金惠策划年会工作及会务公司参与事项(共16页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上第六届中国卫星导航学术年会会务及前期准备工作招标材料一、会议背景介绍 1、中国卫星导航学术年会介绍“第六届中国卫星导航学术年会”（英文名称：The 6th China Satellite Navigation Conference。简称：CSNC2015），将于2015年5月13日至15日在西安曲江国际会议中心和曲江国际展览中心举办，会期5天。“中国卫星导航学术年会”由中国卫星导航系统管理办公室学术交流中心（简称：交流中心）主办。中国科学院光电研究院做为交流中心的依托单位，负责交流中心的管理工作。会议主席由国家最高科学技术奖获得者、中国科学院院士孙家栋担任，秘书长由中

2、国科学院光电研究院副院长吴海涛担任。中国卫星导航学术年会是一个开放的学术交流平台，旨在加强卫星导航领域的科学和技术创新，促进合作与交流，推动卫星导航产业发展。中国卫星导航学术年会已逐渐发展成为我国规模最大、内容最全、层次最高、最具代表性的卫星导航领域制度性的学术交流会议。年会定于每年5月举办，已分别于2010年、2011年、2012年、2013年、2014年在北京、上海、广州、武汉、南京召开五届。本届会议将在西安曲江国际会议中心召开。第五届CSNC会议参与学术交流的专家学者超过600人，征集文章近500篇，其中172篇会议优秀论文被选录进德国Springer出版社出版的EI检索英文论文集。被录

3、用的会议论文被收录进年会文集，编入中国知网（CNKI）中国重要会议论文全文数据库和万方数据库。并组织专家层层选拔“年会青年优秀论文奖”和“年会优秀论文奖”，对杰出学者进行奖励。举办CSNC会议意义重大，一方面各GNSS主管部门报告邀请了联合国、美国、俄罗斯、欧洲等国家和地区的卫星导航系统主管部门负责人介绍系统进展情况，使年会成为展示全球卫星导航最强音的主要平台；另一方面国际卫星导航领域知名专家应邀参会，进一步拓展了国内参会人员的视野。国内相关科研院所、各大系统主要单位通过参与年会，促进了各相关单位间的交流与互动，提升了所属专业领域的学术实力。同时与年会同期举行的中国卫星导航技术与成果展览聚集了

4、上百家行业内单位参与，推动了北斗系统应用成效的展示，进一步凝聚了发展共识，促进了北斗应用推广和产业化。年会的开展将切实推动我国卫星导航任务的顺利完成，扩大北斗卫星导航系统的国际影响力。本届CSNC2015会议预计参会专家学者约620人，其中境外人员约50人，主要来自于美国、德国、俄罗斯、英国、法国、芬兰、巴基斯坦、及其他国家和地区。 预计参加年会学术交流活动和会展活动的领导、嘉宾、专家学者、企业代表、工作人员将超过4000人。2、第六届中国卫星导航学术年会背景介绍卫星导航与互联网、移动通信是全球公认的最具发展潜力的朝阳产业，也是国家重点支持的战略性新兴产业，各地都在不断加强在卫星导航产业的投入

5、，全国已初步形成以深圳和广州为中心的珠三角、以上海为主中心的长三角、以北京为中心的京津冀、以西安和成都为中心的西部地区四大卫星导航产业集聚区。陕西省是全国卫星导航资源大省，已形成了涵盖卫星系统论证、卫星载荷与地面通信设备、芯片与组件研制、测量与地理信息系统、导航终端、系统集成、运营服务等领域较为完整的卫星导航产业体系。中国第一台卫星导航接收机、第一台车载导航仪均出自于陕西；中国第一个国家级民用航天产业基地落户于陕西；2012年陕西省与中国电子科技集团合作在西安高新区规划建设2000亩的卫星导航产业基地。陕西省拥有卫星应用产业发展的雄厚基础。陕西省委、省政府正在加快推进融合北斗卫星导航技术、物联

6、网、云计算以及大数据等新一代信息技术的大规划实施和大产业发展。高度重视卫星导航产业，省政府专门成立了由李金柱副省长为组长、有关地方政府和省级相关部门主管领导为成员的陕西省北斗卫星应用示范工作领导小组，办公室设在省工业和信息化厅，整体协调和推进陕西省北斗卫星导航产业发展、示范项目建设和重点领域应用推广工作。形成了“管产学研用”相互促进，协同发展的卫星导航产业发展模式和优势。由于中国卫星导航学术年会对学术交流、技术创新和产业推动具有非常重要的推进作用。各地争相将年会吸引到本地举办，2013年在娄勤俭省长的大力支持和陕西省工信厅的领导下，以中国电子科技集团公司第二十研究所和西安电子科技大学为主的十家

