东海客户服务中心员工手册.doc
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1、【精品文档】如有侵权,请联系网站删除,仅供学习与交流东海客户服务中心员工手册.精品文档.第一章、客服中心简介公司客户服务中心位于北辰路206-13号,建筑面积为250平方,一楼为客户服务大厅,二楼为办公和客户档案及临时库房等。客服中心设有收费班、巡线班、通气维修班三个班组。现有客服人员19人,其中:主任1人、技术员1人、安全员1人、维修班7人(安检2人)、巡线班4人、客服班5人。公司所辖有高压管线5.6公里、城区中压管网58公里、庭院管网98公里;调压箱268座(楼栋215、柜式53)、阀井399座(高压阀井1座、中压阀井387座、低压阀井11座);截止目前,已通天然气的小区有72个,居民用户
2、一万多户,公福用户55家,工业用户22家。第二章、燃气客服员一、岗位职责1. 执行公司及本部门制定的规章制度和工作指令。2负责用户开户、零散报装、用户咨询与回访、服务监督等工作,严格执行各项工作流程。3负责客服大厅业务数据的统计、报表的编制、客服业务台帐的登记和用户“一户一档”的建立和保管。4按时完成收费和发票打印工作,做到:准确无误,记录数字清晰、规范,确保抄表率和收费率达到规定要求。5对每月用气量进行适时分析,对存在泄漏、计量不准的燃气计量表进行检查、登记和信息反馈等工作。6严格执行现金管理规定,当日收取的现金及时送交开户银行入账,并确保资金安全。7主动对客户进行安全使用燃气的有关常识宣传
3、,接受用户咨询。二、操作规程客服业务办理工作规范1、礼貌问好 (1)客户进入大厅时,前台工作人员应礼貌问好。 (2)询问客户需办理什么业务(缩短管线、初装费、改管线、换表、安装热水器、购气、开户)。2、办理开户 (1)询问客户是否带来了初装费发票,燃气用户登记表。(2)待客户出示以上证明时,由业务员拿出合同给客户签定居民用户安全供用气合同。(3)待合同签定后,询问客户开户要开多少方气。(4)工作员将卡制作完后,将卡交于客户手中。3、预约时间上门服务 (1)询问客户是否要近期安装、通气,登记用户地址、联系方式。(2)按顺序预约时间上门服务。(3)告知客户在预约的时间家中要留人,工作人员会在预约的
4、时间里上门服务。告知用户准备好灶具、电池、软管等,尽量不留老人及未成年人在家。4、数据分析(1)对居民的销售气量每日、周、月、年、总累计做记录。(2)对每日新签定的居民用户安全供用气合同、置换单、燃气业务受理通知单等单据进行统计,并做好记录和归档。5、保护收款(1)每次收款后,应习惯性的将钱装入保险箱保存。(2)保护收费室的防火、防潮、防蛀、防盗、防高温等工作,并科学管理收费室。(3)保险箱的密码不得向他人透露。(4)收费室外人不得随便进出。 (5)下班后,将收费室门窗锁好。6、卫生清扫(1)保持室内卫生干净、整洁。标准为地面清洁、桌面无尘。(2)玻璃明亮、办公桌整洁干净。7、电话文明用语:(
5、1)您好!这里是-。(2)请问您有什么事?(3)您反映的问题,我们会争取尽快办理。(4)请您将联系电话留下,有事我们再通知您。(5)不客气,这是我们应该做的。(6)对不起,由于我们工作中的疏忽,给您添了麻烦,请您谅解。8、窗口工作用语:(1)基本用语:您好、请、谢谢合作、对不起、不客气、请稍等。(2)很高兴为您服务!(3)请您签字。(4)如果没有什么问题,请您交费,谢谢。(5)对不起,这位同志有急事,我们先给他办好吗?(6)请问您有什么问题?(7)请别着急,我们尽力帮您解决问题。(9)希望您能理解、支持我们的工作(10)这是我们应该做的。(11)谢谢合作,请您慢走,再见。9、工作忌语:(1)不
6、知道!(2)不管!(3)不行!(4)不是告诉你了吗,怎么还问?(5)讨厌!(6)真笨!(7)我没工夫!(8)你问我,我问谁!(9)没看到我在忙吗!(10)你没长眼睛!(11)我就这态度!(12)你找领导去呀!(13)你怎么这么多毛病!(14)怎么连基本常识都不懂!(15)你有什么资格!(16)自己看着办!(17)你怎么这么不知趣!(18)我不是为你一个人服务的!客服电话受理工作规范1、接听电话(1)电话阵铃 3 声内接听电话。 (2)问候客户, “您好,XX燃气公司。(3)询问来电意图(4)确认用户来电意图2、客户咨询(1)简单问题,客服人员当场解答。 (2)疑难问题进行记录,涉及其他部门的问
