沟通和行政管理(共10页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上行政沟通是指行政体系中各种意见、 情况、 政策、 指令等的上传下达及行政 组织和成员相互间的合作、 协调、 反馈等的一种行政活动。 现代意义上的行政活 动实际上是连续的沟通过程,行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来, 行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意, 由于当代行政机构的膨胀, 行政机 构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致, 如果没有一个良好的沟通 渠道和沟通环境, 就有可能导致行政人员对行政环境的不了解, 对社会缺乏认识 和了解, 甚至对行政机构也是如此, 这种情况下的行政工作是不堪设想的; 同时, 现代行政理论表明, 只有让行政人员参与管理,

2、 才能调动行政人员的积极性和创 造性, 从而提高行政活动的效率。 但人多便会产生意见的分歧, 如果没有行政沟 通,就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能;此外,现代行政活动追求的高 效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现 , 这种团结而后统一只有 在良好的沟通渠道的前提下才能实现。 行政机构实现有效的沟通, 为行政人员创 造了和谐的工作环境, 使他们的意见得到充分的表达, 并为领导所重视; 行政人 员的情感得到交流, 使他们增进了了解, 增强对组织的认同感, 提高他们的责任 感。 由此可见, 在新的世纪即信息时代的到来, 行政沟通的重要性是显而易见的:一、沟通与协调是现代行政管理工作

3、中的重要功能之一。要研究沟通与协调在现代行政管理工作的重要功能, 首先, 要分别明白沟通 与协调的含义是什么。 什么是沟通? 大英百科全书中是这样解释的:沟通是 用任何方法,彼此交换信息,即指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、 电报、收音机、电视或其它工具为媒介,所从事交换信息的方法。在现代行政管 理工作中, 常用沟通渠道有语言沟通、 文字沟通、 肢体语言沟通和多媒体技术沟 通四种, 其作用有使组织成员感到自己是组织的一员、 激励组织成员的动机, 使 成员为组织目标奋斗、 提供反馈意见、 保持组织间和谐的工作关系、 提高组织成 员的士气, 建立团队合作精神、 鼓励组织成员积极参与决策、

4、通过了解整个组织目标, 改善自己的工作绩效、 提高组织战斗力以及保证管理者和领导者倾听群众 意见, 并及时给予答复。 什么是协调呢? 协调是指人们在相互合作的事务上同心 协力、 配合默契的行为过程。 就一般意义而言, 协调是主客体之间为实现一个共 同的目的而相互沟通, 寻找共同点, 从而实现某种平衡, 达到某种默契的一种行 为方式。因此,也可以说,没有协调就没有统一的行动,没有协调就没有良好的 秩序。协调工作具有目的性、综合性、能动性和时效性,更具有柔韧性和指令性 的特性。在行政管理工作中,协调的方式有商榷式、个别沟通式和建议式三种, 协调的种类有政策协调、 事务协调、 计划协调和战略协调四种

5、, 协调的原则有调 查研究,实事求是的原则、客观公允 , 秉公协调的原则、坚持原则性和灵活性相 结合的原则、立足全局,服从总体目标的原则、统一领导,统筹兼顾的原则为领 导服务与为基层服务相一致的原则。其次, 要弄清楚沟通与协调的特点是什么。 现代行政管理工作中沟通与协调 的特点:一是随时性。 我们所做的每一件事情都是沟通与协调。 一项工作指令是 沟通与协调, 一个规章制度也是沟通与协调, 任何一名行政管理者想要做好任何 一件事,均必须进行有效的沟通与协调。 二是双向性。 我们既要收集信息,又要 给予信息。 我们强调的是双方共同的交流。 显然这一交流不是单向的, 而是双向 的。在行政管理工作中不

