集团子公司采购监控制度.docx

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1、精品名师归纳总结目录第一章总就 2其次章组织与职责 2第三章选购操作规范3第四章供应商治理 6第五章附就 8附录一：供应商基本资料表8附录二：供应商调查表（范例）9附录三：供应商评判表10附录四：材料选购方案（以半年为例）11附录五：定购单12可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第一章总就第一条为了加强天能集团（以下简称“集团”） 对选购与付款的内部掌握，防范选购与付款过程中的差错和舞弊，为生产经营活动的正常连续进行保证低价优质的物资供应，特制订本制度。其次条本制度适用于整个集团所属各单位，适用于集团全部物资（包括原材料、帮助材料、机器设备及其备品备件、修理材料以及办公物资）的选购

2、。其次章组织与职责第三条各分子公司的选购部负责所在公司全部物资的选购，集团总部的选购由天能电池有限公司选购部代为履行。第四条集团业务监控中心负责对各分子公司的选购过程进行监控，每季 度重点检查各分子公司大宗选购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。第五条各分子公司实行统一选购，将不同物资选购进行归口治理：（一）生产用原材料、帮助材料及劳保用品由生产部负责向选购部提交物资需求方案。（二）办公用品选购由办公室负责向选购部提交物资需求方案。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结（三）生产设备、备品备件由设备部负责向选购部提交物资需求方案。（四）集团总部的选购由总裁办统一负责向天能

3、电池有限公司选购部提交物资需求方案。（五）其他特殊物资由需求部门负责向选购部提交物资需求方案。第六条假如公司所选购的物资属于专业技术物资（如设备、特殊材料 等），就应由相应部门协作选购部来完成选购。假如是重要和技术性较强的选购业务，选购部应当组织相关专家进行集体论证，必要时选购监控经理应当到场参加决策，并将决策结果提请业务监控副总审核、集团总裁审批。第七条集团的月度物资需求方案经业务监控中心审核、业务监控总监或集团总裁审批后，由总裁办负责在每月的25 日报送到天能电池有限公司选购部实施选购第八条分子公司各部门的月度物资需求方案应在每月的25 日分别报送到选购部， 选购部经理初步审核后， 汇总后

4、报送集团业务监控中心选购监控经理（以下简称“选购监控经理”） 审核，然后经总经理审批后由选购部进行综合平稳并实施选购。第九条非方案性（预算外）的暂时选购同样依据上述程序执行，同样依据审批权限进行审批，具体见天能集团财务授权表。第十条公司选聘选购人员必需同时看重业务素养和职业道德，并依据具体情形对选购人员进行岗位轮换以防止风险。第三章选购操作规范可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第十一条申购：（一）集团总裁办、分子公司各部门所需物资申购均须事前填具选购申请单，进入选购审批程序。（二）紧急选购申请单应优先办理。（三）接到撤销通知的选购申请，应快速处理，在选购方案中删除。（四）无法于需

5、用日期办妥的选购申请，选购部必需准时通知申购部门。第十二条询价与洽谈：（一）选购部应向供应商具体说明品名、规格、质量要求（及其他特殊要求） 、数量、交货期、交货的点、付款方式。（二）选购部应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行选购谈判。（三）选购部应尽可能留意寻求需购物资的低价优质替代品，并与申购部门沟通确定。（四）对于同规格的产品选购， 选购部至少要挑选三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。在给各供应商的询价单上应具体注明质量、交货期、退换等条款。（五）在其他交易条件基本相同的时候，选购部应第一依据集团统一的“选购比价系统”平台确定基本

6、的价格，然后以此为基础依据报价高低挑选最终的供应商。第十三条订购：（一）通常情形下，选购部向供应商下订购单（与申购单保持一样）进行选购。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结（二）对于需要预付定金、需要长期供应的物资、选购金额在 元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的选购，选购部在获得相应的权限审批后应与供应商签订选购合同， 然后将选购合同分别报送公司财务部、集团选购监控经理备案。第十四条收货：（一）选购物资到达公司后，选购部应进行具体核对以确认是否与订购单所列内容一样，并准时通知申购部门、质量部门和仓库验收。（二）所购各种大宗原材料和设备必需有合格证、使用手册等相关具体资料。

7、（三）原辅材料入库前，选购部填具报验单 ，报质量部门检验合格后负责办理入库手续。（四）其他物资需经申购部门验收合格后由选购部负责办理入库手续。（五）假如到货没有达到规格和/或质量要求而需要退货时，选购部负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。第十五条付款：（一）相关选购人员必需核对发票台头、金额及其它内容是否相符，然后填写付款申请单，随附选购合同、入库单和有效发票，经选购部经理、主管副总审核、总经理审批后到归口财务部办理付款。（二）财务部依据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续（详见天能集团财务监掌握度 ）。（三）选购部协作财务部，定期与供应商核对应对账款、应对票据、预付账款等

8、往来款项，如有不符应查明缘由并准时处理。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第四章供应商治理第十六条建立供应商档案：（一）分子公司选购部负责建立供应商档案，相关部门（如申购部门）予以协作。（二）选购部对每个选定的供应商必需建立详尽的供应商档案，内容包括：供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所供应的合格证明、价格表及相关资料。（三）选购部应准时依据情形变化更新供应商档案。（四）供应商档案由选购部经理负责治理，未经选购部经理答应，不得任凭查阅。（五）选购监控经理保留供应商档案备份，必要时可以向相关选购部经理提出质询。第十七条供应商调查：（一）凡欲与公司建立供应关系而且符合