7、题,进行电话协调或转相关部门给予解答。(3)对问题进行跟踪,及时反馈结果。3、客户投诉(1)记录客户姓名、电话、投诉原因及详细情况。 (2)判断投诉要求是否合理。如果投诉不能成立,即可以婉转的方式答复客户,取得客户的谅解,消除误会。(3)简单问题,当场解决。(4)疑难问题,按投诉事项协调有关部门进行处理或上报公司,待妥善处理后,通知客户,达到客户满意。(5)分析原因,制定改进措施。(6)详细记录。4、客户来电预约(1)询问用户是否手续都办理齐全了。 (2)询问用户住址(小区名称、XX 楼 XX 单元 XX室),要办理具体业务(通气、改管线、换表、维修等)并记录,电话受理后,给用户安排合理的时间
8、,上门服务。5、客户报险处理(1)接到群众报险,记录报险人姓名、电话和发生险情的地点。 (2)迅速通知维抢修中心。 (3)汇报生产主管领导,必要时启动应急预案。 6、上级来电上级的来电通知,及时记录并准确无误的汇报上级主管。电话沟通的基本技巧(1)重要的第一声当我们打电话给某单位,若一接通,“你好,这里是 XX 公司,请问我能帮您做些什么?”,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开。因此要记住,接电话时,应有“我代表的是公司形象”的意识。(2)要有喜悦的心情接听电话时要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但能从你欢快的语调中被感染,给人留下极佳的印象,由于面部
9、表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。(3)端正的姿态与清晰明朗的声音接听电话过程中严禁吸烟、喝茶、吃零食等,即使是懒散的姿势对方也能够 “ 听 ” 得出来。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,注意自己的姿势。声音要温雅有礼,以恳切的话语表达。口与话筒间,应保持适当距离,适度控制音量,以免听不清楚、滋生误会。或因声音粗大,让人误解为盛气凌人。(4)迅速的接听听到电话铃声,应迅速准确地拿起听筒, 最好在四声之内接听。电话铃声响一声大约 3 秒种,若长时间无人接电话是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,会给客人留下不好的印象。如果电话铃响了
10、五声才拿起话筒,应该先向对方道歉。(6)有效电话沟通客户热线/抢险热线打来的电话几乎全部与工作有关,不可敷衍。接电话时要尽可能问清事由,避免误事。首先应确认对方身份,了解对方来电的目的,如一时无法处理,应认真记录下来。对投诉类的来电,应复述客户的问题确认,并明确告知客户下一次回复客户的时间。若接到责难或批评性的电话时,应委婉解说,并向其表示歉意或谢意,不可与发话人争辩。随后应将有关问题转交相关部门跟进处理。对对方提出的问题应耐心倾听;表达意见时,应让他尽可能畅所欲言,除非不得已,否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。注重倾听与理解,建立亲和力是有效电话沟通的关键。如遇需要查询数
11、据或另行联系的事宜,应先估计可能耗用的时间,若查阅时间较长,最好不让对方久候,应改用另行回话的方式,并尽早回话。(7)挂电话前的礼貌电话将要结束之时,一般应由客户提出,挂机前应向客户表示感谢,应有明确的结束语,说一声“谢谢您的来电”、“再见”等客气话,再轻挂电话。与客户沟通的原则(1)勿呈口舌之能(2)不要使用太专业的术语(3)尽量避免冷淡的、否定的话语(4)培养良好的态度(5)维护公司的利益发现泄漏燃气如发现泄漏燃气,应采取以下措施:(1)打开所有门窗,让燃气吹散出去。(2)关掉燃气表总阀,以切断燃气供应。(3)到户外拨打公司抢险热线电话XXXX XXXX或110报警求助。(4)不要开关任何
