第三阶段实施报告030115.doc
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1、第三阶段实施报告030115山谷蓝/泰科曼信息化咨询项目 第三阶段实施报告暨项目总结报告 一、项目实施阶段所做的主要工作总结 自去年10月15日北大纵横项目组撤离山谷蓝/泰科曼公司后我和我的同事与山谷蓝/泰科曼公司高层领导一起为细化并实施北大纵横改革方案、改善山谷蓝公司内部管理与控制水平做了大量的工作并取得了一定的成效现按时间顺序将主要工作总结如下: 1、10月15日10月22日督促销售总监制定公司整体年度业务计划督促财务总监制定年度预算计划督促人事行政总监按照改革方案制定年度人力资源规划与培训计划。 实际效果:事实上由于当时方案还不够细化使得有些工作尤其是费用预算根本无章可循现在看来当时有点
2、操之过急。但年度业务计划的制定为以后在两次经理会上分配确定各地区销售任务奠定了基础同时也正是在财务预算制定过程中发现在市场部独立出来后必须对市场费用、销售费用进行重新分类并明确各种费用使用流程。 2、10月23日11月15日与陈江、陆艳红一起充分和山谷蓝/泰科曼高层领导沟通明确全国市场费、地区市场费、市场公关费概念及不同的使用流程并在流程设计中体现“先申请、后花费”原则;按产品线重新对订单处理流程进行明确增加了诸如“安装、验收报告”等改动明确地区、销售部、商务部、财务部在订单处理流程中的职责;明确样品、样机的投放原则与管理流程;明确一系列人事行政流程。 实际效果:通过对全国市场活动、地区市场活
3、动、市场公关活动等业务流程的重新细化增强总部对费用(资金)的控制权;通过建立出差申请制度建立地区经理向销售总监的请示汇报制度增强总部对信息的控制权;通过建立各种订单发货流程与样品样机管理流程增强总部对物流的控制权。通过这一阶段工作增强了总部对销售队伍的驾驭能力增强了公司高层领导对企业的控制力。同时通过人事行政流程的明确规范了公司员工入职、离职等各种程序堵住了一些小漏洞。 3、10月23日11月28日对考评体系进行重新审视制定了各考核维度的考评表格和各种指标的考核标准增强考评体系的可操作性并在地区经理会前重新讨论确定奖金、工资比例调整自我考评与同级考评在总考核中所占比例与人事行政总监重新衡量可能
4、的考核结果及结果分布。 实际效果:增强考核体系的可操作性增加了考核结果的科学性。 4、11月1日11月28日山谷蓝公司开始进行以“清理借款”、“收回地区仓库”为主的内部整顿。 实际效果:通过这场整顿理清或基本理清地区经理同公司之间的大量糊涂帐解决了一系列财务遗留问题为公司开辟了良好的财务环境清理掉了公司的隐患。同时通过对地区仓库的收回或让经销商吃掉地区库存解决了长时间以来货物的控制问题这场整顿取得了很好的效果。 5、10月底以来公司开始按照方案做人事调整市场总监也于11月底到位基本实现了改革方案所设计的组织架构。 实际效果:公司增加了市场总监、VIP大客户经理、市场调研专员、会议推广专员、系统
5、工程师、北京办秘书等新鲜血液原市场部经理、商务主管、市场部助理、合同管理员、财务总监助理、财务部维修公司出纳、北京办秘书等先后离职。至此公司总部已基本完成原改革方案的人事调整。 但是从目前销售部运作情况看需要进行新的调整这点将在后边进行说明。 6、11月15日11月28日与陆艳红一起根据沟通确认的新流程修订公司的销售管理制度、市场管理制度、财务管理制度、商务管理制度、人事管理制度、行政管理制度。同时与公司相关人员一起设计商务管理表格与财务管理表格。 实际效果:通过这一阶段的工作使得各种流程成为文字性材料各项工作都有相应的表格为山谷蓝/泰科曼全面实施新的业务流程奠定了基础。 7、11月28日11
