国际高力物业公司租务部操作手册.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流国际高力物业公司租务部操作手册.精品文档.上海高力国际物业服务有限公司*物业管理处-租务部Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.*Property Management Office-Lease Mgt Dep.操作手册Work Instruction By Lease Mgt Dep.文件号: Q/WI-DGM-LD-0106组织架构图 1操作手册目录 2文件修订记录 3交房流程 4租户退户流程 6租赁车位流程 8租户装修流程 9租户二次装修建筑垃圾清运流程

2、14租户备用钥匙开启和封闭流程17表格清单 21表格修订记录 23租户服务经理（1人）租户主任（3人） 租务部人数合计：4人1.业务管理手册名称文件编号版本颁布日期1.1交房流程Q/WI-DGM-LD-011.0Dec 3, 20071.2租户退户流程Q/WI-DGM-LD-021.0Dec 3, 20071.3租赁车位流程Q/WI-DGM-LD-031.0Dec 3, 20071.4租户装修流程Q/WI-DGM-LD-041.0Dec 3, 20071.5租户二次装修建筑垃圾清运流程Q/WI-DGM-LD-051.0Dec 3, 20071.6租户备用钥匙开启和封闭流程Q/WI-DGM-LD

3、-061.0Dec 3, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 序号版本修订内容修订审核批准检索号登录交房流程1.目的通过对办理交房程序进行规定，确保业主、管理处和租户的合法权益。2.适用范围 适用于各类出租型商铺物业的交房手续的办理。3.定义（无）4.主要职责4.1 租务部负责办理租户的交房手续。4.2 工程部负责租户的商铺设备设施清点、记录水、电等能源读数，清点钥匙的数量及门锁的好坏并经租户签字确认。5.内容5.1 租户持开发商开具的交付通知书到物业交房中心办理交付手续。5.2 凭交付通知书和租户的身份证（或护照）和私章，若是企业（企业营业执照，法人公章

4、，法人代表身份证明，经办人的身份证）及所有租赁、物业管理费及相关发票，以上均需原件来确认租户身份，以上相关资料须复印存档。5.3租户领取租户手册、装修手册、并在租户承诺书上签名。5.4要求租户填写租户资料登记表（要求信息有效正确）。5.5要求租户签署防火安全责任书和社会治安综合治理目标责任书。一式两份，一份给租户，一份存档。5.6携同工程部人员及开发商销售人员带领租户至其单元内验房，将租户单元移交清单填具完整，四方签字，完成后将所有钥匙交给租户签收确认。5.7若有整改的，验房后向工程部收回经租户签字确认的租户单元移交清单中的整改内容，再与开发商协商跟进。5.8完成整改后，再通知租户再次验房。程

5、序同上第7条。5.9全面检查并装订所有资料存档案室，更新租户资料电子档案。6.引用文件 “无”。7.记录7.1【*】交房流程意示图及操作要求DGM-L-0017.2【*】入户流转单DGM-L-0027.3租户资料登记表DGM-L-0037.4租户承诺书DGM-L-0047.5防火安全责任书DGM-L-0057.6租户社会治安综合治理目标责任书DGM-L-0067.7*租户单元移交清单DGM-L-0077.8 授权委托书（代理收楼的）DGM-L-0087.9 【*】物业交付顺序表DGM-L-0097.10 【*】交房目录DGM-L-0108.其它附件租户手册DGM-L-附-001装修手册DGM-

6、L-附-002租户退户程序1 目的通过对办理退户程序进行规定，确保业主、管理处的合法权益。2、适用范围适用于各类出租型商铺物业的租户退户手续的办理。3、主要职责3.1租务部负责组织租户退户手续的办理工作。3.2工程部负责退户房屋设备设施清点、读取水、电等能源读数，并经租户签字确认。3.3租务部负责租户离开时各类费用的结算。4、工作程序4.1租务部在接到开发商的退户通知后，并通知相应各部门做好退户准备工作。4.2租务部与租户及业主约定好办理退户手续的具体日期。4.3办理退房手续。4.3.1工程部读取水、电等能源读数后提供租务部。4.3.2租务部将水、电等能源读数登记后向租户签字认可，并确认付款结

7、算方式。4.3.3工程部协助业主对退户单元内物品和各类设备设施进行查验，在房屋验收单上详细注明，并让租户双方签字确认。4.3.4租务部收到开发商财务部提供的退户相关能源费帐单（需例明明细），租户应付费用含： a、尚未缴付的水、电等能源费； b、尚未缴付的有偿委托服务费； c、其他应付的费用；4.3.5租务部将明细帐单交租户。4.4通知保安部租户退户日期，此后该租户按访客程序操作。4.5租务部整理退户资料并归档。接到租户退户通知租务部制作退户收楼文件工程部协助业主查验设备设施，并读取水、电等能源读数租务部让租户在退户收楼单签字认可提供租户明细帐单给业主通知保安部租户退户日期，此后按访客程序操作租