6、是单纯的上级对下级或下级对上级,而是相互之间的, 即上级对下级有要求要让下级知道、 理解并执行。 上级通过这一下达指令的过程, 对职工行为进行引导和控制。 同时, 职工对指令的执行情况也要通过一定的反馈 途径向上级汇报, 上级对汇报情况作出反应, 从而实现对组织行为的控制。 三是 情绪性。 信息的收集会受到传递信息的方式所影响。 沟通与协调时要注意情绪控 制 , 过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受 , 尽可能在平静的情 绪状态下与对方进行有效的沟通与协调 , 才能保证达到良好的沟通与协调效果。 四是互赖性。 沟通与协调的结果是由双方决定的。 沟通与协调双方彼此需要对方配合 , 他

7、们拥有相互补充的信息 , 离开了其中的一方 , 另一方不能达到沟通与协调 的效果。沟通与协调越深入 , 两者之间的依赖性就会越强。再次,要掌握沟通与协调在现代行政管理工作中的重要功能。(1 沟通与协调是保证组织成员间认识统一, 步调一致和政令畅通的需要。 在现代行政管理工作中, 由于每个人所处的位置和利益关系不同, 对事物和形势 的认识也不一样, 在理解和贯彻上级领导决策的过程中, 难免会出现一些认识上 的分歧和行动上的不一致, 这就需要通过协调来统一大家的思想, 协调各方的行 动,以保证决策的贯彻和政令的畅通。(2 沟通与协调是使领导摆脱繁琐事务, 集中精力抓大事和议大事的需要。 现代行政管

8、理工作的日常事务千头万绪, 纷繁复杂, 问题和矛盾都很多, 领导不 可能事必恭亲, 任何事情都要领导亲自去办理。 所以作为领导, 只有做好问题和 矛盾的沟通与协调工作就可以了, 把精力和时间腾出来抓大事、 想大事和议大事。 (3沟通与协调是理顺关系,化解矛盾,提高行政管理水平的需要。 随着 经济和社会发展, 传统的管理模式正朝着法治和科学的管理模式转型, 管理系统 的复杂化和管理目标的社会化, 客观上就要求行政管理机关发挥协调功能, 理顺 关系,化解矛盾,提高办事效率。(4沟通与协调是沟通感情,密切干群关系,改进机关工作作风的需要。 在现代行政管理工作中, 沟通与协调可促进各部门间的相互了解,

9、 建立一种和谐 有序的良好关系,从而使各种分歧达成共识,化消极为积极,使分力为合力,增 强凝聚力、向心力和战斗力,促进整体功能的发挥。二、沟通与协调是组织管理工作中提高行政管理效率的重要技巧和手段之 一。行政效率就是一个行政单位在一定时期内的行政管理活动中, 行政总产出与 行政总投入的比率。 在行政管理工作中, 提高行政效率的途径有很多, 如完善行政管理体制、 建设高素质的行政管理人员队伍、 努力实现行政决策的科学化、 健 全行政法制和实现行政管理手段的现代化等。 另外, 加强沟通与协调也是提高现 代行政管理工作中的行政效率的重要技巧和手段之一。(一沟通与协调是人类社会的基本生活方式。从人类出

10、现开始,就通过各种媒介,如身体、石器、棍棒、叫声、语言等, 互相传播着各种生活信息, 为自己提供生活的依靠等物品, 甚至抵御来自其它的 威胁。 人是社会性的动物, 人有合群与群居的倾向, 在群居中就离不开个体之间 的相互作用, 离不开个体之间的信息交流。 人与人之间的信息交流的过程就是沟 通与协调的过程。研究发现 , 沟通与协调在人的社会生活中占有重要地位,人在 醒着的时候, 大约有 70%的时间都在进行着各种各样的沟通与协调 , 人们通过沟 通与协调, 进行信息交流, 就可以建立各种各样的人际关系, 在广泛的交往过程 中,彼此还可能产生情感,相互吸引,形成亲密的关系。(二现代行政管理工作离不

