SZ2100300公文管理规定.doc

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1、SZ2100300公文管理规定1.0总则 1.1目的：为规范管理统一公司行文标准和要求制定本规定。 1.2定义：公文是指各中心/部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。 1.3管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理。 1.4适用范围：本规定适用于全公司。 2.0公文种类 2.1公司的公文按用途划分为十类： 2.1.1令 适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。 2.1.2决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排人事任免奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。 2.1.3通知 适用于批转下级单位的公文

2、转发上级或平级单位的公文人事任免传达要求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。 2.1.4通报 适用于表彰先进批评落后传达重要精神或事项。 2.1.5批复 适用于答复下级单位请示事项。 2.1.6意见 适用于对重要问题提出建议和处理办法。 2.1.7报告 适用于向上级单位汇报工作反映情况答复上级单位的询问。 2.1.8请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 2.1.9会议纪要 适用于记录、传达会议情况和议定事项。 2.1.10函 适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。 2.2公文按层级划分为三层： 2.2.1公司级公文 公司级公文是指由公司统一发布的公文包

3、括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等由总经理或总经理助理签发。 2.2.2中心/部门级公文 中心/部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文由中心主任或独立部门经理签发。 2.2.3分支机构级公文 分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文由分支机构负责人签发。 3.0公文格式 3.1公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。 3.1.1紧急公文应当根据紧急程度在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。 3.1.2发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文主办单位排列在后。 3.1.3发文字号应当

4、包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。 3.1.4公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。 3.1.5主送单位指公文的主要受理单位应当使用全称或者规范化简称。 3.1.6公文如有附件应当注明附件顺序和名称。 3.1.7签发人要求签署姓名清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 3.1.8公文如有附注(需要说明的其他事项)应当加括号标注。 3.1.9公文应当标注主题词。 3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位应当使用全称

5、或者规范化简称、统称。 3.1.1l文字从左至右横排书写。 3.2编号规则 3.2.1公司级公文（格式见SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号编号格式为：RST总字年份第_号 3.2.2中心/部门级公文（格式见SZ2100302）由各中心/部门自行编号各机构根据业务工作需要和分类原则按规则以26个英文字母进行区分依次编号编号格式为： 总经理办公室 SZ总（A）字年份第_号 法律事务部 SZ法（A）字年份第_号 考核指导工作小组 SZ考（A）字年份第_号 人力资源中心 SZ人（A）字年份第_号 财务管理中心 SZ财（A）字年份第_号 策划中心 SZ策（A）字年份第_号 营销中心

6、SZ营（A）字年份第_号 技术管理中心 SZ技（A）字年份第_号 计划管理部 SZ计（A）字年份第_号 3.2.3分支机构级公文由各分支机构编号其中“部门简称”取部门第一个汉字编号格式为： 3.2.3.1市场管理部（格式见SZ2100303） 辽宁市场管理部 AS+部门简称+字+年份+第_号 河北市场管理部 BS+部门简称+字+年份+第_号 西北市场管理部 CS+部门简称+字+年份+第_号 河南市场管理部 DS+部门简称+字+年份+第_号 山东市场管理部 ES+部门简称+字+年份+第_号 江苏市场管理部 FS+部门简称+字+年份+第_号 湖北市场管理部 GS+部门简称+字+年份+第_号 四川市

7、场管理部 HS+部门简称+字+年份+第_号 浙江市场管理部 IS+部门简称+字+年份+第_号 广东市场管理部 JS+部门简称+字+年份+第_号 上海溢祥 Y_+部门简称+字+年份+第_号 3.2.3.2生产厂（格式见SZ2100303） 深圳日化厂 AC+部门简称+字+年份+第_号 汇中宜恒厂 BC+部门简称+字+年份+第_号 3.2.3.3配货站（格式见SZ2100303） 沈阳配货站 AP函年份第_号 兰州配货站 BP函年份第_号 郑州配货站 CP函年份第_号 重庆配货站 DP函年份第_号 上海配货站 EP函年份第_号 广州配货站 FP函年份第_号 3.2.4联合行文（格式见SZ21003

8、02）的编号按主办单位编号规则编列。 3.3字型、字体与间距标准 3.3.1大标题：黑体二号加粗 3.3.2小标题：黑体三号加粗 3.3.3文档号：宋体四号 3.3.4正 文：宋体四号、小四号或五号 3.3.5主题词：黑体四号加粗 3.3.6抄 送：宋体小四号 3.3.7页 码：宋体五号 3.3.8行间距：单倍行距 3.3.9字间距：标准 3.4公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)左侧装订公文页面上间距为20mm下间距为15mm左右间距均为25mm。 3.5由于篇幅所限发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的应于公文末页第1-4行顶格处标识“（此页无正文）” 。 3.

