杭州智桥外贸管理软件2012版本介绍(共46页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上杭州智桥销售管理信息系统介绍一、 杭州智桥销售系统概括智桥销售管理信息系统是一套涵盖了出口贸易管理、进口贸易管理、内销贸易为中心的管理信息系统。使用该系统能够提高企业运行效率，规范企业内部管理，防止客户丢失、业务节点控制和业务跟踪提醒。系统在出口业务管理上囊括了客户管理、商品管理、供应商管理、寄样管理、收样管理、报价管理、询价管理、外销合同管理、采购管理、QC管理、商检管理、报关商检、出运结汇、仓库管理、核销退税、财务结算、统计分析、经理决策、项目管理、工作提醒、邮件管理、客户中心、传真管理等外；系统在进口上囊括了代理进口、进口合同、清关完税、进口付汇；系统在内贸管理

2、上囊括了内贸合同、采购合同、商品发货、开票管理、收款管理等企业运行和管理的各个环节，三大贸易主线相互围绕在一起，即可以单独使用管理，也可以相辅相成进行管理，为软件的完整性和企业贸易模式多样化发展打下了良好的基础，使得企业能有效迅速地实现规范化、信息化管理。是一套因地制宜、面向用户、简洁实用的外贸行业应用软件。 智桥外贸管理信息系统是采用WINDOWS XP/WINDOWS 2000或更高操作系统为平台、基于微软.NET技术与微软 SQL SERVER数据库设计、采用仿Windows权限组设计，使得企业可以安全、快速的构建一个高度人性化的企业管理信息系统。软件的设计以业务流转为第一主线，并在业务

3、流中基于业务进行扩展为内销与外销、进口业务流程分支，内销业务从采购询价、采购合同到物流管理、财务结算的全面软件管理，外销业务从客户管理、客户商品、客户价格体系、客户询单、采购询价、外销报价、外销合同、采购合同、采购计划、QC控制到报关商检、出运结汇、出运计划、仓库管理、核销退税、财务结算的全面软件管理，系统同时以内置财务核算为第二主线，从成本利润预算、成本利润结算、应收应付到统计分析、业绩考核、经理决策、利润分析的高效信息处理。第三条主线以高度严密的权限分配管理、机动的流程控制机制及强大的数据汇总查询以及数据断层关系、业务节点控制关系、流程审批设定、流程反向跟踪体制、数据安全管理等功能，第四条

4、主线以邮件管理为主线：包括了邮件收发、邮件签字、邮件多级备份、邮件分发、邮件群发、邮件归档、邮件和客户资料库链接、邮件提醒、邮件查找、邮件分类等功能并且选择性的配合传真管理从而共同实现公司管理层对企业整体规范化、网络化管理的目的。二、 杭州智桥销售系统功能特点（1） 杭州智桥软件设计理念杭州智桥销售系统的设计理念是为管理者设计的软件，智桥销售系统把把自身的管理理念和用户管理者的管理理念柔都和到软件中，做到适合公司的真正管理软件。智桥销售系统也是管理者的管理工具，是管理者的思想，是管理者的触角，更是管理者的眼睛。以解脱管理者繁琐的管理细节，让管理者能有更多精力和时间去做客户的人脉关系、牢牢把握客

5、户的核心，把握市场的波动、拓展市场，让公司能够得到长期有序的发展更上一层楼，因此，该系统为外贸企业提供了先进的业务解决方案；变被动管理为主动管理，通过计算机逐步实施“事前管理，事中监控，事后分析”的科学管理方法，增强企业的整体实力和运作能力；杭州智桥销售系统设计理念是为操作者解决操作繁琐、提高工作效率，由软件去引导操作者的工作内容，跟踪业务，并且提醒操作者的工作操作。让操作者有跟多的时间和精力去开拓更多的客户和服务客户（因为贸易公司也是一个服务公司，只有公司内部有一个稳定、可靠的基础以后，才能给客户提供更优质的服务，以达到企业更加良性的循环）。（2） 软件目标杭州智桥销售系统是一套销售管理软件

6、MIS系统，智桥销售系统不仅仅解决操作者工作工具，也是公司的管理体系，智桥销售系统的目标是整个企业的工作平台，达到数据共享、数据管理、数据流向、规范操作。智桥软件就像是一个工作流水线，操作者就像是流水线上的工作者，只要操作好自身的工作要求，其它都由软件根据设计理念进行流转，因此上软件本身也是一种改革，这改革好不好主要是看上好软件以后，杭州智桥软件有没有给公司带来一些什么，有没有让公司的员工提供工作效率，有没有让公司管理者走出公司，有没有让公司更上一个台阶，有没有让公司有更强的企业竞争力，有没有让企业在相同人员配置下管理跟顺畅、业务更发展。（3） 软件结构杭州智桥销售系统采用了3层架构的模式，软

