领导批准在预算内可供使用的资金中安排未经批准“先斩后奏”。 五、费用支出的汇总考核 1、每月末财务部收集汇总各部门实际费用发生数并与各个部门的预算相对比结预算执行情报总经理审阅。 2、预算与执行间发生重大差异财务部应责成相关部门及人员进行解释。在预算进行期间如无合理理由而超预算严重财务部有责任及时向总经理反映情况同时暂停部门或人员费用开支。 六、费用支出范围及标准 1、工资：

37、按酒店职位工资序列及实施办法每月由人事部门作表财务部门审核并由总经理批准后发放。工资发放坚持本人领取的原则避免他人代领特殊情况需他人领的须的授权。 2、办公费（办公用品）：实行“统一采购、集中配发”的原则。 3、差旅费：酒店要制定详细的报销范围及标准财务人员按标准严格掌握。 （1）范围 总经理可乘坐飞机、软卧、轮船一等船；其他人员可乘坐火车硬卧、轮船二舱（特殊情况需经总经理批准）。 （2）标准 部门经理以上领导出差住宿费实行限额报销。总经理500元天（特区550元天）副总经理400元天（特区450元天）各部门经理300元天（特区350元天）。 其他人员实行定额包干。其中县、县级市80元天地市级

38、100元天省会级150元天特区200元天。 外出参加各种会议持会议证明按限额或定额标准报销（会议伙补除外）。 夜间超过10小时或连续乘车15小时以上而没买卧票的按本人实际乘坐直快慢车的票价60补助。坐特快硬席按票价50补助。乘坐软座列车与硬卧同等对待车、船票费不在限额定额包干费用在内。 工作人员借出差之便绕道探亲或办私事不负担交通费及其期间的出差补助。 出差到酒店各子酒店及办事处出差人员费用由出差单位负担负责接待单位不承担食费用。如有特殊情况需由接待单位负责食宿其标准亦不得超过酒店规定的出差费用标准。 （3）报销程序 先由财务部按支付及标准审核后普通员工交主管部门经理签字后部门经理由总经理（财

39、务负责人）签字审批后报销。 4、技术开发费 （1）开支范围 研究开发新产品、新技术、新工艺所发生的新产品设计费；工艺规程制定费；设备调试费；原材料和半成品试验费；技术图书资料费人员劳务费设备折旧等。 （2）开支来淅 为保障酒店新技术、新产品开发在资金上得到大力支持提高酒店产品的技术含量及附加值研究开发市场适销对路的产品酒店技术开发费实行预先提取计划投入的方式即根据年初销售预算制定技术开发费用预算每月按实际销售收入的一定比例预提使用。 5、开办费摊销 开办费摊销是指酒店按规定期限摊销的筹备期间或设立分支机构的费用。其摊销期限5年。 6、业务招待费 业务招待费应当有确实的记录、标准和依据并按下列规

40、定招待： 酒店因工作需要招待客人一般在员工食堂就餐。 酒店因工作需要在酒店外就餐的需办公室负责人签字副总经理批准后到财务部门支付。 接待客人需备的礼品、水果由办公室按规定统一购买。 7、水电费 按实际发生数列入管理费。 8、电话费 根据标准控制支出。其中无线话费参考标准为：酒店副总经理以上人员每月300元以内开支。酒店部门经理以上人员每月150元以内开支。 9、汽车（小车）费用 包括修理及零配件、汽油、养路费及保险费、行车及其他费用。按年度预算分季、月包天支出。 10、广告费 （1）广告宣传费是指发生的印刷品的制作费用通过媒体输出广告费当上述费用已支付但广告没有输出或输出没有结束时上述费用记入

41、预付款科目；实际发生的通过传媒输出的广告费及实际发生后以发票和输出的稿件、播出单、出库单、合同报账；进入费用。 （2）促销费用：指为销售发生的提成、回扣、促销人员的工资、促销活动的费用（包括管理费性费用）销售费用的支出以经批准的报告或合同为准没经批准的一律不予支出和报账。 11、公关礼品费用支出 凡公关所需礼品支出必须经总经理签批后由酒店指定专人购买、登记交经办人后办理报销。 12、 用支出如福利费、劳动保险费等按国家规定及有关地方政策执行。 附件一 财务盘点制度 第一条 目的 为求存货及财产盘点的正确性盘点事物处理有所遵循并加强管理人员的责任特制定本办法。 第二条 盘点范围 （一）存货盘点：

42、系指原料、物料、在制品、制成品、商品、零件保养材料。 （二）财务盘点：系指现金、票据、有价证券、租赁契约。 （三）财务盘点：系指固定资产、保管资产、保管品等盘点。 1、固定资产：包括土地、建筑物、机器设备、运输设备等。 2、保管资产：指固定资产性质但以费用报支的设备。 3、保管品：以费用报支者。 第三条 盘点方式 （一）年中、终盘点 1、存货：由资材部门或经营部门会同财务部门于（中）终时实施全面清点。 2、财务：由行政部门与财务共同盘点。 3、财产：由经营部门会同财务部门清点。 （二）月末盘点 每月末所有存货由经营部门会同财务部门全面清点一次。 （三）月份检查 由核检部门、财务部门做随机抽样检

