（专科）第五章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

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1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 五 章CHAPTER FIVE【学习目标】 了解机关档案室的档案收集工作、馆藏档案收集了解机关档案室的档案收集工作、馆藏档案收集的范围和要求；的范围和要求； 明确档案收集的内容和基本要求；明确档案收集的内容和基本要求； 熟知档案价值鉴定的影响因素；熟知档案价值鉴定的影响因素； 掌握档案鉴定、销毁、移交的方法。掌握档案鉴定、销毁、移交的方法。5.1档案收集工作档案收集工作的内容和要求1）档案收集工作的内容一是机关档一是机关档案室对本机案室对本机关需要归档

2、关需要归档的档案的接的档案的接收；收；二是机关档二是机关档案室对那些案室对那些未及时归档未及时归档的档案的补的档案的补充收集；充收集；三是档案馆三是档案馆对现行机关、对现行机关、撤销机关的撤销机关的具有长久保具有长久保存价值的档存价值的档案的集中和案的集中和接收；接收；四是档案馆四是档案馆对中华人民对中华人民共和国成立共和国成立以前的各个以前的各个历史时期形历史时期形成的档案的成的档案的接收与征集。接收与征集。010203045.1档案收集工作档案收集工作的内容和要求2）档案收集工作的基本要求01020304维护全宗和全宗群的相对完整性。保证归档和入馆档案的齐全完整。积极推行入馆（室）档案的标

3、准化。加强档案馆（室）外的调查和指导。5.1档案收集工作机关档案室的收集工作1）严格按归档制度要求完成归档工作归档范围归档时间归档的质量要求归档手续5.1档案收集工作机关档案室的收集工作2）指导和协助文书部门组织归档工作机关档案室应制定本单位的立卷归档制度、本机关文件材机关档案室应制定本单位的立卷归档制度、本机关文件材料归档和不归档范围，以及本机关档案保管期限表、档案料归档和不归档范围，以及本机关档案保管期限表、档案分类方案，印发给各部门和领导人分类方案，印发给各部门和领导人；定期定期组织学习，培训各部门文秘人员，指导并协助文书部组织学习，培训各部门文秘人员，指导并协助文书部门收集整理应归档的

4、文件材料。门收集整理应归档的文件材料。5.1档案收集工作机关档案室的收集工作3）配合各部门做好平时档案的收集工作 最后要说明的是几个机关的联合发文，文件的定稿和正件最后要说明的是几个机关的联合发文，文件的定稿和正件一般由主办单位收集整理，其他参办单位可立副本。一般由主办单位收集整理，其他参办单位可立副本。5.1档案收集工作档案馆的收集工作1）馆藏档案的收集范围A主要收集需要永久保管的中央一主要收集需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧由中央保管的革命历史档案和旧政权档案以及

5、有关的历史档案，政权档案以及有关的历史档案，党中央和国务院决定接收的档案。党中央和国务院决定接收的档案。C主要收集同级各机关、团体及其主要收集同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档价值的现行机关和撤销机关的档案，本县的革命历史档案和旧政案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县权档案以及有关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。委和县人民政府决定接收的档案。B主要收集省级各级机关、团体及其主要收集省级各级机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关机

6、关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。政府决定接收的档案。D根据党政领导机关、专业主管机根据党政领导机关、专业主管机关和档案行政管理机关的有关规关和档案行政管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。有关资料。5.1档案收集工作档案馆的收集工作2）馆藏档案的收集要求p 现行机关 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。一个机关的全部档案应进馆档案应按全宗整理，保持全宗的

7、完整性。一个机关的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。 进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各级现行机进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各级现行机关，应按照鉴定档案的有关标准，科学划分档案的保管期限，并将其关，应按照鉴定档案的有关标准，科学划分档案的保管期限，并将其中具有永久保存价值的档案，在本机关保存若干年后，向有关档案馆中具有永久保存价值的档案，在本机关保存若干年后，向有关档案馆移交。移交。 按照按照机关档案工作条例机关档案工作条例和和档案馆工作通则档案馆工作通则的规定，省级以上的规定，

8、省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存机关应将永久保存的档案在本机关保存2020年左右；省辖市（州、盟）年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存1010年左右。年左右。 与立档单位有关的资料和与全宗有关的检索与立档单位有关的资料和与全宗有关的检索工具应工具应随同档案一起随同档案一起移交。移交。 现行机关移交档案时，必须根据移交目录，同接收档案的有关档案馆现行机关移交档案时，必须根据移交目录，同接收档案的有关档案馆一起清点核对，并在交接文据上签字盖章，以便明确交接双方的责任。一起清点核对，并在交接文据上签字盖

