（专科）第四章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

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1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 四 章CHAPTER FOUR【学习目标】 了解归档文件整理的含义、整理归档的条件范围了解归档文件整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求；和质量要求； 明确归档文件整理的原则和组织工作；明确归档文件整理的原则和组织工作； 熟知文件材料的价值鉴定和收集方法；熟知文件材料的价值鉴定和收集方法； 掌握文书整理与归档的方法和步骤，会对档案盒掌握文书整理与归档的方法和步骤，会对档案盒内的文件进行排列、编号，会填写文件目录、备内的文件进行排列、编号，会填写文件目

2、录、备考表。考表。4.1文书整理归档概述基本概念01归档文件归档文件02归档文件整理归档文件整理03归档制度归档制度4.1文书整理归档概述归档文件整理原则1 1）遵循文件的）遵循文件的形成规律形成规律2 2）保持文件之）保持文件之间的有机联系间的有机联系3 3）区分不同价）区分不同价值值4 4）便于保管和）便于保管和利用利用“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。价值，便于保管和利用。”4.1文书整理归档概述归档文件整理的组织工作 文书部门文书部门和业务部和业务部门的文书门的文书人员。人员。 集中式、集中式

3、、分散式。分散式。 第二年上第二年上半年，即半年，即每年每年6 6月月底以前，底以前，将整理好将整理好的档案移的档案移交档案室。交档案室。4.2文件材料的价值鉴定需要归档的公文及有关材料，应当根据有需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。公文办理完毕后，承办科室应该根据整理归档。公文办理完毕后，承办科室应该根据档案法档案法及其实施办法和文书立卷要求，将公文材料及时整理（立及其实施办法和文书立卷要求，将公文材料及时整理（立卷）、归档。任何个人都不得保存应当归档的公文。需要卷）、归档。任何个人

4、都不得保存应当归档的公文。需要进行立卷归档的文件材料，只是那些有保存利用价值的文进行立卷归档的文件材料，只是那些有保存利用价值的文件材料。鉴定文件材料有无保存利用价值，是收集文件材件材料。鉴定文件材料有无保存利用价值，是收集文件材料的前提。鉴定文件材料的价值大小以区分保管期限，是料的前提。鉴定文件材料的价值大小以区分保管期限，是分类整理文件材料进行立卷的前提之一。分类整理文件材料进行立卷的前提之一。4.2文件材料的价值鉴定鉴定文件材料价值的概念 是指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，是指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限也即判定文件材料是否

5、应当收集立卷及保管期限的长短。的长短。鉴定文件材料的价值鉴定文件材料的价值 是指文件材料对机关工作和社会的有用性，也即是指文件材料对机关工作和社会的有用性，也即利用价值。某份文件材料，机关和社会今后需要利用价值。某份文件材料，机关和社会今后需要利用，就有价值，否则就没有价值。利用，就有价值，否则就没有价值。文件材料的价值文件材料的价值4.2文件材料的价值鉴定影响文件材料价值的因素文件材料的内容特征文件材料的内容特征一是内容的重要性一是内容的重要性二是内容的独特性二是内容的独特性三是内容的时效性三是内容的时效性文件材料的形式特征文件材料的形式特征一是文件材料的作者一是文件材料的作者二是文件材料的

6、文种二是文件材料的文种三是文件材料形成的时间三是文件材料形成的时间四是稿本四是稿本五是文件材料的五是文件材料的外形特点外形特点p 文件材料含有的信息4.2文件材料的价值鉴定影响文件材料价值的因素p 本机关和社会利用文件材料的需要只有本机关和社会有潜在利用需要的文件材料，才有只有本机关和社会有潜在利用需要的文件材料，才有价值。这可以从以下三个方面来分析：价值。这可以从以下三个方面来分析：A（1）利用需要的不同方面B（2）利用需要的广泛性C（3）利用需要的长久性4.2文件材料的价值鉴定鉴定文件材料价值工作的内容1 1）制定本机）制定本机关鉴定文件关鉴定文件材料和档案材料和档案价值的标准价值的标准

