《质量环境和职业健康安全管理体系程序文件》.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流质量环境和职业健康安全管理体系程序文件.精品文档.2010-03-29 发布 2010-04-08 实 施目 录前 言II程序文件发布令III1 文件管理程序12 记录管理程序173 环境因素识别评价与策划控制程序214 危险源辨识、风险评价和风险控制策划程序285 法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序396 质量目标管理程序467 职业健康安全、环境目标和管理方案程序508 信息沟通与协商程序559 管理评审程序5810 人力资源管理程序6211 施工设备管理程序6812 检验、试验和测量设备管理程序7513 办公生活区安全卫生及环
2、境管理程序8114 工程要求评审程序8415 施工过程质量管理程序9016 工程物资、危险化学品及劳动防护用品管理程序10117 施工安全管理程序11818 职业健康管理程序12519 施工生产环境管理程序13320 应急准备与响应程序14321 工程质量检验程序14922 内部审核程序15423 不合格品控制程序16724 不符合、事故/事件控制程序17725 纠正措施和预防措施控制程序182前 言本程序文件根据QB/ZTWJ:SC-2008-E0质量、环境和职业健康安全管理手册修订。本版程序文件代替QB/ZTWJ:CX125-2006-D0版质量、环境和职业健康安全程序文件。本程序文件主要
3、根据GB/T19001-2008质量管理体系 要求的新要求、局本部组织机构和职责的调整情况、推进项目标准化管理的要求进行修订。通过修订,使规定要求符合GB/T19001-2008质量管理体系 要求,适应局本部组织机构和职责的调整,增强了与项目标准化管理文件的接口关系。本程序文件是过渡版本,仍保留了对项目部的要求。文件中的注、附录是提示性、解释性的,而不是必须执行的要求。本程序文件由安质部归口管理。程序文件发布令中铁五局(集团)有限公司管理标准QB/ZTWJ:CX1-2010-E0文件管理程序 目的对影响管理体系有效运行的所有文件/资料实施控制,确保各相关场所及时获得所需文件的适用版本,防止过期
4、或作废文件/资料的非预期使用。2 适用范围本程序规定了文件资料的控制内容、程序与要求,适用于中铁五局管理体系范围内文件/资料的控制。各项目部文件/资料的控制,具体按项目标准化管理文件规章制度标准化中“2.11文件资料管理制度”执行。3 术语与定义引用中铁五局管理手册中的术语和定义,以及以下术语和定义:3.1 在用有效文件指与管理体系直接相关的、规定管理体系的运行和控制准则(要求)或具有指导作用且未过期、作废的文件。3.2 内部文件/资料指局各单位或部门为确保管理体系有效运行而编制的文件/资料,包括管理手册、程序文件、项目标准化管理文件、其它技术和管理性文件等。3.3 外部文件/资料指局以外的与
5、管理体系有关的文件/资料,包括来自政府、上级单位、顾客、相关方等的文件/资料。注:体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中一律归为外部文件。4 职责4.1 办公室4.1.1 负责编制、修订、解释本程序,并指导实施。4.1.2 负责制订中铁五局文件管理规范及办法。4.1.3 负责局和本部门文件/资料的管理,指导下级办公室的文件/资料管理。4.2 安质部负责组织管理手册、程序文件、项目标准化管理文件通用文本和有关质量、职业健康安全、环境监督管理文件的编写、修订、发放。4.3 子/分公司负责本单位文件资料的管理,指导本单位各部门、下级办公室的文件控制。4.4 局、子/分公司其它部门负责本部门文件/
6、资料的控制。4.5各级项目部、作业队负责本项目文件资料的管理。5 工作程序5.1 文件和资料的分类文件和资料按来源分为内部和外部文件/资料。5.2 文件/资料的载体形式5.2.1 文件/资料可以是纸质、磁性载体等形式。5.2.2 同一内容的不同形式、不同语种的文件/资料视为同一份文件进行管理。5.3 文件/资料处理分为收文处理和发文处理。5.3.1 收文处理包括文件的签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、归档。5.3.2 发文处理包括文件的起草、核稿、呈批、登记编号、印制、分发、归档。5.4 文件的拟制审批及发布5.4.1 各级部门在拟制新文件时,应组织评审现行有效的管理手册、程序文件及其他规范
