（专科）第十章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

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1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 十 章CHAPTER TEN【学习目标】 了解电子档案的含义、特点；了解电子档案的含义、特点； 明确电子档案的种类；明确电子档案的种类； 熟知电子档案管理的要求和原则；熟知电子档案管理的要求和原则； 掌握电子档案管理的工作程序。掌握电子档案管理的工作程序。10.1 电子档案管理概述电子档案的含义电子电子档案是在计算机系统中形成的具有档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。查考利用价值的社会活动的原始记录。10.1 电子档案管理概

2、述电子档案的特点10.1 电子档案管理概述电子档案的种类1文本文件文本文件数据数据文件文件图形图形文件文件图像文件图像文件声音声音文件文件多媒体多媒体文件文件命令命令文件文件2主文件主文件支持性文件支持性文件辅助性、工辅助性、工具性文件具性文件3这又可将电这又可将电子档案分为子档案分为一般办公室一般办公室工作中产生工作中产生的文件、计的文件、计算机辅助设算机辅助设计和制造中计和制造中产生的文件。产生的文件。4这又可将电这又可将电子档案分为子档案分为普通文件、普通文件、只读文件、只读文件、隐含文件、隐含文件、加密文件和加密文件和压缩文件等。压缩文件等。5这又可将电这又可将电子档案分为子档案分为由

3、计算机直由计算机直接产生的文接产生的文件、对传统件、对传统文件用扫描文件用扫描仪和数码相仪和数码相机等输入设机等输入设备处理后生备处理后生成的文件。成的文件。10.1 电子档案管理概述电子档案的管理模式单位内部的文档单位内部的文档一体化管理模式一体化管理模式010102020303档案馆电子档案档案馆电子档案的管理模式的管理模式数字档案馆的管数字档案馆的管理模式理模式10.1 电子档案管理概述电子档案管理的要求02010310.1 电子档案管理概述电子档案管理的原则10.2电子档案管理的工作程序电子档案的收集积累有文本文件、图形文件和图像文件。对电子有文本文件、图形文件和图像文件。对电子档案的

4、收集积累应按照纸质档案收集范围的规定，考档案的收集积累应按照纸质档案收集范围的规定，考虑电子档案的特点。要收集积累电子档案的软硬件系虑电子档案的特点。要收集积累电子档案的软硬件系统设备材料，记录重要文件主要修改过程和办理情况，统设备材料，记录重要文件主要修改过程和办理情况，以及有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿。为以及有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿。为了实现对正式的纸质档案进行全文信息自动检索，与了实现对正式的纸质档案进行全文信息自动检索，与正式文件定稿内容相同的电子档案也应收集积累。正式文件定稿内容相同的电子档案也应收集积累。10.2电子档案管理的工作程序电子档案的归档 1）归档

5、方式01020310.2电子档案管理的工作程序电子档案的归档 2）归档时间p 电子档案的归档时间有实时归档和定期归档两种：实时归电子档案的归档时间有实时归档和定期归档两种：实时归档是在电子档案形成后即时归档；定期归档是按规定的归档是在电子档案形成后即时归档；定期归档是按规定的归档周期归档。档周期归档。p 采用逻辑归档方式的单位，应尽可能实时进行，以免发生采用逻辑归档方式的单位，应尽可能实时进行，以免发生失控；采用物理归档方式的单位，电子档案的归档时间可失控；采用物理归档方式的单位，电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成；采用借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成；采

6、用“双套制双套制”归档方式的电子档案和纸质档案，归档时间应归档方式的电子档案和纸质档案，归档时间应统一。统一。10.2电子档案管理的工作程序电子档案的归档 3）归档要求:新会计档案管理办法指出：“同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能输出能输出符合国家标准归档格符合国家标准归档格式的会计凭

7、证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；1234建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和

8、人建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；为破坏的影响；5形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。的会计档案。”610.2电子档案管理的工作程序电子档案的归档 4）归档手续10.2电子档案管理的工作程序归档电子文件的接收、移交 载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。记表、软件、说明资料等

9、是否齐全。 将检验结果填入将检验结果填入“归档电子文件移交、接收检验登记归档电子文件移交、接收检验登记表表”。检验不合格的，应退回形成单位重新制作。检验不合格的，应退回形成单位重新制作。 验收合格后，档案保管部门应在验收合格后，档案保管部门应在“归档电子文件移交、归档电子文件移交、接收检验登记表接收检验登记表”上签字盖章，登记表一式两份，一份上签字盖章，登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份自存。交电子文件形成单位，一份自存。10.2电子档案管理的工作程序电子档案的保管1）存放方式 电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。2）库房温湿度控制 电子档案各种磁性载

10、体库房的温度应为1527，相对湿度为40%60%。3）预防有害因素的影响 电子档案应放在一定的器具内，防尘、防光、防火、防磁、防有害气体。4）检查保存状况 每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应采取恢复措施。5）要维护电子档案信息的安全 应运用电子信息安全防护的技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移保护电子档案信息的安全。10.2电子档案管理的工作程序归档电子文件的鉴定销毁p 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。毁的有关规定执行。10.2电子档案管理的工作程

11、序归档电子文件的鉴定销毁p 新新会计档案管理办法会计档案管理办法指出：指出：“电子会计档案的销电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。派员监销。p 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。完结时为止。”10.2电子档案管理的工作程序电子档案的利用