7、件的第一层是数据库层，公司设立服务器，公司所有的数据（邮件数据、文件数据、图片数据、资料数据、业务数据、明细数据等）都是存放在公司的服务器中，采用数据统一管理模式，人员离开后不能把数据删除或是带走。软件的第二次为管理层，管理层为智桥销售系统的核心层，该层控制所有数据的流向、安全、报表、分析、查看、权限等管理，也是解决管理者和操作者之间的矛盾关系，顾一旦开始使用杭州智桥销售系统，自然而然的把一套管理模式先进的管理模式和理念就揉合到企业中了，这是杭州智桥销售系统最关键的部分、最关键点，也是杭州智桥销售系统最有价值的地方，更是杭州智桥销售系统给企业带来不同的理念所在，杭州智桥销售系统区别其他同行业之

8、处。软件的第三层为操作层，软件的操作层也是界面层，主要是为操作者做服务的界面层，针对操作者来说软件就像是操作者的工具和助手解决操作者在业务过程中所有繁杂和琐碎的工作细节。（4） 服务对象杭州智桥销售系统主要是为公司管理者服务的对象，在管理上包括了客户管理关系、客户商品管理关系、价格维护关系、数据的安全、数据断层关系，数据权限关系、数据跟踪关系、数据分析关系、数据报表关系、数据查看关系、数据流程控制关系、数据查看关系、数据服务关系、数据逻辑关系、数据决策关系、财务核算关系、审批签字关系、数据安全关系等管理模式，因此杭州智桥销售系统是为公司管理者服务的管理软件。杭州智桥销售管理软件在服务操作者方面

9、主要是由软件服务操作者跟踪业务配合软件的强大提醒模式加软件提供强大的销售分析模式提高工作效率和业务跟单管理。 （5） 智桥软件智能化杭州智桥销售系统采用了人机对话和机人互动的智能模式，在软件的初始化设置过程中预先设置好软件的流程控制和软件流程发展趋势，并且设置好流程相应的条件后，操作者在使用软件过程中，软件自动根据业务过程中的发展动态并且根据业务的实际需求进行数据的分析进而主动反馈给操作者，使得操作者在业务操作过程中能掌控业务发展的趋势，并且在短时间内能查找到相应的关键点，有利于业务的顺利进行和更优质的服务提供给国外客户。（6） 软件桌面杭州智桥销售系统采用了桌面管理模式，其实杭州智桥销售系统

10、的桌面集合了办公OA管理、业务跟踪管理、业务提醒管理、工作安排管理、业务预警管理、业务计划管理、重点数据报表管理，因此杭州智桥销售系统的界面管理就是公司同事的一个工作平台，所有数据的集合点，还包括了抓取中国人民银行上网站上公布的实时汇率管理，而且员工进入到软件中后由于权限不一样，杭州智桥销售系统的桌面提现的数据也是不一样的。因此也要求公司员工进入到公司后，第一件事情是打开我们的软件，根据这一特点有些客户也把杭州智桥销售系统软件作为考勤系统来进行使用，如下图所示：（7） 客户中心客户中心是杭州智桥销售系统为了满足公司管理要求和员工业务要求，特别制作的一个功能模块，客户中心是以客户为主线根据业务人

11、员实际的业务操作过程中统一提现该客户向下的磋商情况、在手合同情况、出运计划情况、报关情况、结汇情况、收汇情况、利润情况、还包括了邮件往来情况，为了满足公司管理者对业务员工作的检查管理；公司所有业务执行情况；公司所有的收款情况和利润情况，也满足业务员对自己所有客户的工作的检查管理；公司所有业务执行情况；公司所有的收款情况和利润情况，特别是在公司管理者和业务员访问客户的时候和客户谈判的时候显得尤为重要。如下图所示（8） 订单跟踪管理：智桥销售系统建立庞大的跟踪管理模块，智桥系统跟踪的模块其实是一个庞大的报表系统把所有相关订单的信息全都放在订单跟踪模块中，可以根据合同号、商品、客户、部门、业务员等不

12、同条件进行筛选，管理者对公司所有业务的进展情况，也可以根据不同条件查看业务情况，由于有权限关系不同级别的人员进入到软件中都有不同的数据跟踪关系。而且单独形成一个模块方式放在软件的桌面上方便管理者和操作者直接使用。在跟踪模块中还设定了颜色差异识别管理，如出现逾期的情况下，软件自动就会在该合同上显示红色或是其它颜色的管理模式：如下图所示：a、 订单跟踪模块杭州智桥订单跟踪管理包括了外销订单跟踪管理和内销订单跟踪管理。在订单跟踪管理中都是以合同号为主线，操作者可以清楚的了解到自己的合同进展到什么地方，是谁在负责后面的跟踪服务工作，有没有逾期的风险、有没有相应的警告预警、有没有已经出现逾期等情况，使得