7、（1 1）要制定本机关文件材料归档与不）要制定本机关文件材料归档与不归档的范围，以便于判定文件材料有无归档的范围，以便于判定文件材料有无价值。价值。 （2 2）要制定本机关档案保管期限表，）要制定本机关档案保管期限表，以便于判定文件材料价值的高低，即判以便于判定文件材料价值的高低，即判定文件材料保管期限的长短。定文件材料保管期限的长短。2 2）依据标准）依据标准鉴定文件材鉴定文件材料的价值料的价值 应依据鉴定标准鉴定文件材料的价值，应依据鉴定标准鉴定文件材料的价值，确定文件材料是否归档，确定归档文件确定文件材料是否归档，确定归档文件材料的保管期限，以便于立卷归档和对材料的保管期限，以便于立卷归

8、档和对不归档文件材料进行销毁。不归档文件材料进行销毁。4.2文件材料的价值鉴定件材料的归档范围反映反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。凭证价值的文件材料。本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。关报送的重要文件材料。其他对

9、本机关工作具有查考价值的文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。12344.2文件材料的价值鉴定鉴定文件材料价值的方法 根据鉴定文件材料价值的原则，直接阅读、全面分析文件根据鉴定文件材料价值的原则，直接阅读、全面分析文件材料，对照本机关文件材料归档和不归档的范围，判定每材料，对照本机关文件材料归档和不归档的范围，判定每一份文件材料是否应当归档；对照本机关档案保管期限表，一份文件材料是否应当归档；对照本机关档案保管期限表，判定应当归档的文件材料和档案的保管期限。判定应当归档的文件材料和档案的保管期限。 鉴定文件材料的价值要注意以下几点：鉴定文件材料的价值要注意以下几点：214.3文件材

10、料的收集文件材料收集的概念文件材料的收集，是指文书处理部门按照规定，文件材料的收集，是指文书处理部门按照规定，采用一定的方法将办理完毕的、分散的、有保存利用采用一定的方法将办理完毕的、分散的、有保存利用价值的文件材料集中起来，从而为立卷归档做准备。价值的文件材料集中起来，从而为立卷归档做准备。4.3文件材料的收集文件材料收集的方法、措施（一）（一） （二）（二） 4.3文件材料的收集文件材料收集的要求1 1）加强宣传使机）加强宣传使机关全体重视、支关全体重视、支持文件材料收集持文件材料收集工作工作 宣传贯彻宣传贯彻档案法档案法等文件等文件 做好档案管理的基础工作，主动为机关工作服务做好档案管理

11、的基础工作，主动为机关工作服务2 2）按照归档范围）按照归档范围把文件材料收集把文件材料收集齐全完整齐全完整 文件材料（档案）的种类要齐全完整文件材料（档案）的种类要齐全完整 文件材料的份数和每份文件材料的页数要齐全完文件材料的份数和每份文件材料的页数要齐全完整整3 3）及时主动地收）及时主动地收集文件材料，做集文件材料，做到到“三勤三勤” 为了把文件材料收集齐全完整，应当在平时及时为了把文件材料收集齐全完整，应当在平时及时收集文件材料。收集文件材料。4 4）注意收集文件）注意收集文件材料的分工材料的分工 机关之间收集文件材料的分工机关之间收集文件材料的分工 采用分散归档组织形式的机关内部机构

12、之间收集采用分散归档组织形式的机关内部机构之间收集文件材料的分工文件材料的分工4.4归档文件的整理方法归档文件的装订1）确定文件的整理单位（1）正本与不同稿本。（2）正文与附件。（3）文件处理单与文件。（4）原件与复制件。（5）转发件与被转发件。（6）报表、名册、图册等。（7）来文与复文。（8）汉语文本、少数民族语言文字文本与外文文本。4.4归档文件的整理方法归档文件的装订2）修整文件除去易锈蚀的金属物修裱破损文件复制字迹模糊或易蜕变的文件折叠超大纸张4.4归档文件的整理方法归档文件的装订3）装订文件对齐文件装订方式4.4归档文件的整理方法归档文件的分类p 选择分类方法年度年度- -机构机构-

