三级秘书录像真题分析教学总结.docx

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1、精品名师归纳总结情形一秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室, 环境干净, 但的面有暴露的电源线。门口有灭火器。电话铃响下, 钟苗准时拿起听筒：“你好！ 伟南公司。 ”听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗,我一会儿要去天的公司联系业务,你给我开张介绍信。”“好的。 ”钟苗答道, “别忘了填张用印申请单。 ”周伟： “好的。 ”电话铃又响了,钟苗准时拿起听筒： “你好！伟南公司。 ”听筒中传来张总的声音： “钟苗,今日下行我临时有个会议, 原定召开的各部门经理睬议挪到明天下午吧, 时间的点不变, 你支配一下。 ”钟苗： “好的。我立刻支配。 ”放下电话,钟苗从文件夹中抽出 “上司工作日

2、志 ”,在上面做了修订。又抽出 “个人工作日志 ”做了修改。钟苗拿起电话,拨号。钟苗： “后勤吗？我是钟苗,今日下午的会取消了,就不用会议室了。会议改在明天下午举办,我预订一下会议室。时间仍下午两点钟。 ” “好的,感谢啊！ ”钟苗放下话筒。“得赶忙通知各位经理。”钟苗自语道。她连续拨电话：“销售部吗？请问赵经理在吗？ 赵经理,我是钟苗,今日下午的会议取消了,改在明天下午进行”情形二钟苗连续整理文件。周伟推门进来,把用印申请单递细钟苗。周伟： “这是用印申请单。”（特写）伟南公司用印申请单文件标题介绍信发往单位天的公司份数1用印日期2006 年 10 月 22 日用印申请人周伟批准人备注钟苗接

3、过来看了看,说： “哟,你们部李经理没有签字,我不能给你盖章。”周伟有些焦急, “我已经跟李经理说过了,他同意了。”“别急,我问一下。 ”钟苗说着拨通了李经理的电话。钟苗： “李经理, 周伟去天的公司联系业务需要开介绍信,您没有在用印申请表上签字,您看怎么办？ ”李经理： “噢,这事我知道。我正在开会,你先给他开介绍信,一会儿我补一下签字。 ”钟苗： “好的。 ”钟苗顺手从桌子上的文件夹中取出介绍信,填好相关内容, 然后从抽屉里拿出印章。 （特定：章的位置正确,骑年盖月,但章盖倒了。）钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。 ”谢“谢！ ”周伟接过来看了看, “钟苗,能不能给我开几张空白介绍信,每次都

4、要找经理签字,太麻烦了！”钟苗一边在文件夹中找“用印登记本 ”,一边回答： “这唯恐不行,你用的时候再来开就是了。 ”“那好吧。 ”周伟无奈的说, “我走了啊！再见！ ”钟苗： “再见。 ”钟苗翻开 “用印登记本 ”,依据 “用印申请表 ”在上面进行登记。1、秘书着装正确。对2、电源线暴露,存在安全隐患。错可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结3、放置灭火器,有安全意识。对4、接听电话准时。对5、电话应答语正确。对6、知道用印需要填定申请单。对7、能够对工作日志准时进行修改。对8、能够治理上司工作日志。对9、能够准时预订会议室。对10、能够准时将会议变动信息通知相关人员。对11、用印

5、申请表上必需要有负责人签字。错12、遇到不明确的情形,能够主动向上司请示核准。对13、介绍信应放在加锁的抽屉里,随用随开。错14、印章必需要加锁保管。错15、文末落款位置正确,骑年盖月。对16、文末章盖倒了。错17、没有盖骑缝章。错18、不能开空白介绍信。对19、用印后能够进行用印登记。对2006 年下半年国家三级秘书资格情形录像题和答案情形表达：宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。 办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声,高叶左手拿起电话,右手预备记录：“喂,你好,这是宏远公司。啊,王总

6、,我是小高 嗯 好,行,可以！没问题,您放心好了。再见！”挂下电话。 高叶看了一下手表,拿起电话拨打：“喂,钟秘书吗？我是高助理,现在是9 : 30,请通知销售部吴经理、公关部马经理,仍有保卫处的方主任,10 : 00 到 1 号会议室开个碰头会。好,就这样。再见！ ”高叶挂上电话。会议室的时钟指着9 : 50 ,高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶： “怎么仍不亮啊？钟秘书,这个投影仪有问题啊！你通知一下行政部的技术人员,立刻过来检查一下,别耽搁了开会。”钟秘书出去进来一位技术人员。检查后说没问题了。钟秘书进来： “好了吗？高叶： “应当没问题。把开会的相关资料预备好,立刻要开