12、电器,也不要在现场使用电话或手机。(5)熄灭所有火种。(6)不要按动自己或邻居的门铃处理投诉过程中的大忌(1)怠慢客户 (2)缺乏耐心,急于打发客户 (3)急于为自己开脱 (4)缺少专业知识(5)允诺客户自己做不到的事 (6)可以一次解决的问题没解决从而造成客户二次投诉 发票的管理制度(1)对发票实行专人管理领,取发票由专人负责,财务部建立发票管理台帐,由领用人签字。(2)发票不准转借、转让,只准按规定用途使用(3)发票启用前,应先清点,如有缺联、少份、缺号等问题,应整本退回(4)填开发票时,应按顺序号全份复写,并盖公司发票印章,各栏内容应填写真实、完整,未填写的大写金额上应划上“0”符号封项
13、,作废的发票应整份保存,并注明“作”废字样(5)严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写(6)开具发票后,如发生销货退回情况需开红字发票的,必须收回原发票,并注明“作废”字样或取得对方有效证明(7)使用发票的部门和个人应妥善保管发票,不得丢失;如发票丢失,应于丢失当天用书面形式报告财务部,再由财务上报处理(8)如因发票管理不善而发生税务部门罚款,公司将直接追究相关部门和人员的责任假钞的识别方法(1)手摸鉴别法:真币纸张有挺度,抖动能发出很清脆的响声,钞纸油墨层有凹凸感。假钞纸张挺度差,抖动的声音比较沉闷,油墨没有层次感(2)眼看鉴别法:真币整个票面的人物、风景、图案、花纹颜
14、色清晰,套印、接线准确,水印头像仰光透视层次分明,浮雕立体感强,水印是造纸中形成的。假币整个票面颜色浑浊不清,套印、接线不准确,特别是机制图案线条均是由多色网点组成线条,水印头像是无色油墨在钞面上印成假钞水印轮廓线,仰光透视模糊不清,水印是印制后形成。服务态度(1)礼貌:这是员工对客户和同事最基本的态度,任何时刻应使用礼貌用语,“请”字当头,“谢”不离口。(2)乐观:以乐观的态度接待客户。(3)友善:“微笑”迎接客户并与同事相处。(4)热情:尽可能为客户提供方便,周到热忱。(5)耐心:对客户的要求应认真.耐心地聆听,并尽量在不违背规定的前提下予以办理。(6)平等:对客户一视同仁,没有贫富亲疏之
15、此薄彼之举。三、岗位相关业务流程用户来电询问用户需求记录地址电话号码,预约用户派工作人员上门服务用户到营业厅办理相关业务电话回访用户到营业厅询问办理业务种类让用户出示相关证件办理相关业务电话回访四、岗位基础知识(一)IC卡模式燃气表1、结构主要有:基表、控制阀门、控制器、液晶显示屏、计算机管理软件、IC卡组成2、原理IC卡模式燃气表由基表、控制阀门、控制器组成;燃气表控制器监控和记录燃气表的使用过程,根据燃气表内的气量以及用户操作的合法性自动控制燃气表阀门的开或关3、主要用途用于流量较小的居民、商服(二)灶具 1、结构外部结构:主要由面板,小火盖,大火盖,旋钮,锅支架,分火器,底壳,盛液盘等组
16、成内部结构:主要有:炉头、引射管、电磁阀、进气管、点火针、熄火保护、点火器、微动开关、电池盒2、原理首先,旋转旋钮,我们会听到“啪啪”的响声,点火器通电,点火针发出火花。同时,电磁阀也通电打开,燃气开始进入供气管,进入供气管的燃气经过喷嘴高速喷出,在风门附近卷吸一次空气,在引射管进行混合,混合好的气体经过炉头、分火器均匀的从火盖的火孔喷出,遇到点火针发出的火花开始燃烧,在燃烧的同时,未燃烧完全的燃气再次与火盖周围的空气进行混合,以达到充分燃烧的效果(三)IC卡常见的故障故障现 象 或 原 因处 理 方 法避 免 方 法表以外的原因用户表前后阀门未开启安装表或用户验收时为其讲解清楚阀门的使用燃气