13、业务员非常清晰的了解到自身的业务进展模式。管理者可以通过该模块可以管理到公司在手合同执行合同有多少，合同分别进展的环节，那些合同是处在正常操作流程中，哪些合同处在风险中，哪些合同已经出现逾期，该模块还可以配合公司的绩效考核进行管理效果会更好。杭州智桥在订单跟踪管理还建立了颜色区分管理，合同在不同的进展状态用不同的颜色区分出来，以实现视觉管理效果，会更加一目了然。外销订单跟踪模块示意图如下所示：b、 颜色设置模块颜色设置模块，在软件初始化设置的时候，公司统一设置不同的颜色区分设置，用户可以根据公司的实际情况设置不同的颜色，颜色设置好以后软件会自动在订单跟踪管理中体现出来，方便管理者和操作者一目了

14、然的管理模式。（9） 视觉效果特点 在软件的界面上杭州智桥销售系统采用了先总结，后明细的的界面查看模式，在打开任何一个界面的时候杭州智桥销售系统都会把最关键的信息反馈出来如金额、数量、待收款金额、已收金额、待付款金额、已付金额、带发货数量、待采购数量、待出运数量、已出运数量、总体积、总净重、总毛重等重要数据不用打开其它模块的时候就会直接显示出来，有利于管理人员或是操作人员在资金、数量、体积、重量等信息一目了然，如果想看明细的时候再点击明细，有利于公司重要数据主要显示的视觉效果特点。如下图所示：（每一个模块都有这样重点的视觉效果）a、 客户中心视觉效果b、 外销订单跟踪模块c、 外销合同模块（1

15、0） 查询管理杭州智桥销售系统采用庞大的模糊查询管理，特别是在各个模块的主界面上、报表上都采用模糊查询、归类查询的模式。a、 主界面查询方式：如外销合同主模块界面下图所示：b、 报表界面查询方式：如外销合同报表下图所示：（11） 客户管理客户管理是杭州智桥销售系统中的管理重点，杭州智桥在客户信息之前就进行了公司针对客户的设置工作，客户初始设置包括了客户分类、客户来源、客户等级的管理，在客户资料库中包括了客户信息、客户主营产品、客户可以欠款管理、多联系人建档管理、客户指定信息、客户产品、权限分配、往来邮件、往来传真（可选）、客户往来业务历史记录、相互配套管理还包括了客户联系日志、客户销售分析管理

16、、潜在客户管理、客户审核管理、客户评价管理、客户投诉管理、客户联系数据库统一管理、客户拜访管理、客户联系提醒管理、客户跟踪管理等组成。以下为分功能讲解：a、 客户分类：客户分类是指把客户按照业务关系分为国外客户（出口业务使用）和国内客户（内贸业务使用），国外客户又可以按照“树”分类模式分成洲国家区等一个个级别建立分类，杭州智桥销售系统在分析和报表这一块按类别建立不同的分析报表和不同的明细报表。如下图：b、 客户来源：客户来源是给管理者做投资用的，随着软件的展开工作，软件记录在数据库中，公司新发展的客户来之于哪里，在年初或是年末的时候管理者可以按照要求进行分析，分析出公司的软件都是来源于广交会的

17、，那么软件就会建议管理者去参加广交会等客户收集投资以达到公司更好的业务开发。c、 客户级别客户级别是杭州智桥销售系统中针对客户管理最核心的管理模式，首先把所有客户按等级分开，如宾馆一样按一星级、二星级、三星级、四星级、五星级分开，建立好等级以后主要有如下的管理：（1） 跟踪管理跟踪管理是指根据不同级别建立不同的客户跟踪模式，如五星级客户公司需要业务员一周必须和客户发生一次邮件往来，要是没有邮件往来软件自动会提醒业务人员，已经有一周没有和客户联系了，要是业务人员还没有和客户联系，软件自动就会提醒到管理部门。通过级别对客户采用不同的跟踪体系来维护客户的人际关系。（2） 信用额度管理可以通过等级的关

18、系建立信用额度管理来减少风险，如五星级客户的信用额度为50万美元，在业务过程中如果该客户已经欠50万的货款了，在做新业务的时候软件自动就会提醒业务人员需要收一些款项回来后才能和该客户做新的业务，在合同审核的过程中软件也会自动提醒审核人员该国外客户有没有超出信用额度来减少公司的风险管理。（3） 自动调级客户可以按照不同的逻辑关系来自动调级如可以按成交次数、成交金额、利润金额等逻辑关系来管理客户的等级信息，软件并且可以根据逻辑关系自动调整客户的等级关系。d、 客户管理杭州智桥客户管理中引用了比较多的管理概念，比如在客户管理中有助记号、期初数、欠款数、期末数等，杭州智桥在客户管理重最关键管理包括了相