13、 -保保管期限分类法管期限分类法年度年度- -保管期限保管期限- -问题分类法问题分类法0105年度年度- -保管期限保管期限- -机构分类法机构分类法保管期限保管期限- -年度年度- -问题分类法问题分类法0206保管期限保管期限- -年度年度- -机构分类法机构分类法年度年度- -保管期限保管期限分类法分类法0307年度年度- -问题问题- -保保管期限分类法管期限分类法保管期限保管期限- -年度年度分类法分类法04084.4归档文件的整理方法归档文件的分类p 制订分类方案 制订分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目制订分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固

14、定全宗内分类体系的分类纲要。各机关、单位应当在名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。各机关、单位应当在选择一种适当的结合保管期限的复式分类方法的基础上，编制选择一种适当的结合保管期限的复式分类方法的基础上，编制归档文件（档案）的分类方案。分类方案是对文件归类的依据，归档文件（档案）的分类方案。分类方案是对文件归类的依据，应当相对稳定。应当相对稳定。p 对文件归类 分析文件的来源、时间、内容和形式等方面的异同，依据分类分析文件的来源、时间、内容和形式等方面的异同，依据分类方案，将文件归入按年度、保管期限、组织机构或问题划分出方案，将文件归入按年度、保管期限、组织机构或问题划分出来的相应的类。来的相

15、应的类。4.4归档文件的整理方法归档文件的排列p 排列归档文件的事由原则 归档文件整理规则归档文件整理规则强调按强调按“事由事由”排列归档文件。排排列归档文件。排列归档文件的事由原则，是指将同一事由的相关文件排列列归档文件的事由原则，是指将同一事由的相关文件排列在一起。在一起。 “事由事由”指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。例如，申请一项拨款、任命一名干部紧密的工作过程等。例如，申请一项拨款、任命一名干部等是不同的事由。事由不同于分类方法中的问题，问题是等是不同的事由。事由不同于分类方法中的问题，问题是指一类相同性质的事情，而

16、事由的概念范围比问题小。指一类相同性质的事情，而事由的概念范围比问题小。4.4归档文件的整理方法归档文件的排列p 排列归档文件的方法 归档文件整理规则归档文件整理规则规定：规定：“归档文件应在分类方案的归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。” 类内归档文件的排列，包括两步：类内归档文件的排列，包括两步：4.4归档文件的整理方法归档文件的编号 归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置以归档章归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置以

17、归档章的形式在归档文件上标示为符号。的形式在归档文件上标示为符号。 （1 1）归档章的项目与格式）归档章的项目与格式 （2 2）加盖归档章的位置与时间）加盖归档章的位置与时间 （1 1）全宗号）全宗号 （2 2）年度）年度 （3 3）保管期限）保管期限 （4 4）件号）件号4.4归档文件的整理方法归档文件的编目 编目是指编制归档文件目录。编目是指编制归档文件目录。归档文件整理规则归档文件整理规则规定：规定：“归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。确、详细，便于检索。”1）归档文件目录的项目2）归档文件目录的格式4）归

18、档文件目录封面的格式5）归档文件目录的填写要求3）归档文件目录册4.4归档文件的整理方法归档文件的装盒1 1）将归档文件装入档案盒的要求）将归档文件装入档案盒的要求 （1 1）按照分类方案将不同类别的归档文件分别装入不同的档案盒。）按照分类方案将不同类别的归档文件分别装入不同的档案盒。 （2 2）严格按照件号顺序将归档文件装入档案盒，一盒装满后再顺次）严格按照件号顺序将归档文件装入档案盒，一盒装满后再顺次装入下一盒。装入下一盒。 （3 3）根据类内归档文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量使装满）根据类内归档文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量使装满盒的文件与档案盒形成一个整体，以保证档案盒竖放