7、单位共同努力，通过与湖南长沙、黑龙江哈尔滨竞争，获得了2015年第六届中国卫星导航学术年会在西安的主办权。在申办承诺中，陕西省承诺将充分发挥陕西省“管产学研用”协调推进的优势，政府支持、院所联合承办、相关单位协办，把学术年会办成一届卫星导航的国际学术交流会、理论技术研讨会、科学知识普及会、创新应用促进会、产业发展推动会，形成全社会 “关注北斗、应用北斗”的态势。经过一系列前期策划和准备，已经确定年会于2015年5月13日至15日，在西安曲江国际会议中心和曲江国际展览中心举办第六届中国卫星导航学术年会。年会的主题是“开放 连通 共赢”。第六届中国卫星导航学术年会年会组织如下：主办单位：中国卫星导

8、航系统管理办公室地方承办工作总负责：陕西省工业和信息化厅主承办单位：中国电子科技集团公司第二十研究所 西安电子科技大学承办单位： 中科院国家授时中心中国西安卫星测控中心西安国家民用航天产业基地中国空间技术研究院西安分院西北工业大学空军工程大学陕西北斗金控信息服务有限公司二、第六届中国卫星导航学术年会整体工作计划陕西省作为承办方的主要工作任务包括：1、 年会保障工作承办方根据申办承诺和承办协议规定的提供给年会的服务保障工作和协助组委会开展的工作。在2015年3月初，地方工作小组将完成的年会保障方案报陕西省人民政府，并由省政府出面进行相关保证工作的协调工作。具体工作包括：1) 嘉宾接待负责年会嘉宾

9、的住宿、餐饮、活动、接送等全过程接待保障以及邀请含娄省长在内的30位左右自请嘉宾。嘉宾接待组内按照VIP嘉宾、国内享受嘉宾待遇的嘉宾、自请嘉宾、国外嘉宾分组接待，制定分别具有针对性的接待方案，专人负责。其中，VIP嘉宾视情况安排志愿者1对1陪同；国外嘉宾接待组安排外语能力强的接待人员。暂定嘉宾住宿： VIP（100人）：曲江华美达酒店 享受嘉宾待遇嘉宾：自选协议酒店 餐饮： VIP：住宿酒店早、中、晚自助餐 享受嘉宾待遇嘉宾：场馆午餐、早餐与晚餐自理活动： 组委会邀请嘉宾参加大会开始当晚“北斗之夜”活动 组委会邀请嘉宾参加“学术晚餐会” 组委会邀请嘉宾出席大会最后一天的“总结晚餐会”接送： 大

10、会开始前，将在西安咸阳国际机场与曲江会展中心之间设置年会嘉宾摆渡班车 重点嘉宾接送站将视具体情况单独安排车辆2) 负责组委会人员接待及工作保障住宿：曲江银座酒店（100人，含中央媒体）餐饮：曲江银座酒店早、中、晚自助餐物资保障：彩色打印机1台、黑白打印机1台、打印复印一体机5台、传真机1台、笔记本电脑（不上网机含光驱）2台、A4打印纸（白/粉）若干、奖品托盘8个、激光笔20个、计时器10个、小铃铛10个、接线板、剪刀、胶带纸若干3) 中央媒体接待住宿：曲江银座酒店餐饮：曲江银座酒店早、中、晚自助餐接送: 接送站视情况而定 中巴车1辆往返酒店和会场间（含车证，20人） 会议中心休息间1间，15-

11、20人采访，保证网速的网络2个 会议中心保证网速的有线网络2个或无线网 志愿者22人左右 打印机1台 接线板4个4) 会议及展览场地租赁会议中心：按照组委会已提供的需求会展中心：B4展馆和A馆南侧2500主承办单位已经签订合同。5) “北斗之夜”活动场地：暂定曲江会议中心金色大厅百合厅活动：颁奖和穿插文艺表演餐饮：自助冷餐或桌餐6) 邀请陕西省、西安市领导出席会议会前视具体情况而定（暂定娄省长、省市科技、工信、发改、教育和科协领导及其他相关部门领导）7) 协助海外物品在当地的海关通关8) 办理会议在当地的报批、报备手续9) 会址周边（会期）交通保障10) 会议安保和医疗保障11) 提供志愿者各

12、高校抽调志愿者共100名。其中：空军工程大学20名、西北工业大学20名、长安大学20名、西安电子科技大学40名。2、 年会前期宣传、学术和科普活动根据陕西省工信厅的安排，将开展“2015陕西省北斗产业推进年”活动。活动的目的是借第六届中国卫星导航学术年会在陕西举办的机会，结合陕西省“北斗应用示范工程”的实施，通过学术、科普、招商、展览、宣传等方式，提升陕西省的学术水平，推进产业快速发展和升级；提高广大群众对北斗导航知识的认知水平，加快大众市场的推广和专业市场的开发；提升北斗导航专业技术教育的水平，培育未来的技术人才和潜在的发展。活动中与第六届卫星导航年会直接相关的活动内容主要有： l 学术交流