8、户部整理租户资料归档5、租户退租流程图租赁车位流程1.目的通过对办理租赁车位程序进行规定，确保业主、管理处和租户的合法权益。2.适用范围 适用于各类出租型商铺物业的租赁车位手续的办理。3.定义（无）4.主要职责4.1 租务部负责办理租户租赁车位的手续。4.2 保安部负责更新车库收费管理系统中的车位信息。5.内容5.1、租户持开发商开具的车位租赁使用流转单及车位租赁合同到物业办理交车位手续。5.2、租务部确认该租户已将相关的车位租赁费、IC卡费及管理费付清。5.3、填写停车证新（补）发申请书并发放电子识别盘，请租户签收。5.4、陪同租户验看车位。5.5、通知车库收费管理系统更新车位信息。5.6、

9、建立租赁车位的档案资料。租户装修流程1.目的通过对办理租户装修程序进行规定，确保业主、管理处和租户的合法权益。2.适用范围 适用于各类出租型商铺物业的租户装修手续的办理。3.定义（无）4.主要职责4.1 租务部负责办理租户装修的手续。4.2 保安部负责更新车库收费管理系统中的车位信息。5.内容5.1 报批租户向业主及物业管理处提出装修申请时，需提交设计、装修单位的资质证明文件。如有必要，还应报有关消防、质监、房管部门审批，且租户应承担有关政府报批的费用。租户应在开始其商铺设计前查阅相关的设计规范。商铺的设计图纸应反映其在该楼层总平面图上的位置以及和相邻单元的关系。此外，租户及租户聘请的装修承包

10、商之工程师应亲自到场来查看，以确认其商铺的位置、施工条件及基地的尺寸。5.2租户应向业主及物业管理处提交下列图则(对复杂的特殊要点应提供大样图)：建筑平面图、结构图、天花平面图、电气设计图、给排水设计图餐饮及食品类商铺（如有）、厨房及卫生间平面图餐饮及特定商铺（如有）、招牌及标示设计图，橱窗正面立视图及透视图、业主及物业管理处根据租户装修工程实际情况而要求提供的其它图则。5.3 禁止使用国家法律、法规规定的任何危险材料、易引起火灾或造成公共危险的物品或材料。5.4 必须符合装修手册中的 设计要求5.5 物业管理处工程部在收到租户的设计、装修图则后将立即进行审阅，业主可协助配合，物业管理处应在收

11、到上述图则后五个工作日内以书面形式通知租户对其设计方案的初步意见或修改要求。 5.6 如物业管理处或业主认为租户所递交的资料不清楚或不完整或认为其设计、装修图则与【*】的装修风格或要求有重大出入的，租户须重新递交有关资料，并依程序重新办理该项申请。在未收到业主及物业管理处的书面批准前，租户不得开始装修工作。5.7 如装修涉及结构、消防、走火通道之改动或可能与国家规范要求有所冲突，租户应负责将设计方案递交有关政府部门审批以符合政府部门及国家规范所规定的要求。业主及物业管理处之书面批准并不视为业主及物业管理处对租户的装修工程负有任何责任，租户应自行取得所有必要的政府许可并支付所有有关审批手续费用。

12、如贵户对申请审批手续有任何疑问，物业管理处乐于为贵户解答、查询。5.8 审核装修承包商的资质5.9 装修工程开始前，租户满足以下条件，可开始正式进场施工装修：5.9.1已经收到正式批准图则；5.9.2已向物业管理处交回租户已签署的指定承包商报价单并同意负担有关费用(如有)；5.9.3 缴交各类押金与费用(详见第三章第2条之装修收费标准)；5.9.4已向物业管理处交回消防部门批示的消防批文复印件一式三份(如有)；5.9.5填写及交回物业管理处要求的各类申请表(如必要)：1. 装修申请表格(附录一)2. 装修责任承诺函(附录二)3. 装修承办商资料登记表(附录三)4. 装修工作证申请表(附录四)5