19、时文件不会弯盒的文件与档案盒形成一个整体，以保证档案盒竖放时文件不会弯曲受损。曲受损。2 2）填写备考表）填写备考表 备考表应放在档案盒文件的最后，说明盒内文件的状况备考表应放在档案盒文件的最后，说明盒内文件的状况, ,以及登记日以及登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。 3 3）填写档案盒封面与盒脊）填写档案盒封面与盒脊 （1 1）填写档案盒封面。）填写档案盒封面。 （2 2）填写档案盒的盒脊或底边栏目。）填写档案盒的盒脊或底边栏目。4.4归档文件的整理方法归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、装盒包括将归

20、档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、填写档案盒封面与盒脊等工作内容。填写档案盒封面与盒脊等工作内容。图图4-34-3备考表式样备考表式样4.4归档文件的整理方法归档 文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案室进行移交。归档是指文书部门将系统整理后的案盒文件室进行移交。归档是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。交手续。 国家档案局发布的国家档案局发布的机关档案工作业务建设规范机关档案工作业务建设规范具体规具体规定了文书的归档制度，

21、主要包括归档范围、归档时间及归定了文书的归档制度，主要包括归档范围、归档时间及归档要求。档要求。4.4归档文件的整理方法归档1）归档范围2）归档时间3）归档要求归档范围即文书整理归档范围即文书整理的范围，凡属于整理的范围，凡属于整理归档范围的文件，一归档范围的文件，一律归档；不属于文书律归档；不属于文书整理归档范围的文件，整理归档范围的文件，不需归档。不归档的不需归档。不归档的文件可按制度销毁。文件可按制度销毁。文书部门或相关的业文书部门或相关的业务部门，一般应在务部门，一般应在第第二年上半年二年上半年向档案室向档案室移交全部案盒档案，移交全部案盒档案，对一些对一些专门性文书专门性文书或或驻地

22、比较分散的个别驻地比较分散的个别业务单位的文书，为业务单位的文书，为便于日常查找和利用，便于日常查找和利用，也可根据实际情况商也可根据实际情况商定适当的归档时间。定适当的归档时间。（1 1）应归档的文件材）应归档的文件材料要收集齐全、完整。料要收集齐全、完整。（2 2）应按照文件之间）应按照文件之间的有机联系和保存价的有机联系和保存价值，科学地整理归档。值，科学地整理归档。（3 3）归档的案盒应符）归档的案盒应符合文书整理归档的各合文书整理归档的各项质量要求。项质量要求。（4 4）编制移交目录，）编制移交目录，至少一式两份；交接至少一式两份；交接双方经过清点案盒，双方经过清点案盒，履行签字手续

23、。履行签字手续。4.5计算机辅助整理归档文件 计算机辅助整理归档文件的前提条件及方式 使用计算机辅助整理归档文件的前提条件是，计算使用计算机辅助整理归档文件的前提条件是，计算机能够处理本机关全部归档文件自身的数据。机能够处理本机关全部归档文件自身的数据。 计算机辅助整理归档文件的方式有两种：一种是网计算机辅助整理归档文件的方式有两种：一种是网络方式；另一种是单机方式。络方式；另一种是单机方式。4.5计算机辅助整理归档文件建立归档文件之间的虚拟关联 归档文件整理者在使用文档一体化管理软件将同一事由的归档文件整理者在使用文档一体化管理软件将同一事由的归档文件的顺序排列确定后，应当将属于同一事由的全部归档文件的顺序排列确定后，应当将属于同一事由的全部归档文件加上虚拟关联标记（若干归档文件属于同一事由归档文件加上虚拟关联标记（若干归档文件属于同一事由的特征标志）。的特征标志）。 建立虚拟关联可以跨越分类界限，可以将属于不同保管期建立虚拟关联可以跨越分类界限，可以将属于不同保管期限、不同年度、不同机构或问题的归档文件建立事由虚拟限、不同年度、不同机构或问题的归档文件建立事由虚拟关联或其他虚拟关联，从而最大限度地保证检索的完整性关联或其他虚拟关联，从而最大限度地保证检索的完整性和准确性。和准确性。