13、l 科学普及l 媒体宣传l 产业推进l 成果体验1）第六届中国卫星导航学术年会系列学术交流活动以产学研结合为理念，以“拓宽学术视野，提升学术水平，创新北斗应用为宗旨”，各承办单位将邀请省内外知名专家、教授、企业家等精英就北斗理论、北斗应用、国内外形势等主题举办讲座、论坛、报告会等形式的学术交流活动，营造浓郁的科研氛围、培养造就一大批高素质的北斗科研人才。利用年会准备和举办过程中，相关领导和院士专家等来陕的机会，从2014年10月开始到5月，举办810场学术交流活动。2）科学普及活动活动从2015年3月开始，到2015年5月年会举办结束。主要目的是对中学生和普通民众进行北斗技术发展、北斗技术应用

14、等方面的科学知识普及，提高青少年和普通民众对北斗导航定位的认识，激发使用北斗的热情，为北斗大众应用市场创造基础。并激发青少年对北斗技术的兴趣，培养未来的潜力技术人才。具体包括5项活动：（1）北斗进校园系列科普讲座（2）北斗科普长廊制作1套北斗科普知识宣传栏。与科普知识讲座同步，在3所中学设置；年会活动期间，放置在会展中心的广场上，起到宣传和吸引大众参观展会的目的；（3）青少年北斗征文在进行科普宣传的中学，征集北斗与我的作文，评选出10篇优秀作文，从2015年4月起，在西安晚报等报刊青少年栏目连续发表，每周一次2篇；（4）平面媒体科普宣传邀请知名专家撰写有关北斗等卫星导航知识的科普文章，从201

15、5年3月开始，分别在陕西日报/西安晚报/华商报上刊登；3）媒体宣传媒体形式：l 电视媒体：专访报道、专题宣传、活动同步报道、论坛报道l 平面媒体：公众科普知识宣传、专访报道、活动同步报道、青少年优秀作文、l 网络媒体：公众科普知识宣传、专访报道、专题宣传、活动同步报道、青少年优秀作文l 无线广播：活动同步报道、交通信息、气象信息l 会场视频：专题报道l 各相关单位内部刊物和学术刊物：活动通知、活动同步报 道、与各单位相关的宣传报道 4）产业推进活动利用年会准备和举办过程中，相关领导和院士专家等来陕的机会，宣传陕西的北斗产业；利用大会期间众多国内外厂商来陕，宣传本地的优惠政策、开展招商引资和产业

16、对接等活动。组织各参展单位和相关专家参观航天基地等，并组织技术交流活动。l 各开发区的宣传l 产业或投资项目对接l 年会期间户外或户内展区的招商引资宣传l 参观航天基地等l 相关技术和产业交流 5）成果体验活动根据申办承诺，在年会期间，展示陕西省北斗应用示范工程的成果，各单位也可以将自身的特色产品进行展示和体验活动。在户外展览场地进行，也可在应用现场实施。经费由展示单位自行承担。l 示范工程成果体验l 其它单位自己组织的产品体验等三、对会务公司能力的总体要求为了使2015年5月在西安举办的“第六届中国卫星导航学术年会”顺利、有序地举办，承担会务工作的会议公司，需具备足够的专业水准。现将会议公司

17、应具备的要求提出如下：1、具有学术会议组织实施的经验和优秀的实践案例，熟悉学术会议的特点和组织流程；2、会务公司工作人员具有良好的沟通能力，最好具备熟练的英语口语能力，可以与参会的中外嘉宾顺利对接；3、具有与有政府合作的良好关系和成功案例；4、具有演艺活动的策划、组织和实施能力，以及成功案例；5、具有大型宴会活动的策划、组织和实施能力，以及成功案例；6、具有与会议场馆、酒店方面良好的沟通能力；7、具有良好的商业信誉，以及安全保障能力； 8、具有创新意识严谨的组织能力；9、中华人民共和国境内注册的企业法人，具有独立承担民事责任的能力；10、具有承办会议的资质，企业注册资金不低于50万元。四、对会

18、务公司承担的工作的要求： 1、对会务公司承担的工作的总体要求 （1）紧扣年会主题，准确把握会议调性； （2）充分反映承办方陕西的优势和特点；（3）实施方案严谨、细致、流畅、可操作性强； （4）具体实施分工合理、组织严密、责任到人； （5）志愿者工作安排周到，保证人身安全； （6）安全、保密到位，杜绝各类安全、泄密等事件。2、对会务公司承担的工作的具体要求任务项任 务内 容会务公司承担经费项总体策划l 协助组委会、承办单位完成年会保障策划l 参与与组委会的沟通对接l 根据组委会、承办单位要求和实施过程中的实际需要，完善保障方案，并获得组委会认可，出具可执行方案l 与承办单位共同参与组委会的沟通l

