(本科）第九章 销售业务内部控制教学ppt课件.ppt

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1、(本科）第九章 销售业务内部控制教学ppt课件第九章第九章 销售业务内部控制销售业务内部控制v了解销售业务内容v熟知销售业务风险v掌握销售业务的内部控制环节 第一节第一节 销售业务概述销售业务概述v销售是指企业对外销售商品、产品，或提供工业性劳务而收到货币资金的经营业务。v销售业务是企业经营活动中非常重要的业务环节，是企业的主要经济业务之一，是企业获得利润的前提和必要条件。v销售业务的整个过程比较复杂，是一个存在较大风险的系统工程销售政策和策略不当、市场预测不准确、销售渠道管理不当等，可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。客户信用管理不到位，结算方式选择不当，可能导致舞弊行为，致企业利益受

2、损。v1制定销售计划由计划部门根据本企业的生产能力和对市场需求的调查，确定销售计划。v2处理订单第一步，接受客户订单。在收到客户订单时，首先将客户名称与企业管理当局事先核准的客户名单进行核对。如果客户名称在这份名单上，就可以接受订单，否则就要由销售主管来决定是否接受客户订单。第二步，编制销售通知单。在接受订单以后，销售部门应进行登记，在核对订单的内容和数量，确定企业能够如期供货之后，编制销售通知单，作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。v3批准赊销赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策以及每个顾客的已授权信用额度进行的。信用管理部门的职员在收到销售单管理部门的销售单

3、后，即将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。执行人工赊销信用检查时，还应合理地划分工作职责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。对于新客户，应进行必要的信用调查，确定一个信用额度，并经企业主管人员核准。客户在这一限额范围内的购货，信用部门有权批准；超过这一限额，则应由更高级别的主管人员来决策。对于已经取得授权信用额度的老客户，则应由信用部门在销售通知单上签字，以示认可。v4发货信用部门已批准的销售通知单的一联应送达仓库，作为仓库按销售通知单供货和发货给装运部门的授权依据。仓库根据信用部门核准的销售通知单发货，并编制发货凭证，如出库单，提货单

4、等，发货凭证也是登记存货账簿、开具发票的依据。装运部门的职员在装运货物之前，还必须独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经过批准的销售单，并且所装运的商品与销售单上的一致。装运凭证是指一式多联、连续编号的提货单。按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据。v5开具销售发票在销售订单、销售通知单、出库单（或提贷单）等核对相符的前提下，会计部门将事先编号的销售发票提供给客户。v6会计记录开具发票之后，会计人员应编制相应的记账凭证，并负责登记相应的应收账款明细账和总账、主营业务收入总账和明细账、库存商品总账和明细账等。v7收款这一业务环节涉及的是有关货款收回，现金、银行

5、存款的记录以及应收账款减少的活动。在办理和记录现金、银行存款时，最应关注的是货币资金收入登记入账之前或入账之后，处理货币资金收入最重要的是要保证全部货币资金都必须如数、及时地存入银行。v8坏账处理对确实无法收回的应收账款，经批准后方可作为坏账进行处理。对已经冲销的应收账款，应在备查登记簿上登记，以便冲销的应收账款在以后又收回时进行会计处理。年末，根据应收账款的余额、账龄或本期的销货收入来分析确定本期应计提的坏账准备金数额。v9销售调整顾客如果对商品不满意，销售企业一般都会接受退货，或给予其一定的销售折让；顾客如果提前支付货款，销货企业可能会给予其一定的销货折扣。发生此类事件时，必须经授权批准，

6、并确保与处理此类事件有关的部门和职员各司其职，分别控制实物流动和会计处理。第二节 销售业务的风险 v1销售行为违反国家法律法规，可能受到行政处罚或法律制裁而造成经济损失和信誉损失。每日新报2001年9月24日讯，麦科特公司上市前三年虚构利润9320万港元，涉及伪造海关印章；深圳华鹏会计师事务所、广东大正联合资产评估有限责任公司、广东明大律师事务所、南方证券有限公司为其出具了严重失实报告或相关文件。该新闻发言人指出，中国证监会于2000年11月对麦科特利润虚假问题进行立案调查。现已查明，该公司通过伪造进口设备融资租赁合同，虚构固定资产9074万港元；采用伪造材料和产品的购销合同、虚开进出口发票、

