（专科）第六章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

《（专科）第六章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（专科）第六章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx（39页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 六 章CHAPTER SIX【学习目标】 了解全宗的概念、全宗内档案分类方案编制的方了解全宗的概念、全宗内档案分类方案编制的方法和要求、档案保管的物质条件；法和要求、档案保管的物质条件； 明确档案分类的方法、档号的编制原则和方法；明确档案分类的方法、档号的编制原则和方法； 熟知全宗卷的作用、主要内容和编制原则；熟知全宗卷的作用、主要内容和编制原则； 掌握档案库房管理的掌握档案库房管理的“八防八防”措施、库房编号与措施、库房编号与装具排列的方法。装具排列

2、的方法。6.1区分全宗全宗与立档单位的概念一个国家机构、社一个国家机构、社会组织、个人形成会组织、个人形成的具有有机联系的的具有有机联系的文件整体，是档案文件整体，是档案馆档案的第一层分馆档案的第一层分类、管理单位。类、管理单位。全宗形成全宗的独立社形成全宗的独立社会组织或著名人物，会组织或著名人物，也叫全宗形成者。也叫全宗形成者。立档单位6.1区分全宗组织全宗立档单位的构成条件6.1区分全宗人物全宗形成者构成条件人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案

3、馆（室）保存。（室）保存。6.1区分全宗易混全宗的区分一个独立的机关、企事业单位内一个独立的机关、企事业单位内部机构的党组织、团组织、工会部机构的党组织、团组织、工会和行政机构的档案构成一个全宗。和行政机构的档案构成一个全宗。新成立的机关单位，一个机关新成立的机关单位，一个机关单位分为两个或两个以上的机单位分为两个或两个以上的机关单位，几个机关单位合并为关单位，几个机关单位合并为一个机关单位，一般都应分别一个机关单位，一般都应分别建立新的全宗。建立新的全宗。一个机关单位改变了领导关系或一个机关单位改变了领导关系或名称，但其工作性质和业务范围名称，但其工作性质和业务范围没有发生变化，仍接续原来的

4、全没有发生变化，仍接续原来的全宗。宗。临时机构一般不建立全宗，档临时机构一般不建立全宗，档案应纳入其主管机关全宗。但案应纳入其主管机关全宗。但属于政府、党委直接领导，执属于政府、党委直接领导，执行全局性任务，为期较长的机行全局性任务，为期较长的机构，应建立全宗。构，应建立全宗。6.1区分全宗全宗号 全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。全宗号用四位代码标全宗号是档案馆（室）给定每个全宗的代码。全宗号用四位代码标志，第一位用汉语拼音的字母表示全宗属类，后三位用阿拉伯数字志，第一位用汉语拼音的字母表示全宗属类，后三位用阿拉伯数字表示某一属类全宗的顺序号。例如，某档案馆藏旧政权档案的第表示某一属类

5、全宗的顺序号。例如，某档案馆藏旧政权档案的第3 3号全宗，应当标志为号全宗，应当标志为“J003”J003”，J J为全宗属类代码，为全宗属类代码，003003为全宗的顺为全宗的顺序号。序号。 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。档案馆属类内的各个全在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。档案馆属类内的各个全宗按进馆顺序编流水号，在一个属类内，不应有重复的全宗顺序号。宗按进馆顺序编流水号，在一个属类内，不应有重复的全宗顺序号。 全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则，排列方法一般按全全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则，排列方法一般按全宗进馆顺序排列即可，同时进馆的若干全宗，可按全宗的大

6、小、相宗进馆顺序排列即可，同时进馆的若干全宗，可按全宗的大小、相互关系和重要程度排列。互关系和重要程度排列。6.2档案的分类分类方法u 全宗常用的分类方法主要有三种，即年度分类法、组织机全宗常用的分类方法主要有三种，即年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。构分类法、问题分类法。（1）文件上有属不同年度的几种日期的归类。（2）实行专业年度的档案文件的类别划分。（3）无具体时间的档案文件的归类。1）年度分类法6.2档案的分类分类方法2）组织机构分类法01类别类别顺序顺序的的排列排列02档案文件档案文件的归类的归类6.2档案的分类分类方法3）问题分类法(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小