9、6落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名职务、姓名上方用顶划线作签字位置发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。 3.7公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。 3.7.1主题词 3.7.1.1为便于计算机检索和管理公文文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。 3.7.1.2标引方法 3.7.1.2.1一份文件的标引除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上顶格写每个主题词之间空一格。 3.7.1.2.2标引顺序是先标类别词再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词最后标反映文件形式的词。 3.7.1.2.3一

10、份文件如有两个以上的主题内容先集中对一个主题内容进行标引 再对第二个主题内容进行标引。 3.7.1.2.4根据需要可将不同类的主题词进行组配标引。 3.7.2抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。 3.7.3页码：位于公文纸正面页脚正中的位置用阿拉伯数字标识：“第_页 共_页”。 4.0公文行文规则 4.1行文应当确有必要注重效用。 4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 4.2.1属于主管单位职权范围内的具体问题应当直接报送主管单位处理一般不得越级请示和报告。 4.2.2属于单位职权范围内的事务应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中

11、心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外单位发文。 4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位需要同时送其他单位的应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。 4.4草拟公文应注意以下事项： 4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等要切实可行并加以说明。 4.4.2情况详实观点明确表达准确结构严谨条理清晰用词规范篇幅力求简短。 4.4.3公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。 4.4.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。 4.4.5结构层次序数第一层为“一、”

12、第二层为“(一)”第三层为“1.”第四层为“(1)”。 4.4.6要求使用国家法定计量单位。 4.4.7文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明中文含义。 4.4.8公文中的数字除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外其它应使用阿拉伯数字。 5.0发文办理流程 5.1公司级公文 5.1.1公司级公文由人力资源中心起草统一格式并编号公文背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认交签发人签发。 5.1.2人力资源中心负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前复核审批签发手续是否齐

13、全、附件是否完整、格式是否规范否则不得下发。 5.2中心/部门级公文 5.2.1中心/部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务由相关中心责任人起草由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的必须由分管副总经理签发。 5.2.2中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文并由主办中心/部门起草经中心/部门审核后交相关中心/部门共同签发。 5.2.2.1公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。

14、 5.2.2.2公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。 5.3总部各中心/部门向分支机构发文应严格遵循归口管理原则。 5.3.1各中心/部门向市场管理部发文由营销中心转发。 5.3.2各中心/部门向生产厂、配货站行文由分管生产副总经理签批转发。 6.0收文办理流程 6.1各单位收到公文后应及时登记、传达。 6.2各单位收到公文后应当进行审核。重点为：是否应由本单位办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。 6.3经审核无误的公文应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当

15、明确主办部门。 6.4各单位对公文要及时传达特急件立即批复急件当天批复一般文件两个工作日内批复。确有困难的应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文应当及时退回发文单位并说明理由。 6.5审批公文时对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期其他审批人签字视为同意；没有请示事项的签字表示阅知。 6.6送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文主办人要负责催办做到紧急公文、重要公文跟踪催办一般公文定期催办。 7.0公文归档及管理 7.1公文发布完毕后根据公司档案管理规定和其他有关规定发文部门应及时存档个人不得保留公文。 7.1.1公司级公文发布后原件由总经理办公室存档。 7.1.2中心/部门级公文发布后原件由中心/部门自行存档。 7.1.3分支机构级公文发布后原件由分支机构自行存档。 7.1.4联合发布的公文原件由主办单位自行存档。 8.0其它 8.1协调便签（格式见SZ2100304）仅用于各中心/部门、分支机构平级单位之间工作知会、协调往来由各中心/部门、分支机构自行编号、存档。 8.2总部各中心/部门以公司名义对外行文如业务致函、证明文书等统一使用公司信笺（格式见SZ2100305）。 9.0附则 9.1本规定由人力资源中心负责解释和修订。 9.2本规定自20_年8月20日起实施。 第 12 页 共 12 页