采购管理规定(广州原稿)(共19页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上清远绿由环保科技有限公司采购管理规定清远绿由环保科技有限公司编制2012年7月专心-专注-专业目 录333333333333333333333333333319191919191919采购管理规定第一章 总则第一条 为了规范公司的采购行为，降低采购成本，保障工程建设及生产运营的物资得到有效的供给，特制定本规定。第二条 日常采购工作由采购部门具体负责实施，由财务部门归口管理；工程建设期间，项目配套的设备、机械等由项目部负责实施采购。第二章 适用范围第三条 本规定适用于公司生产经营所需物资以及工程建设物资的采购。 第三章 采购分类第四条 采购物资用于工程项目建设的，属于工

2、程物资；采购物资用于工程项目建设以外的，属于非工程物资。第五条 采购的物资使用量大、长期需求的，或者采购物资单价金额超过5000元的，属于大宗采购；大宗采购以外的采购属于零星采购。第四章 审批流程及审批权限第六条 物资的申购、定价、合同签订、报销等的审批流程为：第七条 一般物资（低值易耗品/原材料）申购审批工作流程主管部门负责人审批签名申购部门经办人填写申购单经办部门负责人审核签名采购部门审核，如有库存，退回申购单采购部门根据已审批的申购单进行采购相关工作流程备注说明：采购部门从年度合格供应商库进行询价采购，并在报销时附上相关询价结果资料。第八条 设备类固定资产（包括大额设备维修）申购审批工作

3、流程申购部门经办人填写申购单经办部门负责人审核签名采购部门审核，如有库存，退回申购单主管部门负责人审核签名财务负责人 审 核总经理（总指挥）审批签名采购部门根据已审批的申购单进行采购 相关工作流程备注说明： 1、设备类固定资产采购预算金额达到规定标准时还要经过董事长最终审批。 2、 设备类固定资产在规定金额标准以下时进行货比三家采购，达到规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，特殊设备合资格供应商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行设备采购。3、属工程物资采购的，由总指挥进行审批；非工程物资采购的，由总经理进行审批。第九条

4、工程类项目申购审批工作流程申购部门经办人填写申购单经办部门负责人审核签名采购部门审核，如有库存，退回申购单主管部门负责人审核签名财务负责人审核签名总经理（总指挥）审核签名采购部门根据已审批的申购单进行采购董事长审核签名或授权总经理审核签名（规定金额以下时）相关工作流程备注说明： 工程类项目在规定金额标准以下时进行货比三家比价决定，达到规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，合资格承包商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行工程发包。第十条 采购物资单笔总金额在五万元及以下，以及每月采购金额累计在三十万元以内的，由总经理（总指挥

5、）为最终审批；采购物资单笔总金额在五万元以上，或者每月采购金额累计在三十万以上的，由总经理（总指挥）审核，报董事会批准。第十一条 采购物资质进仓管理流程1、一般物资进仓由申购者或仓管员验收2、汽配件类物资进仓由汽修厂验收3、五金、电器、土建类由设备科验收不合格品退换由其指定部门物资质量把关员验收各类物资采购回公司进仓5、化工原料进仓由技术科验收4、专项设备类进仓由技术部或使用部门验收6、应急抢险类物资进仓技术科验收7、劳保及办公用品、办公设备类进仓由行政验收收物资需求部门办理相关领用手续申购部门验收合格品仓库办理相关进仓手续由采购部门负责不合格品退换相关工作流程备注说明：1. 采购物资单件产品

6、价值超过2000元的，需要物资验收人出具验收报告方可入仓和报销。2. 视采购的设备对生产的影响程度不同来定，一般类小设备经正常验收程序，重大和重要的设备需验收入出具验收报告方可入仓和报销。第十二条 不合格采购物资退（换）工作流程仓管员将不合格品整理重新包装，通知采购员退货给供应商采购员联系供应商退货或更换采购员跟踪货物退换情况物资进厂，重新检验验收，合格品仓管员办理进仓进仓相关工作流程备注说明：更换和退货的需开具退料单。第五章 采购程序第十三条 申购。物资需求部门提出物资采购申请，申请应列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等，采购申请按审批程序进行审批后进