19、 到北京与组委会沟通4人次l 会务公司4人次北京差旅费宣传l 软文宣传策划与实施l 网络媒体宣传l 能够在省内发挥充分效果的整体媒体宣传方案l 科普、学术交流等前期活动的平面媒体报道，具体联系报社、发稿l 联系记者软文撰写至少2篇并在2家当地报纸发表l 策划不少于3家当地网络媒体宣传方案l 联系并实施网络前期宣传l 宣传整体费用由会务公司承担接待协调l 答谢宴会策划安排l 志愿者培训与组织l 年会结束当天晚上对200名工作人员的答谢晚宴，挑选场地、布置和实施l 具体负责100名志愿者的礼仪培训，并给志愿者分组、设岗l 派人协助组委会安排会前志愿者走场排练1次l 会议期间的志愿者工作组织l 答谢

20、晚宴全部费用由会务公司承担l 培训费用由会务公司承担现场组织协调l 嘉宾接待l 志愿者调配（11日至16日）l 车辆调配l 专人（会务公司领导）参与现场指挥小组l 专人与承办单位人员共同现场车辆、志愿者临时协调调度l 编制嘉宾接待详细方案l 车辆租赁、车辆编号、标识策划与制作l 机场摆渡车时刻表（志愿者安排）l 轿车车辆调度的安排表（接站或酒店迎接领导、志愿者安排）l 组委会办公设备租赁与配置l 媒体办公设备租赁与配置l 嘉宾注册台设计、搭建l 配合组委会嘉宾注册，负责志愿者安排和调度l 现场水牌设计、设置方案和实施l 必要的会议中心、会展中心、酒店方的临时沟通与协调l 车辆租赁费用由会务公司

21、承担（数量未定，大巴、考斯特（其中保证1辆20座的）、小车全带司机，按天报单价）l 组委会和媒体办公设备租赁（详见附件）l 嘉宾注册台设计、搭建北斗之夜l 北斗之夜活动策划与组织l 与组委会沟通完成北斗之夜总体策划，完成北斗之夜流程设计l 完成北斗之夜5个文艺节目的策划、联系、节目编排（推荐老腔、腰鼓，承办单位自办节目）l 联系主持人l 颁奖礼仪策划与实施l 提供600人餐饮方案与落实l 会务公司专人现场组织协调与（含安保方案）l 对组委会提出舞台灯光音响等保障需求和方案l 演出当天下午，组织一次彩排l 北斗之夜活动全部经费由会务公司承担，节目与餐饮分别报价（安保经费由承办方承担）财务管理l

22、财务协助l 协助委托方为承办单位开具需要的正规发票五、有关招标的相关建议 1、投标单位提供资料要求要求：（1）具有承接会议资质与运营经验，须提供公司简介，团队情况；（2）须提供会务公司承办相关活动成功案例；（3）本项目不接受联合投标。2、资格审查：（1）单位介绍信、法人代表或委托代理人身份证原件；（2）营业执照副本及组织机构代码证原件，国税、地税税务登记证；（3）所有资料备复印件一套，并加盖单位公章交由招标人，招标人将对申请人的资格进行审查。经审查合格的入围单位凭通知到中国电子科集团公司第二十研究所竞标。3、竞价原则建议不采用最低价，采用最优方案中标。4、报价已明确的项目一口包死价，未确定的项

23、目明确单价，在合同中另行规定，由发标单位确认后按根据具体执行数支付。附件：表1 年会组委会车辆和物资保障需求编号保障位置保障内容数量使用时间（待定）备注预算金额（元）会场组委会办公场地打印机（彩色）1台含驱动、硒鼓若干3300打印复印一体机（黑白）2台含驱动、硒鼓若干5500A4打印纸（白/粉）若干300奖品托盘8个0激光笔20个含电池5000计时器10个含电池200小铃铛10个100接线板若干560会场咨询台打印机（黑白）1台含驱动、硒鼓若干1000接线板、剪刀、胶带纸若干700会务组房间打印复印一体机（黑白）3台含驱动、硒鼓若干750传真机1台200笔记本电脑（不上网机）2台含刻录光驱5500A4打印纸（白/粉）若干300接线板若干560茶叶、纸杯、打印纸、墨盒等消耗品2000合计27470附件2：年会期间媒体物资需求序号物料名称数量或要求用途预算金额1.打印机1台媒体会务组用15002.接线板4个240合计1740专心-专注-专业