采购管理制度 2.docx

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1、精品名师归纳总结第六篇选购治理制度目 录1. 总就2. 选购委员会及其会议制度3. 供应商治理方法4. 原物料选购治理方法5. 原物料接收和退货治理方法可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结第六篇 选购治理制度1. 总就1.1 目的为使本公司原物料的国内外选购作业有所遵循，准时供应适质， 适量，适价的原物料，特制定本制度。1.2 范畴凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品等选购业务中，有关询价、议价、选购等作业,均适用本制度 。1.3 选购部门及权限的划分1.3.1 公司原物料的选购方案、 价格、策略等均由选购委员会决议。1.3.2 暂时的、紧急的选购，由使

2、用部门提出申请，选购部负责询 价，呈总经理签准。1.3.3 具体选购业务由选购部负责执行，而特定仪器、设备之选购 须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。1.4 选购工作基本原就可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结1.4.1 选购委员会是公司在原物料选购过程中的最高决策机构。1.4.2 公司的总经理是选购委员会会议决议的最高执行者。1.4.3 公司的财会部门必需对选购业务与选购委员会会议决议是否 相符，予以充分的反映和监督。1.4.4 品管部门必需对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。1.4.5 选购部门必需依据选购委员会的会议精神， 多途径，少环节， 货比三

3、家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供应。1.4.6 选购委员会会议须定期与不定期召开。例如，依据年、季、 月销售和生产目标应定期举办。依据原物料的选购特点及资金调度情况应不定期的举办。1.4.7 选购部门必需定期作出市场，供货，存货，选购等分析，并 准时提交选购委员会。选购部应对供货市场，供应商情形， 需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、 原物料耗用情形等作出定期分析。1.4.8 选购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应对货款和商务可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结处理等资料 .1.4.9 选购部应定期对选购人员进行业务培训和考核，以提

4、高选购 人员的业务才能和思想品德水平。1.4.10 原物料选购须遵循“货到付款”的原就，严格掌握原物料预付货款。2. 选购委员会及其会议制度2. 1 目的选购治理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特殊在原物料成本占据销售成本75 85% 左右的行业，原物料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：(1) 奠定稳固的选购治理工作基础。(2) 提高选购治理水平。(3) 降低选购成本和储存费用，合理使用资金。2. 2 选购委员会的组织及职责可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2.2.1 公司设立选购委员会，由总

5、经理，副总经理，选购部经理， 生产部经理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任选购委员会主席，选购部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。2.2.2 选购委员会职责：(1) 拟定原物料的选购政策并确保政策的适当执行。(2) 依据本公司的质量标准，确保原物料的品质及合理的价格。(3) 审核打算选购的时机、价格及数量。(4) 和谐、解决影响选购实施的重大问题。2.3 选购委员会组织的运行2.3.1 每月定期召开选购委员会会议选购委员会会议是日常选购治理工作之一，由会议争论打算采购委员会召开会议的固定时间， 并相应的要求有关部门定期供应分析资料，以供会议争论和决策。2.3.2 不定期召开

6、选购委员会会议对选购治理过程中的特殊事项， 例如：原物料市场急剧变化时。经采购可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结委员会成员的提议，应暂时召开选购委员会会议。2.3.3 开会的法定人数为全体委员的三分之二，选购委员会的决议须半数以上人员表决通过， 方可执行。 出席选购委员会会议的列席人员无表决权。2.3.4 选购委员会召开会议时， 选购委员会成员如无法参与， 应授权代理人员参会。2.3.5 会议主持人为选购委员会主席， 主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。选购部经理负责会议的召集。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2.4 选购委员会会议的内容及程序2

7、.4.1 选购部经理报告以下情形：(1) 上次会议决议事项的执行情形。(2) 原物料的库存量、在途量。(3) 原物料的市场行情猜测动态，公司应实行的措施。(4) 月原物料选购方案及资金需求方案。(5) 选购部外欠货款情形。(6) 选购实施中需和谐解决的问题。2.4.2 选购委员会对选购部报告内容进行争论并做出打算。2.4.3 会议决议事项由选购部经理记录，整理后呈选购委员会主席核准。2.4.4 选购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员,并负责决议案的执行。2.5 选购委员会掌握要点2.5.1 对选购过程中发生的重大选购事项，必需由选购委员会争论打算。2.5.2 原物料价格应在同的区，同行业中

