如何编写自评报告.ppt

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1、积极准备迎审 再次问鼎质量大奖,-全国质量奖现场迎审辅导培训中国质量协会咨询中心,目 录,一、全国质量奖整体评审流程二、全国质量奖现场评审流程三、现场迎审汇报四、现场迎审准备工作五、现场迎审注意事项,10月：颁奖经验分享,一、质量奖整体评审流程,上年底1月：发布评审通知（包括管理办法、评审标准、具体进度安排）,3-4月：举办评审标准和评审员培训班,5月20日：将所有申报材料提交CQMA工作委员会办公室 （中质协会员与现场工作部），进行资格审核,6月： 工作委员会组织评审专家进行资料评审,6月底：工作委员会对入围企业总经理陈述进行评审7-8月：工作委员会组织评审专家对通过陈述的企业实施现场评审,

2、8月下旬：工作委员会审议，提出推荐获奖企业名单,9月下旬：审定委员会审议，确定获奖企业名单,N0-反馈报告,N0-反馈报告,N0-反馈报告,反馈报告,二、质量奖现场评审过程,现场评审目的：寻找组织在自评报告中没有提及但现存于组织的优质管理机制及系统证实申报材料的准确程度印证评审员在资料评审时，所判断出组织在管理系统上的改进空间；澄清不明确、不确定之处实地评审一些非文字所能表达的情况，如员工士气等协助判断组织的管理系统在执行上的优劣根据现场评审适当调整资料评审时的评分,二、质量奖现场评审过程_方式,提前一周到10天给企业发评审计划一般5-7人现场评审5-7天以首次会议开始，末次会议结束召开三个会

3、议：领导班子座谈会、中层干部座谈会、员工会议其他时间按照公司质量奖职责分配深入部门评审,二、质量奖现场评审过程_基本过程,1、组成评审小组（5-7人）：专业相近、利益回避、参加的可能性原则尽可能参加过公司资料评审的评审员1名组长，1名管理员2、编制评审计划组长、管理员共同编制计划计划内容：日程安排、评审内容和部门、组员分工按组织规模，5-7天（不含到达和离开日）第一天，评审组酒店做评审准备两个评审员组成一个小组,二、质量奖现场评审过程_基本过程,3、前期沟通准备（第一天）组长和管理员约见组织联系人，修订计划定稿组织提供申报材料、评审地点和陪同人员安排材料，以及必要的补充材料（每人一份）评审员熟

4、悉材料，拟定评审问题清单4、正式评审（第二天）半小时首次会议：组长主持，介绍评审组成员、说明计划、评审目的、意义、依据和评审方法、保密承诺；组织代表致欢迎词，介绍公司成员、对评审的要求、公司创奖的目的意义等,二、质量奖现场评审过程_基本过程,4、正式评审（第二天）播放公司宣传片最高领导介绍：公司经营环境主要竞争对手及挑战主要顾客类别及期望重点发展方向及有关策略相关领导介绍：组织主要业务流程参观组织主要生产流程及工作场所,二、质量奖现场评审过程_基本过程,4、正式评审评审员按计划开展评审访谈相关人员查阅相关文件、记录、最新图表、数据每晚评审小组会议半小时的末次会议组长报告综合评语、致谢,二、质量

5、奖现场评审过程_方法,现场评审方法之一：听：听企业领导介绍情况；(主要产品、工艺流程等)看：参观现场，工艺设备及设施环境，人员状况如劳动纪律、安全纪律、环保要求等，能看到的现场记录；查：分组（一般分3组）调查评审，抓住重点、疑点；问：检查中询问情况，证实所需了解的优点与需改进之处，开放式提问较多。,二、质量奖现场评审过程_方法,谈：召开座谈会听各个层次的做法与看法，领导层重点是企业的价值观、战略、面对的威胁挑战、发展方向、企业文化、领导作用。 中层干部主要是晋升、培训、对企业战略、文化的理解、执行情况是否与高层一致等。 员工层重点是群众性活动、员工沟通、员工对企业的信心、对企业领导作风的看法（

6、不记名）、工作环境等。（员工座谈、中层座谈一般不要陪同）评：以过程为基础评价。,二、质量奖现场评审过程_方法,现场评审方法之二：分类抽样：评审组5-7人在6-7天内对一个组织的管理状况及成效需要比较全面地了解，做出准确的判断是十分困难的。因此除小企业外一般采用抽样检查。特大型企业至少抽1/3，大型企业1/2，中型企业2/3，小型企业100%。但主要产品的作业线必须检查。以标准条款为主线进行评审，涉及多个部门的条款在一起进行评审。,二、质量奖现场评审过程_方法,先上后下：由于资料已经审查，又听了企业相关的介绍，对企业有了总体印象，然后按照分类抽样的办法从综合管理部门到车间现场、班组深入了解接触更

