行政管理实用手册(共18页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上心之所向，所向披靡行政管理手册一、 前言二、部门职能三、组织结构四、岗位职责1、行政总监岗位职责2、行政文员岗位职责3、人事文员岗位职责4、培训文员岗位职责五、管理规范与流程.4(一)人力资源管理规范与流程.41、前言.42、员工任职管理.4(1)、员工招聘录用规定.4(2)、岗位职位管理规定.6(3)、岗位调动管理流程.7(4)、员工离职管理流程.83、员工培训管理规范.94、人事档案管理规范.105、营销部门薪酬体系.11(1)、绩效考核内容规范.11(2)、薪酬构成说明.16(3)、薪酬的调整.20(4)、薪酬执行规定.206、人力资源用工具表格及范本.22(二

2、)、营销系统行政管理规范.44第一章前言.44第二章办公制度.44第三章办事处考勤管理工作流程46第四章会议制度47第五章办公用品及设备管理制度49第六章档案管理制度50第七章保密制度51第八章出差管理制度51第九章通讯设备管理制度（讨论）53第十章行政管理用工具表格54 一、前言 行政作为公司职能部门之一，主要负责公司行政管理、人力资源管理及办公事务管理。 本手册详细描述行政部部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。二、部门职能 1、行政管理：制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等。 2、人力资源管理

3、：绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、员工档案管理、员工招聘、培训和员工关怀等。 3、办公事务管理：办公用品的管理、会议组织等。三、组织结构行政主管行政总监培训文员人事文员行政文员四、岗位职责1、行政总监岗位职责 1.行政隶属 直接上级：营销副总经理 直接下属：行政文员、人事文员、培训文员2、主要职责A日常办公管理：各类文件的影印、收发、处理和归档、人员考勤、办 公后勤管理。B公关管理：来宾接待、招待、迎送。D制度管理：组织公司各项制度的建立、调整和实施监督工作。E人事管理：人员招聘、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理。F绩效管理：依照员工绩效、奖惩办法及升降职务办法等进行考评。根据考核

4、结果计算员工的月度薪酬和年终奖励。H档案管理：员工人事档案的建立、记录、保管和维护。I员工培训管理：组织并安排各类员工培训、会议会务工作。J所属员工管理：提高士气、效率、信念、忠诚度，协助其他部门做好员工管理。K副总经理交办的其他工作。2、行政文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：行政总监工作对象：各部门相关人员(2)、主要职责A公司日常行政、公关、各类信息文件的收发、传递和归档。B公司客户及外来人员的接待、登记、迎送。C各部门员工的考勤、记录、统计。D公司日常后勤工作和值日排班等。E对公司规章制度进行通知、发放、整理和归档管理。F福利用品发放。G部门总监交代的其他工作3、人事文员岗位职责(1

5、)、行政隶属上级主管：行政总监工作对象：各部门相关人员(2)、主要职责A协助总监完成月度和季度考评，及时完成统计、整理和发布。B协助总监计算与统计员工薪酬，将考评和薪酬调整结果记入档案。C员工人事档案的日常维护。D协助总监解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。E办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。F总监交办的其他事宜。4、培训文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：行政部经理工作对象：各部门相关人员(2)、主要职责A协助完成员工招聘，联系招聘事宜，组织面试、测评和录用等工作。B协助规划员工培训及学习，开发并实施适用的培训课程和形式，做好培训效果的评估。D协助准备、安排

6、、通知各类工作会议，作好会务工作。E协助做好员工关怀和沟通工作。F总监交办的其他事宜。五、管理规范与流程(一)、人力资源管理规范 1、员工任职管理 (1)、员工招聘录用规定 第一章总则第一条：为实现公司整体战略和目标，确保录用适合公司发展的人才，特制定本规定。第二条：本规定适用于公司各类员工的招聘工作。第二章招聘计划第三条：各部门如需招聘员工，应事先向行政部提出招聘申请，填写招聘人员申请表，提出招聘的职位、人数及要求。第四条：行政部根据各部门人员编制情况提出初步意见，报副总经理审核，批准后执行招聘。第三章招聘第五条：招聘原则：公平竞争、择优录用。第六条：招聘方式：内部推荐、外部招聘、双选会、劳