7、伪造海关印章等手段，虚构收入30118万港元，虚构成本20798万港元，虚构利润9320万港元，其中1997年虚构利润4164万港元，1998年虚构利润3825万港元，1999年虚构利润1331万港元。为达到上市规模，将虚构利润9000多万港元转为实收资本，以及虚制会计凭证、会计报表、隐匿或者故意销毁依法应保存的会计凭证。v2销售合同协议签订未经正确授权，可能导致资产损失、舞弊或法律诉讼；销售管理不科学合理，致使销售不畅，库存积压，可能导致企业经营困难。v3信用政策管理不规范、不科学，会影响销售款项及时足额收回，可能导致企业资产损失。v4销售未经适当审批或超越授权审批，如出现操纵价格等现象，可

8、能导致重大差错、舞弊、欺诈行为，致企业利益受损。v5销售业务会计核算的真实性。营业收入通常存在高估的风险，客户可能会通过虚构销售业务来粉饰其经营成果，以达到上市、融资或增加贷款等目的。如虚构销售业务通常会虚增应收账款，并进而虚增资产总额。 v6. 应收账款和应收票据管理不善，账龄分析不准确，坏账准备计提金额不合理，可能由于未能收回或未能及时收回欠款而导致收入流失，或因过度计提坏账准备，以粉饰其经营成果，同样会造成资产损失。第三节 销售业务内部控制环节 v1不相容职务分离控制（1）接受客户定单与负责最后核准付款条件人员的职务相分离。付款条件必须同时得到销售部门和专门追踪、分析客户信用情况的信贷部

9、门的批准。（2）发货通知单编制与执行存货提取、产品包装和托运工作人员的职务相分离。（3）发票填制与发票复核人员的职务相分离。（4）办理退货实物验收与退货账务记录人员的职务相分离。（5）应收账款记账与应收账款核实人员的职务相分离等。 v2客户订货单控制销货部门收到客户的购货定单后，首先应送交企业的信用部门办理批准手续。v对于先前与企业有成交记录的客户，信用部门主要对本次购货定单的数量进行检查。如果购货定单所需要的数量突破历史记录，则信用部门应要求客户提供的近期的会计报表，根据客户近期的财务状况决定是否接受定单；v对于新客户提出的购货定单，信用部门必须要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和会计报

10、表。通过分析其资信情况和会计报表决定是否接受其购货定单，以及允许的信用限额。信用部门的批准必须有经过信用部门负责人或其他被授权人签字同意的书面证明才有效。v接受现销的购货定单仍需要得到销售部门负责人的签字同意。v对收到的每一份购货定单必须登记在购货定单登记簿上。v在业务成交后，对销售执行情况和客户支付情况也应在购货定单登记簿上作出记录。 v3折扣和折让控制企业应制定较为详细的折扣政策和规定v对于商业折扣应详细列明客户可以享受折扣的条件、不同数量和品种的购货定单可以享受折扣的比例等。v对于现金折扣应详细列明适用的范围和不同支付时间可以享受的折扣比例等。v任何折扣政策必须得到最高管理部门的批准，销

11、售部门在销售业务中应严格执行折扣政策。对于偶尔发生的折让要根据客户的抱怨程度和对其提出的异议进行分析确定。对于客户提出的折让要求，企业也可以对其提出的理由加以记录，并派人核实，然后由一个被授权人来复核客户提出的理由和企业调查的结果，以便决定在特定情况下给予客户特定的折让金额。任何折扣和折让的批准文件应记录在事先连续编号的折扣、折让事项备忘录上，并由专人进行定期的检查。v4发货控制即将每个客户的购货定单登记在企业内部统一格式的发货通知单上，使用发货通知单控制整个销售业务的执行程序。在编制发货通知单前，销售部门应事先向发货部门询问所订购的货物是否有库存。若无库存应写暂无供应单并通知顾客。若有库存应

12、及时编制发货通知单。发货通知单必须在事先进行连续的编号，在执行后应归档管理，并由专人对其进行定期的检查。此外，在正式执行发货通知单之前，企业应根据需要将发货通知单同客户进行证实，避免执行发货通知单后，由于客户改变或取消定单而发生损失。v5销售控制销货控制的方法与程序为：仓库部门在取得发货通知单后，按照发货通知单要求发货。同时，填制相应的发货及有关货物的包装记录。运输部门根据仓库部门转来的发货通知单及销售部门填制的装运单后，按照要求运出货物，并做好相应的记录，以便日后检查。v6销售发票控制（1）对开票依据的发货通知单等连续编号，保证所有发出货物均已开出发票。（2）对照发票中的客户名称与主要客户一