11、开沟通与协调。现代行政管理已经进入了一个以人为本的管理新时代, 人们之间的沟通与协 调成了最重要的管理手段,行政管理工作中的一切活动都和沟通与协调分不开, 就算你是一个多么优秀的管理者、 决策者, 你有多么好的创意和点子, 如果你下 面的职工不清楚、 不了解你的意图, 不能和你一起分享理念, 又怎能发挥出自己 的最大价值呢?在管理活动的众多因素中, 人是整个管理活动过程中最活跃的要 素,是统领其他一切因素的灵魂与核心,人的因素是决定性的。如果说将一个行政机关或者组织比作是人的躯体, 那么沟通与协调就是人的 血液, 血液流通不通畅的话, 就不能把营养成分输送到人体的各个器官, 从而导 致麻痹、

12、阻塞甚至死亡等情况出现。 有很多尖锐的矛盾都是由于没有进行很好的 沟通与协调而引起的,或者至少与此有关。一个部门或组织中经常会存在许多不必要分歧,而这些分歧在常规状态下, 又必须通过沟通与协调进行解决, 因而在某种意义上降低了企业或组织运行的理 想效率。 我们需要最大限度地减少沟通与协调的障碍和成本, 最大限度地降低信 息传递过程中的损失,将情感、信息、思想、计划、工作的沟通与协调进行高度 统一 , 用成本最小化的沟通与协调设计造就出最好的绩效, 实现工作的最大化目 标。(三沟通与协调有利于提高行政管理工作的效率。行政管理的实质是对各种对象资源的一种整合, 但由于各种资源在客观上是 各自独立隔

13、绝的, 他们自己无法直接互相发生组合和联系, 因此就需要管理者为 了达到某种目的对它们施加有效的处置和影响, 从而在它们之间建立起有效和牢 固的联系。这中间需要各种联系的桥梁。而沟通与协调就是这些桥梁和联系。 行政管理的过程是一刻也离不开沟通与协调, 行政管理管理的过程是资源组 合的过程, 组合的过程必须借助于各种资源信息和组合方式的信息的大量复杂的 交流、反馈。没有这些大量的信息交流、反馈,即沟通与协调的发生、实现,管 理的过程就要中断或残缺, 甚至失去控制。 所以, 领导者必需重视职工并且开放 沟通与协调的渠道, 才能善用沟通与协调技巧, 提高部门或组织的绩效管理。 因 为分享理念需要有高

14、效率的沟通与协调能力和技巧, 高频率地同组织内部的成员 进行直接沟通与协调非常必要,他们知道越多,就越能理解,也就越关心。每一 个职工能清楚知道部门或组织存在的目的与意义, 知道自己在做什么?要完成什 么?了解做事的最终目的?以及如何可以贡献一己之力?部门或组织上下齐心 协力地向同一个方向前进, 就没有任何事物可以阻挡他们, 这样的组织才有生命 力, 才能不断地向前发展, 才能不断创造新的工作绩效和不断实现新的工作目标, 从而降低行政成本,提高行政效率。三、沟通与协调有助于加强团队建设,提高队伍战斗力。现代行政管理的主体是活生生的人, 领导者不向被管理对象输出指令, 并从 被管理对象方面获取信

15、息,事实上就无法有效实施管理。计划、组织、指挥、领 导、控制无一不是信息交流,即沟通与协调。人并不是冷冰冰的机器,可以依照 预先设定好的程序或指令来机械性的进行工作, 人都是有感情、 有情绪的, 他们 在工作中会因应不同的环境变化和心理变化。绩效和沟通与协调的程度成正比关系, 那么要如何“沟”才能“通”?如何 “协”才能“调”呢?这是行政管理过程中一个很重要的课题。 部门或组织制定 规划、策略、计划,以及科学的组织、指挥、协调,都离不开调查研究、倾听意 见、权衡利弊、反复斟酌,为此领导者与中层管理者、与职工之间的沟通与协调 就必不可少。1、沟通与协调是人的一种重要的心理需求,是职工解除内心紧张

16、,表达自 己思想感情与态度,寻求同情与友谊的重要手段。2、沟通与协调是改善人际关系、鼓舞士气的有效途径,有助于营造和睦相 处的和谐氛围。3、沟通与协调可以转变职工对工作的态度,进而改变职工的行为,因为人 们在不同的信息和意见的影响下,会形成不同的态度,引发不同的行为。 4、沟通与协调可以使一个团队的人员之间互相了解,建立良好同事关系, 形成一种相互关系、 相互帮助和相互支持的工作氛围, 从而有利于工作的开展和 促进单位工作目标的实现。5、沟通与协调是激发职工参与单位事务积极性的重要手段,职工通过各种 沟通与协调渠道, 既能发表对单位日常事务的意见和建议, 也能得到对意见和建 议的反馈,使职工感

