国际高力物业公司财务部操作手册.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流国际高力物业公司财务部操作手册.精品文档.上海高力国际物业服务有限公司*物业管理处-财务部Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.*l Property Management Office- Finance Dep.操作手册Work Instruction By Finance Dep.文件号: Q/WI-DGM-FD-0109组织架构图1操作手册目录2文件修订记录3会计核算方法及凭证账册制度4货币资金管理制度5备用金管理制度6押金收取/申退作业 8请款/付款管

2、理制度12收款管理制度 15资产管理制度 17费用报销流程 20预算作业流程 22表格清单 24表格修订记录 25财务经理1人出纳1人会计1人财务部人数合计：3人1.业务管理手册名称文件编号版本颁布日期1.1会计核算方法及凭证账册制度DGM-FD-011.0Dec 3, 20071.2货币资金管理制度DGM-FD-021.0Dec 3, 20071.3备用金管理制度DGM-FD-031.0Dec 3, 20071.4押金收取/申退作业DGM-FD-041.0Dec 3, 20071.5请款/付款管理制度DGM-FD-051.0Dec 3, 20071.6收款管理制度DGM-FD-061.0De

3、c 3, 20071.7资产管理制度DGM-FD-071.0Dec 3, 20071.8费用报销流程DGM-FD-082.0Dec 3, 20071.9预算作业流程DGM-FD-091.0Dec 3, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 序号版本修订内容修订审核批准检索号登录第一章 会计核算方法及凭证账册制度1.目的规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。2.适用范围会计类，凭证帐册的制作、管理。3.定义（无）4.主要职责4.1财务经理/会计/出纳：负责日常会计核算凭证制作与复核。4.2出纳：负责凭证、帐册的装订和保管。5.内容5.1 采用借贷

4、复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主，结合实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；5.2 原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；5.3 原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；5.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。对误写的收据或作废的支票，应

5、注销作废章，妥善保存，不得销毁废弃。6.引用文件（无）7.记录（无）第二章 货币资金管理制度1.目的规范管理处货币资金收付使用和保管工作。2.适用范围管理处货币资金的管理。3.定义（无）4.主要职责4.1出纳：负责日常货币资金的收付使用、保管工作。4.2财务经理/会计：不定期进行检查。5.内容做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小金库”;对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算.6.引用文件（无）7.记录（无）8.其它（无）第三章 备用金管理制度1.目的规范管理处备用金的使用和保管

6、工作。2.适用范围管理处备用金的管理。3.定义（无）4.主要职责4.1出纳：负责备用金的使用、保管工作。4.2财务经理/总部财务/驻场物业总经理：定期或不定期进行检查。5.内容5.1备用金保管人楼盘出纳5.2备用金使用范围5.2.1 使用上限以300元为限。5.2.2 使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小额杂项。5.2.3备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。6.引用文件（无）7.记录备用金报销单 DGM-F-004现金暂支单 DGM-F-0068.其它附件：备用金使用流程图附件：备用金使用流程图负责执行人使 用 表 单说 明时 点备用金设置物业经

7、理/驻场总经理1). 依各驻点现场情况提报总部。驻点成立或设置必要时备用金发放驻点出纳备用金保管收据1). 由出纳人員保管并签署备用金保管收据。2). 保管人員应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。备用金投入时使用申请使用人备用金申请单1). 备用金申请人填写备用金报销单，并附发票。每日主管签核驻场总经理1). 驻场总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。每日支付备用金楼盘出纳1). 出纳 核对凭证及签署权限。2). 支付备用金并要求领款签章。每日备用金拨补手续楼盘出纳备用金报销明细表1). 出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。2). 由楼盘出纳依据

8、请款程序申请补发，并由驻场总经理，开发商审核。每月25日(如25日为节假日,则提前至上一工作日)备用金拨补入帐开发商财务/楼盘出纳1). 由开发商拨发备用金。每月最后一日(如为节假日则顺延至下一工作日)第四章 押金收取/申退作业1.目的规范管理处押金的收取和申退工作。2.适用范围管理处押金的收取、申退。3.定义（无）4.主要职责4.1出纳：负责押金的收取、申退工作。4.2财务经理/总部财务/会计：定期或不定期进行检查。5.内容5.1押金项目5.1.1出入证押金5.1.2车位证押金5.1.3其他项目押金5.2押金收款规定5.2.1出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。5.2.2出纳应开立收