7、务市场招聘等形式。第四章应聘第七条：应聘人员应如实填写应聘登记表，并提交学历、简历、身份证、各类职称证书等应聘材料的原件及复印件。第八条：行政部在收齐应聘者材料后，会同用人部门管理者对应聘者资格进行书面材料初审；由各部门代为招聘的，由各部门总监进行初审。第九条：书面材料初审合格者通知面试或当场面试。第五章面试第十条：招聘小组一般由行政部与用人部门领导等人员组成，面试时，小组成员应不少于三人，至少有一名主管领导参加。第十一条：面试内容及招聘小组职责：A审核应聘者是否具备专业素质及资格。B对应聘者是否具备正式录用资格以及综合素质进行评审。C对小组成员的意见进行综合分析后，做出初步决定。第十二条：面

8、试评价：A小组成员应对面试结果做出书面评价并签名。B评价标准见面试评价标准表。（待修改）第十三条：面试结果审核：A面试（加试）结束后，由行政部对面试结果进行汇总，合格者将拟录用者的材料，并报副总经理批准。B所有小组成员评价为70分以上者为合格；70分以下者，原则上不予录用。（待审核）第六章录用第十四条：录用名单确定后，对招聘未入选面试及面试不合格者，由行政部在5日内对其本人做出电话/信函婉辞通知。第十五条：对于确定录用人员由副总经理进行最终面试。第十六条：对合格人员，行政部会同用人部门协商其进入公司日期，并确定其职级后报副总经理审批。第十七条：被录用者须办理的进入公司的相关手续：A按要求提供个

9、人材料，包括身份证、学历证明、经历证明等。B提供正式、有效的人事手续，如辞职证明或其他相关资料等。第十八条：对不能按要求提供有关材料或弄虚作假者，应取消其录用资格并报主管领导。第七章员工加入公司当日手续第十九条：员工本人填写详细的员工登记表，并开始考勤。第二十条：签订劳动合同或协议。第二十一条：申领相关办公用品和设备等。第二十二条：行政部组织入职培训。第八章因录用发生的经济问题第二十三条：因录用发生的被录用人与其原相关单位的一切经济问题由被录用者自行处理。第二十四条：应届毕业生的学校培养费问题，由被聘者自行解决。第九章不适用性第二十五条：本规定不适用于临时工、钟点工和实习生。第十章附则第二十六

10、条：本规定最终解释权归行政部所有。第二十七条：本规定自发布之日起执行。(2)、岗位职位管理规定第一章定义第一条：职位分析是指在各级组织中进行收集、分析和整理职务信息的一系列管理活动，目的是建立各职位的职务说明书。是现代人力资源管理和开发的基础。第二章作用第二条：职位分析的作用范围：A职员选拔：明确各个岗位任职者的具体资格和要求，便于对应聘者、被轮换者、被提升者是否适应、胜任该职位的需要进行测试和考核。B员工培训：分析结果可用于员工培训内容的选择。C绩效考核：为绩效考核提供标准。D职务分类：有利于将任职资格相似的职位归类，便于确定同一类职务的工资水平、升迁、培训。E职务评价：分析的结果可用于评价

11、某一职位的价值，以确定其工资水平。F职务设计：职位分析可以更好的设计某一职务，可以对现有职务进行反思，多余的不合理的取消或合并，因事设岗。G职务描述：职务描述是职位分析的结果，职务描述给任职者提供原则，使任职者明确自己所处职位的要求。H效标体系：职位分析有助于建立效标体系，这些效标可用于员工的培训、心理测评的效度分析。第三章职位分析组织第三条：公司人力资源部负责职位分析的组织、培训。第四条：各职能部门负责人负责具体职位分析的操作，动员本部门职员参与职位分析工作。第四章分析程序第五条：假设现有部门设置是合理的。第六条：描述本部门所有业务活动内容（各个环节），工作量的大小，各环节间的牵制关系（是否