7、性引用文件的要求,避免文件之间的重复、矛盾或不一致。5.4.2 编制文件时,应按以下要求进行编号:a)管理手册和程序文件的编号: 版本及修改版本及修改QB/ZTWJ:SC-* QB/ZTWJ:CX*编制年号编制年号手册代号程序序号程序代号公司代号企业管理标准公司代号企业管理标准b)作业文件的编号:国家或行业以及顾客有规定的按规定执行,公文类文件编号由(发文单位简称)+(年号)+(顺号)组成。5.4.3 文件发布前应经具有相应职权的人员或其授权人审批。5.4.3.1 管理手册由总经理审批;程序文件由管理者代表审批。5.4.3.2 其他文件(包括管理标准、作业标准)由分管领导审批。5.5 文件/资
8、料的分发5.5.1 文件资料分发由文管部门或文管人员负责,分发应建立和保持可追溯记录(如发文薄、电脑记录等)。用邮寄分发的,应采用挂号,并将凭证号妥善保存备查;直接分发至收件人的,应保存收件人签收记录;用互联网、局域网分发,应使用统一配置的软件,并按规定操作。5.5.2 文件资料原则不得越级分发。中铁五局文件原则分发至直管单位,再由各单位根据文件资料的适用性转发至相关场所。各子/分公司代中铁五局管理的项目由各子/分公司负责转发。5.5.3 文件资料接收由文管部门和文管人员负责,收到后应先确认文件资料内容无误,然后按收文处理程序及时贴上处理签,呈送相关领导签处,并确保文件资料及时分发至相关场所。
9、5.6 电子公文5.6.1 电子公文指由中铁五局、各子/分公司统一配置的文档管理软件生成传输的具有规范格式的电子数据,电子公文与纸质公文具有同等效力。5.6.2 电子公文的生成、分发、接收应使用统一配置的文件管理软件系统,并由文管部门及文管人员负责处理,应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程,同时要建立和保存相应的处理记录,确保其可追溯。5.6.3 收到电子公文后,必须确认数据是否完整无误,并进行登记,按收文处理流程进行处理。同时建立电子公文的备份,分类存储,以便备查。具体执行中铁五局电子公文传输管理暂行办法。5.7 外来文件的识别与控制5.7.1 外来文件的识别,由各单位和部门根据职能划
10、分归口负责,按收文处理程序进行管理。外来文件应判断其适用性、有效性,并确定使用范围,对适用且有效的要及时发送到相关单位/部门或场所。5.7.2 相关的法律法规、标准/规范等的识别、评价与分发控制执行法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序。5.7.3来自政府、上级单位、建设单位、监理单位、设计单位及会议文件等,按文件管理及职责权限规定,交由本单位文件管理部门按收文处理程序进行处理。5.8 文件/资料的复印控制5.8.1 当仅作为参考(即不作为执行的依据)的文件/资料进行复印时,文件管理部门或人员可自行进行复印,不需进行复印登记。5.8.2 文件资料作为执行的依据再分发复印时,应经部门负责人
11、同意,并进行登记,按发文的相关规定进行分发。5.8.3 对机密的或明确规定不准复印的文件和资料,不得复印。5.9 文件和资料领用与清退5.9.1 领用由需要的人员向文件管理部门或人员提出申请,由文件管理部门或人员负责分发。5.9.2文件持有者调离单位/岗位时,应向文管部门清退文件。工作岗位或性质没有变化的内部调动人员,经文件部门同意,可不清退原持有的文件。5.10 文件和资料破损或丢失的处理5.10.1 文件资料破损或不清晰影响使用时,使用人应到文管部门办理更换手续,交回破损的文件和资料,领用新的文件和资料。5.10.2 当文件和资料丢失后,使用人应及时向文管部门说明情况,重新申请领用新的文件
12、和资料。5.11 文件资料的评审文件资料的评审分为定期评审和不定期评审。5.11.1 定期评审5.11.1.1 文件资料应定期评审,以确保文件资料的有效性、适宜性。国家、行业和顾客有规定及要求的,按其规定及要求进行评审。5.11.1.2局本部各单位和部门,应于每年1月底前对文件资料通过对在用有效文件清单进行整理(包括作废文件清除、新的文件补充)的形式集中评审,评审由各归口管理部门负责。评审后填报在用有效文件清单,经部门领导审核后报办公室汇总形成中铁五局在用有效文件清单,呈管理者代表审批后于2月20日前发布。办公室将在用有效文件清单发至各单位/部门、局项目部。局委托各单位管理的项目部,由各单位负