7、会了。1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议,两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶： “今日会议的内容是这样的,我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段,这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情形,请大家看一下相关录像。 ”这时会议室的多媒体屏幕上显现图像,继而图像消逝。高叶连续发言： “下周一,威世公司亚太的区总裁要来我公司考察,王总托付我跟大家一起在此前筹备一个小型的展现会。这个展现会肯定要给外商留下深刻的印象,而且要花费少。我们大家争论一下。马经理： “我有一个建议。作为公司内部的展现会,我们没有必要在外面租场的,可以把那个荣誉室布置成

8、展现厅,这样既可以节省开支, 又能让外商体验到我公司的工作气氛,成效肯定好,事后复原原样就行了。怎么样？可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结高叶边记录边接着说：“大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得了？吴经理： “立刻要开人大会议了, 荣誉室是人大代表常参观的的方,这样换来换去不太便利。公关部出去租个的方并不费事吖。马经理听后,气冲冲的扫了吴经理一眼,从座位上站起来反对道：“出去租的方就会离公司太远,既不合适又花钱。”说完要走,高叶赶忙摆手示意他坐下。高叶： “马经理是为了节省开支,吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作,各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象,又要花费少的要求来看

9、, 他也有把荣誉室临时布置成展现会的意思,只是担忧实施起来有困难。这就需要我们多想方法。我想,只要大家分工协作,展现会后能尽快复原荣誉室,是完全能够做到产品展现和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任,你们觉得怎么样？方主任：“没问题。 ”高叶对着马、吴两位经理：“那你们二位了？吴经理有些将就： “行。马经理点头说： “可以。高叶： “那好。展览会的场的布置和宣扬工作由马经理负责,吴经理负责供应相关的技术资料和产品样品,方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么看法吗？大家说： “没看法。高叶边整理材料边说：“好,事情就这么定了。散会。”众人离席。高叶： “吴经理,稍等,能不能再麻烦您几分

10、钟？您请坐。高叶示意吴经理坐下,说：“马经理年轻,有时说话比较冲,其实他仍是动了脑子的。吴经理： “小高吖,我在这个公司二十多年了,你不是不知道,就没见过这么自以为是的人。他眼里仍有谁吖？高叶端了杯水给吴经理：“吴经理,您先喝水。这话又说回来了,谁都年轻过啊！我刚来的时候,不也和他差不多吗？要不是您手把手的教我,我哪有今日啊！吴经理： “真不愧是经理助理,都会拐弯抹角的做我的工作了。高叶： “哎,您是老同志,对我们年轻人仍要多帮忙。我有说得不对之处,您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理：“嘿,我要不懂得这点道理,四十多岁就白活了。好了,我该走了。高叶站起：“那行,您多休息。今日仍

11、真感谢您了。”两人离开会议室。数天之后,办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“噢,王总吖,小钟接上您了？行,我们都布置好了,一小时后您直接到会场吧。您放心好了 再见！吴经理,方主任,钟秘书走到高叶身旁。方主任：“高助理,会场布置得真不错,挺像回事的。这时保安慌张的跑上楼来：“高助理,高助理,有辆大卡车坏在大门口了,影响了交通的出入。高叶听后说： “噢,我的应急方案里应当有这项吧？方主任： “对,可以从西门进来。高叶叶：“噢,西门？那边路有点窄,你赶快派个人引导一下吧,别把绿的轧坏了。方主任：“行。 ”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“走,看看会场去。试卷情形分析：该情形题涉及到办公环境治理、会

12、议治理、商务沟通等方面学问。一、办公环境治理办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求：1 在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物。2 做好室内通风和温湿度的调剂。3 防止光线太弱或过强。4 保持室内干净和安全。 录像中高叶的办公室缺少绿色植物,办公桌零乱, 文件随便堆放在可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结椅子上是错误的。办公自动化设备摆放合乎规范,室内光线自然是对的。二、会议治理（一）会前在会议召开前, 秘书要依据会议需要做好预备工作。 录像中高叶对碰头会的预备仍是比较充分的。表现在：其一,依据

13、王总的指示拟定会议议题 商议小型产品展现会事宜。其二, 确定参加人员 销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等。其三,确定会议的详细时间和的点 10 : 00在 1 号会议室。 其四, 把开会的时间的点通知到每个人其五,提记录, 把握好会议进程,处理好突发大事等等。录像中高叶做得仍是比较好的。其一,大家入座后即宣布开会,明示会议议题,要求大家发表看法。其二,能把握会议进程：争论一归纳一统一看法一布置任务一宣布散会,整个会议紧凑且效率高。 其三,支配钟苗秘书做好会议记录。 其四,能处理突发大事, 即当吴、 马两位看法不和时能准时加以禁止和引导,化干戈为玉帛。但是,高叶会前检查的多媒体设备直到散