19、关产品、权限分配、相关邮件、相关传真、相关业务、相关分析等：如下图为客户资料库的基本界面。在客户管理中最重要的管理主要包括如下几点：a、 联系人管理客户信息库中的联系人管理，杭州智桥销售系统可以建立多联系人，可以把该客户的法人、业务经理、业务员等建立多联系人信息，而且在联系人信息中包括了邮件、爱好等其他信息，杭州智桥邮件系统可以根据联系人的生日等信息自动提醒业务人员发生生日贺卡等消息。b、 权限分配把客户按照公司管理分配给相应的业务人员，权限分配好以后业务员同级别之间是不能相互查看和使用客户的，只有部门经理或是管理人员才能查看和管理该客户的。c、 相关产品客户相关产品和客户商品信息、产品资料库

20、是相互关系、相互联系，主要是管理该国外客户对产品有没有特殊的要求和价格管理，在价格方面自动会把最后一次成交的金额作为下一次业务报价的参考价格。在做商品管理的时候会重点介绍客户商品的管理模式。d、 往来邮件和国外客户发生所有往来的邮件自动按照该客户向下的邮件自动归类到客户往来邮件中，进行统一管理，特别是业务人员流动后，工作交接上更加方便和客户跟踪服务。e、 相关往来业务相关往来业务是以客户为中从点到面的管理，不管是操作人员还是管理人员在查看客户信息的时候我可以从客户这个点管理到和该客户相关的所有内容。如果想了解该合同明细的时候直接双击合同号就可以切换到该合同详细的明细下。f、 客户分析客户分析是

21、指针对公司所有客户的销售、级别、利润、同期、区域、开发等条件进行饼状图、曲线图、柱状图的分析报表。如下图所示:g、 客户总结杭州智桥在客户管理这一块配合邮件和桌面管理，其实就是一套客户关系系统的软件。因此在客户的等级、价格体系、客户商品、跟踪、业务过程中都管理非常明细的，特别是对客户数据安全性这一块管理的非常严格。（12） 供应商管理供应商管理是对国内工厂的管理，功能详见对客户管理。在供应商管理可扩展中可以根据供应商建立QA管理。（13） 商品管理 杭州智桥销售系统中的商品管理是整个软件中数据最集中的地方，不但有商品本身的数据信息，还相关联到供应商、老外客户的信息，甚至还包括了商品的BOM信息

22、，因此在商品信息管理上是非常全面的，杭州智桥考虑到商品信息的数据庞大上考虑，因此在商品管理上引进了新的管理模式即在建立商品前需要建立商品的分类管理，建立好商品的后在庞大的信息量管理中通过商品的一个点扩展出供应商、客户、条形码、海关编码、包装、价格体系、BOM、权限、审核、历史业务记录，特别是根据客户特点和产品特点建立了客户商品的管理，一旦建立好客户商品，公司内部的商品都是半成品的概念，需要配合客户的要求以后才是真正的商品。a、 商品分类商品分类是公司建立统一的分类准则，并且可以根据分类的标准建立公司统一的商品代码标准库，而且可以根据产品的分类建立查找、分析、报表等管理，特别是商品的代码管理，因

23、为软件都是根据代码进行管理的，在建立好公司的代码后，可以根据公司代码建立客户货号、工厂货号以达到一对多的关系，保证公司商品资料库中的唯一性。商品分类管理见下图所示：杭州智桥销售系统的分类是可以自定义的，大类分子类、子类然后再分细类、细类再分小类，一个级别、一个级别分下去。b、 商品的界面特性杭州智桥销售系统在商品管理的主界面上采用了两种界面的模式，以方便用户的查找和软件以后的扩展性。一、 明细界面杭州智桥商品资料库中的明细界面如下图所示：二、 网站式图片界面杭州智桥销售系统中的产品资料库中的主界面采用了网站的模式，首先采用最直观的模式产品图片马上显示在主界面上，如下图所示，然后可以直接双击图片

24、进入到产品的详细信息库中。（扩展：该产品资料库能和网站相互挂钩，直接把产品资料库中的信息发送到公司的网页中，建立网站和商品资料库中统一规范的产品信息库。）c、 商品信息建立在商品的详细信息库中主要包含了基本信息库、图片库BOM信息库、客户产品信息、工厂信息、权限分配、相关资料、相关往来业务等:(1) 基本信息杭州智桥销售系统中的商品管理基本信息包括了产品货号、规格、条形码、中文品名、英文品名、中文描述、英文描述、中文包装描述、英文包装描述、参考价格建立、单位、库存量、包装尺寸、重量、HS编码库、图片等资料建立。如下图所示：(2) 供应商产品供应商商品是指，公司的同一个商品有哪些供应商能生产，分