13、责转发。5.11.1.3 子/分公司、项目部参考中铁五局下发的在用有效文件清单,对本单位适用有效的文件进行整理评审,汇总形成本单位在用有效文件清单,并及时发至相关场所。5.11.1.4 各级单位/部门根据上级、本单位的在用有效文件清单及本单位/部门工作需要,确定本单位/部门的在用有效文件清单。5.11.1.5 新成立的机构或部门,由本级或本单位办公室提供在用有效文件清单,或通过其它有效途径并根据清单确定其所需文件,向文件归口管理部门索取所需文件,并及时形成本单位/部门的在用有效文件清单。5.11.2 不定期评审当企业内外部环境发生变化可能影响规范性引用文件资料的适宜性时,应及时组织评审。5.1
14、2 文件的修订和废止5.12.1 对于内部文件,经过评审不适用时,应及时修订、废止,其修订和废止由原文件拟制部门负责,书面评审及修订、废止意见应报分管领导审批;对于外部文件,当其有关部门明确通知、说明其作废或修改时,应及时在收文簿的备注栏内标识。以上两种情况均应及时通知各相关场所,并予以记录。5.12.2 各单位/部门接到文件修订、废止通知后,应及时通知文件持有人。对于修订文件,持有人应及时按通知要求对文件进行修订,修订方式一般为将通知附于文件之后或用规定的笔在有关部分标注;废止文件应按通知要求进行处理,处理方式一般为统一收回、就地销毁。如作为资料保存,需在文件显著位置上加注“作废”二字或加盖
15、“作废”印章,妥善保存。同时,在在用有效文件清单的备注栏中作修订或作废标识。5.13 文件更改5.13.1 文件印制过程中出现的漏字、错字、重字之类的问题,不影响其内容的,文件管理部门应及时发出文件更改通知。更改通知由文件管理部门负责人审批。5.13.2 文件持有人接到文件更改通知后,及时在文件相应处用红色墨水笔作出更改,并将更改通知附在文件之后或作标注。5.14 文件立卷归档5.14.1 应归档文件处理完毕后,承办人要及时移交本部门文件管理人员,个人不得保管。5.14.2 各部门负责归口管理文件的立卷,各级办公室负责本单位文件的归档管理。各级办公室应明确各部门文件的整理立卷时间,各部门文件管
16、理人员应在规定的时间按要求将文件整理立卷,及时移交档案管理部门。立卷、归档标准按档案管理有关规定执行。5.14.3 机构撤销时,其档案必须按规定及时进行移交。5.14.4 电子公文归档按有关规定处理。5.15 文件借阅5.15.1 借阅文件和资料,应办理借阅手续,填写文件和资料借阅登记表。5.15.2 借阅人应保管好文件和资料,并按时交还。5.16 文件销毁5.16.1 不属于归档范围的已作废、过期失效无保存价值的文件,文件持有人应交文件管理部门或文件管理人员统一销毁。5.16.2 机要文件按相关规定处理;其它文件由文件管理人员填写文件/资料/记录销毁清单报部门负责人批准后销毁。6 规范性引用
17、文件a)法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序(QB/ZTWJ:CX5-2010-E0)b)文书档案管理工作实施细则、中铁五局归档文件整理规则(中铁五办2004203号)c)中铁五局集团档案管理办法(中铁五办2006347号)d)中铁五局集团科技档案管理实施细则(中铁五办2005566号)e)中铁五局公文处理实施细则(中铁五办200606号)f)机关公文格式(中铁五办2001160号)g)中铁五局电子公文传输处理办法(中铁五办2006340号)h)中铁五局电子公文归档管理暂行办法(中铁五办2006323号)7 记录表格(未规定表样的,各单位/部门可根据实际需要自行设置)a) 在用有效文件
18、清单(ZTWJ:B1-1-E0)b) 发文簿(ZTWJ:B1-2-E0)c) 收文簿(ZTWJ:B1-3-E0)d)文件/资料/记录借阅登记表(ZTWJ:B1-4-E0)e)文件/资料复印登记表(ZTWJ:B1-5-E0)f)文件/资料/记录销毁清单(ZTWJ:B1-6-E0)g) 卷内文件目录(ZTWJ:B1-7-E0)h) 文件更改通知单(ZTWJ:B1-8-E0)8 收(发)文处理流程图发文处理流程核稿:办公室负责呈批:呈分管领导签发登记编号、核定份数印 制用 印分 发归档:核对清样、附件齐全后造册按部门归档起 草 注:电子公文流程参考本流程收文处理流程签 收登记:分类逐件登记拟办:将收
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