7、多员工，从基层工作情况来印证已有的初步观点是否相吻合；或者到下面核实已经介绍的作法、方法与展开情况，核对文件、报表等支持性材料。从上而下，再由下归纳汇总。,三、现场迎审汇报,现场评审汇报的方式、时间等要求；现场评审汇报的内容；,三、现场迎审汇报_方式、时间等要求,方式：要求使用公司统一模板的PPT文档；时间要求：原则不超过40分钟；（如果内容准备的充分有吸引力，可以安排更长时间）要求：符合汇报内容，不要讲其他问题，部门负责人进行汇报，语言通顺，思路清晰，使用卓越绩效评价准则术语，结合自评报告，娓娓道来，以讲解为主，切忌不要照着文档读，建议脱稿使用演讲的方式；,三、现场迎审汇报_内容（领导）,三

8、、现场迎审汇报_内容（部门）,部门职责（涉及标准条款）；组织机构；人员构成；如何传承和落实企业文化；企业战略如何执行；各部门自身所涉及的主要过程展示；资源配置情况；主要管理特色；如何实施测量分析和改进；主要绩效及与标杆和竞争对手比较情况；未来展望；,四、现场迎审汇报_内容：部门职责,简要介绍汇报部门的主要职责；切忌过多篇幅；不要事无巨细，要介绍主要或者关键职责；简单明了使评审员一听就能明白汇报部门主要与哪些条款相关；如果汇报的是多个部门的共同承担的条款，要将各部门在该条款中的职责介绍清楚；,卓越领导，宏伟战略，精确分解，层层分担。,如：某企业的领导、战略部分汇报的职责分工,四、现场迎审汇报_内

9、容：组织结构,简要介绍清楚汇报部门的组织结构，岗位设置，领导部门等基本情况；注意：要介绍到岗位；简要介绍就可以，不要过多阐述部门的组织结构，以免引起评审员对汇报部门组织机构的其他问题；,四、现场迎审汇报_内容：人员构成,要详细介绍汇报部门的总体人员数量、年龄结构、岗位分布、学历结构、专业技能、男女工比例等基本情况；使评审员了解汇报部门的人员需求状况；尽量使用一目了然的图表说明具体情况；可以结合汇报部门的工作特点汇报人员结构的合理性，突出人员的专业能力；,四、现场迎审汇报_内容：企业文化如何落地,一定要明确公司的企业文化的核心使命、愿景、价值观；如有可以汇报本部门（职能）的文化，这是加分项但是一

10、定要经得起推敲；汇报部门如何承接和发展企业文化的；阐述企业文化在汇报部门的展开方法和宣传过程，以及全体员工对企业文化的认同情况（与自评报告相一致）；,四、现场迎审汇报_内容：如何实施战略以及保障战略实现的方法,明确提出公司战略及职能战略在汇报部门如何实施的方法；汇报部门如何保障战略实现所采取的措施；一定与公司战略及职能战略实施的措施描述相一致（以自评报告为准）；明确的描述战略目标在汇报部门如何分解，以及采用什么方法进行监测和改进的；,四、现场迎审汇报_内容：所涉及的主要过程展示,这里一定结合部门职责展示所涉及的过程；要按照标准4.5章节的要求展开：过程的识别、过程主要要求的确定、过程设计；这里

11、主要只汇报到过程设计就可以了，过程的实施与改进在测量分析和改进进行汇报；注意汇报内容与自评报告相结合；汇报以主要的大过程为主；,四、现场迎审汇报_内容：资源配置情况,基础设施的配置情况；主要设备的配置情况；技术工艺的水平及特殊性；信息化应用的水平；上游供方及合作伙伴的情况；基本结合标准第4.4章资源的要求回答并结合汇报部门的业务特点；,四、现场迎审汇报_内容：主要管理特色,人力资源管理；技术工艺管理；现场管理；成本管理；安全管理；质量管理；设备管理；过程控制；职业健康管理；环境管理等；,四、现场迎审汇报_内容：主要管理特色,主要体现汇报部门的优势或强项；一定体现部门的管理特色；结合自评报告的内

12、容对汇报部门的管理进行总结梳理，条例一定清晰，分模块汇报；注意：自评报告里已经描述成劣势或者挑战方面的内容不要再强化成优势和特色，可以以采取如何改进角度进行阐述；,四、现场迎审汇报_内容：主要管理特色,以下几个职能按照标准要素进行汇报：领导战略顾客与市场人力资源测量分析、改进,四、现场迎审汇报_内容：如何实施测量分析与改进,结合自评报告，阐述应用的系统的改进方法；体现应用数据和信息作为分析的基础；体现绩效测量作为分析改进的依据；体现知识管理作为改进的基础；体现群众性质量管理活动的多样性及成果；在此基础上的一些具体改进方法及案例；,四、现场迎审汇报_内容：主要绩效及与标杆和竞争对手比较情况,体现