7、入采购阶段。第十四条 建立供应商目录。对于大宗或经常使用的物资，应建立相对稳定的供应商，并建立“供应商目录”作为采购时询价议价和供料的参考。良好的供应商应具备的素质:产品质量有保证，能按时交货，售后服务好，诚信经营，在行业中有好口碑。对于经常采购的物资，应找三家以上的供应商作为储备或交互采购。第十五条 询价。对于大宗物资采购，每次采购应至少要有3家以上的供应商报价；对于零星采购，应选择 “供应商目录”内的供应商，按约定价格进行采购，一年内不少于2次对需采购物资的价格进行市场询价比对。第十六条 议价。在确认供应商的资质、产品符合要求后，对供应商进行采购谈判，在产品质量、销售服务等相同的情况下，选

8、择价格最低者为候选供应商，按审批程序进行审批。第十七条 采购合同签订。供应商确定后，由采购部门起草采购合同，履行审批程序，由总经理或董事会授权代表公司签订合同。第十八条 验收。采购物资到货后，由需求部门或技术部门组织人员对物资进行质量验收。通过质量验收的物资，由仓管员按申购单及送货清单核对物资的数量，办理入库手续。未通过质量验收的物资不得入库，应单独存放待检，验收不合格的物资办理退货手续。第十九条 报销。物资采购必须获取合法票据，报销时必须连同申购单、送货单、入库单等原始单据，由采购人员办理报销付款申请，履行审批手续。第六章 采购管理具体规定及操作细则第二十条 物资采购分类分级管理：物资采购根

9、据需要的紧迫性分为普通采购、紧急采购和特急采购。1. 物资供应提倡计划性采购，各部门根据生产计划或工程计划，提前作好物资采购计划，这种采购的时间限制性不强，称为普通采购；普通采购必须按照公司制定的物资采购制度和采购流程来执行。2. 计划之外的临时物资需求，需要执行紧急采购或特级采购。由于时间限制型很强，可以特事特办简办。但是紧急采购需要请示分管领导同意，特急采购需要公司领导特批。3. 紧急采购，可以简化采购流程，可以不需要事先申购（但事后需要补办申购手续），也可以部门自行采购（事先需要告知采购部门，事后由采购部门签名确认予以报销）；特急采购还可以申请车辆紧急性采购。4. 同一种情形下的紧急采购

10、不能重复多次，对于生产活动中不能预见的临急采购物资，如果金额不高、停料影响大或互换性大的物资，公司仓库可以作基本单位的库存。对于公司紧急抢险所需的设备材料，仓库需要库存，加强管理。5. 物资采购的规范化就是要尽量避免紧急采购（特急采购），通过计划性普通采购，能够做到生产常用的而且金额不高的物资都有库存，对于金额较高的物资要保证供应渠道畅通，尽量做到随时需要，随时到货。第二十一条 物资申购管理1. 公司各部门的物资申购：申购部门必须填写申购单（注明具体部门的二级部门名称）。申购的内容包括物资名称、数量、规格型号、用途、估算价格、所需采购时间等。由部门负责人签名、分管副总签名后集中到采购科。2.

11、各部门物资申购需求需做好有关的季度、月度或半月计划，季度需求计划要求提前10天提交部门审核后交采购科核实，月度或半月度计划需提前一周交部门审核后交采购科核实，采购科根据各部门提交的相关计划作出合理的采购计划，交分管副总审核批准后进行采购。设备类固定资产（包括大额设备维修）还需经总经理或董事长授权审批后方能进行采购。3. 采购科将收集到的物资申购单集中整理并核实。4. 采购科将同意采购的申购单，复印一份仓库存档，原件交给采购员集中采购。 5. 采购科将领导不同意采购的申购单退回申购部门，并说明原因。6. 专项设备申购流程大体与上述相同，只是在申购前，需要经过设备科和技术部进行工艺和性能选定以及可

