订单作业流程-某连锁超市作业程序及控制重点(共3页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上一、 作业程序及工作职责：1、 订单的定义及分类1.1订单的定义 订单是指本公司通知供应厂商送货的书面凭证，也是公司收货及财务付款的重要电脑资料。1.2订单的分类:1.2.1 RPS订单:采用RPS订单电脑系统，由电脑根据商品的存货与每日销量建议营业人员订货。针对被设定为RPS订货之商品，由系统根据商品部设定之订货条件、目前库存量、在途订货量等，加上需求天数，计算出建议营运人员订货数量。（未采用RPS订单的事业部则采用TMRGOS16报表：A、根据订单周计划表列印TMRGOS16报表；B、根据报表参考商品的存货与每日销量下订单。）1.2.2永续订单：使用于生鲜部门及日

2、配课需每日订货的商品，每日列印订单，由营运人员填写订货数量。1.2.3补货订单：卖场临时缺货或团购时，营运人员应就依需要量填写补货订单，由店输入小组列印订单输入后传真。1.2.4快讯RPS订单：快讯商品自动下单电脑系统，由系统根据商品部设定之订货条件、目前库存量、正常DMS、预估量、下订百分比等，计算出建议营运人员订货数量。1.2.5商品部订货：采购部门针对需由商品部分配订量的商品，由商品部统一订货，其订货方式为“4-商品部订货”。2、下订部门及职责2.1下订部门2.1.1 采购部门负责对订货方式为“4-商品部订货”的商品下订单。2.1.2营运部门负责除采购部门下订单之外的情况下订单。2.2各

3、部门职责2.2.1采购部门负责订单上商品价格，力争最低价格。并对商品的毛利负责。2.2.2营运部门负责订单上商品数量与交货日期，力争保证销量，避免积压与缺货。3、下订单需注意的事项3.1营运部门及采购部门下订时需遵循各事业部订货原则。3.2订货倍数:好又多销售单位与供应厂商最小包装单位的换算单位，下订单时的订货数量必须是订货倍数的整数倍。(例如:货物A 好又多销售单位为1包，供应厂商每个最小包装单位为24包，这里的订货倍数为24，订货数量一定为24的整数倍。)3.3最低订货量/金额：供应厂商在采购协议中约定的最低送货量/金额,下订单时应满足最低订货量/金额，确保厂商的送货。3.4交货日期：订单

4、上约束厂商按时送货的日期，特别是快讯商品、缺货商品应要求厂商在指定的交货时间送货。4、搭赠商品订单的下订4.1搭赠商品的定义：采购在同厂商协议订货价时，供应厂商给予的实物折扣。4.2搭赠订单的订货数量的确定：在下订单时，通常会确定订货数量及搭赠数量之间的比例关系。（例如：订货数量达到10个好又多销售单位时，供应厂商会免费提供1个好又多销售单位的商品搭赠给公司，这时下订需依照10：1的关系确定订货数量及搭赠数量）4.3采购设定有实物搭赠的商品进货单价的确定：含有搭赠的商品进货单价的设定必须为不含折扣金额的单价。例如:商品A 10搭1的搭赠、送货数量为10、搭赠数量为1、财务付款为厂商所请金额10

5、0元，这时采购在电脑内所设定的进货单价应为10元，而并非是100元11个=9.09元,否则会造成财务付款的差异；财务付款依据为订单单价实收数量(不含搭赠)4.4含搭赠商品的电脑成本的确定：搭赠商品是供应厂商提供给公司的实物折扣，在订货单价一定的情况下，争取更多的搭赠将会使商品的进货成本降低。（例如：商品A 订单单价为10元、订货数量为10个、搭赠量为1个、该张订单财务付款总金额为1010=100元，而该商品的进货成本为100元11=9.09元；当单价一定时,搭赠量越多，进货成本越低）4.5搭赠订单的收货数量的确定：商管在收含有搭赠商品的订单时，需就订货数量及搭赠数量进行相应的输入，不可将订货数

6、量与搭赠数量混合输入。在有确定的订货数量与搭赠数量比例时，搭赠数量不可短收（例如：10搭2的比例关系，厂商只送1个搭赠、短交搭赠造成10搭1，应告知厂商补送搭赠）5、订单的核决及传真5.1订单的核决权限:采购人员下订，由课主管（含）以上人员核决；营运部门下订，由课主管（含）以上主管核决。5.2订单的传真：订单由店输入小组输入后，事业部/店输入小组依各事业部分配之职责，通过电脑系统将订单传真给厂商，针对传真不成功之订单，需与厂商沟通直至传真成功。5.3厂商资料的修改:若由于厂商传真号码改变造成订单传真不成功，由事业部/店输入小组汇总反馈至商品部专员，商品部专员通知采购，采购确认后填单修改资料至事

7、业部输入小组修改。6、逾期订单的处理：6.1店输入小组每日列印逾期订单日报表，追踪厂商送货，并记录厂商联系人、联系电话及逾期订单之原因。6.2店输入小组在程式订单备注资料维护MKCPURX3中维护逾期订单之原因，供营运查询。6.3店输入小组针对需要商品部协助处理的异常订单，汇总逾期订单异常情况明细表交商品部专员追踪采购处理。二、 控制重点1、 下订部门是否正确使用各种不同类别的订单。2、 下订部门之间（采购与营运）是否存在职责不清，重复下单的情况。3、 下订经办人员在下订单时是否有注意到下订的基本条件（送货日期、订货倍数、最低订货量/金额）4、 下订部门是否对搭赠订单有正确的概念及操作时是否正确。5、 下订是否有经过一定的核决程序。6、 输入小组在订单传出之后，是否有确定厂商收到订单。7、 输入小组是否按规定及时追踪逾期订单。RPS报表永续订单补货订单快讯商品预告清单或快讯商品销售及库存修改订货数量RPS报表补货订单逾期订单日报表订单备注资料维护逾期订单异常情况明细表专心-专注-专业