12、属不相容环节，需相互制约）。第七条：根据各环节工作性质和管理幅度，把相类似、相连接、可相容的工作环节集合，组成一项职位。第八条：确定部门在目前情况下当设哪几种职位，各职位分别需要几个职员。第九条：描述每一项职位的工作活动内容、权力、责任和流程。第十条：描述每一项岗位的社会环境：岗位层次（级别）、发展趋向（晋升方向）、上下级关系、关联环节、部门和其他可参与的社会活动等。第十一条：描述每一岗位的工作条件：工作地点、工作时间长度、是否加班，室内外工作比例（出差时间长短、频率）、接受培训和工作场所的舒适度等。第十二条：描述每一岗位的薪酬和福利条件：工资（含奖励）水平和工资计算方法、可享受假期、保险、住

13、房、交通、通讯条件和其他福利。第十三条：确定每一岗位的资格要求：年龄、学历、专业、工作经验、业务能力、生理条件、人格特征（性格、气质、兴趣爱好、事业心、合作性、仪表）和领导能力。第十四条：编制每一岗位的职务说明书。(3)、岗位调动管理流程第一条：一般工作人员和业务主管的岗位调动，由需要调动的部门经理通报行政部，报批副总。第二条：部门总监、区域经理和各职能部门管理人员的岗位调动，由各部门总监向行政部提出申请，报批副总。第三条：部门总监的岗位调动，由副总向总经理申请，批准后生效。第四条：岗位调动确认之后，具体流程如下：(4)、员工离职管理流程第一条：员工申请离职必须提前一个月提出书面辞职申请，经主

14、管领导同意后报请副总，批准后即确认该员工离职。第二条：因违反公司制度或工作不胜任等原因给予解聘的，行政部正式通知该员工确认离职。第三条：对于员工擅自离岗的，由其直接主管领导行政部报告，经行政部查明原因后，确认离职，并报知副总。第四条：具体流程如下：（待补充）3、员工培训管理规范第一章总则第一条：重视人才并培养和发展人才，是实现公司战略和体系提升的关键，是做大、做强公司的重要保障之一。必须采取与公司理念文化、发展战略、岗位技能和业务考核相结合的，独具特色的培训方式，将员工培养成一流的职业营销管理人才。第二条：各部门要建立学习型组织，为员工提供系统的入职、管理技能、专业技术培训。通过行政部开设的管

15、理技能培训课程，员工能及时了解基础营销管理知识、行业信息和实用性强的实际工作技巧，在短期内胜任各项工作。第二章培训内容第三条：入职培训：新员工必须接受三天的入职培训。了解公司的理念文化、发展历程、相关政策、制度及公司各部门的职能和运作方式。第四条：集中式的管理技能与商业知识培训：行政部定期开设关于管理技能和商业知识的培训课程，提高员工基本素质和沟通技巧，结合员工个人发展的需要，帮助新员工在短期内成为称职的职员。第五条：专业领域的在职培训：从新员工入职开始,其直接领导和相关部门员工要对其日常工作加以指导、帮助和培训，如岗位的技能、流程和管理记录等一系列培训。第三章培训的形式第六条：内部交流。第七

16、条：经验及案例分析教学。第八条：聘请专业技术人员、专家学者讲课。第九条：参加外部的公开培训班等。第四章培训规划组织实施第十条：行政部根据营销战略规划、年度营销计划与业务部门的要求，制定年度培训计划，并报批副总。第十一条：员工的培训工作日程安排、教材资料和教员的选择，由行政部具体执行，副总批准后实施，并将培训评估结果反馈归档。第十二条：培训费用采用预决算制度管理，由中心行政部做出详细预算，经副总批准后执行，纳入成本核算。第十三条：必须参加相关培训科目的人员，不得以任何理由拒绝参加或不遵守培训纪律，否则行政部有权处罚。第五章附则第十四条：本规定解释权由行政部所有。4、人事档案管理规范(1)行政部必