12、行性分析，设备科考核及初步选定设备供应商，进行设备的技术洽谈，草拟设备供应合同 ，经领导审批后，由采购科具体选定供应商并进行商务洽谈，并签定设备供应合同。7. 物资紧急（特急）采购的情况下，可由物资使用部门负责人请示分管领导同意后，通知采购员临急采购（或部门自行采购），事后补填申购单。第二十二条 仓库核实管理1. 仓管员在收到申购单后，仔细对照五金仓的库存物资以及物资数量，如果库存量较大时，可以向申购部门建议不必申购。2. 如果五金仓没有库存或者库存不足，确实需要采购时，需由仓库主管签名确认。（由仓库主管部门领导签名）3. 仓管员核实的内容有：申购物资是否有库存、库存数量是否足够、库存是否有物

13、资可以替代申购物资等。4. 仓库核实的目的是避免重复采购，科学合理地安排仓库库存。原则上仓库有库存的尽量不需要采购。第二十三条 物资申购审批管理1. 提出物资申购的部门，需要注明物资申购的原因，申购品种、数量、质量要求及到位时间等。所有申购物资都需要经过申购部门经理及分管领导审批。2. 经过仓库核实后，采购科将申购单交由申购部门分管领导审批，审批合格后，申购单仍返回采购科集中整理。3. 对于分管领导审批不合格的申购单，由采购科退回申购部门。申购部门需要按照领导的要求修改或重新申购。新的申购单仍交给采购科进行核实。第二十四条 物资申购单管理1. 经过审批后的申购单，采购科集中整理，交由专职采购员

14、安排采购。2. 仓管员将申购单复印一份，原件交采购员作为采购的凭证和报销制度。复印件仓管员自己存档，仓管员要根据申购单上的采购时间，随时与采购员联系跟踪物资的采购进展情况。3. 仓管员在采购物资进厂时，仓管员可以知道是哪个部门所申购，还可以根据申购单，核对所进来的物资品名和数量是否根据与申购单相符。如果不相符的，立即联系采购员，或者安排退货。第二十五条 物资采购管理1. 所有物资的采购原则上由采购科负责执行，专项物资的采购如汽车配件、机电设备配件、专项机电设备等需要技术部门及物流部协助采购员进行统一采购。2. 物资普通采购必须经仓管员核实整理的申购单才能进行采购，否则不予采购，特殊紧急情况除外

15、。采购科需要定期与仓管员了解物资申购情况，合理安排采购计划，安排物资采购进度以及车辆运输。3. 紧急采购或特急采购紧急采购， 可以不需要申购单（但事后需要补办申购手续），也可以告知采购员的前提下，由部门自行采购，特急采购还可以申请车辆急性采购。4. 一般物资采购逐步实行年度指定合格供应商制度，一般情况下，物资采购实行财务月结制度。采购员物资采购进仓前，还要实行检验制度。对于不合格的物资或者采购不对的物资，第一时间由采购员退回。5. 设备类资产在规定金额标准以下时进行货比三家采购，达到规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，特殊设备合资格供应商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合

16、同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行设备采购。第二十六条 物资供应商管理1. 供应商作为采购流程中的重要一环，供应商管理的好坏直接影响采购质量。货比三家，采购金额较大（2000元以上）时，必须有三家以上的供应商进行比较。2. 采购科会同技术及生产部门一起完善供应商管理，包括收集供应商资料和商务信息，建立供应商档案，了解物资供应商的服务范围和供货价格等。3. 采购科根据公司采购物资的分类，每一类物资（如汽车配件、五金材料、电气材料、水管管材、线材、消防器材等）的供应商选定几家性价比好、信誉佳、讲诚信的供应商，进行物资供应的技术和商务洽谈，供应商的选定标准是：有实力讲诚信、质优价

