（专科）第九章：《会议管理第三版》教学ppt课件.pptx

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1、会议管理会议管理目录CONTENT0103020405070608091011第第9 9 章章CHAPTER NINE在学习完本章之后，你应该能够：了解商务活动的类型；在学习完本章之后，你应该能够：了解商务活动的类型；明确商务活动中秘书的工作；熟知常见商务活动的程序；明确商务活动中秘书的工作；熟知常见商务活动的程序；掌握常见商务活动的服务与管理。掌握常见商务活动的服务与管理。时间：时间：2020年年4 4月月3030日上午日上午9 9时时地点：广州伟拓酒业有限公司地点：广州伟拓酒业有限公司活动名称：广州伟拓酒业有限公司开业庆典剪彩活动名称：广州伟拓酒业有限公司开业庆典剪彩活动简介：广州伟拓酒业

2、有限公司于活动简介：广州伟拓酒业有限公司于4 4月月3030日在公司所在地隆重举行公司开业剪彩仪式，届时会有广州的日在公司所在地隆重举行公司开业剪彩仪式，届时会有广州的各界商业人士、新闻媒体及市府领导出席。届时大家可以了解到公司代理的各种酒业产品，同时公司准各界商业人士、新闻媒体及市府领导出席。届时大家可以了解到公司代理的各种酒业产品，同时公司准备了丰盛的晚宴款待各位嘉宾，另外还有内容丰富的娱乐活动请大家共享欢乐。备了丰盛的晚宴款待各位嘉宾，另外还有内容丰富的娱乐活动请大家共享欢乐。时间安排表：时间安排表：9 9：30103010：0000醒狮，礼仪小姐迎宾醒狮，礼仪小姐迎宾1010：0010

3、0010：3030开业典礼正式开始，邀请胡总经理致辞，邀请嘉宾剪彩开业典礼正式开始，邀请胡总经理致辞，邀请嘉宾剪彩1010：30113011：0000参观公司参观公司1111：30133013：3030公司在步步高大酒店设宴，请嘉宾共进午餐公司在步步高大酒店设宴，请嘉宾共进午餐1717：00180018：0000在度假村酒店星光厅迎宾在度假村酒店星光厅迎宾1818：0000晚宴正式开始入席晚宴正式开始入席1818：1010司仪邀请胡总经理致辞，致辞完毕晚宴正式开始司仪邀请胡总经理致辞，致辞完毕晚宴正式开始1919：00200020：3030精彩节目表演及黄金抽奖活动精彩节目表演及黄金抽奖活动2

4、020：302302：0000世纪之星夜总会世纪之星夜总会这一案例表明：开业典礼等常见商务活动有一定的模式，通过借鉴成功案例，我们可以掌握常见会议与这一案例表明：开业典礼等常见商务活动有一定的模式，通过借鉴成功案例，我们可以掌握常见会议与活动的服务与管理工作。活动的服务与管理工作。是商业性组织为庆祝开业而举办的一种商业活动，它选择特殊的日期举办，邀请特定的人员参加，旨在向社会和公众宣传本组织，提高本组织的知名度及美誉度，展现优良形象及良好风范，广泛吸引潜在客户。随着社会主义市场经济体制的建立，开业庆典这一商业性活动被广泛应用，尤其是酒店、商场等经营性企业经常借助这一活动的开展向社会展示经济实力

5、。开业庆典9 9. .1 1开业庆典9 9. .1 11 1）临时工作小组的成立）临时工作小组的成立2 2）开业庆典活动目标的确立）开业庆典活动目标的确立 3 3）活动主题的确定）活动主题的确定4 4）场地的选择）场地的选择5 5）时间的选择）时间的选择6 6）宾客的邀请）宾客的邀请7 7）舆论宣传的开展）舆论宣传的开展 是各种会展活动正式开始前和结束时的礼仪和庆祝活动。通过开幕式、闭幕式，可以起到扩大影响、提高社会知名度、树立主办单位良好社会形象的作用。开幕式、闭幕式一般在活动现场举行。现场可摆放花卉、悬挂彩旗和标语，也可根据内容需要播放音乐、表演舞蹈、敲锣打鼓，以体现热烈隆重的气氛。时间较