8、保持较低的水平。2.5.3 原物料质量必需在同的区，同行业中保持较高的水准。2.5.4 依据产销实际情形，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。2.5.5 对有预付款的选购，必需事先提交选购委员会争论通过。2.5.6 选购部必需有完整的选购结算档案，并建立有效的选购分析档案。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结3. 供应商治理方法3.1 供应商的选定及指导3.1.1 对于大宗或常常使用的原物料，选购部门应建立相对稳固的供应商， 并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。3.1.2 为确保货源，选购人员对于常常选购的原物料，应查找两家以上的供

9、应商作为储备或交互选购，以稳固货源、降低价格。3.1.3 选定供应商时，应从其供货才能、信誉度、资金状况、解决纠纷才能及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否进展为长期供应商。3.1.4 如供应商为贸易商或代理商时，选购人员应调查其信誉及技术服务才能等，凭以作为判定是否为选购对象的依据。3.1.5 积极向供应商宣扬公司原料品质标准，并在品质及技术服务上赐予必要的帮忙，使其交货准时、品质稳固且符合公司的质量标准。3.2 供应商的治理和分类3.2.1 每一笔选购业务，都要进行选购成本分析，交部门经理批阅后存档以充实供应商的资料卡。3.2.2 供应商的分类。依据供应商的信誉状况、货源稳固性

10、数量、品质 、资金状况、发运才能等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结四大类： A 类指信誉良好、货源稳固、资金充分以及发运通畅的厂商。 B 类指信誉良好、资金充分及发运通畅但货源较不稳固的厂商。 C 类指信誉较好，资金充分或发运较通畅、货源不稳固的厂商。 D 类指资金较充分或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳固的厂商。3.2.3 对于常常显现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期， 售后服务不良等情形的供应商，应立刻通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，选购部应另行开发新的供应商。3.3 供应商的开发3.3.1 选购人员应积

11、极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。3.3.2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行具体评估，打算是否列为供应商。3.4 选购资料及档案治理3.4.1 选购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元 素 采 购 报 表 月 ”、“ 采 购 分 析 报 表 周 、 月 ”、“ 库 存 报 表月”等汇总整理工作，并报告有关领导。3.4.2 市场行情准时明白分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料准时分类储存。3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必需

12、经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。3.4.4 有关选购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经选购委员会主席同意，并登记后执行。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结4. 原物料选购治理方法4.1 方案4.1.1 原料选购方案选购部依据行销部的下个月及下六个月销售方案，品管部据此做出的下个月及下六个月用料方案，生产部供应的上期库存情形表，编制下个月及下六月的原料选购方案。4.1.2 包装物选购方案选购部依据销售部的销售方案、品管部 畜禽部、肉品加工厂 做出的编织袋包装箱用量方案，编制选购方案。4.1.3 劳保用品、办公用品选购方案选购部依据行政部报来的经总经

13、理核准的每季劳保用品、办公用品请购方案，编制选购方案。4.1.4 零配件、药品的选购方案可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结选购部依据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制选购方案。4.2 信息收集与分析4.2.1 选购部应把握主要原料的产的分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料选购分析报表周、月 ”供选购委员会参考以便确定正确选购时机。4.2.2 选购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以明白原料市场行情变化情形。4.2.3 选购部在实施原料选购中，须坚持货比三家之原就，依据供应商

14、历次供货的信誉、交货期、价格、应变才能等因素，选择抱负的供应商及合理的选购价格。4.2.4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，选购部应根 据公司的要求、标准，实行供应商报价，深化厂家明白产品质量等方法， 广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。4.2.5 选购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后， 供应选购委员会争论、决策 ,每种原物料的可选择供应商不得少于两家.4.3 核准4.3.1 选购委员会依据选购部供应的资料及其它方面的资讯，做出选购决策。4.3.2 选购部依据选购委员会的打算，向供应商订货，开“原料选购申请单” 签订选购合同，实施选购作业。

15、可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结4.3.3 选购部须随时留意市场行情变化，如遇价格上涨，就可考虑多进货，如遇价格下跌，就适时要求供应商降价，并准时把握最新价格。4.4 合同4.4.1 全部原料选购都必需签订合同，合同一式三份一份选购部自存，一份交供应商，一份交财会部 。信件和数据电文可以作为合同附件，应留意相互之间时间和内容的一样性。4.4.2 如市场行情发生变化，合同需更换，须由选购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可暂时召集选购委员会争论打算。4.4.3 选购合同内容由当事人商定，应将以下内容明确、清晰、具体写出，不得模糊其辞：标的。 2 数量。 3 质量。 4 价格