9、章，以便明确交接双方的责任。5.1档案收集工作档案馆的收集工作2）馆藏档案的收集要求p 撤销机关 由撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交。机关撤销或合并时，由撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交。机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。继续办理后整理保存。 机关撤销、合并时，应将全部档案进行清理和鉴定并保管好，按规定机关撤销、合并时，应将全部档案进行清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交，或由其职能继任机关代管。向各有关档案馆移交，或由其职能继任机关代管。 一个机

10、关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时，原来一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时，原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案，应作为原机关档案该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案，应作为原机关档案的有机整体的一个组成部分。如果接收机关需要查考使用这部分档案，的有机整体的一个组成部分。如果接收机关需要查考使用这部分档案，双方可通过协商等方式，用借阅、复制等办法解决。双方可通过协商等方式，用借阅、复制等办法解决。5.1档案收集工作档案馆的收集工作2）馆藏档案的收集要求p 历史档案01一是要收集一是要收集散失于一些散失于一些国家机关、国家机关、社会组织中社会组织

11、中的历史档案。的历史档案。02二是要征集二是要征集收藏于个人收藏于个人手中的历史手中的历史档案。档案。03三是要征集三是要征集少数民族地少数民族地区的历史档区的历史档案。案。04四是要收集四是要收集党史征集办党史征集办公室、政协公室、政协文史组织及文史组织及其他学术历其他学术历史研究部门史研究部门所征集到的所征集到的历史档案。历史档案。05五是要收集五是要收集散失国外的散失国外的历史档案。历史档案。5.2档案的鉴定与销毁影响档案价值的因素1）档案自身的特点、状况特点特点状况状况5.2档案的鉴定与销毁影响档案价值的因素2）社会利用的需要1社会对档案的需求是多方社会对档案的需求是多方面和多层次的，

12、而档案的面和多层次的，而档案的内容无所不包，可以满足内容无所不包，可以满足社会的广泛需求。档案只社会的广泛需求。档案只要能满足社会需要就具有要能满足社会需要就具有价值，否则就无价值。需价值，否则就无价值。需要的被满足程度对社会利要的被满足程度对社会利益影响愈大，档案的价值益影响愈大，档案的价值就愈大，反之就愈小。就愈大，反之就愈小。社会对档案的需求，从时社会对档案的需求，从时期上可分为近期需求和长期上可分为近期需求和长远需求。近期需求主要是远需求。近期需求主要是档案形成者的需求，长远档案形成者的需求，长远需求则扩展到整个社会。需求则扩展到整个社会。档案的长远需求越大，其档案的长远需求越大，其价

13、值越大，反之越小。价值越大，反之越小。5.2档案的鉴定与销毁档案价值鉴定工作的内容1）制定鉴定档案价值的标准档案保管期限表顺序号顺序号 是在系统是在系统排列的各排列的各条款前面条款前面统一编排统一编排的号码。的号码。条款条款 是一组类是一组类型相同的型相同的文件的名文件的名称或标题。称或标题。保管期限保管期限 是根据各是根据各类文件的类文件的保存价值保存价值所确定的所确定的保存年限，保存年限，列于每一列于每一条款之后。条款之后。附注附注 是在条款是在条款之后对条之后对条款及其保款及其保管期限所管期限所做的必要做的必要的注解或的注解或说明。说明。说明说明 是指列出档是指列出档案保管期限案保管期限

14、表的适用范表的适用范围、档案保围、档案保管期限表的管期限表的制订依据、制订依据、保管期限的保管期限的结构、保管结构、保管期限的计算期限的计算方法，以及方法，以及其他应当说其他应当说明的事项。明的事项。5.2档案的鉴定与销毁档案价值鉴定工作的内容2）档案鉴定的方法和程序A（1）档案鉴定的方法B（2）档案鉴定的程序档案鉴定，一般用直接鉴定法，档案鉴定，一般用直接鉴定法，即直接地、具体地审查档案，即直接地、具体地审查档案，要求逐张逐件地审查档案材料，要求逐张逐件地审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析靠程度等方面，全面考查分析确定其价值。一般是重

15、点分析确定其价值。一般是重点分析档案材料的标题，再分析档案档案材料的标题，再分析档案材料的内容和形式；要根据鉴材料的内容和形式；要根据鉴定档案价值的原则判定文件材定档案价值的原则判定文件材料的价值，不能仅仅简单地对料的价值，不能仅仅简单地对照档案保管期限表来进行鉴定。照档案保管期限表来进行鉴定。档案鉴定的程序分为三个阶段：档案鉴定的程序分为三个阶段：首先，在机关文件归档时确定首先，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存归档范围，同时剔除没有保存价值的文件，由机关文书处理价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后部门或业务部门保存一两年后销毁。其次，对归档文件确定销毁。其次，对

