（专科）第六章：《会议管理第三版》教学ppt课件.pptx

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1、会议管理会议管理目录CONTENT0103020405070608091011第第6 6 章章CHAPTER SIX在学习完本章之后，你应该能够：了解会议中主持人需在学习完本章之后，你应该能够：了解会议中主持人需要做的工作；明确会议主持人如何做开场白、串词与总要做的工作；明确会议主持人如何做开场白、串词与总结；熟知会议主持人的管理技巧；掌握会议主持时间安结；熟知会议主持人的管理技巧；掌握会议主持时间安排、议事进度安排以及会议意外情况处理的技巧。排、议事进度安排以及会议意外情况处理的技巧。今天，窗外阳光明媚，室内暖意融融！在新春佳节即将来临之际，我们在这里欢今天，窗外阳光明媚，室内暖意融融！在新

2、春佳节即将来临之际，我们在这里欢聚一堂，召开聚一堂，召开2020年度公司总结暨表彰大会。此次会议的主要目的是总结一年年度公司总结暨表彰大会。此次会议的主要目的是总结一年来的工作，总结经验，吸取教训，共商公司未来发展大计，并对为公司各项工作来的工作，总结经验，吸取教训，共商公司未来发展大计，并对为公司各项工作的发展做出贡献的员工、施工队进行表彰和奖励。的发展做出贡献的员工、施工队进行表彰和奖励。首先我代表力大公司对市美术馆对我们会议的大力支持表示感谢！同时也感谢工首先我代表力大公司对市美术馆对我们会议的大力支持表示感谢！同时也感谢工作人员提供的帮助！作人员提供的帮助！为保证会议的有序进行，在会议

3、正式开始之前，我提几条要求：为保证会议的有序进行，在会议正式开始之前，我提几条要求：1. 1.请所有与会人员暂时关闭手机，会议期间不要接打电话。请所有与会人员暂时关闭手机，会议期间不要接打电话。2. 2.不要在会场内外来回走动，大声喧哗，或与人交头接耳。不要在会场内外来回走动，大声喧哗，或与人交头接耳。3. 3.不要随地吐痰，乱扔废弃物，不要抽烟。不要随地吐痰，乱扔废弃物，不要抽烟。4. 4.会议结束以后，先欢送领导和来宾退场，然后依次退场。会议结束以后，先欢送领导和来宾退场，然后依次退场。现在正式开会。现在正式开会。n 在日常工作会议上，会议主持人是会议进程的动力和向导，成功的主持人必须掌握

4、因势利导、处理难题的艺术。这些难题有解决争端、控制感情、传递信息。为此，主持人要唱好以下三部曲：会议主持人工作概述6 6. .1 1会议主持人工作概述6 6. .1 16.1.1引领会议进入程序n 会议开头至关重要，想把握成功的机会，要遵守如下规则：会议主持人工作概述6 6. .1 16.1.2推进会议 n 主持人应起指挥员或向导的作用。当与会者怒火迸发时，他是个消防员、裁判员，可以行使限制权；他也是个采购员，容纳百家之言，善于鉴别有价值的意见，并使之完善。在推进会议过程中，主持人应掌握以下原则：1 1防止冷场防止冷场3 3要限制超时和超次的发言要限制超时和超次的发言5 5澄清混乱模糊的信息澄

5、清混乱模糊的信息2 2合理让与会人员发言合理让与会人员发言4 4引导与会人员实现会议目标引导与会人员实现会议目标6 6时常做简短概括时常做简短概括会议主持人工作概述6 6. .1 16.1.3结束会议 n 会议主持人是会场上的灵魂，结束会议前要制定或引出决议。在这个时刻，若没有主持人的有力领导，往往功亏一篑。在闭会阶段，要充分发挥主持人的权威，要向与会者报告已得出的结论、尚存在的分歧和会后要采取的行动。n 请记住以下三个要点：通报取得的成果。指出分歧。明确今后的行动方法。会议主持人的语言6 6. .2 26.2.1会议主持的语言要求n 会议主持人往往要根据会议类型、会议实际情况选择自己的语言方

6、式。一般来说，下列语言要求是需要注意的：ABCDE会议主持人的语言6 6. .2 26.2.2开场白又称开场语、导入语，是主持人在节目刚开始时说的话。俗话说：“良好的开端等于成功的一半。”开场白对于会议、节目等活动非常重要。 开场白表述方式可分为独白、对话和群口三种。开场白的基本类型有：0101020203030404会议主持人的语言6 6. .2 26.2.2开场白 社会生活多姿多彩，主持人的语言千姿百态。我们不可能把各种类型的主持人的语言一一细化，下面我们就主持人如何做开场白探讨一下。大多时候，第一个上台说话的是主持人。主持人的开场语，除了称呼、介绍语之外，最主要的语言是宣布主题（或主要活

7、动内容），营造与主题相适应的良好气氛。会议主持人的语言6 6. .2 26.2.3连接词n 连接词分为两种：它要渲染气氛、营造它要渲染气氛、营造高潮。高潮。它起到了上联下导它起到了上联下导的衔接作用，好的的衔接作用，好的连接词能创造高潮，连接词能创造高潮，引发观众的兴致。引发观众的兴致。两种会议连接词晚会串词会议主持人的语言6 6. .2 26.2.4会后小结第一，听众坐了很长时间，身心比较疲倦，加之主报告已毕，注意力难再集中，大家盼望的是早点散会。第二，“主角”退场，让出了“舞台”和“观众”，很容易刺激起“配角”的“表现欲”。第三，主报告已确定了会议的主旋律，主持人的小结要扣紧主题，但他们往