17、到被重视、被尊重,激发起他们主人翁责任感,从而提高整 个团队的凝聚力和战斗力,全面完成工作任务。总之, 沟通与协调有利于形成氛围良好和增强团队的战斗力, 领导者和下属 建立良好的人际关系和组织氛围, 能够提高职工的士气。 在工作中, 职工除了技 术性和协调性的信息外, 还需要鼓励性的信息。 充分的沟通与协调可以使领导者 了解职工的需要, 关心职工的疾苦, 在决策中就会考虑职工的要求, 以提高他们 的工作热情。 人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。 如果领导的 表扬、 认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给职工, 就会带来某种工作激励。 同时, 内部良好的人际关系更离不开沟通与协调。

18、 思想上和感情上的沟通与协调 可以增进彼此的了解,消除误解、隔阂和猜忌,即使不能达到完全理解,至少也 可取得谅解, 使单位有和谐的组织氛围, 形成一种大家“心往一处想, 劲往一处 使的精神”就是有效沟通与协调的结果。四、沟通与协调是队伍建设中提高队伍素质的基本要求之一。卡特罗吉斯曾说过这样一句话:“如果我能够知道他表达了什么, 如果我能 知道他表达的动机是什么, 如果我能知道他表达了以后的感受如何, 那么我就敢 信心十足地果敢断言,我已经充分了解了他,并能够有足够的力量影响并改变 他。”(一良好的沟通与协调有利于一个团队的凝聚力建设。将一个团队的人有效的构成一个整体, 人们会在思想上凝成一股绳

19、, 在行动 上团结一致, 真正的把每一个人的能力发挥到极致。 成功的领导者都善于与广大 职工进行沟通与协调, 让每一个职工不是以一种给他人工作的思想来面对自己的 工作, 而是以一种主人翁的精神来做好自己的工作。 一个能够进行有效沟通与协 调的单位无疑是一个充满活力、 欣欣向荣的单位, 是一个面对困难的矛盾战无不 胜,攻无不克的单位。有人曾指出:一个单位的盛衰转换,根本在于文化!而文 化建设的终极目标, 我认为就是增强职工凝聚力, 凝聚力也是一种素质, 是每一 个人都必须具有的一种素质。而无论是行业文化也好,还是单位的凝聚力也好,关键的一个问题还是单位当中人们之间的沟通与协调的问题。 如果一个单

20、位的人 都没有了凝聚力,那将成为一盘散沙,其结果是可想而知的,将是人心涣散。单 位没有了凝聚力,其发展必不长久,更谈不上什么文化建设。如何增强一个团队的凝聚力呢?首先,要求这个团队的领导者是一个威严 与亲和力并存的人, 他在团队成员的心目中得有威望, 大家对他的领导是比较认 同的。有威望,一是来源于他的职位,二是来源于他的个人魅力。很多领导者往 往缺乏的是一种个人魅力。 这就要求我们的领导者必须在亲和力上下功夫, 达到 与广大的团队成员进行良好的沟通与协调, 提升自身的个人魅力。 其次, 团队成 员要以团体为家。 因为团体对于我们个人来说是特别重要的, 如果团队利益受损 了,那我们的利益也会相

21、应受损;如果团队得益了,我们也会获得利益。我们始 终要牢记:个人的成功是建立在团体成功的基础上的, 没有哪一个人能够独自成 功的。 再次, 一个好的团队还得有一套高效而富有人情味的制度来作保证。 有句 话说得好:“制度无情人有情”, 在我们巧家工商团队里就要提倡这样一种精神。 (二良好的沟通与协调有利于促进团队精神建设。良好的沟通与协调能促进一个团队的团队精神建设, 而一个团队的团队精神 的建设也是有助于一个单位形成良好的沟通与协调的局面。 优秀的团队来自好的 关系, 彼此信任, 充分沟通与协调, 面对问题和矛盾虽有不同看法但会互相尊重, 达成共识。 团队成员与成员之间之所以很默契, 很尊重,