6、月30日地区经理会确定各部门任务与费用培训新的业务流程培训销售管理制度、考评制度。 这次经理是为山谷蓝/泰科曼改革的分水岭会议明确各地区新财年的任务与费用明确了新的业务模式公司内部整顿也告一段落。 8、12月1日12月12日两次到维修公司实地考察并同山谷蓝/泰科曼高层领导多次沟通在重点研究GE医疗、西门子医疗以及一些家电企业的维修管理模式的基础上解决维修公司在分销后的业务模式、运营机制、安装维修业务流程、维修人员管理、考评等问题提出山谷蓝与维修公司的结算方法。 实际效果:通过一系列具体问题的解决明确了对维修公司的管理思想即通过模拟利润中心进行的内部结算保护其积极性体现其劳动同时通过严格的费用控
7、制克服利润中心的不足之处。 9、12月13日12月18日起草维修管理制度对维修公司运作机制、人员管理、安装维修政策、维修公司行政管理制度、维修工程师行为规范、维修公司考核等建议形成书面制度并与销售总监一起对分销合同中涉及维修的内容进行修改。 实际效果:通过形成文字资料便于各部门执行也便于维修公司向维修工程师传达。 10、12月19日12月31日通过案头调查和案例研究尤其是联想、海尔经销商管理办法提出加强对经销商管理的思想通过要求经销商上报各种表格搜集市场信息同时改革目前对经销商考核简单、控制不力的局面建设外部销售网络的控制能力。 实际效果:观念上已引起对经销商管理的重视并提供了一些可借鉴的方法
8、比如关于返货每次不超过订货额的一定比例、对经销商的返点不仅仅考核销售量还要考核销售制度的执行情况等。 11、20_年1月2日1月8日研究考核体系可能出现的问题及对策进一步细化考核步骤;研究公司组织结构下阶段调整目标明确了山谷蓝、泰科曼要在共用的人事、商务以及部分市场资源的前提下建立相对独立的业务单位的基本思路并通过总经理对人事、财务的直接管理即对各业务单位的人事、财务集中管理实现对业务单位的控制。 明确了新的思路之后设计新的组织结构并在新的组织结构中加强销售管理人员的力量。 12、1月9日1月14日项目的全面回顾与总结。通过对项目进行总结理清整个改革进程明确下阶段工作重点。 二、 山谷蓝/泰科
9、曼信息化咨询的全面回顾与新建议 山谷蓝/泰科曼咨询项目始于山谷蓝/泰科曼公司对信息化建设的咨询公司旨在通过管理信息系统加强管理与控制但实际上公司内部管理基础薄弱加上刚由直销转为分销公司内部的管理思想没有真正明确所以整个咨询过程包括最终方案以及三个月的实施时间主要是以公司内部的结构调整、流程优化、管理控制为主实际上是一个需求重点发生变化的项目。项目结束以后通过三个月实施过程的观察对其中有些问题有了新的认识下面就项目的诊断结论、组织结构调整报告、考核体系报告以及信息系统选型报告做全面总结并提出新的建议。 1、诊断结论回顾 诊断结论一:“有令不行有禁不止”的现象成为危害山谷蓝/泰科曼公司健康成长的重
10、要因素。 从项目实施阶段的观察来看这一结论基本是正确的。山谷蓝/泰科曼公司出现的失控问题确实与此有关。例如:财务部关于借款清理的制度、地区销售人员销售会议制度及销售会议情况报告制度、经销商管理表格制度等许多制度公司原本存在但这些制度没有得到很好的尊重和不折不扣的执行。经过这次整顿以后情况有好转但仍不容乐观须防止重新出现这种现象。 建议一、公司高层领导在处理各种业务时养成按照制度办事的习惯要先看公司有关规章制度是如何规定的;对于制度没有规定或规定不明确的地方责成相关人员立即对制度进行修改并将关于修改制度的通知发给所有相关人员。 建议二、目前公司使用的MEMO作为一种日常事务的通知是可取的但不应成
11、为公司规章制度的载体以避免公司的制度分散在不同的MEMO上杂乱而不成体系。 诊断结论二:销售模式的转换急于求成削弱了山谷蓝/泰科曼公司的作战能力。 现在看来这一结论是正确的。实际上山谷蓝/泰科曼公司自20_年4月份开始直销转分销的改革到8月份为止尽管业务模式已经实现了分销但是由于分销与直销是根本不同的两种销售模式公司销售人员的思维模式、公司内部组织结构、地区业务费用的控制思想、经销商管理手段、分销模式下的山谷蓝主机维修等诸多问题并没有做相应的调整也就是说公司只是仓促的将业务给了经销商内部并没有做好充分的准备。在整个项目阶段包括实施阶段我们所做的工作基本上都是在解决这一问题。但如果要更准确一点这