25、别采购的金额是多少，外贸公司主要是象哪个供应商采购，工厂针对该商品的工厂货号是什么，最近的一次成交的金额是多少，进一步扩展下去还包括了该工厂装箱资料是怎么装的，工厂提供的图片是什么，公司和供应的之间做了多少次采购、多少次询价，并且出货的记录有几条等管理。如下图所示：(3) 客户产品商品管理中的客户产品是软件自动过来的，只要给这个客户做过报价或是合同软件自动就会抓取相应的业务信息反馈到商品资料库中，并且根据客户建立不同的价格体系，经过长期的业务关系，也慢慢建立起该商品主要是销售给哪些客户的，业务波动曲线等分析，自动反馈在软件中，也让管理者或是操作者在看商品资料的时候立刻可以查看到该商品的销售情况

26、，也是点到面的过程。(4) BOM信息库BOM信息库主要是管理该产品信息有那些材料组成或是哪些半成品组成，并且用量是多少等等建立起来，而且管理到BOM信息库中的材料是由哪些工厂可以提供的，在下完采购通知单的时候如需要原材料采购的时，软件会自动进行BOM分析，并且和仓库进行匹配然后生产原材料需求单，最后发给采购部。如下图所示：d、 权限分配把产品分配给某些指定人员使用或是全公司共享，也可以根据产品特性建立不同的部门然后做好权限分配。e、 相关资料相关资料是扩展功能，是指有一些产品信息不能用软件来进行定性的，可以通过相关资料中，把该产品信息的CAD图纸、文档资料等一切文件关联到软件中，杭州智桥销售

27、系统自动就会把该资料统一备份到公司的服务器中去，以后即使是客户机中毒、数据丢失都无所谓，该功能也是管理者对公司所有信息统一管理的一个功能。f、 相关往来业务相关往来业务是一个点到面的一个管理模式，并且是以商品为主线可以查看到该产品的所有业务往来。如下图所示（14） 客户商品客户商品是杭州智桥销售系统特有的一个管理概念，在销售系统中引入了工厂管理商品的概念，即：半成本和成品的概念，意思是指公司的商品如果对新客户或是对外统一宣传的时候是成本的概念。如果某一个客户在公司通用产品的基础上需要进行调整的，比如包装要求不一样、需要有客户的LOGO或是其它有区别公司通用产品的，那么公司商品就是半成品的概念，

28、通过智桥销售系统的客户商品和公司产品两个模块相互串联起来而且直接关联到相应的客户向下，在今后的销售过程中读取的虽然是公司的产品货号，但是抓取的数据信息是客户商品中的信息，并且有独立的价格体系，在报表统计的时候又是公司的产品货号。如下图所示;（15） 业务节点控制杭州智桥销售系统的业务节点是杭州智桥销售系统管理理念的一个体现，杭州智桥严格控制业务的整个流程，在节点控制管理上，杭州智桥销售系统做到了如下几个节点控制：而且把些节点通过软件语言的方式都写入智桥软件第二层管理层中，通过软件来控制。a、 样品节点客户来样并且进行打样，确认样前不准去生产大货样控制。b、 外销合同执行节点 外销合同没有经过公

29、司签字审核，或是付款方式是有定金的，如果没有财务没有收到定金，软件后续的采购等流程是不能进行的。c、 采购执行节点 采购合同没有经过公司签字审核，采购合同不能下单给工厂，数据不能进行流转。d、 采购入库节点 在商品入库前需要经过QC部门的认可，如果没有经过QC部门认可，采购合同是不能进行入库。e、 采购付款节点采购付款前必须经过QC部门的验货入库，并且根据入库数量或是出运数量并且根据采购合同金额进行付款，有些客户还必须收到客户的增值税发票后才能付款。f、 出运节点（发货节点） 外销部是否发出了出运信号，货物有没有经过QC，等环节后才能出运。g、 费用付款节点 费用节点控制是指，软件中的费用是否

30、来自于发票或是相应的模块，费用不是来自于软件中的费用明细，软件不给予付款申请。h、 审核签字节点 在审核签字这一块，软件在初始化设置的时候根据公司人员的权限和模块设置好签字流程，必须要经过公司签字的模块或是环节，没有经过公司认可，是不能流转到下一个环节中去的。i、 核销退税节点 核销退税环节节点，是根据外贸的实际流程进行跟踪控制的流程，必须在规定时间范围内进行处理核销退税工作。因为在核销退税环节周期拖的比较长而且是公司利润的来源之一，因此杭州智桥销售系统设置成节点控制。j、 生产控制节点（工贸一体化企业） 生产控制节点是根据商品的工艺和工序设置生产的节点。（16） 提醒机制杭州智桥销售系统的消