22、 就是因为有一个共同方 向, 共同的目标, 以及良好的团队氛围, 这些都需要良好的沟通与协调来维系的。 团队精神之所以能够为团队成员所感知, 就是因为它存在于人们的交往和沟 通过程中, 离开了沟通与协调, 人们不可能知道何为单位的价值观, 何为单位的 工作目标, 也不可能知道何为单位的道德准则, 何为单位的形象。 团队精神在团 队成员在沟通与协调中形成、传播、演变、发挥其无所不在的影响。如何增强团 队精神建设,加强沟通与协调呢?我认为需要做到以下几个方面:1、通过内部的各种载体大力宣传团队文化、价值观、管理理念和工作目标 等, 清除多元文化带来的障碍, 改变团队成员之间的信息阻隔现象, 统一团

23、队成 员的价值观。2、在团队成员中找寻有代表性的事例,塑造典型形象,增加团队成员的认 同感。3、通过一些活动来消除各种人际冲突,实现人与人之间的良好交流,减轻 恐惧和忧虑,强化团队成员对团队的认识和认同。4、团队制造一个公平、舒适、和谐的工作环境,善于听取团队成员的意见, 消除各种人际冲突, 鼓励团队参与和发挥工作的主动性, 增强团队之间的向心力 和凝聚力, 激励团队成员把个人目标升华到群体目标中去, 从而达到团队的最高 绩效。(三良好的沟通与协调有利于促进职工能力建设。良好的沟通与协调能够促进一个团队中团队成员的素质建设, 团队成员的素 质的提高也有利于进行良好的沟通与协调。1、沟通与协调有

24、利于提高“听”的能力。在沟通与协调的过程中,听是必 不可少的,先要听清问题和矛盾,才能进行有效的沟通与协调。所以,不论是领 导者还是下属,在沟通与协调中,要学会听,主动听,善于听,只有这样才能达 到预期的目的和效果。 那么, 在沟通与协调中, 如何才能提高听的能力呢?首先, 在听对方讲话时要专心致志,不要心不在焉。其次,不要心存成见,也不要打断 对方讲话, 急于作出评价, 或者表现出不耐烦, 这样会使对方不愿把沟通进行下 去。最后,要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。 2、沟通与协调有利于提高“说”的能力。与人进行沟通与协调,不仅要会 听,而且还得会说,会表达自己的意见。在

25、表达自己的意见时,要诚恳谦虚。如 果过分显露自己,以先知者自居的话,即使有好的意见,也不容易被别接受,会使人产生反感和戒备心理。 讲话时要力求简明扼要, 用简单明了的词句表明自己 的意思, 语调要婉转, 态度也要从容不迫。 在谈话时如果发现对方有心不在焉或 厌烦的表情时, 就应适可而止或转换话题, 使沟通能在良好的氛围中进行。 而且, 在表明某个意思后,最好能稍作停顿,并向对方投以征询的目光,这样,使对方 有插话的机会,也是尊重对方的表现。3、沟通与协调有利于提高综合能力。沟通与协调是行政管理工作中一项基 础性的工作, 但也是一项每个人都必须具备的能力。 与人进行沟通与协调, 会使 人认识到自己的不足之处, 从而加强学习, 提高自己的政治素质和思想修养, 业 务能力以及其他各种能力, 从而不断提高自己沟通与协调的能力, 促进自身的综 合能力。总之, 沟通与协调在行政管理工作中具有相当重要的作用, 作为领导者应该 要有主动与部属沟通与协调的胸怀, 作为部属也应该积极与领导者进行沟通与协 调,说出自己心中的想法。只有我们大家都真诚的沟通与协调,双方密切配合, 那么我们巧家工商就一定会实现新的跨越式发展!专心-专注-专业