43、查。 第四条 人员的指派与职责 （一）总盘人：由总经理担任负责盘点工作的总指挥督导盘点工作的进行及异常事项的政策。 （二）主盘人；由各部门主管担任负责盘点的实际工作。 （三）复盘人：由总经理室视需要指派人员负责盘点监督的责任。 （四）盘点人：由各部门及财务指派负责盘点计量工作。 （五）会点人：由财务部门指派与盘点人公项核对确保数据准确。 （六）协点人：负责盘点时料品的搬运及整理工作。 第五条 盘点前准备事项 （一）盘点编组 由财务部门负责人于每次盘点前编排“ 盘点人员编组表”（附件表11）。 （二）经营部门将应行盘点的财务及盘点用具预先准备妥当所需盘点表格由财务部门准备。 （三）各项财务账册应

44、于盘点前登记完毕 财务部门应将尚未入账的单据如缴库单领料单、退料单、收料单等利用“结存调节表（附件表12）一试二联将账面数调整为正确的结存数后第二联财务部门自存第一联送经营部门。 第六条 年中（终）盘点 （一）财务部门经总经理批准签发盘点通知并召开盘点协调会制定盘点计划。 （二）盘点期间除紧急用料外暂停收发料各生产单位所需的用料材料可不移动但必须标示出。 （三）盘点原则上应全面盘点 特殊情况需总经理批准。 （四）盘点应精确避免目测方式。 （五）盘点物品时会点人应依据盘点人的实际盘点数详实记录“盘点统计表（附件表1 3）”并编制“盘存表（附件表14）”一式二联第一联部门自存第二联交财务核算盘点盈

45、亏金额。 第七条 不定期抽点 （一）总经理视需要可随时指派人员抽点由财务部门填具“财物抽点通知单（附件表15）”。 （二）抽点日期以不预先通知为原则。 （三）盘点前应由会计部门做好“结存调节表”。 （四）不定期抽点应填列“盘存表”。 第八条 盘点报告 （一）财务部门应按“盘存表”编制“盘点盈亏报告表（附件表16）”一式三联由经营部门填列差异原因后一联送总经理办公室、一联送经营部门、一联送财务部门作为账项调整依据。 （二）不定期抽点由财务部门填列“盘点盈亏报告表”。 （三）盘盈亏金额经批准后计入营业外收入或支出及其他应收款。 第九条 现金、票据及有价证券盘点 （一）现金、银行存款、票据、有价证券

46、、租赁契约除年中（终）盘点外有关部门应有抽查。 （二）现金及票据的盘点于当日下班后进行。 （三）盘点前应将现金封存并核对账册后开启。由会点人员与经办人共同盘点。 （四）会点人依实际盘点数详实填列（附件表1 7“现金（票据）盘点报告表”）一式三联经双方签认后呈核第一联经管部门存第二联财务部门存第三联送总经理室。 （五）有价证及各项所有权证应确实核对认定动态会点人依实际盘点数填列（附件表18表“有价证券盘点报告表”）经双方签认后呈核。 第十条 存货盘点 （一）存货的盘点以当月最末一日举行为原则 （二）存货原则上采用全面盘点如因成本方式无须全面盘点或实施上有困难者应呈报总经理核准后方可改变盘点方式。

47、 第十一条 其他项目盘点 （一）外协加工料品：由外协加工经办人员会同财务人员共同赴外盘点其（附件表1 9”外协加工料品表）”一式三联应由代加工厂商签认第一联存经营部门第三联财务部门存查第三联送总经理室。 （二）销货退回的货品应于盘点前办妥退货手续含验收及列账。 （三）经营部门应将新增加土地房屋的所有权证的影印本送财务部门核查。 第十二条 注意事项 （一）所有盘点人员必须探入了解本身的工作职责及准备事项。 （二）盘点当日盘点人员停止休假并须依规定时间提早到工作地点向复盘人报到接受工作安排。 （三）所有盘点财务都以静态盘点为原则因此盘点开始后应停止财物的进出移动。 （四）盘点所使用的票据报表内所有栏处如遇修改须由盘点人签认生效否则查明其责。 （五）所有盘点数据须以实际清点磅秤或换算的实际资料为据不得以猜想伪造据登记。 （六）盘点开始至终了期间各组盘点人员须受复盘人监督指挥。 （七）盘点工作人员须依照本办法的规定切实遵照办理表现优异者给予奖励。 （八）违反本办法规定视其情节轻重由主盘人签报人事处处理。 第十三条 账载错误处理 （一）账载数量如因漏账计错算错未结账或记账不清记账人员应视情节轻重以处分。