16、。 5 包装。 6 交货期限。7 验收的点及方法。 8 交货方式及的点。 9 付款条件及付款方式。10 保险。11 运输损耗的承担。 12 违约责任。4.4.4 全部合同经选购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后如有异议，应按合同法有关规定处理。4.5 交货期掌握4.5.1 合同签定后，选购部必需追踪，督促交货进度。4.5.2 选购部依据原料客户发货情形，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货预备。每月填报“原料选购进度月报表”。4.5.3 每批料收货终止，选购部应对其品质、价格及“合同履行情形”、“采采成本” 进行分析评判， 登记入供应商资

17、料卡内， 作为以后选择供应商之依据。4.5.4 包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，选购部依据库存情形通知供应商支配交货日期与数量。4.6 反常情形处理4.6.1 如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应准时书面通知供应商处理。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结4.6.2 如暂时需选购原物料，就须按以下程序办理：使用部门申请总经理核准选购部询价、比价总经理核准选购部选购品管部或使用部门验收。4.6.3 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。4.7 货款结算4.7.1 选购部依据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料选购

18、用款方案”报财会部筹款，每周应提报“付款方案”报财会部和总经理。4.7.2 一批原物料验收完毕，选购部应准时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。4.7.3 原料的付款凭证有：选购申请单、合同、原料收货报告、发票。物料的付款凭证有：选购申请单、合同、验收单、发票。4.7.4 选购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止显现差错。4.8 带款提货及预付货款治理（本款提货人不得是新进员工）4.8.1 在部分原物料紧急处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需 要带款提货， 其所需货款须由选购部、 财会部和总经理严格审查批准方能办理。4.8.2 带款提货必需确

19、保选购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受缺失。4.8.3 汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经选购部经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。4.8.4 如发生付款后进货量不足等情形造成公司多付款或供应商欠款，选购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采纳法律手段追回。4.8.5 必要的原物料预付货款应遵循以下几点：(1) 必需是信用良好的固定供应商， 对贸易公司性质的供应商不得采纳预付货款的结算形式。(2) 信用良好的第三方为供应商供应担保， 是选购工作者必需努力的工作可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结任务之一。(

20、3) 必需事先派专人， 如派选购、 品管人员一起去实的调查供应商的实物供应，质量保证情形和目前的经济状态等情形， 并将调查报告提交选购委员会。(4) 必需有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必需有明确的交货的点，交货期限，质量标准，和在需方所在的的法院管辖范畴内履约。(5) 预付款的额度掌握， 须由选购委员会会议打算，对每一项预付款都应在会议上专题争论， 予以额度上的限制， 以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应计策。(6) 原物料预付货款支付以后， 选购部和财会部必需同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并依据实际情形按天或周，或旬将记 录提交

21、给选购委员会，直至该合同履行完毕。5 原物料接收和退货治理方法5.1 车站（码头）的接货作业5.1.1 选购人员应准时与供应商商定原物料到达公司的日期，并发出“原料到 货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号） 、件数及总量等，通知储运员、的磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和C车T6_008站（码头）取得联系，作好接收预备。5.1.2 货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船）， 装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明并认真填报“车站（码头）接货原始记录表” 。5.1.3 显现短件、被盗情形应准时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”，快速

22、通知发货单位，并向保险公司索赔。船运显现的短件、被盗、被淋湿等应准时向承运部门索赔。5.1.4 从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿或被盗。如发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。5.1.5 储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表” ，连同原始单据交选购内勤结算。10 / 20可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结5.2 进厂原料收货作业5.2.1 送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求支配停车的点，通知选购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、原料名称、车辆号码，并通知品管部进行3

23、0%抽样。5.2.2 品管员到门卫取“原料取样卡” ,对相应车辆进行 30% 抽样，并将样品带回品管部依据集团品质要求进行品质检验。5.2.3 品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30% 取样人、化验人的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，其次、三联转送选购部，对合格原料即随车作100% 抽样预备。5.2.4 选购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报 告”，并将“原料取样卡”其次联留选购部查存，第三联及“原料收货报告”由客户作进厂凭证。5.2.5 门卫依据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查， 指挥监督客户实施过磅程序。5.2.6 客

24、户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到的磅房进行重车过磅，的磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告” 及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结5.2.7 客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料 库仓管员接收两单，支配卸车并计件。仓管员打印“原料收货报告”工 厂仓库栏。 然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100% 抽样后，随样品带回品管部。5.2.8 客户持“原料收货报告”进行空车过磅，的磅员收回“原料收货报 告”，打印出厂栏，并签字。同