13、. 施工物品进场登记表（附录五）6. 进场装修申请书(附录六)7. 晒印图则副本申请书（附录七）8. 晒印图则副本报价（附录八）9. 装修使用电梯申请表(附录九)10. 临时动火申请表(附录十)11. 消防安全责任书(附录十一)5.9.6已提交购买装修期内装修一切险的保单复印件；5.9.7已获得业主及物业管理处的批准开工函件且装修期间上述函件应张贴在商铺内醒目处；5.9.8已领取装修工作证；5.9.9如租户在装修期间，需要【*】有关设施的图则，可填妥附录七晒印图则副本申请书向物业管理处申请晒印副本，申请书内应说明所需图则内容及副本大小，而物业管理处则应于合理时间内向租户报明所能提供的图则副本，

14、晒图费及其他相关费用由租户承担。如该图则与租户商铺的现场实际情况有差异的，业主及物业管理处不负任何责任。5.10装修完工后，租户应向物业管理处书面申请验收，物业管理处及业主应在双方约定时间内进行验收。如有违反本手册及损毁【*】公共设施等情况的，租户必须修正并自费修复，否则应承担本手册及租赁合同规定的相关违约责任。物业管理处及业主将在租户装修工程通过验收后一个月内将装修保证金无息返还租户。6.装修申报流程图合格整改后填写装修申请表，提供1.装修图纸等相关工程资料2.装修单位资质证书及上岗证复印件租户将认可资料交回管理中心或将不符合要求的项目修改物业管理处及业主五个工作日内批复书面通知租户，列明审

15、批不同意的项目，如有需由指定承包商完成的，则由物业管理处转交，并由承包商进行报价书面通知租户，向业主缴交相关费用(详见装修收费标准)业主收费后开列收据填写验收申请，物业管理处按约定时间到场验收物业管理处签发验收合格及同意退款证明业主方在收到相关退款证明后于一个月内退还装修保证金通知按要求整改物业管理处不齐全，补充提供齐全同意不合格租户申请装修交付已获得审批后的各项批文、装修保险单凭证租户凭证进场施工： 1. 装修施工许可证 2.动火许可证 3.施工人员出入证 4. 已购保单复印件 不同意缴款7.引用文件 “无”。8.记录8.1装修申请表 DGM-L-0118.2装修责任承诺函DGM-L-012

16、8.3 装修承办商资料登记表DGM-L-0138.4装修工作证申请表DGM-L-0148.5消防安全责任书DGM-L-0158.6 二次装修进场收费通知DGM-L-0168.7 装修进场通知书DGM-L-0178.8 装修流程目录DGM-L-0188.9 装修流转单DGM-L-0198.10 申请用水、用电表格DGM-L-0208.11 授权委托书DGM-L-0219其他9.1 开据临时动火证条件DGM-L-附-0039.2 开据装修施工许可证的申办发证条件DGM-L-附-0049.3 清运建筑垃圾的规定DGM-L-附-0059.4 租户装修施工政府批文要求DGM-L-附-006租户二次装修建

17、筑垃圾清运流程1.目的通过对办理租户二次装修建筑垃圾清运程序进行规定，确保装修建筑垃圾的清运正常运作。2.适用范围 适用于各类出租型商铺物业的租户二次装修建筑垃圾清运的办理。3.定义（无）4.主要职责4.1租务部：4.1.1、受理租户（装修公司）的建筑垃圾清运申请，了解其单元内的建筑垃圾的数量，并对整个商场需清运的垃圾作统筹清点。4.1.2、告知客服部租户需清运建筑垃圾的数量。4.1.3、对客服部回复的清运建筑垃圾确定日期和时间，告知租户（装修公司），并重申搬运时的要求。4.2客户服务部：4.2.1、受理租务部告知的租户需清运建筑垃圾的数量。4.2.2、联系建筑垃圾清运公司（同康）安排确定的日

18、期和时间。4.2.3、将已确定的日期和时间告知租务部和保安部。4.3保安部：4.3.1、受理客服部确定的需清运建筑垃圾日期和时间。4.3.2、签收确认当日的清运建筑垃圾车辆的数量，并登记入表格作记录。4.4保洁部：4.4.1、对于租户（装修公司）在搬迁清运中散落在公共区域（走道、楼梯、通道等）的垃圾，及时进行清理干净。4.4.2、对于散落在指定垃圾清运地方的垃圾，及时进行清理干净。5.内容5.1 建筑垃圾清运的要求5.1.1、租户（或装修公司）必须将商铺内的所有装修废料及垃圾袋装化，袋口必须扎紧。5.1.2、租户（或装修公司）必须保持商铺内通道畅通，及降低火警发生的可能性。5.1.3、租户（或