9、据，并加盖“公司发票章”。5.2.2.1第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。 5.2.2.2第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据5.2.2.3第三联交会计用于做帐。5.3押金退款规定5.3.1申退人应凭原收据的第二联，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。5.3.2 如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。5.3.3 上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并检附身份证复印件。5.3.4 出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。5.3.5 出纳将押金退还，并同时请申请人签收。5.3.6 出纳应

10、将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。 6.引用文件（无）7.记录（无）8.其它附件：押金收款流程图押金退款流程图附件：押金收款流程图 负责执行人员使用表单说明时点申请证件申请人保安人员客户人员1). 由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。收取押金出纳*收据1).开立收据并填写相关资 料。2).加盖“公司发票”章。3).出纳应于“收款人”签名 现金管控出纳会计公司会计*收款日报表*押金收款清单1).应将收款金额全数填入银 行。2).填写“收款日报表”并传真 至财务部，以便查核。收款当日帐务处理会计公司会计*押金收款清单1).根据出纳提

11、供报表明细， 经查核明细，经查核无 误，即登入账簿。附件：押金退款流程图 负责执行人员使用表单说明时点退证申请人*身份证*第二联1). 由申退人携带身份证及相关收据至物业管理处办理。退回押金出纳，驻场总经理*收据第一联*押金收据遗失证明1).核对相关单据及身份证原 件。2).申退人遗失申退收据时， 应签署“押金收据”遗失 证明单“并检附身份证复 印件。3).由“代收备用金“项下执 行退款。现金管控出纳会计公司会计*付款日报表*押金收款清单1).于“押金收款清单“注销。2).填写“付款日报表”并传真 至财务部，以便查核。帐务冲销会计公司会计*押金收据余额清单1).依据出纳提供报表，经查 核并冲销

12、相关科目。归档*押金收取/申退收据第一，二联。*押金遗失证明单1). 将相关文件装订一起。第五章 请款/付款管理制度1.目的规范管理处请款、付款的工作。2.适用范围管理处的请、付款作业。3.定义（无）4.主要职责4.1会计：负责日常请款、付款工作。4.2出纳：协助会计完成付款工作。4.3财务经理/总部财务/驻场物业总经理：审核。5.内容5.1请款项目5.1.1各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）5.1.2根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）5.1.3公用事业费用：水费，电费，电话费等。5.2付款方式合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。水，电，电话费托

13、收。6.引用文件（无）7.记录付款申请单 DGM-F-007付款明细表 DGM-F-006支票付款记录 DGM-F-003其它应付款明细表 DGM-F-001预付货款明细表 DGM-F-0028.其它附件：请款及付款程序附件：请款及付款程序负责执行人员使用表单说明完成時點付款申请费用申请人费用申请单请购申请单采购单物料验收单工程验收单1).附相关单据（发票，工程材料请购单，付款申请单(DGM-F007)，采购单，物料验收单，工程验收单等資料）每日付款审核驻场总经理1).驻场总经理依据合约内容， 请采购流程及实施状况，核实付款内容。每日汇总当月费用楼盘出纳付款明细表(DGM-F006)1). 楼

14、盘出纳根据当月所有经驻场总经理签核的申请单，编制“付款明细表(DGM-F006)。每月28日总部审核开发商/物业部经理/财务部付款明细表(DGM-F006)1).公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。2).开发商审阅费用申请单项目及金额，并签核。物業部：次月2日財務部：次月6日开立支票或网上支付总部会计/出纳支票付款记录(DGM-F003)1).总部出纳根据付款明细表(DGM-F006)开立支票。2).总部会计，财务经理审核盖章。3）.楼盘出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录(DGM-F003)本”。次月12日第六章 收款管理制度1.目的规范管理处收取各类款项的工作。2.

15、适用范围管理处收款工作。3.定义（无）4.主要职责4.1出纳：负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。4.2会计/财务经理：依据报表明细。确认后进行帐务处理。5.内容5.1收款项目： 1 车位管理费 2各项维修收入 3.有偿清洁费收入 4.其他业务收入5.2出纳依据规定收取各项费用并开具收据或发票，制作收款日报表，应收账款明细表(DGM-F009)，以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。6.引用文件（无）7.记录付款通知单 DGM-F-005应收账款明细表 DGM-F-009其它应收账款明细表 DGM-F-0108.其它附件：收款流程图附件：收款流程图 负责执行人