7、要适中。(2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。6.2档案的分类分类方法4）复式分类法复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同时结合保管期限对档案进行分类的时结合保管期限对档案进行分类的方法。方法。一般来说，年度分类法和保管期限分类法是必选项。一般来说，年度分类法和保管期限分类法是必选项。各机关单位应当根据各种分类方法的适用情况，结合机关各机关单位应当根据各种分类方法的适用情况，结合机关单位的实际情况，选择使用一种结合保管期限的分类方法。单位的实际情况，选择使用一种结合保管期

8、限的分类方法。6.2档案的分类全宗内档案分类方案第四条指出：第四条指出：“机关档案机关档案应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案。分类应按照其内容和载体的不同，制定统一的分类方案。分类应保持前后一致，不能随意变动。应保持前后一致，不能随意变动。”1）全宗内档案分类方案的概念和作用，是用文字或图表形式标列各个类目，是用文字或图表形式标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，是对全宗内档案名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列的依据，是归档文件上柜架分类排实体进行分类整理排列的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依据。各机关单位应当编制本机关、单位的全宗

9、列放置的依据。各机关单位应当编制本机关、单位的全宗内档案分类方案。内档案分类方案。6.2档案的分类全宗内档案分类方案2）编制全宗内档案分类方案的方法与要求ABCDE6.3档号的编制规则档号的概念、种类与作用1）档号的概念p档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的一种代码式赋予档案的一种代码。p代码代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他数字、字母、汉字及其他符号。符号。6.3档号的编制规则档号的概念、种类与作用2）档号的种类0 0 1 1全宗号，

10、指档案馆（室）给定每个全宗的代码。全宗号，指档案馆（室）给定每个全宗的代码。0 0 2 2案卷目录号，指全宗内案卷所属案卷目录的代码。案卷目录号，指全宗内案卷所属案卷目录的代码。0 0 3 3类别号，指馆（室）藏档案类别的代码。类别号，指馆（室）藏档案类别的代码。0 0 4 4项目号，指产品、工程、课题、设备的档案的代字或代号。项目号，指产品、工程、课题、设备的档案的代字或代号。0 0 5 5案卷号，指案卷排列的顺序号。案卷号，指案卷排列的顺序号。0 0 6 6件号，指案卷内文件的顺序号。件号，指案卷内文件的顺序号。0 0 7 7页（张）号，指案卷内文件每页（张）的顺序号。页（张）号，指案卷内

11、文件每页（张）的顺序号。6.3档号的编制规则档号的概念、种类与作用3）档号的作用p 档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。

12、根据档号，可以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完之后又方便地归到原来的存放位置上之后又方便地归到原来的存放位置上。p 档档号反映了档案馆（室）有多少全宗，全宗里有多少案卷目录，案卷目录里号反映了档案馆（室）有多少全宗，全宗里有多少案卷目录，案卷目录里有多少案卷，案卷里有多少件或多少页文件。利用档号，可以便捷地统计各有多少案卷，案卷里有多少件或多少页文件。利用档号，可以便捷地统计各类档案的数量，所以说档号具有统计作用。每一个档号，对应一个档案文件类档案的数量，所以说档号具有统计作用。每一个档号，对应一

13、个档案文件实体，可以根据档号清点检查档案是否丢失、移出，所以说档号又具有监督实体，可以根据档号清点检查档案是否丢失、移出，所以说档号又具有监督作用。作用。6.3档号的编制规则档号的编制原则01020304056.3档号的编制规则档号的结构全宗号全宗号- -案案卷目录号卷目录号- -案卷号案卷号- -件、件、页（张）号。页（张）号。全宗号全宗号- -归档归档文件目录号文件目录号- -盒号盒号- -件号件号（适用（适用归归档文件整理档文件整理规则规则以以“件件”为单为单位整理的方位整理的方法）。法）。全宗号全宗号- -类类别号别号- -案卷案卷号号- -件、页件、页（张）号。（张）号。类别号类别号

