浅谈如何实现办公室行政管理的精细化.doc

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1、经 济 管 理 浅 谈 如 何实 现 办 公 室行 政 管 理 的精 细 化 郭彥凤 844000 新疆新华叶尔羌河流域水利水电开发有限公司 摘 要： 办公室行政管理的科学化与精细化，不仅表现为工作模式的转变，更重要的是管理理念的改变。要真正实现管理的 精细化，必须培养出一大批合格的职业人，通过人才的职业化实现管理流程的职业化、精细化、标准化。 关键词： 办公室；行政管理；精细化； 研究 所谓精细化管理，主要是指社会分工精细化与服务质量精细 化，这样也是对现代管理的一项重要要求，它建立于常规的管理 模式基础之上，并将其进一步深化。在此过程中，精细化管理模 式将其思想、理念以及作风等，有效地落实

2、到企业的各个环节。 一、办公室行政管理精细化内容与要求 从实践来看，若想真正推动办公室工作的精细化、科学化管 理，应当注意以下几个方面的内容。 第一，定岗、定责，保证权责制衡。实践中要严格按照定岗、 定责原则之间要求 ，对办公室责任体系进一步健全。其中，定岗 主要是依据办公室职能及具体工作流程，对工作岗位进行科学的 设置；定责主要是对岗位职责进行明确界定，并确定工作衔接的 程序与界定，从而明确分工、各司其职；定标准则主要是按照局部 或整体功能的最大化要求，将管理标准分解到具体的工作岗位 上，从而形成一个科学合理的工作规范。 第二，流程优化与运作有序保障。科学而简约的工作流程， 对于推动办公室管

3、理的科学化与精细化具有非常重要的作用。 基于现代管理理论，对办公室工作流程进行优化与完善。根据其 职能，进行信息调研，从而使办公室 工作能够依流程而进行。对 于该流程而言，其设计过程中应当保障目标明确，并实现各环节 之间的无缝衔接与有机配合。 第三，考核评议与绩效提高。首先要确定考核标准与要求， 对程序性和易量化的办公室工作，应当尽可能地保障量化指标设 计的科学性；非程序性或主观性较强的工作，应当对其进行定性 评价指标设计。通过科学合理和方法，结合现代行政管理信息系 统，生成科学的工作指标。对实践难以量化的指标，可以辅以人 工方式来提高其考核之效率。 第四，制度完善，夯实基础。健全政务服务到事

4、务管理，由外 部协调至内部运转的办公室工作管 理机制，尽可能地避免存在管 理空白。同时还要注意健全重大事项的集体决策与专家咨询、听 证以及决策评估民主决策机制，并以此来提高辅助决策的质量。 对当前的机制进行清理，合理的就保留下来，并对其进行必要的 补充，过时的就予以及时的废止，从而形成一个科学、完善、有效 的管理体系。 第五，强化保障，不断改进其管理手段。实践中应当依托当 前先进的科学信术，实现其科学的流程运转和工作评价，并保证 其标准化、自动化和信息化，这也是全面推进企业办公室行政工 作科学化与精细化管理的必然选择。 二、实现办公室行政管理精细化的有 效策略 办公室行政管理的科学化与精细化，

5、不仅表现为工作模式的 转变，更重要的是管理理念的改变，它要求管理人员在不断提高 自身的素质，并根据其要求改进和创新工作模式，从而实现办公 室行政管理工作的科学化与精细化。 1.加强企业文化建设 通常有经验的领导都很了解下属的风格与特点，对于他们最 容易出现问题的地方也了如指掌。当前的管理上应当提倡 “放大 抓小 ”理念，即从细节上显示管理成效，对于提高效益更有利。放 大 ”是指管理层负责人，应该将所有下属员工职责范围内的事情 全部放开。比如，业务部门，在经营方针指导下，如何 开展市场业 务工作、洽谈，市场推广宣传等，要求高层与基层管理员工共同商 议，放手让他们去做，自己做好督促检查工作。 2.

6、推进制度化 “无规矩，不成方圆 ”。要想真正有效地保证精细化管理方案 变成事实，达到既定的效果，就需要制定激励与约束制度。摩托 罗拉早在 30年前就建立了流程管理体系，既形成了内部控制标 准，也体现了公司的经营原则。该控制标准对涉及销售、采购、财 务、薪酬、融资、制造、知识产权保护等业务的流程，都做了详尽规 定。实施精细化管理前，要整理一个完整、系统、细致的规章制度 体系，作为精细化管理依规 办事的依据。企业因为生存和发展需 要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则，就是要求员 工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来 统一行动、工作，如果没有统一的规范性企业管理制度，企业

7、就不 可能实现其发展战略。 3.全面提高员工的素质 实施精细化管理对员工的心态、技能和知识提出了更高的要 求。其实，精细化管理的本质更多的是对员工的职业化要求，把 对员工的工作要求更多地通过提高职业素质、职业技能固化到每 个人的工作习惯之中。因此，要真正实现管理的精细化，必须培 养出一大批合格的职业人，通过 人才的职业化实现管理流程的职 业化、精细化、标准化。企业要重视细节管理，将细节管理执行下 去并不难，但一如既往地坚持下去去很难。办公室在每月制定的 月度工作计划中，对办公室领域的各项工作，可以按照月初计 划进行具体量化与精细分解，明确每一个阶段的负责人与任务， 从而使工作成绩与完成情况一目

8、了然。 4.对精细化管理进行深化 创新存在于细节之中，细节是创新之源，细节的宝贵价值更 在在实施精细管理的过程中，最为重要的是要有规范性与创新性 相结合的意识。规范性方法是基本性的，不可或缺的条件、要求、 手段，创新的 方法与技巧是在规范性的基础上发展的要求和手 段。规范是 “精细 ”的表现形式，精细 ”是创新的方向和动力。精 细 ”的境界将管理的规范性与创新性很好地结合起来，把企业引 向成功。许多企业的领导在寻求创新时，不管在技术创新还是在 管理创新方面，总习惯于贪大求全，却很少有 “于细微处见精神 ” 的细心和耐心。相反，成功的企业家海尔集团总裁张瑞敏在谈到 创新时说：创新不等于高新，创新存在于企业的每一个细节之 中。 ” 办公室工作内容比较繁多，而且责任重大，若把握不好或处 理不当，则可能会出现这样那样的事情，甚至会对单位的正常运 行造成严重的影响。办公室工作特点，决定其必须走规范化、科 学化以及精细化道路，同时还要建立公文处理、接待以及会务和 值班标准化流程，强调精品意识，从而全面提高办公室行政管理 工作的精细化。 参考文献： 1朱翼 . 用精细化管理创新办公室工作 J. 广西电业， 2011（ 06） 2董铁妮 .浅析办公室工作的细节化管理 J.首都医科大学学报 （社会科学版）， 2011（ 00） 万方数据 069