办公室使用实施细则(共11页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上*投资管理有限公司办公室管理实施细则二OO九年四月二十八日目 录第一章 办公时间第二章 办公用品与财产管理第三章 办公卫生、安全和节约第四章 计划、总结及例会制度第五章 文件及发文编号第六章 印章管理第七章 车辆第八章 保密第九章 接 待附 表本着“效率优先、以人为本”的精神，以集团总部管理体系为依据，根据分公司的实际情况，制定如下补充办公室管理制度，以进一步细化规范公司管理秩序，调动员工的工作积极性。第一章 办公时间第一条 日常办公时间规定（一） 夏时制 8：3012：00 1：305：30，冬令制 9：0012：00 1：005：00。每月允许两次因为交通等不可预

2、测原因造成的迟到，原则上不得超过半小时。（二）大小礼拜工作制，每周五个工作日，间隔一周六个工作日； 第二条 工作时间的特殊规定（一） 由于头一天工作或应酬超过晚八点结束，次日早上在告知上级主管领导得到批准前提下，允许迟一小时到岗； （二） 就总部规定不定时工作时间授权的工作名单执行不定时工作制度，其他工作人员实行上下班时间打卡制；（三） 对于不遵守工作时间的人员，首先实行上级领导提醒制，无效前提下实行工资扣减处罚（主管领导视情况而定），当月超过三分之一工作时间迟到和一周以上旷工者公司有权力解除合同；（四） 不定时工作时间以外的工作人员非正常工作日非国家法定三天大节假期加班尽可能采取调休的形式，

3、不再另外支付加班工资；（五） 如因工作需要，并经公司批准，在国家法定三天大节假日需工作，则依照劳动法第四十四条第（三）项规定，支付不低于该员工日300%的劳动报酬。第二章 办公用品与财产管理第三条 办公用品申请及购买（一） 日常办公用品（单价不超过50元）由部门负责人于上月度结束前申报下月度办公用品需求清单给行政办公室，行政办公室负责汇总后由总经理签字认可后由行政办公室具体人员负责购买及办理入库登记手续；（二） 单价超过50元的办公用品，由具体使用人提交申请使用报告给部门经理，确认签字并送总经理确认批准，送交行政办公室具体人员实施采购，涉及到具体采购特殊规格型号要求需要申请人陪同前往共同采购；

4、第四条 办公用品的领用（一） 在第一次铺底领用基础上，日常领用采取因时就需原则领取；（二） 日常一次性领用超过20元需要部门经理以上领导批准；（三） 领用人需在具体领用出库清单上签字；第五条 固定资产的“保管责任人制度”（一） 电脑、打印机、复印机、传真机等设备财产必需确认具体保管责任人，原则上谁使用谁为具体责任人，公共使用设备具体保管责任人为行政办公室文秘，当人员离职时一定要向行政办公室办理移交清点手续。（二） 对于损坏和遗失等造成设备非正常工作状态，责任人必须承担相应的责任，在维修后无法工作的设备，须报总经理审批处理。第三章 办公卫生、安全和节约第六条 办公卫生（一） 公共办公区域卫生，如

5、走廊、电梯厅、卫生间等由外聘专业物业公司负责清洁，会议室、文化室、董事办公室、总经理室由行政办公室派员负责清洁，其他员工办公室由各自负责清洁，可以采取轮流制；（二） 必须确保地面、墙面、窗户、窗台、桌面的清洁，档案柜的各位使用人宜确保清洁、整齐以示公司规范；（三） 公司分管行政副总经理将不定期检查，指导这项工作的长期有序开展；第七条 办公安全（一） 原则上行政办公室应尽可能离电梯最近，对于来公司的外来人员必须过问后引导其找到具体衔接人，且不可任意其在办公区域找人和闲逛，以防偷盗和不必要的损失及麻烦；（二） 办公结束或临时离开办公室必需锁好门窗；第八条 办公节约（一） 没有人时随手关灯，最后离开

6、结束办公的应关闭电脑、复印机等所有办 公设备，以利节电和防备火灾；（二） 节约使用纸张，积极提倡单面作废纸张反面再利用；（三） 汽车在不使用时，关闭空调，人去室内取暖或乘凉；第四章 计划、总结及例会制度第九条 杭州公司例会制度（一） 每周一上午9：3011：00杭州公司实行例会制度，原则上由总经理主持，总经理不在公司时由副总经理代为主持，都不在时例会暂停；（二） 每个部门做上周总结和下周计划在周一例会上提交；（三） 例会原则上分为四部分，1）上周总结、2）下周计划、3）工作难点和需要协调的事情、4）公司新文件、制度；第十条 计划、总结（一） 行政办公室每月末完成杭州公司上月总结和下月计划并经总