17、廉、有批发商性质、可以实行月结，是否能够送货上门等。4. 双方有合作意向后，经过分管领导同意后，签订供应商采购协议书。 明确供应商的义务和职责。根据市场行情，阶段性的落实常规物资的供应价格。供应商提供常见物资的详细价目表。5. 采购科应建立公司物资供应商信息管理档案，内容包括每次供货数量、价格、是否准时、供货质量、是否诚信、服务水平等，还包括供应商的供货价目表、价位变动情况、物资名称编码等。6. 选定物资供应商后，需进行物资采购（普通采购或紧急采购）时，采购员可以电话通知供应商送货上门，或委托别人取货。由取货人或仓管员签名确认即可。7. 选定物资供应商后，普通采购原则上采用财务月结，逐步杜绝现

18、金采购，非选定供应商采购物资时需要现金采购，而且金额较高（1000元以上）时，必须请示分管领导同意。8. 采购员应定期同供应商联系。加强感情沟通，消除商务矛盾，保证采购工作运转正常。逐步优化采购渠道，保证采购质量。9. 针对专项设备的供应商，原则上需要签订设备供应合同，在满足技术要求的前提下，必须明确设备供应商的售后服务和配件供应细节。10. 针对提供设备或设施维修维护服务的供应商，也必须签订服务合同，明确供应商的职责和服务标准。第二十七条 物资供应商评核管理1. 针对协议书到期的供应商、通用设备（如泵、风机、空压机等）供应商、设备设施维修维护服务供应商等需要签订合同或协议书时，需要进行供应商

19、评核。由采购员、仓管员、物资质量把关人员一起对已经签订协议书的供应商进行评核；通用设备供应商由设备使用部门、设备科、技术部、采购员等进行评核；服务供应商由工程设备科、技术部进行评核。2. 评核内容包括物资供应质量、不良品数量、是否保量供应、供应货期、供应价格、商业诚信、合作质量等诸多方面。设备供应商和服务商还包括服务质量、售后服务水平、设备质量、配件供应质量和货期。3. 评核方法是制定供应商评核表，评核人员对每一项评核内容进行分级考评，优秀评为A级、良好评为B级、一般评为C级、不良评为D级、很差评为E级，总体评核为A或B级为合格供应商，总体评核为D或E级为不合格供应商，总体评核为C级为可以观察

20、的供应商。4. 确定并优先从合格供应商进货，或继续签订供货（服务）合同。对于C级供应商，可以给对方一个观察改正的机会。对于不合格供应商，要立即结束采购协议，或不予考虑作为供应商。5. 根据供应商评核结果，优化采购供应商，淘汰劣质供应商，并根据市场变化，不断开发新的供应商。第二十八条 物资检验验收管理1. 采购物资入厂后仓管员在办理进仓手续前，必须执行物资检验制度。没有经过检验的物资不予办理进仓。2. 仓管员首先根据申购单，核实物资的名称、型号规格、数量、外表是否损伤等。初步验收合格后，仓管员通知物资质量把关人员，物资申购部门到现场验收。专项设备还需要通知设备科和档案室现场验收。3. 物资质量把

21、关人员主要核实物资的材质、工艺特点、装配要求、安全性能等质量特性，申购部门核实是否与申购要求相符。专项设备的验收内容有设备型号规格、性能指标是否与合同相符，是否有附件、配件、专用工具、合格证、检验报告、产品说明书、零件手册、质保书等。4. 质量要求特高的物资采购时，采购员可以由质量把关人员协助现场采购。5. 物资验收合格后，检验人员必须在物资送货单或收据（发票）背面前名确认；设备验收还必须填写设备验收单，由使用部门、设备科、档案室签名确认，设备合格证、检验报告、产品说明书、零件手册、质保书等由档案室保管。验收单一式三份，原件档案室存档、采购员一份、设备科一份。第二十九条 物资进仓管理1. 所有