17、灶具故障或该灶具并不适合使用管道煤气确定表尾可以正常供气后,建议用户和灶具售后部门联系如果用户家里有燃气热水器则试用热水器,无则拆开表尾;如果确定有煤气漏出,则可判断是灶具问题表上无显示且不通气未装电池或电池安装不正确重新安装4节5号碱性电池为用户讲解使用方法时说明电池的正确安装方法电池使用时间过长(欠压)取下电池数小时再安装重试,还不行则换表在表显示“欠压”时及时更换电池,且电池使用时间避免超过一年表上显示某符号且不通气液晶显示E8,原因是磁干扰清除干扰(如周围的电器,手机,电话),重新安装电池在表周围40厘米内不可放置电器或有磁性的物品表上显示“欠压”电池安装接触不良重新安装电池指导用户正
18、确安装电池电池使用时间过长换电池指导用户正确安装电池表上显示“购气”表内剩余气量少于5方购气听到报警声后应及时购气表上显示“错卡”用户插卡方向错误按正确方向插卡(IC卡晶片朝下,箭头朝里)指导用户正确插卡用户的卡多次尝试插入其它用户的表,导致该用户的表无法识别自己的卡该用户持卡到营业所用读写器读一下卡即可告诫用户一表一卡制度,千万不要用自己的卡乱插入别人的表说明:用户卡在开户后或者作过换表补气(软件处理)后可以在任何新表上使用,但是使用过一次后就只能在第一次使用的表上使用,且该表只会读第一次插入的卡;如果卡在其他表上插入过两次后,会被写上密码,插入自己的表会显示错卡,这时需要到营业所读卡后才能
19、继续使用。表上无任何不正常显示但无法充值用户在正常使用后又在其他用户的表上插入过在营业所读卡,即可重新使用,否则换表告诫用户不要在其他表上做实验表显示正常,充值正常但无法用气确定无上述任何干扰和外部原因后确定表尾是否有气,如果其他一切正常,则换表换表(四)IC卡的制作管理会制作:开户卡、转移卡、清零卡、恢复卡、补卡、初始卡。(五)灶具故障排除故障现象故障原因处理方法点不着火新装燃气管道内的空气未排空延长点火时间,排出管内空气点火电极积碳、断裂或位置偏离清洁、更换或调整点火电极燃气压力过高或过低更换减压阀或清理燃气管道脉冲发生器故障或微动开关接触不良更换部件或检查接件无电池或电池松脱正确安装电池
20、或插紧接口点火臂分火不良调整点火臂燃烧有异味胶管未接好或有裂缝漏气正确安装或更换胶管炉头上有油渍或杂物去除油渍或杂物回火燃气压力太小更换减压阀火盖没盖好盖好火盖气种不对更换或改气种离焰燃气压力太高更换减压阀风门开启过大调整风门气种不对更换或改气种黄焰燃气压力过高更换减压阀风门开启过小调整风门炉头座安放不正确正确安装炉头座有杂物堵塞混合气道清理气道点火时爆燃点火电极积碳或断裂清理、更换点火电极火盖没盖好盖好火盖燃气压力太高或太低更换减压阀或清理燃气管道五、岗位风险及控制措施业务登记、办理出错用户信息有误,服务不能正常进行,公司名誉受损严格按照操作规程进行,加强业务能力,增强工作责任心用户档案管理
21、出错用户信息有误,业务不能正常进行,公司名誉受损严格按照操作规程进行,加强业务能力,增强工作责任心收费充值出错造成经济纠纷、人身伤害、公司名誉受损严格按照操作规程进行,加强业务能力,增强工作责任心业务数据统计、报表制作出错业务数据信息有误,业务运行数据不真实,严格按照操作规程进行,加强业务能力,增强工作责任心收到伪钞经济损失加强查验,提高伪钞识别能力未及时将款项存于保险柜中款项丢失,造成经济损失,易发生人身伤害提高警惕,加强安全防范措施,及时款项入柜与外界的安全门未及时关闭被盗抢,发生人身伤害提高警惕,加强安全防范措施,随时关门每日未按规定结账结款签字核对确认账目与款项出错,业务数据出错,责任
22、不明确,经济损失严格按照操作规程进行,加强每天的账目和资金交接,增强工作责任心送款途中资金安全保护措施不到位款项丢失或被抢盗,经济损失,人身伤害安排专人监护送款,加强安全保护措施未发现潜在火源造成火灾、人身伤害、财产损失、环境污染积极进行防范,安全教育未定期检查、安全使用电器造成电线、设备老化,火灾、人身伤害、财产损失、环境污染定期对电器设备进行安全检查,并做好维护保养未定期检查消防器材无法控制初期火灾,造成火灾、人身伤害、财产损失、环境污染定期检查,积极进行安全防范与客服发生争执造成经济纠纷、人身伤害、公司名誉受损加强综合业务素质,礼貌待人,积极控制局势。第三章、管道巡检工一、岗位职责1负责
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