17、须为全体员工建立人事档案，负责档案的设计、填写、更新和管理等。(2)、员工档案作为公司人力资源开发和管理的基本数据库，是开展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。(3)、人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、身份证、相关证件复印件等；员工考核动态情况，如月度考核结果、季度考评结果和薪酬变动情况；员工奖励情况，如年度奖励、其他奖励状况；详见人事档案用表。(4)、员工档案必须进行动态管理，及时根据实际情况进行记录和变更，每月10日前检查。(5)、人事档案管理的具体规定详见档案管理规范。5、营销部门薪酬体系(1)、绩效考核内容规范第一章考核目的与原则第一条：客观公正的对各级管

18、理者，员工的工作行为与结果，进行实事求是的考核评价。第二条：各级直线管理者必须承担起责任，运用考核评价的方式，指导、帮助、约束与激励下属员工。第三条：考核的重点在于“业绩”，强调在职务工作中做出的实际结果。通过业绩考核来把握被考核者的工作能力与工作态度；任何工作能力与工作态度，都必须通过某种实际的业绩表现出来。第四条：培养面向未来的人力资源。第二章考核指标及说明第五条：业绩指标设定原则：各职务的业绩指标设定，必须从业务流程中把握。把握各职务间责任边界与关键环节，从而设定关键业绩指标。各职务业绩指标必须具体、可度量、可达到。第六条：市场部考核指标第七条：客服部考核指标第八条：网络部考核指标第九条

19、：行政部考核指标第十条：课程部考核指标(2)、薪酬构成说明第一章各部门总监第二章营销中心部门工作人员第 三章办事处经理第四章区域经理第五章业务经理(二)、行政管理规范第一章办公制度一、工作时间 1、每周休假一天，时间为周二9：0012:00上班午餐及午休12：0014：00值班14：0018:00上班市场部人员返回总部开会期间需遵守以上工作时间2、周例会时间：每周周一上午9点地点：公司总部人员：总公司在编员工（包括兼职）3、月例会时间：每月30日上午9点（2月份为28日上午9点）地点：公司总部人员：总公司在编员工、子公司代表（最少1名）二、工作纪律1、正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄，不浓妆艳

20、抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。2、接电话声音要轻，要注意电话礼貌。当周边的电话响起而当事人不在时，帮对方关掉声音并在事后提醒当事人。3、注意办公室工作环境，不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍，不得利用职务之便拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。4、保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐，爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。5、对公司来访客人要主动问候，礼貌待人。6、不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。7、如有事外出须经直接上级许可。8、下班时关闭所有电源开关及门窗。下班后清理卫生（地面、桌面、设备）、

21、整理文件并归类放好。四、值班1、由行政部排出每日值班表。2、值班时间内的工作纪律与工作时间内的纪律相同。3、值班人员负责作好值班记录，如有无电话，电话时间、内容等。4、紧急电话要设法找到相关人。第三章部门考勤管理工作流程注：1、各部门具体考勤制度详尽部门管理手册 2、各职能部门工作人员的考勤由公司行政部统一负责。第四章会议制度第一条：会议主要包括周例会、月例会及各种临时会议；市场部由于其特殊性，除参加周例会和月例会外，每周自行组织会议并将会议内容通告行政部。1、行政部应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提

22、前三天由行政部通知与会人员，有关材料与通知一起印发。会前派专人做好会场安排。2、与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。3、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。迟到人员记入会议记录。4、会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。5、会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。第二条：会议禁忌事项1、发言时不可长篇大论、不可一直缄默、不可取用不正确的资料；2、不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；3、不可随意打断他人发言；4、

23、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；5、会议期间将手机关掉或静音。 第三条：会议记录1、会议由行政部制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签名册一并保存。2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送有关领导和部门。第四条：议定事项的催办和反馈1、会议议定事项由行政部主持分解到相关部门落实办理。2、行政部指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。4、重要事件可分

24、多次反馈，使领导及时了解办理情况。第五条：会议文件的管理1、会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。凡需查阅会议记录的，必须由行政部批准。2、年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。第六条：周会时间：每周二上午9点，地点为公司总部。与会人员：1、总公司所有在编人员，主持：行政部2、会前各部门总监填写周报表，周报表的内容包括：总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划；2、各部门就周报表的内容做简短阐述；3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；4、安排下周工作；评论，观念，各有不同做好自己那份就好专心-专注-专业