14、会也不见其发挥作用,不知是没预备好资料仍是忘 了。这一点明显是错误的。（三）会后会议终止后, 秘书仍有很多工作要做。 就高叶召集的 “经理碰头会 ”而言,要关闭多媒体设施, 整理睬议室, 落实会议精神, 检查工作进展情形。 录像中高叶能亲自检查会场布置情形,对。至于关闭多媒体设施和整理睬议室,因自己忙于与吴经理个别交谈,可支配钟秘书去做。三、商务沟通办文、 办会、办事都离不开沟通。有效沟通对推动各项工作顺当进行有重大作用。秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。横前到会场检查多媒体设, 备情形,发觉问题立刻请相关人员检修。这些都是做得对的。（二）会中在会议期间,秘书也有很多工作要做。就高叶召开的“部

15、门经理碰头会 ”这种小型会议而言, 要支配好座次,宣布会议议题,做好会议或通知、会议和演示等形式。上行沟通主要实行 当面汇报、听取看法、设看法箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。如何实现有效沟通？第一要敬重对方。要以公平敬重的态度让对方进入轻松的、无障碍的沟通。其次要懂得对方。要通过换位摸索、现身说法使对方心悦诚服。录像中高叶在与会人员之间显现冲突冲突时,能运用柔性治理策略积极化解冲突,会后能主动找受委屈一方 吴经理面对面的沟通, 沟通中又能敬重对方, 并通过换位摸索、 现身说法化解对方的心理障碍, 化被动为主动,这些都是对的。参考结论：1 办公室内缺少绿色植物,错。2 办公室内环境自然,能用

16、窗帘遮住强光,对。3 将电脑、打印机等用电设备放置在一起,便于电源接线和治理,对。4 办公桌未加整理,桌上、椅子上堆放文件,错。5 电话铃响三声内接听,用语规范,对。6 一边接电话一边记录重要信息,对。7 对总经理布置的工作能立刻落实,对。8 能快速确定会议议程、会议时间、会议的点及与会人员,对。9 能支配钟秘书将“碰头会 ”的时间、的点通知到每个与会人员,对。10 提前进入会场检查并调试设备,对。11 能在会议中先宣布会议议题,引导大家充分发表看法,对。12 能在与会者之间显现冲突冲突时采纳柔性策略化解冲突,保证会议顺当进行,对。13 能在会议中支配钟秘书做好会议记录,对。可编辑资料 - -

17、 - 欢迎下载精品名师归纳总结14 预备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用,错。15 能准时总结会议发言,形成会议决议,并责任到人、分工明确,对。16 留意横向沟通,使员工为共同目标而合作,对。17 以面谈的形式与吴经理进行横向沟通,敬重对方,有理有节,对。18 在小型展现会举办前能对会场进行现场检查,对。19 有处理突发大事的应对才能,对。一、常常在录象题中显现的问题包括以下几点：1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置 /清洁 /办公用品的摆放 /、整齐、卫生、光线、绿色植物等。2、职业形象。包括坐 / 站/走姿等 /服饰等方面。3、接待方面。环境情形、办公用品的预

18、备情形、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。4、沟通方面。包括沟通的基本技能、详细技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法,语言等等。6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议和谐、商务活动和旅行的工作事宜等。7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息治理、信息开发工作等等8、办公室事务治理。库存治理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的选购等。第一 ,上班前预备时间不足 ,并在匆忙中将篮球带入办公室。错;其次 ,办公室物品摆放零乱。错;第三 ,穿运动服进领导办公室,不符合企业秘书的着装要求。错;第四 ,在领导的要求下能快速赶到。对;

19、第五 ,公司支票掉在办公室的上,马虎。错 ;第六 ,进领导办公室先敲门 ,有礼貌。对 ;第七 ,主动征询领导的看法并做好记录。对;第八 ,准时为领导决策供应合适的建议。对;第九 ,为来宾预备的礼物既有纪念意义又有档次。对;第十 ,出领导办公室不关门。错;第十一 ,提前预订酒店并进行确认。对;第十二 ,能重视来宾的安全保卫工作。对;第十三 ,请下属帮忙购置赠送来宾的礼物,留意了人力资源的配置。对;第十四 ,介绍信写法不规范。错 ;第十五 ,印章没有盖在署名上。错;第十六 ,公司印章任凭放在办公桌上 ,没有做好安全工作。错 ; 第十七 ,与来宾秘书进行准时的信息沟通 ,做好接待工作。对 ; 第十八 ,接待方案周详 ,并能提前请领导确认。对 ;第十九 ,能依据实际情形修改接待方案 ,有敏捷性。对 ;其次十 ,对来宾接待中的设备需求考虑周到 ,并能准时做好预备。对。可编辑资料 - - - 欢迎下载