（专科）第七章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

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1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 七 章CHAPTER SEVEN【学习目标】 了解档案检索工具的职能，计算机档案检索系统了解档案检索工具的职能，计算机档案检索系统的特点、功能、工作流程、结构设计要求；的特点、功能、工作流程、结构设计要求； 明确档案著录的项目、标志符号；明确档案著录的项目、标志符号； 熟知档案著录格式、著录项目细则；熟知档案著录格式、著录项目细则； 掌握档案分类标引、主题标引的程序和方法。掌握档案分类标引、主题标引的程序和方法。7.1档案的著录与标引档案的著录是在编制

2、档案检索工具时，对档案内容和形是在编制档案检索工具时，对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。著录工式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。著录工作是编制档案检索工具的基础和前提，此外，还具有作是编制档案检索工具的基础和前提，此外，还具有档案登记，以及介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。档案登记，以及介绍、报道和交流馆（室）藏的作用。按照国家颁布的按照国家颁布的档案著录规则档案著录规则（DA/T18-1999DA/T18-1999）的）的规定，档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志规定，档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志符号、著录格式、著录项目细则等方面。符号、著录格式、著

3、录项目细则等方面。7.1档案的著录与标引档案的著录1）著录项目010203040506077.1档案的著录与标引档案的著录2）标志符号 标志符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言标志符号是用来表示不同著录项目和著录含义的人工语言符号。符号。3）著录格式 著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达方式。根据根据档案著录规则档案著录规则（DA/T18-1999DA/T18-1999）的规定，一般采用）的规定，一般采用段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式段落符号式进行著录，有时也可采用表格条目式。 段落段落符号式著录格式是指将著录项目

4、分为几个段落，同一符号式著录格式是指将著录项目分为几个段落，同一段落内各项目之间用标志符号间隔开来的著录格式。段落内各项目之间用标志符号间隔开来的著录格式。7.1档案的著录与标引档案的著录4）著录项目细则（1 1）题名与责任说明）题名与责任说明项项（2 2）稿本与文种项）稿本与文种项（3 3）密级与保管期限项）密级与保管期限项（4 4）时间项）时间项（5 5）载体类型及形态项）载体类型及形态项（6 6）附注及提要项）附注及提要项（7 7）排检与编号项）排检与编号项7.1档案的著录与标引档案的标引1）档案的分类标引p 关于中国档案分类法是进行档案分类标引的基本依据，档案分是进行档案分类标引的基本

5、依据，档案分类标引应该严格按照其中的有关类目规定进行类标引应该严格按照其中的有关类目规定进行。的编制目的在于统一全国档案分类检索标的编制目的在于统一全国档案分类检索标准，发展我国档案分类标准体系，进一步推动档案工作规范化准，发展我国档案分类标准体系，进一步推动档案工作规范化和现代化进程，加快各级目录中心、咨询中心的建立，同时促和现代化进程，加快各级目录中心、咨询中心的建立，同时促进文档管理一体化工作。进文档管理一体化工作。的基本原则和方法适用于我国各个历史时的基本原则和方法适用于我国各个历史时期所形成的各类档案的分类，其基本大类一共期所形成的各类档案的分类，其基本大类一共1919个。个。7.1

6、档案的著录与标引档案的标引1）档案的分类标引p 档案分类标引的程序及方法7.1档案的著录与标引档案的标引2）档案主题标引p 关于中国档案主题词表 档案档案主题标引是利用主题法对档案信息进行提炼以获得主题主题标引是利用主题法对档案信息进行提炼以获得主题标志的过程。标志的过程。共收录主题词共收录主题词27 28827 288条，其中正式主题条，其中正式主题词词22 75922 759条，非正式主题词条，非正式主题词4 5294 529条，内容涉及条，内容涉及2020世纪以来反映世纪以来反映党政机关各项管理活动、政治活动、科学研究、经济建设、党政机关各项管理活动、政治活动、科学研究、经济建设、生产技

7、术等各个方面的名词术语。整个词表由主表、词族索生产技术等各个方面的名词术语。整个词表由主表、词族索引、范畴索引、附表、首字笔画检字表、附录等部分组成。引、范畴索引、附表、首字笔画检字表、附录等部分组成。7.1档案的著录与标引档案的标引2）档案主题标引p 档案主题标引的程序与方法一要阅读档案原件，了解主题内容二要分析主题，选定主题概念三要查表选词，进行主题概念的转换四要认真进行校对审查，保证主题标引的质量7.2档案检索工具档案检索工具及基本职能 档案检索工作的核心是编制档案检索工具，建立和完善检档案检索工作的核心是编制档案检索工具，建立和完善检索工具体系。档案检索工具是提示、介绍和查找档案材料索

8、工具体系。档案检索工具是提示、介绍和查找档案材料的内容和成分，开发档案信息资源的工具的内容和成分，开发档案信息资源的工具。 档案档案检索工具具有两方面的基本职能：检索工具具有两方面的基本职能：一是档案信息的存储职能二是档案信息的查检职能7.2档案检索工具档案检索工具的种类卡片式检索卡片式检索工具工具书本式检索书本式检索工具工具缩微式检索缩微式检索工具工具电子检索工电子检索工具具 目录目录 索引索引 指南指南 查检性检查检性检索工具索工具 报道性检报道性检索工具索工具7.2档案检索工具档案检索工具的编制1）归档文件目录2）分类目录3）主题目录4）专题目录5）文号索引6）人名索引7）全宗指南7.3

9、档案的计算机检索档案计算机检索的特点对计算机检索系统的对计算机检索系统的依赖性强依赖性强音、像、文字音、像、文字相结合，直观相结合，直观生动生动检索灵活方便检索灵活方便信息信息存储量大存储量大检索速度快，检索速度快，检索效率高检索效率高检索途径多元化检索途径多元化7.3档案的计算机检索档案计算机检索系统的功能与流程1 1）档案计算机检）档案计算机检索系统的功能索系统的功能2 2）档案计算机检）档案计算机检索的流程索的流程7.3档案的计算机检索档案计算机检索结构及设计要求1）计算机检索结构包括内外存储器、包括内外存储器、中央处理器、显示中央处理器、显示终端、打印机及其终端、打印机及其他输入、输出

10、设备他输入、输出设备等，这是保证计算等，这是保证计算机检索的最基本的机检索的最基本的条件。条件。1包括操作程序和应包括操作程序和应用程序。档案检索用程序。档案检索应用程序包括档案应用程序包括档案信息存储和档案信信息存储和档案信息输出两大子系统。息输出两大子系统。应用程序对检索效应用程序对检索效率具有重要的意义。率具有重要的意义。2是计算机检索系统是计算机检索系统中存储的内容和检中存储的内容和检索的对象。数据的索的对象。数据的数量和质量对于计数量和质量对于计算机系统的性能有算机系统的性能有直接的影响。直接的影响。37.3档案的计算机检索档案计算机检索结构及设计要求2）计算机检索结构的设计要求（1）先进性（2）标准性（3）完备性（4）简易性