31、息机制包括了：a、 任务提醒任务体系是指：公司上级领导下达给下级人员的工作安排，软件会在相应的时间点内提醒被任务的人员，下达任务的人可以跟踪任务执行的情况。b、 消息提醒 消息系统是指：杭州智桥销售系统内部整合的内部沟通软件，可以单独发消息，或是一个部门内部沟通，或是整个公司沟通，有点类似企业QQ功能。c、 签字提醒 签字提醒是指，操作人员点击送审的后，软件根据局审核流程自动提醒第一签字人，如下图的合同签字提醒：管理者只要点击查看，软件自动就会找到需要签字的合同中去，签字者认可后软件自动会反馈消息给申请者，告诉他已经认可了，同时外销合同的状态显示签字中或是签字完毕。d、 强制提醒 强制提醒是指

32、，软件有些逾期的业务环节，必须得去操作的，但是还没有去操作，只要操作人员一进入到软件中，软件强制提醒操作人员去操作，如核销退税管理流程，杭州智桥销售系统就设置了强制提醒功能。e、 越权提醒 越权提醒是指，在业务操作中重要的环节，如果不去操作软件就会给公司带来损失的业务环节，软件经过正常提醒或是强制提醒后，还是没有人员去操作的，软件自动会越权提醒 上一个级别的人员，或是直接提醒到公司的管理人员。如核销退税管理流程，杭州智桥销售系统就设置了越权提醒功能。f、 工作提醒 工作提醒是指，杭州智桥销售系统集合了OA管理中的工作日志提醒系统，软件自动到日期会提醒操作者。g、 预警提醒 预警提醒是指：杭州智

33、桥销售软件根据流程设置了预警系统，在达到业务环节前多是时间，软件自动提醒操作人员。h、 逾期提醒 逾期提醒是指：业务环节已经超出时间了，业务该环节还没有完成的。软件会自动提醒，而且会配合不同的颜色来提醒。i、 业务流程提醒设置 业务提醒设置是指：杭州智桥销售系统把软件的提醒机制开发给用户，用户可以根据自身的部门情况、环节情况、管理特点进行自身设置软件的提醒管理，而且这些提醒都会自动在软件的桌面上进行自动提醒，有许多的用户通过这个提醒来配合公司的绩效考核。（17） EXCEL导入功能EXCEL导入的基本模板如下图;EXCEL导入操作（18） 权限体系杭州智桥销售系统的权限体系采用的是三维立体式的

34、权限设置管理：a、 竖向权限设置，竖向权限设置是指在杭州智桥在系统设置初始化设置的时候配合公司的组织结构设立等级和部门关系。还包括了分配用户名和密码等管理，特别是一些重要的细节权限包括能不能远程访问、能不能查看销售价格、采购价格、是不是部门经理、能不能进行签字管理、能不能删除数据、能不能修改数据等细节权限。b、 横向权限 横向权限是指：设置操作者的操作使用模块设置。软件设置好以后操作人员登陆到软件中后可以使用的模块只有权限内的模块。如下图所示：c、 斜线权限斜线权限是指：设置用户的管理权限，包括用户能查看谁的数据，有没有修改的权限。能管理到谁的数据等如下图所示：（19） 审核机制:杭州智桥销售

35、系统的审核机制是开放给用户的，用户可以根据公司自身的特点进行签字方案设置：如下图所示：（20） 数据安全杭州智桥销售系统在数据的安全方面采用的自动备份和手动备份的管理模式，自动备份是通过软件设置好备份的路径和备份时间，软件是根据每天在设置的时间时自动把数据库中的所有数据备份到指定的备份目录下。手动备份需要管理人员通过手工去操作备份工作。如下图所示：（21） 外销管理：杭州智桥外销管理包括了：样品管理、外销磋商管理、外销合同管理、采购询价管理、采购合同管理、采购QC管理、出货安排、入库管理、工厂发货通知、出库管理、出口商检、订仓报关、议付单据、成本核算、核销管理、清关单证、收汇登记、收汇认领、工

36、厂开票通知书、付款申请及支付。a、 样品管理杭州智桥销售系统真对样品管理建立了客户收样管理、样品信息管理、打样管理、工厂收样管理、寄样管理、报表管理（1） 客户收样管理客户收样管理是指：外贸公司收到客户的真实样品、图片样品、文字样品等信息建立在客户收样管理中，软件根据客户收样管理建立打样收样寄样的跟踪流程进行管理起来，并且根据流程进行跟踪管理。如下图所示：（2） 样品信息管理样品信息管理是指：公司自己开放的样品或是工厂提供的样品准备做推销样管理的，等样品进行到报价或是合同环节后，可以直接把样品信息直接转到公司的产品资料库中，因此和样品信息管理配合的模块是寄样管理。在样品管理中还包括样品的库存、

