第7章 Excel表格处理软件7.3（2）ppt课件.pptx

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1、07ExcelExcel表格处理软件表格处理软件第二篇 应用技能1Excel 2016是微软公司推出的Microsoft Office 2016系列套装软件中的重要组成部分，是专门用来制作电子表格的软件，具有强大的数据处理能力。使用Excel可以方便地输入数据、公式、函数以及图形对象，实现数据的高效管理、计算和分析，生成直观的图形、专业的图表等。Excel被广泛地应用于文秘办公、财务管理、市场营销、行政管理和协同办公等事务中。本章案例：1.制作城市降水量数据表2.公司事务管理前言2章节目录/Contents7.1认识Excel7.2制作城市降水量数据表7.3公司事务管理7.4知识拓展第7章Ex

2、cel表格处理软件3李萌萌同学利用大三暑假在某公司找了一份行政助理的实习工作，在工作过程中，经常需要用Excel软件对各种表格进行处理。根据任务要求，完成该项任务的设计思路如下：（1）利用Excel的数据导入功能可以直接导入文本文件生成员工档案表。（2）用公式和函数完成员工档案表、员工培训考核成绩表和部门统计表中的计算。（3）利用排序、筛选、分类汇总和数据透视表对数据进行分析和汇总。（4）利用图表和数据透视图使数据以图形化展示。（5）制作各城市单独报告。7.3 公司事务管理47.3 公司事务管理样张57.3.4 图表1. 认识图表Excel 2016为用户提供了11种标准的图表类型，每种图表类

3、型的功能不一样，例如：Excel默认的图表类型是柱形图，适用于比较和显示数据之间的差异；折线图适用于显示某段时间内数据的变化及变化趋势等。67.3.4 图表图表中有许多元素，例如图表区、绘图区、数据系列 、水平（类别）轴、垂直（值）轴、图例、图表标题等。77.3.4 图表例7-18 “销售评估”工作表中记录公司上半年一类产品、二类产品以及计划销售额情况，如图7.31所示，为了更好的显示实际销售额与计划销售额的对比情况，以此为数据源创建一个堆积柱形图。87.3.4 图表2. 编辑图表97.3.4 图表2. 编辑图表10例7-19 编辑柱形图。 编辑“计划销售额”系列格式。“计划销售额”系列绘制在

4、“次坐标轴”，“分类间距”为60%；无填充；边框设置“实线、绿色”，宽度1.5磅。 编辑“次坐标轴垂直轴”格式。设置“主要刻度线类型”为“无”，“坐标轴标签”为“无”。 编辑图表标题和图例格式。图表标题为“销售评估”；在顶部显示图例。7.3.4 图表3. 迷你图迷你图是工作表单元格中的一个微型图表，可以显示一系列数值的趋势（例如季节性增加或减少、经济周期等），也可以突出显示最大值和最小值。迷你图有折线图、柱形图、盈亏三种类型，一般放置在数据旁边的单元格中。117.3.4 图表12例7-20公司上半年销售评估表中，使用迷你图显示一类产品和二类产品16月的销售额的对比情况，效果将更突出，如图7.3

5、5所示。7.3.5 数据验证在工作表中，对于某些特定的字段增加数据输入的有效性验证，不仅可以在很大程度上提高数据录入的效率，而且还可以最大限度地减少输入错误。例7-21在 “按部门统计”工作表中，为A4单元格设置一个下拉列表，从列表中选择部门名称。137.3.6 排序排序是将工作表中的数据按照一定的规律进行显示。1. 简单排序：分为升序和降序两种。2. 自定义排序例7-22工作表“排序”中，先按学历高低的顺序，再按工龄降序排序。147.3.7 筛选数据筛选是将数据清单中不符合条件的记录隐藏起来，只显示符合条件的记录，得到用户需要的记录的一个子集。1. 自动筛选例7-23在“自动筛选”工作表中筛

6、选出销售部门的员工记录，并按性别分组显示。157.3.7 筛选2. 高级筛选在实际应用中，如果筛选条件包含“或”，则必须采用高级筛选来实现。高级筛选需要在数据区域以外设置筛选条件，筛选结果可以显示在原表区域或者复制到其他位置。例7-24在“高级筛选”工作表中，筛选出职务为“经理”或学历为“博士”的员工信息。 167.3.8 分类汇总分类汇总能够快速的以某一个字段为分类项，对数据列表中的其他字段的数值进行各种统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等。例7-25在分类汇总工作表中，统计各部门人数和签约月工资、月工龄工资、基本月工资的平均值。其分类字段为“部门”，则先按“部门”排序。

7、177.3.9 数据透视表数据透视表是一种交互式表格，能够通过转换行和列显示源数据的不同汇总结果，也能显示不同页面的筛选数据，还能根据用户的需要显示区域中的细节数据。例7-26用数据透视表统计各部门男、女员工的人数。 187.3.10 数据透视图数据透视图建立在数据透视表基础之上，以图形方式展示数据，使数据透视表更加生动。例7-27根据员工档案表中的数据明细，创建数据透视图，显示员工年龄分布与比例情况，其中人数用柱形图显示，所占比例用折线图显示。 19案例小结/Summary20本次课通过公司日常事务管理，讲述了Excel 2016中工作簿、工作表、单元格的常见操作和数据的计算、汇总、分析、统计等功能，主要包括制作表格的各种技巧，表格格式化，利用公式实现简单计算，利用排序、筛选、分类汇总、数据透视表等工具处理公司日常事务，利用图表和数据透视图实现表格的图形化等。本周作业上机实验作业：实验12线上课程：第7章 7.3 完成小节测验自主学习：拓展案例221