6、长或规模较大的开幕式和典礼，可设主席台并摆设座位；时间较短和规模较小的，一般站立举行，但事先应划分好场地以便维持现场秩序。主持人、致辞人和主要贵宾应面向群众代表，如场面较大，应安置扩音设备。涉外的重要开幕式，还应悬挂有关国家的国旗。签到是举行开幕式、闭幕式的重要环节，既表示对来宾的欢迎，又可以留作纪念。一般用簿式签到。签到用的笔墨也应一并准备齐全。签到处要有醒目的标志，并安排礼仪人员接待。庆祝性的开幕式典礼还要给来宾和领导准备胸带和胸花。n 会标是开幕式、闭幕式等典礼活动现场最引人注目的装饰，其大小要与会场大小相协调，色彩要与主题相一致。会标的文字一般应当揭示活动的主题，有时也可以反映主办单位

7、和活动的日期。开幕式与闭幕式9 9. .2 2开幕式与闭幕式9 9. .2 2VSVS，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。通常是指主人会见客人。会见是总称，现在民主国家一般都这样笼统地指称。但在具体报道和表述某一会见时，习惯上尊者、长者或身份、级别、地位高者会见卑者、小者或身份、级别、地位低者，叫“接见”或“召见”；反之，则称为“晋见”；外交上，会见也称“拜见”或“拜会”。君主制国家，拜见君主，又称“谒见”“觐见”。凡会见后原主人的回访称回拜，以示礼尚往来。n 会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的。与会谈相比，礼仪性更强些。礼节性的会见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活

8、泼；实质性的会见则往往涉及及双边的政治、经济、军事、文化及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛比礼节性会见严肃。会见工作9 9. .3 3n 在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：会见工作9 9. .3 3会见如果是客人提出，秘书会见如果是客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便排下尽早给对方回复，以便约定会见时间，如因故不能约定会见时间，如因故不能会见，应

9、向对方婉言解释。会见，应向对方婉言解释。PART 11 1）客人提出会见要求）客人提出会见要求（1 1）确定主方参加人员。）确定主方参加人员。（2 2）确定会见时间及地点。）确定会见时间及地点。（3 3）准备会见材料，帮助领导）准备会见材料，帮助领导拟定会见时谈话的话题及内容。拟定会见时谈话的话题及内容。（4 4）安排座次。）安排座次。（5 5）约妥会见时间。）约妥会见时间。（6 6）安排具体会见事务。）安排具体会见事务。（7 7）会见迎接。）会见迎接。（8 8）引见介绍。）引见介绍。（9 9）会见拍照。）会见拍照。（1010）会见结束。）会见结束。（1111）整理会见纪要。）整理会见纪要。P

10、ART 22 2）主人（我方）提出会）主人（我方）提出会见要求见要求，是指在正式访问或专业性访问中，双方或多方就某些重大的政治、经济、文化和军事等共同关心的问题交换意见，或就具体业务进行谈判的活动。其包括：参加会谈的双方或多方其主要领导人的级别、身份原则上是对等的，所负责的事务也是对口的。会谈的内容一般来说，政治性和业务性都较强，也较为保密。代表团身份和规格很高的国事会谈，还要悬挂双方国旗。会谈9 9. .4 4会谈用品的配置和摆设程序、在每个座位前桌面的正中摆放一本供记事的便笺，便笺的下端距桌面的边沿约5厘米，紧靠便笺的右侧摆红铅笔和黑铅笔，便笺的右上角摆上一个饮品垫盘，盘内垫小方巾，如需要

11、，则在主要宾客处每人放一个烟缸和烟盘，其他人每两人放一套（摆在两个座位之间处）。便笺、垫盘、烟具等物品的摆放要整齐划一，均匀协调。如果是国事会谈，中、外方主要领导人面前的桌子上要摆两国国旗，或在厅内上侧桌前处竖两国国旗。会谈9 9. .4 4当主人提前到达活动现场，会务工作人员应将其迎至厅内周围的沙发上就座，用小茶杯上茶。在主办单位通知外宾从住地出发时，服务员在工作间内将茶杯沏上茶。当主人到门口迎接外宾时，把茶杯端上，放在每人的茶杯垫盘上。宾主来到会谈桌前服务员要上前拉椅让座。当记者采访和摄影完毕，服务员分别从两边为宾主双方递上毛巾，先给主要宾客递上，然后按礼宾程序进行。宾主用后，应立即将毛巾