37、样品的摆放位置等管理，方便后续的样品查找管理。如下图在（3） 打样管理打样管理是指公司收到客户样品是根据客户样品进行打样的管理，在打样管理中建立打样的跟踪管理、打样的费用管理，和打样管理相互配合管理是工厂收样管理模块。如下图所示（4） 工厂收样管理工厂收样管理是配合打样管理的一个跟踪模块，打样管理的数据流自动流转到工厂收样中，操作者进行登记后软件不在提醒，表示打样完成，进入到寄样环节中，如下图所示：（5） 寄样管理寄样管理包括了寄样品或是公司寄文件等管理，寄样管理中包含了寄样的客户、快递公司、费用、审批信息和相关资料，特别做确认样的时候可以自动根据合同号或是发票号进行跟踪管理，以到达业务环节的

38、控制管理，并且在寄样管理中加如了客户回签管理。软件直接打印快递公司面单纸如下图所示。在寄样管理费用管理中还包括了样品的费用管理，如果国外客户购买的，会自动和收款管理进行相互关联，还包括快递费用月结的管理。（6） 报表管理寄样报表：寄样统计报表主要根据快递公司、客户、部门、业务员来进行统计和分析出寄样的明细报表。寄样分析寄样分析根据成交情况进行分析，分析出客户寄样和成交的比例，在今后的寄样过程中费用的产生情况等。b、 外销磋商管理 外销磋商关联包括了客户询单管理和报价管理，两者之间是不可分割的管理模式，具体管理模式如下：（1） 客户询单客户询单是业务的开始点，客户通过电话、传真、邮件、聊天工具等

39、模式向公司询价，但是如果通过电话、聊天工具等模式是不能起到很好的管理效果，因此在客户询单模块中需要业务人员把其他模式的询单模式转换成软件的模式，在以后的报价或是合同中软件可以直接抓取询单数据，因此不会引起数据的二次录入。在客户询单中重要包括了客户询单分配，客户询单分配是指公司把外销部和采购部分开，外销部通过客户询单分配给相应的采购人员，要求采购人员去对工厂询价，采购人员询好价格以后，把相应的销售参考价格反馈给外销人员，询单中还包括了查看历史的报价记录或是询价记录等功能，以方便报价管理。客户询单的数据流转到采购询价中或是外销报价中去。如果采购部和外销部是合在一起的那么软件默认采购分配分给自己，并

40、且进行数据的跟踪管理和提醒管理。如果是邮件来询价的可以直接把相关邮件关联到客户询单中。如下图所示：（2） 外销报价外销报价是外销业务员经常需要操作的功能模块，因此在杭州智桥销售系统在报价的管理信息主要是尽可能提供历史的价格体系给业务员，因此在外销报价中业务员可以轻松的了解到历史的报价情况、合同情况；有权限的话还可以了解到采购询价和采购合同的价格体系。在报价管理中杭州智桥销售系统还引用了成本核算的管理理念，该功能特别是给新来的业务员做报价的时候真对自己的报价单进行预估，然后再配合公司的审批信息达到价格体系的稳定性。如下图所示：报价演示格式：如下图并且可以直接点击发邮件，软件自动会把报价单生产PD

41、F格式以合同附件的形式发给客户。c、 外销合同管理 外销合同是整个外贸流程中数据起点，没有外贸合同后续的单证、出运等所有的流程都是不能执行的，软件也是在外贸合同这里建立管理的起点，因此外销合同的管理上要求是非常严格的，在外销合同中管理包括了外销合同的实际收款情况、成本测算、审批预览等管理，这三大块都是为管理者提供签字时的重要信息点，并且软件还会根据公司的基价、起定量、客户信用额度等信息进行匹配，如果出现超出范围的软件自动会提醒管理人员慎重签字。合同经过签字以后，软件可以把公司的合同章、签字章等自动放在合同模板中，通过图片的方式发给客户。如下图所示：d、 采购询价管理 采购询价单是给公司的采购不