22、采购的物资必须进入五金仓库，办理进仓手续，五金仓实行“见票须见物、票物必相符”的原则；严禁不见物资虚开进仓单。仓管员应拒绝办理手续不齐全的进仓单。2. 物资进厂后，经验收合格后仓管员办理进仓手续，填写进仓单，进仓单一式三联，仓库存档一联、采购员一联、财务一联。3. 物资办理进仓手续后，仓管员通知申购部门办理物资领用手续。4. 如果物资一时不能领用的，如果是申购部门短时间内存放仓库，仓库要单独存放，并备有标示。5. 如果是仓库库存所需的物资，办理进仓后必须分门别类摆放好。能上架存放的上架，做好保管工作第三十条 物资领出后使用质量跟踪管理1. 领料部门领出物资后，在使用过程中，（如设备在安装运行过

23、程中或配件在维修和运行过程中）出现严重质量问题，要及时仓管员、采购员、和质量把关人员。2. 物资质量出现严重问题后，有关人员需要立即了解情况，采取措施以免事态扩大，或退或换，或采取其他方式。出现严重质量问题的物资按照不合格品处理。3. 采购物资出现严重质量问题，需要立即同供应商交涉。尤其是有质保期的物资，如专项设备。第三十一条 物资采购跟踪服务1. 物资在采购过程中，仓管员要随时同采购员联系沟通，跟踪物资采购的进度，还可同选定的供应商直接沟通，明确采购物资的具体要求和时间规定。2. 紧急采购时，采购员可以预先向供应商订购物资，节省物资采购时间。3. 物资在检验过程中，发现货不对板、或者是不合格

24、品、或者在使用过程中发现是不合格品，仓管员和采购员要及时反馈给供应商。4. 设备在交货期内，采购员要定期同设备厂家联系，确保准时交货。5. 对于专项设备在运行过程中发现的技术问题，或设备维修服务过程中出现的问题，使用部门、设备科、工程部要及时同供应商沟通，以便及时处理。第三十二条 物资采购报销管理1. 所有物资采购的报销的凭证是货物发票（收据），必须备齐物资申购单、物资进仓单才能办理报销手续。设备采购报销需要设备验收单。2. 采购员负责的采购报销：报销单据必须有经办人、申购部门负责人、分管领导签名，会同申购单、进仓单、设备验收单交由公司财务及有关领导审批。3. 对于实行月结的物资采购，采购员会

25、同仓管员一起，整理出每月物资供应的明细表，所有申购单、进仓单，供应商的对帐单及开出的发票（有检验人员签名）一起交由分管领导审批。4. 对于紧急采购或特急采购的，由部门自行采购的报销，需要有补办的申购单、进仓单、发票或收据（背面有采购员的签名）一起交由分管领导签名。5. 分管领导审批后，交公司财务进行报销。6. 原则上，物资的采购报销都需要开具发票。如果是收费收据，特别是采购金额较大时，报销人要说明原因并事先请示分管领导同意。7. 采购报销人员必须在取得相关报销单据齐全后的1周内依时报销（月结和财务部批准等情形除外），因报销人员自身原因导致报销滞后问题，后果自行负责。第三十三条 不合格品管理1.

26、 物资采购的不合格品，如果是供应商送货上门，可以告知采购员，立即让供应商退货。2. 在供应商取货后，进仓时发现是不合格品，仓管员不办理进仓手续，立即告知采购员，同时恢复原物资的包装，单独保管，采购员办理退货手续。3. 物资使用中发现不合格品，领料部门将物资退回五金仓，五金仓单独存放保管，会同采购员退货。4. 物资中的不合格品可以根据使用部门的实际情况，决定是否退货或更换，由采购员办理退换过程中的商务细节。第七章 采购人员的要求第三十四条 采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。第三十五条 采购人员必须做到廉洁自律、秉公办事、不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。第三十六条 采购人员应及时掌握市场动态信息，自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量的做好物资供应工作。第八章 附则第三十七条 本规定由财务部负责制定、解释，由总经理审批后颁布实施。修订、废止时亦同。第三十八条 本规定度自颁布之日起实施。