12、收回。会谈中间如果上牛奶咖啡、干果等，应先把牙签、小毛巾（叠成长方形）、奶罐垫盘、咖啡杯垫盘上桌，然后把已装好的糖罐、奶罐（加勺）、干果盘依次上桌。会谈活动一般时间较长，可视宾客用水的情况，及时续水，续换铅笔等。如果会谈中间休息，服务员要及时整理好座椅、桌面用品，续水，增补便笺、铅笔等。在整理时，注意不要弄乱和翻阅桌上的文件、本册等。会谈结束时，要照顾宾客退席。然后按工作程序做好收尾工作。会谈9 9. .4 4其一般程序是：双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，客人面向正门。主谈人居中，如会谈桌呈竖一字形排列，以进门的方向为准，客人居右方，主人居左方

13、。译员的座位安排在主持会谈的主宾和主人的右侧，其他人按礼宾次序左右排列。记录员一般是在会谈桌的后侧另行安排桌椅就座，如参加会谈的人数较少，也可安排在会谈桌边侧就座，如图9-5、图9-6所示。多边会谈可摆成圆形、方形等，如图9-7所示。会谈9 9. .4 4，通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。签字仪式9 9. .5 5从礼仪上来讲，举行签字仪式时，在力所能及的条件下，一定要郑重其事，认认真真。其中最为引人注目者，当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。一般

14、而言，举行签字仪式时，座次排列的具体方式共有三种基本形式，它们分别适用于不同的具体情况。签字仪式9 9. .5 5在具体操作签字仪式时，可以依据下述基本程序进行运作。签字仪式9 9. .5 50101020203030404是人们为了交换意见及看法或为了纪念某一特殊日子及事件而进行的一种会议形式。会议规模不大，与会者人数不多。n 会前要求服务人员将会场布置成带有漫谈气氛的场所。有些正式的、高规格的座谈会需要悬挂横幅，说明会议主题，座位一般有圆形、椭圆形、回字形、长方形等，如图9-11、图9-12、图9-13与图9-14所示，如有必要，还应根据主题布置鲜花、盆景等。会议开始前30分钟，准备好茶水

15、、毛巾等，并调节好空调设备与灯光。n 会议进行中，做到勤添茶水，注意会议是否有其他需要等。n 会议结束后，先撤下茶水、毛巾，然后清扫整理场地，最后关闭电源及门窗等。座谈会9 9. .6 6是国际国内社会交往中一种通行的较高层次的礼仪形式。一般把政府机关、社会团体举办的有一定规模的酒宴，称宴会；私人举办的规模较小的称为筵席。n 宴会常用于庆祝节日、纪念日，表示祝贺、迎送贵宾等事项。宴会的场面一般比较庞大、隆重，能使人得到一种礼遇上的满足。不同的宴会有着不同的作用，概括地说，宴会可以表示祝贺、感谢、欢迎、欢送等友好情感。通过宴会，可以协调关系，联络感情，消除隔阂，增进友谊，加强团结，求得支持，有利

16、于合作等。n 宴会种类复杂，名目繁多。按规格分：有国宴、正式宴、便宴、家宴；按餐型分：有中餐宴会、西餐宴会、中西合餐宴会；按用途分：有欢迎宴会、答谢宴会、国庆宴会、告别宴会、招待宴会；按时间分：有早宴、午宴和晚宴；其他如鸡尾酒会、冷餐会、茶会都可列为宴会。n 宴会具有很重要的礼仪作用，也有严格的礼仪要求。宴请宾客是一种较高规格的礼遇，所以主办单位或主人一定要认真、周到地做好各种准备工作。宴会9 9. .7 7宴会开始之前必须要明确宴请的对象、宴会目的、范围以及形式。宴会9 9. .7 7宴请哪些人参加，请多少人参加都宴请哪些人参加，请多少人参加都应当事先明确。主客双方的身份要应当事先明确。主客