12、一结论应该是:“销售模式的转换急于求成内部诸多方面未做相应准备”。 诊断结论三:缺少健全的保障体系使单兵作战的山谷蓝/泰科曼公司举步维艰。 从项目实施阶段来看这一结论未能完全切中要害。的确公司的保障体系存在问题公司财务、市场人员人数不少但不能对销售形成有力的支持。但是实际影响企业发展最大的障碍确是财务控制不力的问题。而加强内部财务、货物、样品样机的控制显然要紧迫得多。这些虽然在项目的咨询阶段有所发觉但未能引起应有的重视。这一结论应改为:“内部管理控制混乱加强财务、货物控制是公司当务之急”。 2、组织结构调整回顾与新建议 在北大纵横组织结构调整方案中主要做了三点调整(1)增设了市场总监全面规划公
13、司市场活动对销售进行支持与制衡;将销售总监从市场工作中解放出来使全力投入到销售中;进行公司品牌推广为公司进行战略规划。(2)增设了山谷蓝大客户部、VIP大客户部直接掌控一部分最终客户。(3)商务部划归财务总监管理将销售与商务分开相互制衡。 从目前运行情况看这些调整方案是正确的其中增设市场总监与商务部划归财务总监管理的调整对公司影响最大使得在总经理的管辖下销售、市场、财务三位总监责任趋向平衡相互配合与制衡再加上人事行政总监形成比较稳定的高层治理结构。这一点将对公司未来的健康发展起重大作用。 增设山谷蓝大客户部、VIP大客户部对于避免在分销的模式下失去最终客户非常重要也是很多公司普遍采取的做法。但
14、从目前情况看暂时没必要在总部、各地区都设大客户专员只在总部保留一位大客户经理(或专员)当工作需要时可协调公司其他资源这样即可一定程度地起到这一作用。 此外原方案两个公司在总监层次与地区经理层次上都是共用的这一点在经过实施阶段的检验后需要做修改原因在于山谷蓝与泰科曼的产品特点相去甚远无法找到同时熟悉两种产品特点的人才即使找到这种人才也不如让其专心做一种业务更好更符合分工的原则。所以需要对组织结构做相应调整调整思路是山谷蓝和泰科曼公司在共用人事行政、商务、部分市场资源的平台上建立相对独立的业务单位。这一点符合企业内部中层、基层管理人员技术技能要求高而高层概念技能要求高的管理原则同时又由于总部掌握各
15、业务单位的财务权与人事权避免了对业务单位失控的发生。 (1)公司原组织结构方案 总经理 销售总监 市场总监 财务总监 人事行政 总监 山谷蓝 产品经理 商务经理 泰科曼 产品经理 财务经理 VIP大客户经理 山谷蓝大客户经理 维修经理 地区经理 山谷蓝维修工程师 山谷蓝 渠道代表 泰科曼 渠道代表 销售助理 VIP高级 客户经理 SGL高级客户经理 高级 工程师 网络维护 信息系统 分析 前台 人事行政 专员 山谷蓝 会计 泰科曼 会计 出纳 库存管理 采购管理 泰科曼 产品专员 山谷蓝 产品专员 区域 产品专员 总经理秘书 营销总监 助理 原方案的不足之处: 区域产品专员、驻地区的高级客户经
16、理指挥关系无法理顺同时大客户部短时间内不需要这么多的人员。 地区经理、财务经理很难实现共用。 市场部与销售部分开之后销售管理人员不足。 (2)公司最新组织结构方案 总经理 总经理助理 销售 总监 市场 总监 脑外产品主管 产品调研经理 泰科曼产品 经理 山谷蓝产品 经理 SGL销售经理 维修 经理 TKM销售经理 TKM销售助理 渠道管理专员 SGL销售助理 SGL客户经理 SGL地区经理 SGL地区经理 TKM地区经理 TKM地区经理 VIP客户经理 高级、兼职工程师 TKM地区经理 市场推广专员 SGL产品专员 TKM产品专员 SGL地区经理 产品培训专员 销售 助理 销售助理 山谷蓝维修
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