13、自身三年的主要绩效指标完成情况及趋势（结合自评报告）；体现标杆和竞争对手三年的主要绩效指标完成情况及趋势（结合自评报告）；体现与标杆和竞争对手相比较的情况（结合自评报告）；注意在汇报的时候不同于自评报告限制字数，这里可以做详细的分析和说明；但切记一定要使用图表说明问题，以及分析说明不能喧宾夺主；,四、现场迎审汇报_内容：未来展望,对汇报部门的未来进行展望；一定要践行公司的使命、符合公司的愿景、努力实现公司的战略；一定具有可以量化的内容和指标，使评审员认同汇报部门的展望；一定要进行总结提炼和上升高度；并具有几条相应的可以操作的措施（不用太具体）；,五、现场迎审准备工作,PPT（汇报演示）的准备；

14、证实性材料的准备；迎审的准备；工作现场（办公室）的准备；,五、现场迎审准备工作_ PPT（汇报演示）的准备,全公司统一格式，建议多使用连接等新颖形式；色彩以公司主色调为准，但建议考虑以浅色调为宜；图文并茂、语言简洁、思路清晰；使用标准术语；多使用图表及对比说明问题；以指定汇报使用投影仪投放指定位置的效果为准；主要还是以汇报内容为主，不要喧宾夺主；,五、现场迎审准备工作_证实性材料的准备,依据制定的证实性材料准备计划认真准备评审所需材料（可以为电子版）；所有有关的材料进行分类管理，标识清楚，存放有序，查找快速方便；需要补充和调整的证实性材料一定与自评报告内容相一致；注意证实性材料之间的逻辑顺序关

15、系；注意与相关部门间的衔接关系；准备材料一定按照：方法展开学习整合的思路,五、现场迎审准备工作_证实性材料的准备,各单位准备资料的内容：年初方针、目标任务针对方针、目标任务的措施、分解年底工作总结，任务完成情况体系执行情况记录及改进过程的方式、方法生产管理、质量管理、设备管理、安全管理、环保管理、人员管理等制度及记录自评报告结果情况的证实记录或资料创奖办要求的支持性材料具体详见各部门资料准备清单,五、现场迎审准备工作：迎审的准备,针对评审组的评审计划制定针对性的迎审计划并下发到各个部门、单位；明确相应的接待细节和迎审细节；明确联络人员和陪同人员；明确每一项工作责任人和监督人；及时与评审组进行沟

16、通，并为评审组提供必要的资源；,五、现场迎审准备工作_工作现场（办公场所）的准备,生产现场：按照工艺的要求对现场进行清洁；按照6S的标准要求对现场进行整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全的管理；在工作场所张贴有关企业文化、战略的宣传标语；建立平面布局图、定置管理图及各种生产所需要的看板；对生产现场的各种物品进定置管理并做好清晰的标识；在生产现场张贴各种相关的安全标志及警示标志；对重要环境因素和重大危险源要进行公示管理；对生产现场进行目视化管理；注意细节，细节决定成败；,五、现场迎审准备工作_工作现场（办公室）的准备,办公场所：保持办公场所内的整洁、卫生；在各区域张贴醒目的平面布局图和定置管理图；

17、设立办公场所人员流向及工作看板；对办公场所的各项物品进行定置管理并做清晰的标识；对办公文件要进行分类管理做好标识，易于快速查找；注意细节，细节决定成败；,六、现场评审的注意事项,迎审人员的注意事项；汇报人员的注意事项；准备人员的注意事项；参加会议人员的注意事项；基层单位人员的注意事项；共同人员的注意事项；,六、现场评审的注意事项_迎审人员的注意事项,精心设计参观路线，第一印象很重要（沿途环境、标识等）陪同人员配备（陪同人员守时、做好必要服务工作，搞好与评审员的关系、融洽相处、交朋友）增强时间观念：严格按审核计划规定时间执行，陪同人员、司机、受审部门有关人员准时到场为评审员准备必要的办公用品、必

18、要的材料和宣传资料，如：纸、笔、自评报告、公司宣传画册、电脑、打印机、进入现场的温馨提示（安全、天气及其他注意事项）,六、现场评审的注意事项_汇报人员的注意事项,态度决定一切：在评审的时候，要本着以下态度，无论评审员是什么水平、什么态度，因为评审员中也有较新的评审员，水平、经验和对态度的把握可能不到位，但如果我们不能把握自己，很可能评审的效果不理想： 谦虚、耐心、合作的态度 看作是一个很好的学习机会跟着评审员问题走，不要扯远了-可能提醒评审员让评审员感觉到我们真诚-有问题就是有问题，不要掩盖；,六、现场评审的注意事项_汇报人员的注意事项,熟悉标准，熟悉自评报告。其中熟悉自评报告更为重要；在评审