17、双方的身份要对等，主宾如携夫人，主人一般也对等，主宾如携夫人，主人一般也应以夫妇名义邀请。哪些人作陪也应以夫妇名义邀请。哪些人作陪也应认真考虑。对出席宴会人员还应应认真考虑。对出席宴会人员还应列出名单，写明职务、称呼等。列出名单，写明职务、称呼等。宴会首先要明确宴请的对象，首先要明确宴请的对象，主宾的身份、国籍、习俗、主宾的身份、国籍、习俗、爱好等，以便确定宴会的爱好等，以便确定宴会的规格、主陪人、餐式等。规格、主陪人、餐式等。宴会形式要根据规格、对象、宴会形式要根据规格、对象、目的确定，可确定为正式宴目的确定，可确定为正式宴会、冷餐会、酒会、茶会等会、冷餐会、酒会、茶会等形式。目前世界各国礼

18、宾工形式。目前世界各国礼宾工作都在改革，逐步走向简化。作都在改革，逐步走向简化。宴请的目的是多种多样的，可以是宴请的目的是多种多样的，可以是为表示欢迎、欢送、答谢，也可以为表示欢迎、欢送、答谢，也可以是为表示庆贺、纪念，还可以是为是为表示庆贺、纪念，还可以是为某一事件、某一个人等等。明确了某一事件、某一个人等等。明确了目的，也就便于安排宴会的范围和目的，也就便于安排宴会的范围和形式。形式。主人确定宴会时间，应从主宾双方都能接受的角度来考虑，一般不选择在重大节日、假日，也不安排在双方禁忌日。选择宴会日期，要与主宾进行商定，然后再发邀请。地点的选择，也要根据规格来考虑，规格高的安排在国会大厦、人民

19、大会堂或高级饭店。一般规格的则根据情况安排在适当的饭店进行。宴会一般都要用请柬正式发出邀请。这样做一方面出于礼节，一方面也是请客人备忘。请柬内容应包括：活动的主题、形式、时间、地点、主人姓名。请柬要书写清晰美观，打印要精美。请柬一般应提前两周发出，太晚了不礼貌。宴会9 9. .7 7宴会一般都要事先安排好桌次和座次，以便参加宴会的人都能各就各位，入席时井然有序。席位的安排也体现出对客人的尊重。桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高、左低，近高，远低。以主人的座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准，近高远低，右上左下，依次排列；把主宾安排在最尊贵的位置，即主

20、人的右手位置，主宾夫人安排在女主人右手位置；主人方面的陪客，尽可能与客人相互交叉，便于交谈交流，要避免自己人坐在一起，冷落客人；译员安排在主宾右侧；席次确定后，座位卡和桌次卡放在桌前方，桌中间。宴会9 9. .7 7拟定菜单和用酒要考虑以下几点：规格身份、宴会范围；精致可口、赏心悦目、特色突出；尊重客人饮食习惯、禁忌；注意冷热、甜咸、色香味搭配。（1）迎宾（2）引导入席（3）致辞、祝酒（4）服务顺序（5）斟酒（6）用餐时，主人应努力使宴会进行得气氛融洽，活泼有趣（7）客人用餐完毕，吃完水果后，在客人告辞时，主人应热情送别，感谢他的光临。宴会9 9. .7 7宴会是否成功，主人处于主导地位，主人

21、要根据客人的需要、习惯、兴趣安排一切，而应邀赴宴的客人的密切配合也是绝不可忽视的。宴会9 9. .7 7是指招标人（购货人）发出招标通知，说明拟采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请投标人（供货人）在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标供货，并与条件最优越的投标人达成交易的行为。是指投标人（供货人）应招标人的邀请，按照招标的要求和条件，在规定的时间内向招标人递价，争取中标，达成交易的行为。招标投标会9 9. .8 8 招标、投标业务的基本程序包括：招标前的准备工作、投标、开标、评标、决标及中标签约等几个环节。准备工作又可细分为以下几个步骤的工作：招标投标会9 9. .8 8标准的投标程序如下：招标投标会9 9. .8 801研究招标书研究招标书02编制投标书编制投标书03提供银行保函或提供银行保函或缴纳投标保证金缴纳投标保证金04递送投标书递送投标书招标投标会9 9. .8 821 招标人选定中标人之后，应书面通知中标人在限定的日期（一般为15至30天）内到招标人所在地签订合同。在签订合同时，招标人还通常要求中标人缴纳履约保证金。招标投标会9 9. .8 8招标投标会9 9. .8 8(2)(2)( (1 1) )(3)(3)谢 谢 聆 听T H A N K S F O R Y O U R A T T E N T I O N