16、归档文件确定保管期限，归入相应的卷夹中。保管期限，归入相应的卷夹中。最后，对到一定年限的档案进最后，对到一定年限的档案进行价值复审，主要采取两种形行价值复审，主要采取两种形式：一是移交式：一是移交复审复审、二二是到期是到期复审。复审。5.2档案的鉴定与销毁档案的销毁1）档案销毁清册2）立档单位和全宗简要说明3）销毁档案的方法5.3档案的移交档案室向档案馆移交档案1）档案馆接收档案的范围和年限档案馆工作通则档案馆工作通则规定：档案馆接收档案的范围包括：规定：档案馆接收档案的范围包括：本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州

17、、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；属于本馆应接收属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。档案馆接收档案的期的中华人民共和国成立以前的各种档案。档案馆接收档案的期限为：省级以上档案馆接收立档单位保管限为：省级以上档案馆接收立档单位保管2020年左右的档案；年左右的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管1010年左右年左右的档案的档案。5.3档案的移交档案室向档案馆移交档案1）档案馆接收档案的范围和

18、年限需要强调的是，需要强调的是，19991999年年5 5月月5 5日国务院批准修订、日国务院批准修订、19991999年年6 6月月7 7日国家档案局第日国家档案局第5 5号令发布的号令发布的中华人民共和国中华人民共和国档案法实施办法档案法实施办法，对档案馆接受档案的时间范围作了如，对档案馆接受档案的时间范围作了如下修订：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收下修订：属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满2020年即向年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的有关的国家档案馆移交；属于县

19、级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满档案，立档单位应当自档案形成之日起满1010年即向有关的年即向有关的县级国家档案馆移交。县级国家档案馆移交。5.3档案的移交档案室向档案馆移交档案2）撤销、合并机关档案的移交机关档案工作条例机关档案工作条例规定：机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，规定：机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：撤销机关的档案，应向有关的档案馆妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；机关撤销，业务分别划归几个机关的，其档案材料进

20、行移交或由有关主管机关代管；机关撤销，业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；一个机关并入另一个机关，不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；一个机关并入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料移交给合并后的机关代管或向有关的档或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交；一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不案馆移交；一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制；机关撤销或者合并时，得带

21、入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制；机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，以保存；一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关主管机关或档案馆移实行集中统一管理。各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关主管机关或档案馆移交交。总之。总之，各机关、企事业单位等组织，应向当地档案行政管理部门指定的档案馆

22、或，各机关、企事业单位等组织，应向当地档案行政管理部门指定的档案馆或机关档案室移交档案。机关档案室移交档案。5.3档案的移交档案室向档案馆移交档案3）向档案馆移交档案的要求和手续机关档案工作条例机关档案工作条例规定：规定：“省级以上机关省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存应将永久保存的档案在本机关保存2020年左右；省辖市（州、盟）和县级以下年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存1010年左右，连同案卷目录（一年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机式三份）和有关

23、的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。”档案馆工档案馆工作通则作通则规定：规定：“进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好；立档单进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好；立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收。位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收。”“”“档档案馆要注意接收和收集与本馆藏档案有关的各种资料。案馆要注意接收和收集与本馆藏档案有关的各种资料。”机关档案工作业务建设规范机关档案工作业务建设规范规定：规定：“重要

24、的设备档案和基建档案应由使重要的设备档案和基建档案应由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，将原件向档案馆移交。用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，将原件向档案馆移交。”5.3档案的移交档案室向档案馆移交档案3）向档案馆移交档案的要求和手续档案馆工作通则档案馆工作通则规定：规定：“交交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。盖章。” 档案室应当整理好要移交的档案和资料，准备好要移交的档案室应当整理好要移交的档案和资料，准备好要移交的案卷目录等有关检索工具和资料目录，填写案卷目录等有关检索工具和资料目录，填写“档案交接文档

25、案交接文据据”，定期向档案馆移交。交接双方应当依据，定期向档案馆移交。交接双方应当依据“档案交接档案交接文据文据”和案卷目录、资料目录清点审查档案，双方签字盖和案卷目录、资料目录清点审查档案，双方签字盖章。章。5.3档案的移交机关档案人员调离岗位的档案移交机关档案工作业务建设规范机关档案工作业务建设规范规定：规定：“机关档案人机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。岗位。”机关档案人员在调动工作时，应当将室藏档机关档案人员在调动工作时，应当将室藏档案以案卷目录为单位登记在案以案卷目录为单位登记在“档案移交（接收）登记档案移交（接收）登记簿簿”上。交接双方根据登记簿清点、检查室藏档案，上。交接双方根据登记簿清点、检查室藏档案，并在登记簿上签字。并在登记簿上签字。