14、- -项项目号目号- -案卷案卷号号- -件、页件、页（张）号。（张）号。010203046.3档号的编制规则档号的编制方法（1 1）类别号是由汉字、）类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标伯数字组成的代码标志。志。（2 2）不同级位的类别）不同级位的类别之间可用间隔号之间可用间隔号“ ” ”分开。分开。（3 3）在一个档案馆）在一个档案馆（室）内和一个全宗（室）内和一个全宗内不应有重复的类别内不应有重复的类别号。号。项目号是产品、工程、项目号是产品、工程、课题、设备等档案的代课题、设备等档案的代字或代号。项目号引用字或代号。项目号引用有关管理部门编制的项有关管

15、理部门编制的项目代号目代号。例。例C CS2010S20105 5，其中，其中，“C”C”为产品代为产品代字，字，“S2010”S2010”为铣床为铣床型号，型号，“5”5”为组成部为组成部分代号（第分代号（第5 5部分）。部分）。6.4档案的保管工作是指对已整理好并排架入库的档案进行的日是指对已整理好并排架入库的档案进行的日常维护、保护性工作。它是档案管理的基本环节之一。常维护、保护性工作。它是档案管理的基本环节之一。一是维护档案实体的一是维护档案实体的秩序状态，使其在存放和使用中始终有序；二是保护秩序状态，使其在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的安全和完整，不丢失损毁、不泄密，并尽档

16、案实体的安全和完整，不丢失损毁、不泄密，并尽量延长档案物质形体的自然寿命。简言之，量延长档案物质形体的自然寿命。简言之，“维护秩维护秩序序”“”“保护实体保护实体”是档案保管工作的两个基本方面。是档案保管工作的两个基本方面。6.4档案的保管工作档案保管的重要性 如果保管得当，档案的寿命就会延长，从而能够如果保管得当，档案的寿命就会延长，从而能够发挥更大的社会效益和经济效益；如果保管不当，发挥更大的社会效益和经济效益；如果保管不当，档案的寿命就会缩短。档案的寿命就会缩短。1）决定着档案寿命的长短 如果保管得当，就可以巩固收集和整理的成果，如果保管得当，就可以巩固收集和整理的成果，而且对提供利用和

17、编研创造便利条件；如果保管而且对提供利用和编研创造便利条件；如果保管不当，档案就会遭到损毁，前面的收集整理等工不当，档案就会遭到损毁，前面的收集整理等工作就会前功尽弃，也就谈不上提供利用，从而会作就会前功尽弃，也就谈不上提供利用，从而会给国家的档案事业和其他相关方面造成不可估量给国家的档案事业和其他相关方面造成不可估量的损失。的损失。2）决定着档案事业的兴衰6.4档案的保管工作保管档案的物质条件1）档案库房（1 1）档案库房必须专用，不能与办公室、阅览室合用，也不能存）档案库房必须专用，不能与办公室、阅览室合用，也不能存放其他物品。放其他物品。（2 2）档案库房应尽量按照）档案库房应尽量按照档

18、案馆建筑设计规范档案馆建筑设计规范（JGJ25-2010JGJ25-2010）的要求建造，坚固耐用，门窗封闭性良好，有防盗、防热、防潮、的要求建造，坚固耐用，门窗封闭性良好，有防盗、防热、防潮、防光、防火、防尘等设施。防光、防火、防尘等设施。（3 3）档案库房位置适中，不能建在低洼处，应当远离水源、污染）档案库房位置适中，不能建在低洼处，应当远离水源、污染源和易燃易爆物品。源和易燃易爆物品。（4 4）档案库房地板负荷量够用，层高应略高于档案柜架，在）档案库房地板负荷量够用，层高应略高于档案柜架，在2.5m2.5m2.8m2.8m范围之内。范围之内。6.4档案的保管工作保管档案的物质条件2）档案

