部门岗位职责和管理制度整理汇编.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流部门岗位职责和管理制度整理汇编.精品文档.上海松江钢材市场经营管理有限公司部门岗位职责 和管理制度汇编 附(二) 各部门规章制度 目 录一、 上海松江钢材市场经营管理有限公司文书收发管理制度二、 上海松江钢材市场经营管理有限公司文书档案管理制度.三、 上海松江钢材市场经营管理有限公司办公室物资管理制度四、 上海松江钢材市场经营管理有限公司印章管理办法五、 上海松江钢材市场经营管理有限公司松江钢材城码头区车辆、人员进出须知.六、 上海松江钢材市场经营管理有限公司行车装卸安全生产管理规定七、 上海松江钢材市场经营管理有限公司货物入库管理制度八、
2、上海松江钢材市场经营管理有限公司货物出库管理制度九、 上海松江钢材市场经营管理有限公司现场管理部起重机管理制度十、 上海松江钢材市场经营管理有限公司物业管理部保安管理制度十一、上海松江钢材市场经营管理有限公司员工宿舍管理规章制度十二、上海松江钢材市场经营管理有限公司市场车辆使用规章管理制度2009 年 月 日文书收发管理制度一总则目的为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本制度。范围本制度所称文书收发,指董事会、公司各部门与外界来往的文书(包括电报、传真)及各部门间来往文书,收发文全部过程之办理与控制。二承办部门本公司的文书,由公司综合管理办公室统一进行管理。所有文书应由指定人
3、员进行核稿及收发、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜,文书未按规定处理者不得受理。三行文行文类别1函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。2公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。3便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。4电报(传真):业务处理须以电报(传真)行文时使用。5请示:请上级指示和批准时使用。6报告:向上级部门汇报工作,反映情况时使用。7指示:对下级部门布置工作,阐明工作活动的指导原则时使用。8批复:答复请示事项时使用。9通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转
4、发上级、看看同级和不相隶属单位的公文时使用。10.通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项时使用。11.决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用决定。经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议。12.其他:.司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。行文规范1公文格式包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号
5、和其他标点符号。 向上级请示的公文,应只写一个主送单位。如果需要上报另一个上级单位,可以用抄报的形式。 发文时间,以签发日期为准,联合行文,以最后单位签发的日期为准。 公文字号格式为:X1 (X2)总字第号。X1为公司简称,X2部门简称,如果为公司发文,则不填X2。为公司收(发)文流水号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。 公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。 收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。 文字一律从左至右横写横排。2公文纸为16开,在左侧装订。通告等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。3内部行文,可按问题的种类
6、和性质,用部门名义行文。各部门不得联合行文。4公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。5各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越级的单位。6向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不得同时抄送下级单位,向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。7按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。8发文应根
7、据需要确定主、抄送单位,不得滥发。9红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。四收文处理。上级发来的文件及简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。加强公文检查催办工作。办公室对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及
8、时检查反馈。领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件立卷归档。五发文处理。草拟公文的要求:1要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。2情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。3引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用简体汉字规范书写。5 章节序数应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为(一),第三层为1,第四为(1)。6年月日、人名、地名、文件名称、
9、事物名称等,不得滥用简称。公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。审核的重点:1.是否需要行文。2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公文是否衔接。3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4.处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。5.文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办单位修改,改动过大的,要重新抄正。公务会签。部分重要文件应以会签形式征求公司相关部门领导意见,各主管人员应对文案注意见,避免只签名而无意见。承办、核稿、会签等人员之答名,应清晰
10、可辨,不得潦草难认。公文签发。公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。 签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。公文签发后,由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明此页无正文字样。公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。文书档案管理制度一总则为加强公司档案管理,提高文书立卷工作水平,特制定本制度。归档的文件材料必须按年度立卷,公司内部机构在工作活动中形成的各种有
11、保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二文件材料的收集管理凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理办公室统一收集管理。与直管部门业务相关的文书、资料由各部门自行保管,如财务、物业、人力资源、工程等。公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续、档案室签字
12、认可后财务部门才给予核报差旅费。公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像资料等向综合管理办公室室办理归档手续,办公室签字认可后财务部门才给予报会议费用。三归档范围重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。部门的请示与上级部门的批复。反映公司主要职能活动的报告、总结。公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。公司干部任免的文件材料以及关于职工奖
13、励、处分的文件材料。公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四平时归卷各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,应指派专人集中统一保管。各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切,并编上条款号。公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门归卷。各部门应及时将已归卷的文件材料,按照案卷类目条款,放入平时保存文件卷夹内对号入座,并在收发文登记薄上注明。五立卷(案卷质量要求)案卷质量总的要求是:遵循文件的形成
14、规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在
15、后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。案卷的装订和案卷各部分的排列格式:案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。六保存期限文件保存期限除政府有关
16、法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。1年保存:结案后无长期保存必要者。规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。七档卷清理 管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时,依第四十五条的规
17、定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,并于目次表之附注栏内注明销毁日期。 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将收(发)文登记单第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。八档案调用调卷程序1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具调卷单经其部门主管核准后持单调阅。2档案管理人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。3档案归还时,经办公室核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。“调卷单”由管理人员留存备
18、查。调卷管理1“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。2调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请档案管理人员处理。3调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。4调阅案卷限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经办公室主管同意。办公室物资管理制度第一章 总则为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。第二章 物资分类公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。1低值易耗品:笔、纸、电池、
19、订书钉、胶水等;2管制品:订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等;3实物资产:物资价格达300元以上,如:空调、计算机、摄像机、照相机等。第三章 物资采购1. 公司物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准;300元以上(含300元)部门经理同意,办公室批准,总经理批准。2. 物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:1) 定点:公司定大型超市进行物品采购。2) 定时:每月月初进行物品采购。3) 定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。4) 特殊物品:选择多方厂家的产品
20、进行比较,择优选用。第四章 物资领用管理公司根据物资分类,进行不同的领用方式:1低值易耗品:直接向办公室物品保管人员签字领用;2管制品:直接向办公室物品保管人员签字领用;3实物资产:由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状。第五章 公司物资借用1. 凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门经理签字认可2. 借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还3. 借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1. 新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,管理部不得为其办理离职手续。2. 办公室有
21、权控制每位员工的办公物品领用总支出。 印章管理办法第一章 总则第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,制定本办法。第二条 公司董事长授权由办公室专人负责公司的印章管理工作,发放、回收印章,监督印章地保管和使用。第二章 印章地领取和保管第三条 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条 印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。第五条 公司建立印章管理卡,专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。第六条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持
22、有公司印章地,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第三章 印章地使用第七条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单,将其与所需印的文件一并逐级上报,经公司有关人员审核。第八条 经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第九条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。第十条 在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回。第十一条 公司董事长对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十二条 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。第十三条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须
23、经上述程序。第十四条 用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存,定期这个整理后交办公室归档。第十五条 印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写印章使用单,载明事项,经公司董事长批准后由两人以上共同携带使用。第十六条 公章的使用决定权归公司董事长,其他各印章的使用决定权由公司董事长根据实际工作需要进行授权。第四章 责任第十七条 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司办公室报告。第十八条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。第十九条 违反本办法的规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或
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