7、经理修改确认后上报集团总部相关部门；（二） 年度末杭州公司向总部提交上年度工作总结和下年度工作计划，由总经理负责撰写；（三） 每周一提交部门上周总结和下周计划（同上条三款）；（四） 年度个人和部门分别提交上年度工作总结和下年度工作计划；第五章 文件及发文编号第十一条 公文形式和编号（一）公司需要使用的公文形式分为1）决定或决议（对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”）；2）规定（发布公司的各项规章制度，用“制度”、“规定”）；3）通知（转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项

8、，用“通知”）；4）通报（表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”）；5）报告、请示（向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级单位请求指示、批准，用“请示”）；6）批复（答复请示事项，用“批复”）；7）函（单位之间互相商洽工作、询问和答复问题等，向有关主管单位请示批准等，用“函”；8）会议纪要（传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行和贯彻落实的，用“会议纪要”）；（二）就以上公文形式由行政办公室编制具体文号，任何部门使用公文必须提交行政办公室编制文号上报总经理批准后统一发出且存档。例如杭州*2009会议机要第001号；第十二条 档案管理（一） 加盖政府和来

9、往公司印章的文件原件必须交由行政办公室档案员统一保管，不得私自保存以防遗失；（二） 档案员分门别类将文件档案登记保管存放在阴凉处。蓝图特别注意干燥、通风、避免日晒；第六章 印章管理第十三条 印章的刻制（一）印章由行政办公室负责到公安机关指定的刻字单位刻制，严禁私自刻制。（二）公司成立后，即刻制公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人手章。（三）其它各类印章的刻制应填写刻制印章审批单（附表11），报经公司董事长审批。第十四条 印章的启用（一）印章刻制完成后，应颁发正式文件公布印章正式生效启用时间，并附印模，启用通知上的印油应用蓝色印油，以表示第一次使用。（二）启用通知的范围应视该印章使用范围而定

10、。同时报上级公司备案。第十五条 印章的保管（一）公章、合同专用章由公司行政办公室保管；（二）财务专用章、法人名章放公司财务部，分别由两人保管；（三）部门印章或其它专用章、手章、名章、戳记由部门负责人或相关人员保管。（四）印章保管应建立印章保管登记簿，载明印章名称、印模和保管人员。（五）印章应随用随锁，假日加封。不能随意放置在办公桌上或敞开保管柜。（六）印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，不得委托他人代取代用。（七）保管人员要注意保养印章，及时进行清洗，以确保印迹清晰。第十六条 印章的使用的注意事项（一）用印前，应检查是否有分管领导批准用印的签字。（二）应审阅、了解用

11、印的内容，不能盲目盖章。同时，检查留存材料是否齐全。（三）登记。每次用印进行登记，填写印章使用登记表（附表12）。除介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，均应进行登记。（四）盖印。盖章时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章。正式公文只在文末落款处盖章，带有存根的介绍信、证明信或公函等除在落款处盖章外，还应在公函的连接线上盖章。在落款处加盖的印章要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4至7字（视印章大小而定）。若在成文日期上方有发文机关落款，印章应压

12、在发文机关或成文日期上面。若没有机关落款，只要印章下压年月日即可。（五）整理留存材料。把用印留存的材料进行整理，归卷存档。（六）使用印章应在办公室内，一般不能将印章携带出公司以外使用，不能脱离印章管理人员的监督。确需带出公司，应根据印章种类，报经公司领导同意。（七）原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有公司分管领导特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明“仅限用”的字样。（八）代章。公司因为成立新部门，或因部门改变名称或隶属关系发生改变等原因，印章没有刻制出来，而有些工作又急需使用印章，可以采取代章的方法，即用其它印章代替应使用的印章。代章要在落款的后面注明“代”字。另外，代章必须是

13、同级或上级代下级，下级或没有任何关系的单位一般不能代章，代章的手续与正式印章相同。第十七条 印章的停用公司名称改变，机构撤销、式样改变或其他原因时，印章停止使用。（一）印章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。（二）旧印章停用或作废，并启用新印章时，要发旧章作废，启用新印章的通知。作废的旧章印在“ ”上，用红色；启用的新印章印在“ ”内，用蓝色，表示刚刚启用。第十八条 印章的存档和销毁旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告公司领导，请领导审定旧印章的处理方法。（一）重要单位、具有保存价值的印章要分期妥善保存；临时性单位、