19、装具p 档案装具是指存放档案的档案柜。固定的双面敞开式的档案架，档案装具是指存放档案的档案柜。固定的双面敞开式的档案架，不如密闭的档案柜和档案箱。档案柜的材料，木制的不如金属不如密闭的档案柜和档案箱。档案柜的材料，木制的不如金属的更有利于防火。一体的五层档案柜不如五节档案柜容易搬运。的更有利于防火。一体的五层档案柜不如五节档案柜容易搬运。一般机关适合使用金属的五节档案柜或一体的五层档案柜，以一般机关适合使用金属的五节档案柜或一体的五层档案柜，以及声像档案柜和底图柜等装具。为了充分利用档案库房空间，及声像档案柜和底图柜等装具。为了充分利用档案库房空间，可以使用密集型活动档案柜，又称密集架。密集架

20、由多列档案可以使用密集型活动档案柜，又称密集架。密集架由多列档案柜组成，平时合为一体，下设轨道，打开灵活，可以大大节省柜组成，平时合为一体，下设轨道，打开灵活，可以大大节省库房空间，防火、防光、防尘，但对楼板的承重力要求较高库房空间，防火、防光、防尘，但对楼板的承重力要求较高（应在（应在600kg/m2600kg/m2以上）。以上）。6.4档案的保管工作保管档案的物质条件3）设备p用于档案保护的设备主要有：空调器、加湿器、除湿用于档案保护的设备主要有：空调器、加湿器、除湿机、排风机、温湿度测量仪器、报警器（防火与防机、排风机、温湿度测量仪器、报警器（防火与防盗）、灭火器、消毒灭菌设备、档案进出

21、库房的运送盗）、灭火器、消毒灭菌设备、档案进出库房的运送工具、电脑、扫描仪、复印机，以及通信、闭路电视工具、电脑、扫描仪、复印机，以及通信、闭路电视监控设备等。监控设备等。6.4档案的保管工作保管档案的物质条件4）包装材料p包装材料指卷皮、卷盒和包装纸等。卷皮分软卷皮和包装材料指卷皮、卷盒和包装纸等。卷皮分软卷皮和硬卷皮两种。软卷皮规格为硬卷皮两种。软卷皮规格为297mm297mm210mm210mm（供（供A4A4型文型文件纸用）或件纸用）或260mm260mm185mm185mm（供（供1616开文件纸用）。用软开文件纸用）。用软卷皮包装的案卷必须装入卷盒中存放。硬卷皮规格为卷皮包装的案卷

22、必须装入卷盒中存放。硬卷皮规格为300mm300mm220mm220mm或或280mm280mm210mm210mm（长（长宽），厚度分为宽），厚度分为20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm三种。案盒须有绳带等扣紧装置。三种。案盒须有绳带等扣紧装置。卷皮、案盒和其他包装纸应采用无酸纸制作。卷皮、案盒和其他包装纸应采用无酸纸制作。6.4档案的保管工作保管档案的物质条件5）消耗品p消耗品是指防霉防虫药品、吸湿剂、各种管理消耗品是指防霉防虫药品、吸湿剂、各种管理性表格及办公用品等消耗物品。性表格及办公用品等消耗物品。6.5档案的库房管理进出库制度和“八防”措施1）进出库制度010203

23、库房一般只库房一般只允许档案工允许档案工作人员在工作人员在工作时间内进作时间内进入。入。04档案工作人档案工作人员在库房内员在库房内不允许从事不允许从事与管理工作与管理工作无关的活动。无关的活动。非档案工作非档案工作人员如因工人员如因工作需要必须作需要必须进入库房，进入库房，则必须有档则必须有档案工作人员案工作人员始终陪同。始终陪同。离开库房时，离开库房时，必须关灯、必须关灯、断电、关好断电、关好窗户、锁好窗户、锁好房门。房门。6.5档案的库房管理进出库制度和“八防”措施2）“八防”措施182736456.5档案的库房管理库房的温湿度控制 库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，因库房

24、内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素，因此，管理人员要每天测量并记录库房的温湿度情况。若发此，管理人员要每天测量并记录库房的温湿度情况。若发现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。BA6.5档案的库房管理库房编号与装具排列 档案库房与装具均需统一编号，而且装具在库房中的排列档案库房与装具均需统一编号，而且装具在库房中的排列应井然有序。库房编号一般是先编建筑物号，再编层号和应井然有序。库房编号一般是先编建筑物号，再编层号和房间号。编号方法一般是按某种顺序用阿拉伯数字编流水房间号。编号方法一般是按某种顺序用阿拉伯数字编流水号。装具编号一般以房间