16、员使用表单说 明时 点编制付款通知单开发商驻场会计，客户服务人员管理费分摊表车位维护分摊表其他相关资料付款通知单(DGM-F005)1). 应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单(DGM-F005)的准确性。2). 付款通知单(DGM-F005)应一式二联。3). 各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。每上一收款期的25日以前发送付款通知单(DGM-F005)(DGM-F005)客户服务人员付款通知单(DGM-F005)1).将盖有物业管理处印章的付款通知单(DGM-F005)正联送至租户处。2).副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。每期25日收取款项并开出发票（收据）

17、出纳发票，收据1).缴款方式：* 现金 * 电汇 * 支票2).除各项管理费收入以外，应包含现场提供的各项服务收入。3).经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。收款时填写收款清单出纳*车位管理费收款清单*其他收款清单1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。收款当日现金管控出纳会计公司会计主管开发商财务收款日报表1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。2).填写收款日报表送至财务部以便于查核。收款当日帐务冲销驻场会计公司会计应收账款明细表(DGM-F009)1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目。收款当日第七章 资产管理制度1.目的规范管理处

18、资产管理作业。2.适用范围管理处的资产管理。3.定义（无）4.主要职责4.1财务部：配合人事/行政部定期进行资产盘点。4.2会计/财务经理：对资产的购入、出售进行帐务处理，计提折旧等。5.内容固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。5.1固定资产的定义固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。5.2 固定资产的分类5.2.1 办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、 计算机等。5.2.2办

19、公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。5.2.3电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。5.2.4通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。5.2.5机电设备：仪器设备、机电工具等。5.2.6其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。5.3资产转移由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于资产登记卡上做更改记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。5.4 资产遗失由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至现场查明原因，对疏失之使用

20、人（保管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经理签字确认，并送财务部依规定办理。5.5资产报废资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失,不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。5.6资产之保养作业资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报主管部门及人事行政部，提出修缮申请。经同意后进行修缮。5.7资产折旧之提列财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行

21、政部门更新资产登记卡资料。5.8资产盘点会同行政部门及使用部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因依规定办理。6.引用文件（无）7.记录（无）8.其它（无）第八章 费用报销流程1.目的规范管理处费用报销工作。2.适用范围管理处费用报销的管理。3.定义（无）4.主要职责4.1出纳：于每月18日将月度报销单及所附各类单据交至总部财务。4.2会计/财务经理：进行相应帐务处理。5.内容5.1 差旅费的报销填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。经部门主管，驻场总经理签

22、字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.2 业务招待的报销填制招待费报销单，附：原始发票，名片复印件，员工和部门主管均需附上招待费预先申请单。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。5.3市内交通费报销单填制市内交通费报销单，附：原始发票。经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务6.引用文件（无）7.记录8.其它附件：费用报销作业流程申请人填制相关费用报销单，并附发票原件及预先审批单部门主管，驻场总经理签字确认月度报销单及所附各类报销单据将每月各类报销单据汇总于月度报销单。每月18日前将月度报销单及所附各类报销单据交于财务部第九章 预算作业流程

23、1.目的规范管理处预算的编制工作。2.适用范围管理处预算的编制。3.定义（无）4.主要职责4.1财务经理：编制本管理处之预算。4.2会计：协助财务经理完成相关工作。5.内容驻场财务按规定编制预算后，由驻场物业总经理签核，上交公司总部各相关部门签核，审核无误后交开发商各相关部门签核，将正本交回公司归档备查。6.引用文件（无）7.记录（无）8.其它附件：预算作业流程图附件：预算作业流程图驻点编制预算 驻场总经理签核公司管理处签核公司工程部签核公司财务部签核驻点交由开发商签核，並将签核后的正本交回公司公司财务部保存正本,以便备查1.表格名称表格编号版本颁布日期保存期限1.1其他应付款明细表DGM-F

24、-0011.0Nov 30, 20071.2预付货款明细表DGM-F-002 1.0Nov 30, 20071.3支票付款记录DGM-F-0031.0Nov 30, 20071.4备用金报销表单DGM-F-004 1.0Nov 30, 20071.5付款通知单DGM-F-0051.0Nov 30, 20071.6付款明细表DGM-F-0061.0Nov 30, 20071.7付款申请单DGM-F-0071.0Nov 30, 20071.8现金暂支单DGM-F-008 1.0Nov 30, 20071.9应收账款明细表DGM-F-009 1.0Nov 30, 20071.10其他应收账款明细表DGM-F-0101.0Nov 30, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 序号版本修订内容修订审核批准检索号登录