25、时将“原料收货报告”客户联和已盖的磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。5.2.9 门卫凭的磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后， 方可办理出门手续， 放车出门。 客户联由客户留存， 作为售货凭证和结算依据，出门联由门卫收回，并于其次日早上将出门联送交财会部核对。5.2.10 的磅房应准时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。5.2.11 品管部依据 100% 抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给选购部。5.2.12 选购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，准时将品质扣减等内容打印入“原料收货报告”选购栏，并将“原料

26、收货报告”分送有关部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。5.3 原料退货作业5.3.1 对于汽车运输的原料，经 30% 抽样不合格，由品管部在“原料取样卡” 的备注栏注明拒收理由送选购部，由选购部负责处理。5.3.2 对于以铁路运输到站的原料，经30% 抽样不合格，由品管部在“原料取样卡” 的备注栏注明拒收理由送选购部，由选购部负责联系客户洽谈处理看法，对货物存放，选购部和客户针对具体情形商定。5.3.3 对于经 30% 抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：(1) 对于大路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100% 抽样中，如有部分不合格（ 30% 以下），由品

27、管部在“原料收货报告”备注栏中注明退可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结货数量，准时与选购部联系，交选购部处理，选择出来的不合格原料随车退货。(2) 对于大路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100% 抽样中，如不合格原料达到 30% 以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原因，准时与选购部联系，交选购部处理，办理退货。(3) 对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100% 抽样中，如有部分不合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，准时与 选购部联系， 生产部原料库负责退货原料的保管， 由选购部负责通知客户作出处理。(4) 退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误

28、用。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结5.3.4 到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：(1) 依据品管部看法，由选购部通知客户，具体退货数量、退货缘由、在客户确定无异的情形下，由选购部负责和谐处理。(2) 铁运到厂的原料，由选购部依据品管看法，填写进厂原料退货单” 中的“进厂情形”项的内容，并在选购部栏签字。(3) 选购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核实确定无 异议后由品管部签字并交选购部。 选购部将此单交原料库， 同时支配储运空车过磅。(4) 原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。(5) 司机将退货原料过磅，由的磅员填写“过磅单”并将“过磅单”其次联交司机

29、送返原料库，仓管员凭此单填写“原料退货报告单”。(6) 退货完毕，由原料库依据“原料退货报告单”及“进厂原料退货单”中“进厂情形”，填写“进厂原料退货单”中“退货情形”项中的有关内容第一联交选购部，其次联交财会部，第三联生产部留存。(7) 司机将退货原料拉到指定位置后，将“原料退货报告单”交储运核对并签字，司机可凭此单作运费结算，以便选购部和客户处理。5.4 选购物资的验收作业5.4.1 验收前的预备：预备好必要的测量工具、开箱工具、收货记录本、笔等用品。5.4.2 核对资料：核对选购方案、供货合同、技术说明书等的具体要求。对于无方案、无合同的物资仓库治理员应拒绝验收。5.4.3 检验实物：验

30、收最好由两人进行，检验实物时要认真认真验收，物资的数量要采纳方案、供货合同等规定的计量单位，照实记录货物的真实 情形。5.4.4 依据物资验收的情形，作出明确的验收结论：合格或不合格。对于合格的物资应准予入库， 对于不合格的物资应依据不合格物资的处理措施程序进行处理。5.4.5 不合格物资的处理：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结(1) 让有体会的人员参与重验。(2) 通知选购部选购员与货主联系退货、换货事宜。(3) 通知生产部门明白库存情形。5.4.6 关于煤、盐、碱的验收：库管员对于煤、盐的验收，除要求有选购方案外仍应留意以下几点： 送货司机将过磅单交给使用单位（锅炉房、餐厅

31、等） ，使用单位负责验收数量和质量，并在过磅单上签字。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结 购员报帐时，由使用单位主管将过磅单的累积数量与发票验证无误后在发票和过磅单上签字。 选购员到物资库办理报帐手续时，库房治理人员凭发票上的签字和过磅单开验收单。发票上无使用单位主管人的签字或者无过磅单者， 库管员要拒绝打验收单。5.4.7 关于锅炉压力表、安全阀等物品的验收：库管员在对锅炉压力表、安全阀验收时除具备一般的验收条件外，仍应留意国家及公司安全治理部门对此的有关规定，如：凡新购进或校验的压力表、安全阀必需附有合格证，凡新购的压力表、安全阀必需有MC 及生产许可证或合格证。可编辑资料 - - - 欢迎下载