19、时，部门负责人和主要管理人员要在现场，应有问必答，不问不答，但应分清主次，以负责人为主，其他人员作为补充；汇报时尽量脱稿汇报，要把汇报当成演讲，切忌作报告或者读汇报文稿；语言要流畅，建议在不同场合多演习几次，同时也多听些不同人员的建议；回答和汇报一定要紧紧围绕标准，使用标准术语，切忌跑题或者阐述不相关问题；遇到自己不清楚的问题可以明确指出由主管的人员进行回答，但是要有适当的语言引出；一定要使用普通话进行汇报和回答问题；不要使用大量行业专有名词或者技术用语，实在要用应说明清楚；应熟知企业的使命、愿景、价值观及相应的诠释内容；应明确企业战略、战略目标及规划内容，并且要与本部门的职责联系起来；要明确

20、公司的关键绩效指标体系，以及本部门承担的绩效指标内容，并且要回答出这些指标的监测方法和频次；,六、现场评审的注意事项_准备人员的注意事项,按照评审计划指定时间提前准备好所需一切资源；由部门、单位负责人带队在指定地点门前提前迎接；要提供安静的评审场所；在评审场所内准备好印有评审员姓名的桌牌，并摆放在主席，准备好印有所有参加人员姓名的桌牌并摆放在客席；应根据会议室大小准备桌花；应根据评审员人数准备相应的香烟（特殊不能吸烟场所除外，但应提前说明）、水果盘、烟灰缸、纸、笔、纸巾等物品，并按照定置管理要求摆放；准备多种饮料供选择，如茶、咖啡、矿泉水、饮料等；提前将各种设备（投影仪等）调试到最佳使用状态；

21、,六、现场评审的注意事项_参加会议人员的注意事项,过于紧张影响回答效果不敢把材料拿出来给评审专家看事与愿违监视制造紧张口才太好，但是跑题时间有限没注意倾听评审员的问题避免抵触情绪事前背书痛苦报告与实际情况不符电话调成振动或静音，实在有重要事情出去接电话；不要开小会，交头接耳，注意评审员的问题；不要频繁出入，影响会议进程；,六、现场评审的注意事项_参加会议人员的注意事项,明确主要发言者、次要发言者回答问题应用报告语言，以数据事实回答，反对假大空，不要过长理论阐述；不要冷场，遇到问题踊跃发言，但要结合自评报告回答；参加中层管理人员、基础员工座谈会的人员，要求熟知企业文化、战略；及公司对待各级员工的

22、待遇和福利，以及有关公司针对提高员工满意度的有针对性的措施，但也不要一味说公司好，可以适当阐述一些自己认为可以列入改进计划但影响不是特别重要的问题；回答问题注意礼貌和语气，要说普通话；,六、现场评审的注意事项_基层单位人员的注意事项,基层单位负责人一定要到场进行陪同和回答问题；基层单位人员遇到评审员要有礼貌，说普通话；各基层单位的文件和相应的证实资料要成系统配套，分门别类放置，做好标识，便于查找；随时可取；现场环境干净、整齐，按5S管理的要求生产现场状态标识、生产设备标识要清晰员工劳保穿戴整齐，职工保持良好的精神面貌。严格按章操作。（细节决定成败）强化各现场有形的文化氛围。尽量表现基层单位的强

23、项和优势。,六、现场评审的注意事项_共同的注意事项,掌握标准及自评报告；当事者陈述、观察到的客观事实也是证据；当缺少文件化的方法，有关人员回答问题陈述应一致；各职能部门应归纳汇总统计，对绩效纵向比、横向比；一定要以自评报告为基础，理清各部门的方法、展开；善于举一反三，融会贯通；汇报的过程中除了介绍公司系统的方法之外，要能举出一些典型的实例，增强汇报的说服力。 把握两次机会：一是PPT汇报；二是现场提问的回答，引导评委认同的观点。,六、现场评审的注意事项_共同的注意事项,4.7部分的分数比例最高，所以公司的经营结果几乎起到关键的作用在汇报经营结果部分的时候，一定要有耐心和注意尽可能收集更全面的数据，尤其是历史趋势数据和对比数据（标杆、竞争对手）针对行业特点，环保、安全需重点关注,革命尚未成功，同志仍需努力！,有志者事竟成！,预祝兖州煤业再次问鼎,付出总有回报！功夫不负有心人！,