19、装修公司）必须清理所有装修废料及垃圾，袋装化之后放置在单元内，向租务部进行申请，等待可清运的通知。5.1.4、租户（或装修公司）接到租务部可清运的指定时间通知后，将袋装化的装修废料及垃圾在指定的时间内搬运至指定清运地点：*广场东南侧卸货平台外的人行道靠近马路的一侧，且必须于指定时间段内清运完毕。5.1.5、租户（或装修公司）如在搬迁清运中散落在公共区域必须自行清理干净。5.1.6、对于运送装修废料及垃圾的手推车或平板车，租户（或装修公司）必须使用带胶的车轮，以防止损坏公共区域的地面。6.引用文件 “无”。7.记录7.1建筑垃圾清运登记表 DGM-L-0228.其他附件：建筑垃圾清运的流程图附件

20、：建筑垃圾清运的流程图租户向租务部提出清运建筑垃圾的要求租务部受理后，对所有租户的建筑垃圾进行统筹、查看、清点，确定清运垃圾车子的数量。租务部告知客服部：需清运建筑垃圾的租户单元号和共计数量。客服部联系建筑垃圾清运商：同康公司，确定具体日期和车辆的数量。客服部将已确定的具体日期和车辆的数量告知保安部和租务部。保安部根据确定的日期和时间安排指挥清运建筑垃圾，并签字确认。租务部通知租户（装修公司）已确定的具体日期和时间，并提醒搬运时的要求。保洁部安排清理清运中散落在公共区域和指定垃圾清运地方的垃圾。租户备用钥匙开启和封闭流程1.目的通过对租户备用钥匙的开启和封闭程序进行规定，更有效更人性化地为租户

21、、业主服务。2.适用范围 适用于各类出租型商铺物业的租户租户备用钥匙的开启和封闭。3.定义（无）如有专业名词或难懂的用语请做名词解释，即定义。4.主要职责4.1租务部：收缴租户的备用钥匙。4.2保安部：按规定，开启和封闭租户的备用钥匙。5.内容5.1 租户备用钥匙开启流程：5.2 租户备用钥匙封闭流程：6记录6.1租户备用钥匙接管表DGM-L-0236.2租户备用钥匙启用登记表DGM-L-0246.3保安部租户备用钥匙交接记录表DGM-L-0256.4确认函DGM-L-0261.表格名称表格编号版本颁布日期保存期限1.1【*】商铺交付流程图DGM-L-0011.0Nov 30, 20071.2

22、【*】入户流转单DGM-L-0021.0Nov 30, 20071.3租户资料登记表DGM-L-0031.0Nov 30, 20071.4租户承诺书DGM-L-0041.0Nov 30, 20071.5防火安全责任书DGM-L-0051.0Nov 30, 20071.6租户社会治安综合治理目标责任书DGM-L-0061.0Nov 30, 20071.7*租户单元移交清单DGM-L-0071.0Nov 30, 20071.8授权委托书（代理收楼的）DGM-L-0081.0Nov 30, 20071.9【*】物业交付顺序表DGM-L-0091.0Nov 30, 20071.10【*】交房目录DGM

23、-L-0101.0Nov 30, 20071.11租户手册DGM-L-附-0011.0Nov 30, 20071.12装修手册DGM-L附-0021.0Nov 30, 20071.13装修申请表DGM-L-0111.0Nov 30, 20071.14装修责任承诺函DGM-L-0121.0Nov 30, 20071.15装修承办商资料登记表DGM-L-0131.0Nov 30, 20071.16装修工作证申请表DGM-L-0141.0Nov 30, 20071.17消防安全责任书DGM-L-0151.0Nov 30, 20071.18二次装修进场收费通知DGM-L-0161.0Nov 30, 2

24、0071.表格名称表格编号版本颁布日期保存期限1.19装修进场通知书DGM-L-0171.0Nov 30, 20071.20装修流程目录DGM-L-0181.0Nov 30, 20071.21装修流转单DGM-L-0191.0Nov 30, 20071.22申请用水、用电表格DGM-L-0201.0Nov 30, 20071.23授权委托书DGM-L-0211.0Nov 30, 20071.24开据临时动火证条件DGM-L-附-0031.0Nov 30, 20071.25开据装修施工许可证的申办发证条件DGM-L-附-0041.0Nov 30, 20071.26清运建筑垃圾的规定DGM-L-附-0051.0Nov 30, 20071.27租户装修施工政府批文要求DGM-L-附-0061.0Nov 30, 20071.28建筑垃圾清运登记表DGM-L-0221.0Dec 6, 20071.29租户备用钥匙接管表DGM-L-0231.0Dec 6, 20071.30租户备用钥匙启用登记表DGM-L-0241.0Dec 6, 20071.31保安部租户备用钥匙交接记录表DGM-L-0251.0Dec 6, 20071.32确认函DGM-L-0261.0Dec 6, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 序号版本修订内容修订审核批准检索号登录