9、相关条件的厂商都应填写供应商调查表，作为公司挑选供应厂商的参考信息。 供应商调查表 由选购部经理审核。（二）选购部应随时调查供应商的进展动态及产品质量，依据供应商调查表每季度或半年复查一次，依变动情形更新原有资料内容。第十八条需要更换供应商时，选购部出具供应商审批表，提请选购监控经理审核后报总经理审批。一般在以下情形下考虑更换供应商：（一）原有供应商不再能符合公司的要求。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结（二）新供应商的相关条件更适合公司的需求。（三）原有供应商由于各种缘由拒绝供货。第十九条样品的检验：（一）对通过初审的供应商所送检的样品（应附带完整的检验报告及合格证明等资料），

10、必需经质量部门及其他相关部门进行各项指标的检验、检测。（二）样品检验合格的供应商方可向公司供货。（三）假如样品检验结果不合格，选购部应要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者，选购部可以取消其入选供应商资格并准时向业务监控总监通报。其次十条签订供货合同：（一）物资选购采纳订单选购或合同订货的方式。（二）选购部依据供应商的资质来签订不同条件的供货合同。对于供货信誉好，资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应稳固。对于一般资质的供应商，选购部每次以下定购单的方式进行选购。（三）假如是假如供应商是代理商而非生产厂家，选购部必需与其签署质量保证协议 /条款。（四）小额零星物品

11、的选购可以采纳直接购买的方式，但选购部也须事前进行质量和价格的评估。其次十一条供应商掌握：（一）在每批物资供货终止后，选购部负责依据质量部门供应的各项检验数据将供货情形记入供应商质量档案 ，作为日后评审供应商业绩的依据。（二）假如供应商供货不合格或供货不准时，选购部通知其进行整改。假如 在一年中显现多次质量变动或拖延交货，选购部应提请选购监控经理审核后报送可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -总经理批准取消其供应商资格。其次十二条供应商业绩考评：选购部每半年整理供应商供货记录，按其供应业绩区分不同等级并制订相应

12、的选购政策。第五章附就其次十三条 本制度经集团公司董事会批准后发布执行，集团业务监控中心负责制订、修改并说明。此前有关集团公司对控（参）股公司治理的规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。其次十四条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团公司的有关规定。其次十五条本制度从下发之日起执行。附录一：供应商基本资料表填表：审核：日期：名称与编号：的址：法人：联系人电话传E-mail网址真可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结公资本额司机万元器名称台数厂牌规格购入时间购入成性能本可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料

13、名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结概建厂登记日期况年月设日备可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结营业执照往来银行开头往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结材材料名称供应厂商备注料来源职能人数干部数员工数高校员工高中以平均上月薪可编辑资料 - - - 欢迎下载精品

14、名师归纳总结名称比例名称比例名称比例名称比例主主要要产客品户附录二：供应商调查表（范例）供应商名称：年月日项目调查项目内容明白程度状况材料1 您对开发部门样品确认流程是否明白？明白不明白恳求当面沟通明白零件2 您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结确认样品是否明白？明白不明白恳求当面沟通明白可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品

15、名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结3 您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质治理之用？有保留未保留恳求当面沟通明白可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结品质1 您对本公司品管部质检验标准与方法是否明白？明白不明白恳求当面沟通明白验收2 管制3 1 贵公司目前产量足以应对本公司需求吗？可以不行以需设法补偿选购2 合同3 1 您对本公司的付款条件、手续是否明白？明白不明白恳求当面沟通明白请款2 流程3 1 您对品质有疑问时，会主动找哪一部门或主管？品管开发选购总经理售后2 服务3

16、您对本公司的建议事项建议事项【注】本表由供应商填写附录三：供应商评判表年下上 半 年厂商名称厂商编号的址选购材料评判项目品质评判交期评判价格评判服务评判其他合计得分可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -月月时月月间月月得分总和平均得分评判等级处理看法：制表：审核：审批：附录四：材料选购方案（以半年为例）可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师

17、归纳总结材规单全料年单金每月采购计划1 月2 月3 月4 月5 月6 月可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 11 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结名格位采价额购量数金数金量额量额数金数金数量额量额量金数金额量额可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结制表：审核：批准：日期：附

18、录五：定购单请购单号：日期：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 12 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -厂商订购内容项次物料名称编号料号单位的址订购数量单价金额电话交货日期数量123456合计可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结合计金额（大写）万仟佰拾元交货的点可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结交易条款一、 交期承制厂商须依本订单交期或本公司选购部以电话或书面调整之交货期，如有延误， 每逾一日扣该批款的% 。二、 品质1 依照图纸要求。2 进料检验：依本公司规定。三、 不良处理1 经检验后之不合格品，应于三日内取回，逾时本公司不负责。2 如急用需选别，所产生之费用，依本公司之索赔标准计费。四、 附件1 产品图纸：张2 检验标准：份备注：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 13 页，共 13 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载