14、没有保存价值或保存价值不大的印章，应集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章应退还给本人；一般戳记可经批准销毁。（二）销毁废旧印章，必须报经公司领导批准，销毁时要由印章保管人员监销。（三）所有销毁的印废旧章都要留下印模保存，以备日后查考。第七章 车辆第十九条 用车规范（一）由公司行政部负责车辆的管理、调度使用以及年检、保险、配件和油料的采购；（二）遇到用车冲突，本着急事特办的原则，优先调度急事用车。平时正常的调度用车首先接待集团总部和各分公司来宾、客户，其次送取重要文件及资料，然后安排各业务部门用车；（三）车辆离开杭州应报行政办经理批准；（四）实行用车申请和登记制度，需提前半天向行政办申请填写出

15、车申请单，行政办指定专人对车辆使用情况进行登记，包括使用人部门、申请人、司机姓名、前往地点、用车原因及时间；第二十条 用车禁忌（一） 原则上车辆由专职司机驾驶，若因工作需要由非专职司机驾驶车辆的，需经行政办经理批准；（二） 严禁公车私用。特殊情况需经行政办经理批准；第二十一条 车辆的费用管理（一） 日常油料、过路费、停车费用、修理按照公司由行政办经理审批后按照正常的报销程序报销；（二） 维修必需在公司制定的修理点进行，维修前必须行政办报告，人后估价，经公司领导及行政办经理批准后方可进行修理；（三） 司机出差费用，包括出差补贴、车辆费用等，实行单项报销制度（具体规定参照“出差管理规定”）。车辆的

16、费用报销要在一周内办理报销手续；（四） 驾驶员因违反交通规则，例如：冲红灯、乱停放、不按道路规定行驶等受到有关部门罚款，公司一律不予报销；具体参照集团办公管理制度第六章（因为非常详细，可以作为实施细则）第二十二条 车辆的停放和保养（一） 原则上公司车辆应停放在办公区院内，因故停放在别处必须电话申请经行政办经理批准后方可停放，必须确保车辆外停的安全；（二） 专职驾驶员必须确保车体内外的清洁工作，确保无气味，制止在车内吸烟；第二十三条 车辆事故处理（一） 出现事故除报警外，必须报行政办知晓；（二） 出车法僧交通事故或意外的损失载1000元以内的，对当事人处以经济损失的50%以内罚款，损失在1000

17、-2000元之间，对当事人处以经济损失30%以内的罚款，损失在2000元以上，酌情对当事人处以经济损失10-15%以内罚款，同时可以通报批评，情况特别严重的要给与处分直至辞退；第八章 保密第二十四条 公司秘密（一）公司秘密内容包括：1）公司重大决策中的秘密事项、2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、3）公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录、4）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表、5）建筑工程预决算报告、设计方案、有关部门的批件、6）公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息、7）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料、7）其他

18、经公司确定应当保密的事项；（二）公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 属于公司秘密的文件、资料，应当由公司办公室标明密级。（三）公司秘密的文件、资料等的拟稿、打印、收发、递送、阅办、复制、摘抄、保存、归档和销毁，要严格遵守公司有关文件管理的规定，并指定专人负责。（四） 对于密级的文件、资料、磁盘、光盘和其他物品，必须采取以下保密措施：1）未经公司总经理批准，不得复制、摘抄、查阅、借阅或带出公司，2）收发、传递和外出携带，由专人负责，并采取必要的安全措施；机密文件应专人专程递送，不得以普通邮件寄送，3）各部门收发文件应进行详细登记，准确掌握每份文件的收发情况及其去向；在传阅文件的

19、过程中，坚持登记制度，4）在设备完善的保险装置中存放，严防丢失。各部门要有专门负责人对文件进行集中管理，特别是机要文件，专人专柜、专室管理。5） 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司总经理批准；在对外宣传、新闻报道中有可能涉及到公司秘密时，应对报道内容进行适当处理并请示公司总经理确定报道范围。（五） 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司办公室，公司办公室接到报告，应立即作出处理。（六） 对泄密者，根据情况给予警告和公司内部通报批评直至辞退；给公司造成经济损失的，视情况给予经济处罚；情节特别严重的予以起诉。 第九章 接 待第二十五条 日常的礼仪接待工作由行政办公室负责，在问清客人姓名、事由后引导客人至所找人，并立即沏茶倒水，接待过程中，要做到面带微笑、礼貌大方。第二十六条 一般性的宴请经公司分管领导批准后由行政办公室主任负责，接待过程中礼品和接待标准严格申报总经理批准。专心-专注-专业