42、用一个模块，采购询价模块的数据来源与客户询单或是采购直接抓取商品资料库中的数据进行询价。在询价中主要体现历史的询价记录。基本功能和外销报价差不多。详细功能见报价单功能。在和询价单相互配合管理的杭州智桥销售软件还引进了价格审核管理。采购人员去询好价格，然后把价格反馈给采购部经理，由经理指定采购参考价格和采购成本价格。反馈到数据库中，采购参考价格是给外销部的底价，采购成本价格是给采购人员的最高价格。如下图所示：e、 采购合同管理采购合同的管理是，采购部的重点管理在杭州智桥销售系统中还建立分批采购的管理模式和多个外销合同合在一起采购的管理模式，软件真对这样的特点开放了余量的概念，每一个外销合同都有跟

43、踪销售数量、已采购数量、待采购数量，相对扩展还包括了出运的余量。在外销合同的管理基本参见外销合同的管理模式。采购合同认可以后软件自动会根据交期等日期进行管理，在采购合同节点相互配合的是QC跟踪管理。f、 采购QC管理 采购QC管理是配合采购合同的管理模块，在QC节点上相互配合的包括了入库、出运、付款等管理模块。因此在QC管理还包括了后续因国外客户索赔，都要进行相互配合管理。如下图所示：g、 出货安排管理出货安排是指，外销部根据采购部提供的采购信交期和生产情况等信息做的一个出货安排，这个出货安排是外销部对物流部们的一个工作安排管理模块。安排物流部什么时候开始定船、订仓等出运信息，软件到时间点后自

44、动会提醒物流部和单证部作相关的跟单操作。h、 入库管理入库管理是配合QC管理的模块，公司有吃库存的概念的话，还是一个付款的一个节点控制。入库管理也是一个物流的管理模块，杭州智桥销售系统的入库管理可以是虚拟仓库也可以是实体仓库。后续跟踪模块为出库模块，并且通过出入库产生库存，在仓库管理中还包括了安全库存、可用库存、实际库存、在途库存的库存管理模式，在实体仓库管理上还包括了盘存损益、仓库调拨、月末结算、初期库存设置等仓库管理，如下图所示;i、 工厂发货管理工厂发货管理是指采购不根据外销部做的出货安排，通知工厂或是仓库进行发货管理，是外贸流程的一个控制点。工厂发货的后续跟踪模块为出库模块。也是货款付

45、款的条件之一。j、 出库管理出库管理是配合工厂发货和入库管理的跟踪模块，工厂发货和实际出库因为装柜的原因是有区别的，因此实际的出运数量是和出库的数量需要一致的，因此在外贸公司把出库数量作为监装的控制节点。并且数据流转到公司的议付单据中去。k、 出口商检管理杭州智桥销售系统中的出口商检管理是不一定参与流程的，主要是根据出口商品是否需要商检需要的，如果需要商检那么直接就和外销业务挂钩在一起的。否则出口是没有办法实现的。l、 订仓报关管理订仓报关管理模块是根据外销部的出货安排进行订仓等管理并且根据出库进行制作报关单证的管理模块，数据可以来自于出货安排和外销合同。杭州智桥销售系统并且可以更具海关HS编

46、码等条件自动分组，一次性数据维护全套报关单证自动生产，是订仓报关的模块最大的特点，操作者熟练5分钟做好一整套单据，大大提供操作者的工作效率，报关单证后续的流程主要是走报关和核销退税的业务流程。真实的数据是在议付单据中体现出来的。能实现的模板如下图所示：m、 议付单据管理议付单据从表面上来说是根据实际的出运情况做的一套单据给客户的，但是这套数据外贸公司实际的结算单据也是实际费用产生清单，财务收汇、成本核算的真实数据都来自与议付单据，数据来源于出货安排货外销合同，一次性维护全套单证由电脑自动生产。n、 成本核算管理成本核算管理是指议付单据生成并且经过确认后，软件自动把成本核算计算出来（业务毛利），

47、并且和外销合同中的业务预测进行比较。如下图所示：o、 核销管理核销管理是配合报关数据进行核销退税的管理，根据新核销单入库、领用核销单、回单、交单、送核、退税的业务流程上进行跟踪和提醒管理，在提醒上包括了正常提醒、强制提醒、越权提醒、公司公告等模式进行管理。p、 清关单证管理清关单证是打印单证格式的辅组功能，有时客户需要外贸公司根据客户要求提供一套清关单证。q、 收汇登记管理收汇登记管理是外贸业务流程的财务主线的基础。收汇登记是指，财务人员收到一比款根据银行水单的内容登记到收汇登记中，财务部填写好内容好点击发送，然后水单自动会根据客户的信息提醒到相应的业务人员那里去，业务人员根据消息系统进行收汇认领管理。r、 收汇认领管理收汇认领是操作者根据收汇登记的消息提醒，由操作人员具体去指定该比款项是有货款、定金、还是其他收款，操作人员认领好软件自动就会匹配到相应的业务流程模块中去，否则软件会根据业务时间进行催款提醒。认领方式见下图：s、 工厂开票通知书管理