13、览表或客户购货定单，检查发票中的客户名称与主要客户一览表或客户购货定单，检查发票所列货物数量是否与发货单载明的实发数量记录和完成的劳务数量记录相符合。（3）检查发票价格是否以信贷和销售部门批准的金额和价格目录为依据。（4）核对所有发票定期加出的合计金额与应收账款或销货合计数等。v7收款业务与应收账款的控制收款环节的主要控制目标是完整地记录各种现金收入，并保证这些收入的安全和完整。（1）应收账款的记录必须以经销售部门核准的销售发票和发运账单等为依据；（2）根据应收账款明细账定期编制应收账款余额核对表，并寄予客户请其认可；（3）由不同职员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记应收账款总

14、账和明细账；并由其他职员定期检查核对总账和明细账户的余额；（4）由信用部门定期编制应收账款的账龄分析表，并指定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取货款；（5）应收账款的各种贷项调整（包括坏账冲销、折扣或折让等）必须经财务经理授权批准。v8退货理赔控制（1）清点货物。即由收货部门对客户退回的货物进行验收，清点、检验和注明退回货物的数量和质量。（2）填制退货接收报告。详细列明客户名称、退货名称、数量、日期、退货性质、原始发票号、价格以及一般情况的说明和退货理由等。（3）调查原因。收货部门收到并清点检验退回的货物后，应由顾客服务部门对客户的退货要求进行调查，并将调查结果和意见记录在退货接收报告

15、上。同时，交由信用、会计和销售部门核准。（4）核准退货。即由销售部门决定退货理赔。同时，将批准书附录在退货接收报告上。（5）调整记录。即由销售部门人员填制和邮寄贷项通知单，并附录在有关分录凭证上，作为记入应收账款明细分类账的附件。对批准的退货应及时入账，以便及时调整营业收入和应收账款的余额。 v9销售预算控制企业可以通过编制销售预算及将销售预算同实际销售情况的比较来全面控制营业收入环节的各种业务。销售预算一般由销售部门编制。销售预算中的各项数据应有详细理由说明，并接受企业主管的严格分析论证，以便使预算成为日后控制销售业务真正有用的工具。销售预算编制后，销售部门经理应定期将实际的销售收入（包括金

16、额和数量）同预算进行比较。财务部门经理应定期将实际毛利同预算进行比较，将实际发生的冲销项目、贷项通知单等同历史资料相比较，各种比较结果应作详细的分析说明后上报企业主管。对实际销售同预算之间的重大差异，企业主管应指定专门人员进行调查。企业主管还应定期召开由销售部门、信用部门、会计部门经理参加的会议，讨论公司的销售趋势，以便及时修正销售预算和不断激励开拓新的销售市场；讨论各种重大的拖欠账款，以便及时采取相应的措施。 鉴别发票方法 v （1）不开发票。这种情况多发生在罚没收入、提供劳务和出售账外物资等活动中。或者按领导旨意不开发票，交存“小金库”或私自瓜分。v （2）开白发票。俗话叫打白条，即在白纸

17、上书写证明收支款项或领发货物的字样。有一些企业以收据代替发票，或以发票存根联、记账联冲作报销单。还有的企业不按规定用途开具发票，用饮食发票代替零售批发的商业发票。v （3）虚开发票。目前某些企业为了入账方便或个人牟求私利，采取在发票上虚列商品名、虚报价格、数量、日期等以此蒙混过关。v （4）阴阳发票。也称大头小尾发票，或叫阴阳术，即将发票的存根联、记账联、收款联和报销联，前后填开不一致的数量和金额，并将差额挪为他用。v（5）金蝉脱壳。有些企业，在办理税务登记、领购发票后，经营一段时间后，踪影全无，变成了逃亡户，发票也不知去向。由于发票是税款的变相体现，它的丢失意味着税款的流失。v （6）开票中介。有的不法商人成立所谓的公司，以出售增值税专用发票为生，赚取一定数额的手续费。v （7）拒开发票v 有些个体户，在生产经营中，以没有发票为由，拒绝给购买者开具发票；或者以降价手段诱惑消费者，以达到不开发票少缴税款的目的。v （8）黑市交易。常常有一些票贩子聚集在车站、码头、地铁等公共场所，私售一些非法发票，种类由餐饮业发票到增值税专用发票，一应俱全，给国家造成严重损失。v （9）以假乱真。在上述黑市交易中，有许多假的增值税专用发票。有些企业无视税法的严肃性，购买一些假发票入账，结果势必给企业带来很大的危害。