25、为单元进行，每一单元内的装具号。装具编号一般以房间为单元进行，每一单元内的装具按从左到右、自上而下依次编列号、柜架号、层格号，其按从左到右、自上而下依次编列号、柜架号、层格号，其号码一般也采用阿拉伯数字。装具不宜紧贴墙壁排放，一号码一般也采用阿拉伯数字。装具不宜紧贴墙壁排放，一般与墙壁有般与墙壁有50cm50cm的距离；列与列之间约留的距离；列与列之间约留1 11.2m1.2m的距离；的距离；每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直；每一列的装具都每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直；每一列的装具都应排列整齐。应排列整齐。6.5档案的库房管理档案存放位置索引和档案代卷卡1）档案存放位置索引 为便于了解

26、档案存放情况和迅速取放档案，可用为便于了解档案存放情况和迅速取放档案，可用索引形式索引形式将档案存放情况反映出来。档案存放位置索引有两种形式：将档案存放情况反映出来。档案存放位置索引有两种形式：是以全宗为单位编制是以全宗为单位编制的档案存放位置索引，的档案存放位置索引，标明某一全宗的档案标明某一全宗的档案具体存放在什么位置。具体存放在什么位置。是以库房及装具为单位是以库房及装具为单位编制的档案存放位置索编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房引，用来指出某一库房及装具中及装具中存放哪些存放哪些档案。档案。6.5档案的库房管理档案存放位置索引和档案代卷卡2）档案代卷卡 在档案的日常管理中，有时需

27、将已排架入库的档案暂在档案的日常管理中，有时需将已排架入库的档案暂时调出库房外。为便于管理，时调出库房外。为便于管理，调卷调卷可填写一张卡片放可填写一张卡片放在所调出的案卷的位置上，在卡片上注明所调案卷的在所调出的案卷的位置上，在卡片上注明所调案卷的基本概况，还卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代基本概况，还卷时再把它取下。这张卡片就叫档案代卷卡。档案代卷卡是一种行之有效的管理方式，不仅卷卡。档案代卷卡是一种行之有效的管理方式，不仅能避免档案误放和了解档案流动情况，而且还具有档能避免档案误放和了解档案流动情况，而且还具有档案登记工作的性质。案登记工作的性质。6.5档案的库房管理全宗卷1）全宗卷的

28、概念和作用是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷门案卷。 可以可以说，全宗卷是管理某全宗档案工作的原始记录，说，全宗卷是管理某全宗档案工作的原始记录，是全宗档案的是全宗档案的“档案档案”。6.5档案的库房管理全宗卷2）全宗卷的主要内容1 1档案的收集档案的收集2 2档案整理档案整理3 3档案鉴定档案鉴定4 4档案保管档案保管5 5档案统计档案统计6 6档案利用档案利用7 7档案管理新技术的应用档案管理新技术的应用6.5档案的库房管理全宗卷3）全宗卷的编

29、制原则（1）档案室对所管的每个全宗以全宗为单位编制全宗卷。（2）全宗卷的各种文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料之间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。6.5档案的库房管理全宗卷4）全宗卷内文件材料的积累与整理全宗卷内的文件材料应注意平时积累，先归入预设的卷夹内全宗卷内的文件材料应注意平时积累，先归入预设的卷夹内。卷内文件材料按卷内文件材料按“问题问题- -时间时间”进行系统排列进行系统排列。卷内文件材料逐件加封面、封底，编件号，装订后装入卷盒卷内文件材料逐件加封面、封底，编件号，装订后装入卷盒。卷盒封面、脊背写卷盒封面、脊背写“全宗卷全宗卷”三个字，并分别著录全宗号、全宗三个字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。名称和编制日期。1234档案室将全宗卷置于每个全宗案卷之首，全宗在向档案馆或有关档案室将全宗卷置于每个全宗案卷之首，全宗在向档案馆或有关单位移交时，其全宗卷也应随同移交。单位移交时，其全宗卷也应随同移交。5