8、往准备不够充分，小结时常常大谈形势，大谈个人感受，信马由缰，越走越远，时间也越拖越长，结果自己都不知道该如何收场，这是必须引以为戒的。n 主持人会后总结要就事论事，千万不要跑题。此时此刻，主持人一定要明了“当前形势”，善于控制自己。小结时一般不宜做过多评价，且评价宜粗不宜细，尤其是下级对上级、外行对内行的报告作评价更应慎重。另外，无论是点评还是小结，最好使用概括性强、提纲挈领式的语言，既节省时间，又便于巩固或升华会议内容。会议时间安排的改进6 6. .3 36.3.1“压缩法”加“限时制”n 同样规模、规格的会议开得尽可能短，既达到预期效果，又省时、省钱。我们怎样才能既完成会议任务，又高效率地

9、开会呢？那就要对会议管理坚决实行“压缩法”和“限时制”。是指在保证质量的前提下，对会议实行“时间压缩”“内容精简”“议程整合”“过程缩短”的管理办法。是特指压缩法中“时间压缩”的操作方法，即对会议发言人发言时间作出限制性规定。会议时间安排的改进6 6. .3 36.3.2 推行会议“压缩法”“限时制”，要采取以下措施n 掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。n 掌握议事进度主要包括两种方式：掌握议事进度6 6. .4 4n 达成会议决策是很多会议的重要内容，如党、团员代表大会。达成决议可以有以下决策方式：达成会议决策6 6. .5 5主要是由会议最

10、高领导人作出最后的决定，会议的参与者只是一个建议者。适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。当特别行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策时。经理决定工作日程表，然后通知该小组。优点：决策迅速高效；在亟须行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。获得50%的票数，这是一种进行决策的快速简便的方法。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时；团队成员投票接受一项新的工作程序时；团队成员投票选举团

11、队领导时。优点：允许多数人对问题发表自己的意见，保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。其产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。例如，全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针。优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员都有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺点：达成一致需要相对长的时间，并具挑战性，而且需要大量沟通、耐心聆听并理解他人观

12、点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解，必须进行有效推动。其产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。例如一陪审团认真研究法庭案子后，呈递一份无异议裁决书。优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它。缺点：因为没有哪两个人的思想会完全合拍，所以要达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。n 会议中可能随时出现各种意外情况，只有清楚了解可能出现的危机，并在会前就准备好应对“危机”的方案，才可能顺利化解会议危机，从而保障会议的正常进行。处理会议中的意外情况6 6. .6 6会议在开始前和进行过

13、程中，可能会出现下列会议在开始前和进行过程中，可能会出现下列“危机危机”：时间到了，答应到会的人还没有来，：时间到了，答应到会的人还没有来，也许他根本就没打算来。会议已经在进行过程也许他根本就没打算来。会议已经在进行过程中了，某位重要的嘉宾才匆忙赶到会场，让他坐中了，某位重要的嘉宾才匆忙赶到会场，让他坐哪里，要不要中止正在进行的议程，向大会介绍哪里，要不要中止正在进行的议程，向大会介绍这位嘉宾。进入会议室，才发现实物投影仪不这位嘉宾。进入会议室，才发现实物投影仪不能使用，或者是软件出了问题，或者电源接线板能使用，或者是软件出了问题，或者电源接线板有了故障，或者是屏幕没有地方悬挂等等。需有了故障

14、，或者是屏幕没有地方悬挂等等。需要临时调换会议室。夏季开会，会议室内的空要临时调换会议室。夏季开会，会议室内的空调启动不了。来宾单位临时更换或增加了人员，调启动不了。来宾单位临时更换或增加了人员，导致主席台上的某个座位前没有座位卡。导致主席台上的某个座位前没有座位卡。各种各样各种各样“不应该不应该”出现的事情，还是经常地在出现的事情，还是经常地在会场上出现。要求主持人事先能够充分估计到各会场上出现。要求主持人事先能够充分估计到各种可能的变化，从而果断采取相应的措施。例如，种可能的变化，从而果断采取相应的措施。例如，由于临时调换了大会议室，会场多出了很多座位，由于临时调换了大会议室，会场多出了很

15、多座位，导致参加会议的人三三两两地散坐在会场后面的导致参加会议的人三三两两地散坐在会场后面的座位上，前排的座位却空了出来；同时主席台也座位上，前排的座位却空了出来；同时主席台也没有了，原计划在主席台就座的人员现在需要另没有了，原计划在主席台就座的人员现在需要另外安排座位；准备好的座次卡也没有用了，但还外安排座位；准备好的座次卡也没有用了，但还得要让出席会议的人认识这些嘉宾得要让出席会议的人认识这些嘉宾怎么办呢？怎么办呢？面对此类面对此类“危机危机”，若有充分的准备，就能够从，若有充分的准备，就能够从容应对；否则，就有可能手忙脚乱。容应对；否则，就有可能手忙脚乱。谢 谢 聆 听T H A N K S F O R Y O U R A T T E N T I O N